会议筹备工作分工表.docx

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会议筹备工作分工表

XX会议筹备工作安排

序号

内容

负责人

参加人

备注

一、会议筹备

会议通知

政府领导沟通

XXX（领导）

XXX（领导）

会前2个月完成，与领导确定会议日期及出席领导名单

演讲专家及议题

XXX（领导）

XXX（执行）

会前2个月：

确定专家及演讲议题（初稿）

会前1个月：

确定专家简介及确切演讲议题

会前20天：

确定专家简介及演讲PPT

邀请函的编制

XXX（执行）

XXX（领导）

会前2个月：

确定会议预邀请函

会前1个月：

确定正式邀请函

邀请函发放

XXX（领导）

XXX（执行）

会前2个月：

汇总需要发放邀请函人员名单（客户名单）

根据需要发放人员人数，确定跟进邀请函发放工作的人员人数、名单及各自分工

通过电子邮件、纸质信函、等多种形式发放

邀请函跟踪

XXX（领导）

XXX（执行）

对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户参会情况，针对参会人数多少及时提出增加参会人数计划

会议资料

杂志论文录用

XXX（领导）

XXX（执行）

会前半个月：

确定杂志录用论文情况（发送会议预通知时，发出论文征集通知，对录用的论文及时反馈给投稿人）

会议论文筛选、评审等

XXX（执行）

XXX（领导）

会前一周：

确定会议优秀论文情况

论文集编制

XXX（执行）

XXX（协助）

会前一周：

编制并印刷论文集

代表证、签到表制作

XXX（领导）

XXX（执行）

会前一周内（会前一个星期内）完成

会议资料准备及装袋

（会议手册、代表证、日程表等）

XXX（领导）

XXX（执行）

会前一周内完成

会议主持及领导发言安排

公司领导联络、接待及发言稿准备

XXX1（领导）

XXX（执行）

会前一周完成

政府领导、专家联络、接待及发言稿准备

XXX2（领导）

XXX（执行）

会前一周完成

国外代表会议期间跟踪接待

XXX（领导）

XXX（执行）

会前及会中，落实会议安排接口，确保接待总负责人与单项工作负责人信息一致

会后资料汇总

会议资料整理及会议报导

XXX（领导）

XXX（执行）

会后2天内

二、会场安排

会议室

会议室布置：

主席台、鲜花、水牌、欢迎牌、茶歇、（桌上水、纸、笔）

XXX（领导）

XXX（执行）

会前1天内

横幅、喷绘背景、水牌制作

XXX（执行）

XXX（领导）

会议室现场检查、调试电脑、投影仪、音响、会场拍照、录音

XXX（执行）

会议签到

领导及专家签到

XXX（领导）

XXX（执行）

会议当天，提前准备好签到表，签到人员比较多时，建议准备几份签到表

准备好“请赐名片”处，签到表（空表）及签字笔

参会人员、资料发放

XXX（执行）

会议当天，根据参会人员级别，发放相应会议资料

现场收费

XXX（执行）

根据会议回执，收取会议费并提供发票给客户，如当时不能提供会议发票，可先提供会议收据，会后再将会议发票寄回给客户

会议翻译

会议现场我司翻译X名，国外代表自带翻译X名，共同参与翻译工作

XXX（领导）

XXX（执行）

会前15天：

将专家简介及会议PPT发给相关议员翻译，做好翻译准备工作

会场答疑控制

XXX（执行）

会议用餐

会议期间用餐及酒水准备

XXX（执行）

XXX（协助）

会前3天

媒体

国外代表自带媒体

XXX（联系）

会前3天

电视及平面媒体

XXX（联系）

会前3天

其他媒体

XXX（联系）

会前3天

三、其他

用车安排

国外代表的车辆安排

XXX（领导）

XXX（执行）

领导、专家的车辆安排

XXX（领导）

XXX（执行）

会前3天排好车单

参加会议人员集中前往会场

XXX（领导）

XXX（执行）

会议前一天告知大家出发时间及出发地点，并安排人跟车

酒店安排

国外代表酒店安排

XXX（领导）

XXX（执行）

会前3天完成

领导、专家酒店安排

XXX（领导）

XXX（执行）

会前3天完成

参会人员酒店代预订

XXX（领导）

XXX（执行）

会前3天完成

汇总各领导、专家的住宿情况

XXX（执行）

会前2天完成

备注：

会议总负责人：

XXX（领导）：

会务工作负责人：

XXX：

媒体负责人：

：

国外代表接待负责人：

：

其他

●大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。

如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。

●大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。

项目开工前筹备会议流程

公司所有的项目在开工之前，需要进行一次项目开工筹备会议，主要内容有以下几个方面。

一、参会人员

公司所有涉及此次项目施工的主要负责人。

二、项目通达

项目经理介绍本次项目的基本情况。

三、责任分工

项目经理对本次项目中的各个环节进行明确分工，责任到人，同时发放胸卡，工作期间需佩戴好。

有外包环节的需与对方签订《分包安全免责书》。

四、各项工期

项目经理需要统筹安排各个环节的工期，确保合理性。

如果因天气等其他原因导致无法顺利施工，则项目经理需要做好适当的调整。

五、材料安排

项目经理需要根据工期，及时安排各方面所需的材料，制定《材料安排计划书》。

六、安全事项

每个环节的负责人，依照开工先后流程,在会议中对所需要注意和考虑的地方做好说明,其余人员补充,项目经理做好总结，并着重强调要点.

七、文明施工及环境卫生

1、安全警示标志牌：

在易发伤亡事故（或危险）处设置明显的、符合国家标准要求的安全警示标志牌。

2、现场围挡：

施工需进行有效隔离，要借助地形、地势、设施,做到有效而不浪费。

3、牌图：

在进门处悬挂工程概况、施工现场总平面图。

管理人员名单及联系。

4、企业标志：

现场出入的大门应设有本企业标识或企业标识

5、场容场貌：

?

