会议管理制度完善版.docx
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会议管理制度完善版
会
议
管
理
制
度
一、会议目的
规范公司各类会议的信息收集、会议组织、会议记录、会议纪要的签发、会后跟踪、会议资料归档等工作，切实提高会议效率，控制时间成本，促进沟通，推进各项工作开展。
2、适用范围
本制度适用于公司召开的各类会议。
3、会议的类型
（1）固定例会：
季度/月度员工大会、月度/半月经营例会、管理层周例会、部门例会、早交班会。
（2）不固定会议：
讨论会、临时处理突发事件的会议等。
注：
公司各类型会议具体内容详见附件
四、会议管理规定
（1）主持人守则
1、会前明确开会目的、会议议程、时间安排、会议纪律等；
2、营造和谐气氛，引导与会者正确发言，解释使人困惑的发言；
3、按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；
4、保证中立态度，尊重别人，避免会中意见一边倒的情况；
5、正确讨论总结内容，达成会议目标。
（2）参会者守则
1、会前充分准备，会中全情投入，贡献自己的创意与建议；
2、勇于发言，言之有物，以解决问题为己任；
3、开放的心态，摒除部门之见，耐心聆听，尊重他人的意见；
4、不隐善扬恶，不人身攻击，避免不当的肢体语言；
5、做好会议记录，特别是与个人相关的对接工作事项。
（三）会议召开守则
1、会议安排原则：
小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为：
公司例会、公司临时行政会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
2、会议通知原则：
（1）已列入例会计划的会议，月中无调整的，不再另行通知；
（2）属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：
①未列入例会计划的而临时提拟的会议；
②虽然已列入例会计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；
③其它提拟人认为应另行通知的情况；
（3）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；
（4）会议通知形式一般为QQ、微信、OA或电话短信通知。
发布会议通知时，应明确告知与会人员相关的参会信息，如会议议题、议程、时间、地点、参与人员、参会需准备资料等。
五、会议召开流程
（1）会前准备
1.了解会议的目的2.是否一定要开会
3.确定会议的形式4.安排会议的议程
5.决定会议的时间6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点8.研究会场如何布置
9.确定出席人数10.安排出席者座位
11.是否安排会议记录员12.确定会议召开资料
13.是否要求与会者准备资料14.是否准备会议名签
15.是否安排交通工具16.是否安排与会者住宿
17.是否安排会后娱乐项目等18.是否发出了会议通
（2）会中管理
（3）会后跟踪
1、记录员会后做好会议纪要经主持人审核后并在规定时间内发放相关参会者；
2、相关人员对接落实会议决议事项；
3、会议主持人/记录员跟踪监督会后工作的落实情况并在规定时间内反馈。
注：
主持人总结每次会议召开的效果，为下一次会议做进一步优化。
六、会议纪律及管理办法
（一）会议纪律
1、与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；
2、与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；
3、会议期间将手机关机或调为振动；
4、会议期间禁止吸烟；
5、会议期间禁止接听电话，如遇客户、总经理等紧急来电必须接听时，应离场接听；
6、与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；
（二）管理办法
1、迟到、早退、缺席
迟到：
所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；早退：
凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；缺席：
凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
处罚办法：
无正当理由，会议迟到者，按参会人数进行乐捐，以每分钟每人一块，以50元为最高限额；未经会议主持人同意私自早退会议的，乐捐20元/次；无正当理由缺席者，乐捐50元/次。
注：
管理层会议，参会主管若出现迟到早退或无故缺席，除了以上处罚外，另按管理层成长机制相关规定给予处罚。
2、未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，第一次给予提醒；第二次给予点名批评；第三次给予警告并乐捐20元/项；其中涉及管理层会议决议未按时落实完成的，除了以上处罚外，另按管理层成长机制相关规定给予处罚。
3、会议记录人应在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至参会者。
4、会议期间手机未调为静音或震动，铃声响，第一次给予提醒；第二次给予点名批评；第三次给予警告并乐捐20元/项。
5、在会议上有恶意辱骂、拍桌扔物品、中途离场及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重按公司的奖惩办法给予处罚。
6、违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，参照公司的奖惩制度执行。
7、所有乐捐全部统一纳入公司福利基金，用于员工福利支出。
七、附则
（一）本制度由总监办负责解释。
（二）本制度由项目总经理批准后生效，自颁布之日起执行，原相关制度同时废止。
（三）相关表单
附件1、会议通知单
附件2、会议签到表
附件4、会议决议跟踪表
附件1会议通知单
会议主题：
会议目的：
会议时间：
会议地点：
参加会议者：
会议主持人：
会议记录人：
紧急重要程度：
附件2会议签到表
会议主题
日期
时间
主持人
记录员
召开地点
序号
参加人员
签字确认
备注
序号
参加人员
签字确认
备注
1
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此次会议应到______人，实到_____人，缺席_____人。
注：
签名请用正楷字体书写，谢谢合作！
附件3会议决议跟踪表
会议决议跟踪表
表单编号：
SENCO-AD-010
时间
地点
主持人
记录人
会议主旨
第**周管理层周例会
提出部门
提案
责任人
计划完
成时间
是否完成
未完成原因
改善对策
备注
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