？

？

。

6、材料堆放:

材料、构件、料具等按总平面图或施工需要堆放，水泥和其他易飞扬细颗粒建筑材料应密闭存放或采取覆盖等措施，易燃、易爆和有毒有害物品分类存放.

7、现场防火：

需配备有相应的消防器材。

8、垃圾清运:

?

?

？

。

活动执行表

任务分工

主要工作要求及内容说明

负责人

联系方式

完成时间

备注

一、前期准备

1、活动策划书

要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。

更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。

2、正式发文

一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。

发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。

3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏

要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。

4、幕布

目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。

如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：

长9米，高0.8米等。

5、借用展板

展板是用于活动的宣传，张贴海报等。

6、制作邀请函和节目单

一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。

现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。

7、演示文稿（PPT）

现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。

这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。

9、领导及嘉宾发言稿

一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。

领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。

当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。

10、

11、准备拍摄相机、摄影机

这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：

一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。

12、奖状设计及制作

要注意规范、美观和时尚。

13、热气球、彩旗

有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。

当然，这个视活动的经费而定了

1、水

无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。

2、地毯

无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。

3、灯光、音响等设备

现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。

4、准备签到本、中性笔、毛笔

现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。

5、花

许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：

会议桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。

这些花都要按照不同场合提前准备好。

6、礼花炮

很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。

当然了，这个也是能省则省。

7、水果盘、水果

现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。

这个环节也要注意摆放抽式纸巾。

8、桌椅

许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。

条件允许还要增加桌布，感觉更正式。

9、观众座位安排表制作及张贴

事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。

10、领导座位签（牌）

正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。

11、帐篷

一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。

12、预定工作餐

重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。

当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。

13、观众服装

有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租借。

14、哨子、荧光棒

如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。

小商品批发市场可以用很便宜的价钱买到。

15、小礼品

如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众。

16、提示板

若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示板。

17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘

许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。

1、确定到场的领导及嘉宾

活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。

2、邀请评委

如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委。

3、确定主持人

所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。

主持人的选择要很慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。

4、活动场地借用

无论是室内还是室外的活动，都需要活动场地，为了保证活动能够如期开展我们一定要之前就审批好场地。

5、管弦乐队、背景音乐

会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队和背景音乐，以营造现场气氛。

6、特殊用电

活动基本都需要用电，特别是室外的活动，我们都要事前提出申请，审批好电。

如果需要电缆，则要提前联系好。

7、摆放节目单、矿泉水等

在许多时候，领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规范，如横竖都成一条线等。

8、活动前现场卫生清扫

活动开始之前要把卫生清扫一遍，重点包括洗手间、抽屉等。

9、确定礼仪及颁奖顺序

如果活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序，这样方能更好的保证会议的顺利进行。

对于这一点，只有经过彩排才能保证质量，在许多时候，彩排了还是不能很好的完成，因为变数实在太多了，如领导、临时调整等因素。

10、安排基本观众

许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排基本观众。

要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传。

11、更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品

如果是室外的活动，例如晚会、游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室与化妆间，当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。

听说这点有许多化妆公司都喜欢帮忙。

12、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员

晚会、游园会等这些活动的现场一般会比较的混乱，所以在之前我们要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。

13、互动环节发问的问题及发问人员的准备

在讲座、访谈和座谈会议上一般会有互动提问环节，我们为了确保场面不冷场还应该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由我们安排好的人来提问。

14、路标制作及摆放

如果我们活动的现场比较不容易找到或是有邀请校外的嘉宾我们还需要事先做好路标，方便大家到场的时间。

如果是重大活动，就需要一些有明显服装标志的志愿者站在重要地点，如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导。

二、活动现场

1、现场停车位安排

如若活动是比较大型的，我们还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。

2、贵宾室

校园相对简单，但许多时候，领导来早了，总要有地方让他先休息一下吧，这就是贵宾室。

我们的布置不一定很高档，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了的。

3、现场全程拍摄

为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。

4、签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影

当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需要我们还要合影留作纪念。

然后礼仪引导领导及嘉宾入席。

5、司掌员

为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司掌员。

6、维持现场秩序（安全员）

为了保持整场活动的秩序，我们要让负责安全人员在现场维持秩序，最主要的是确保在突发情况下，现场不慌乱。

一般情况下，安全员主要负责不要让观众在领导前面不停的走动。

所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。

7、现场话筒传递

当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。

8、观众的调整

如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面。

9、记者接待

要保证记者的座位、行动的自由等。

10、活动的开始

一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场的实际情况提前或者推后。

11、领导介绍

许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重，我们一定要介绍他，所以这个环节也比较紧张。

12、场内纪律

有几种情况要制止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。

13、标明洗手间的位置

许多来宾是第一次来，这点很细节。

三后期工作

1、整理会场和物料

一场活动结束了，但是我们的工作并还没有真正完成，首先整理余剩的水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品；最后还要清理现场的卫生等。

2、和媒体沟通确认是否报导

现场整理完了我们回头还要立刻和媒体沟通确认我们的活动是否被报导。

3、整理照片、录像、新闻报道

为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理，做好校内刊物的报道。

摄影的录像还应当及时刻成光盘，视屏上传到校园网络，这样方能更大力度的宣传我们的活动。

4、汇报工作

活动结束后我们应该及时的向相关老师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指出我们的不足之处。

5、召开总结大会

同时我们要及时的召开活动总结大会，点明不足的地方，讨论如何改进，这样才能取得今后更大的进步。

6、整理文件材料，存档

最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。

说明：

结合活动实际，对活动项目进行调整。