hotel system.docx

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hotelsystem

HotelManagementSystem

Functioncanbedividedintofourmodules:

1.Hotelroomdescription:

Viewingthepriceofhotelroom,theleavingrooms,andconfigurationoftheroom.

2.Hotelinformationmanagement:

Booking,settlingaccountsandcustomerinquiries.Anditoffersthreewaysforsearching（accordingtoroomnumber,namesanddocuments）.

3.Settingofhotelfacilities:

Itisusedforhotelrooms’adding,changinganddeleting.

4.Changethelogininformation:

Themodelisusedtoaddtheadministrator.

Thegoals:

1.Increaseeconomicefficiency:

Thesystemcanincreaseroomoccupancyrate,preventtheoccurrenceofescapeaccounteffectively,andcontrolofpricestimely,therebyincreasingroomrevenue.

2.Improvethequalityofservice:

Computer’sautomaticauditfunctionendsthemanualreporting.Entertheinformationofguestsintothecomputerandreducetheworkerspressure.

3.Improveworkefficiency:

Thefunctionofcomprehensivereportingandsearchingcanmakemanagersknowthemarketinginvarioussectorsofthehotel.

4.Haveacomprehensiveunderstandingofbusinesssituation:

Themanagementofone-timecheckoutisconvenientforguests,butalsoincreasedthelevelofthehotelmanagement.Andcansearchtheinformationquickly.

5.Improvetheinternalmanagementsystemofhotels:

Makethemanagementbecomesmorescientific,standardizedandsystematic.

Thecomponentofthehotelmanagementsystem:

酒店管理系统

目标：

１．提高经济效益;

２．提高服务质量;

３．提高工作效率;

４．全面了解营业情况;

５．完善宾馆内部管理体制;

提高经济效益：

．完善的散客、团体和会议预订功能可防止有房不能出租或满房重订的情况出现，可随时提供准确和最新的房间使用和预订情况，从而可提高客房出租率。

客人费用的直接入帐，不仅减少了票据传送，而且避免了管理上的混乱，更主要的是有效地防止逃帐的发生。

　．正确控制房价，从而提高客房收入。

 　．控制客人优惠，减少管理漏洞。

   ．完善的预测功能可用于市场销售，如确定宣传的重点地区和如何掌握的浮动等。

  ．及时控制超过信用额度的客人，随时催促欠款客账的结算。

　．电话费自动计费及电话开关控制，可杜绝话费的逃账。

提高工作效率：

　．电脑的自动夜间审计功能结束了手工报表的历史。

 　．电脑资料的正确保存避免了抄客人名单的低效工作。

　．取消专门的境外人员资料录入工作。

 　．电话费自动计费及电话开关控制，使话务员的工作只是接电话而已。

  ．严格的数据检查可避免手工操作的疏忽而造成的错误，减轻职工的工作压力，从而提高工作效率。

 　．减少票据的传送、登记、整理分类、复核等一系列的繁重劳动。

全面了解营业情况：

 　．完备的报表功能和查询功能使管理者可及时了解饭店各部门的营业情况，并可综合分析宾馆的财政状况，是饭店经营者的得力助手。

提高服务质量：

　．餐费、电话费、洗衣费、客房MINI吧费、电话传真费、酒吧饮料费等费用的一次性结帐管理，不仅大大方便了宾客，也提高了宾馆的经营管理水平。

 　．少于一秒的历史档案查询更为查帐或查客人信息提供了极大的方便。

　．少于一秒的饭店客人信息查询手段，使客人得到满意的答复。

　．回头客自动识别、黑名单客人自动报警、VIP客人鉴别等均有利于改善宾馆的形象。

 　．快速的结账处理，减少客人离店等待时间。

　．完善的预订系统，使客人的入住有充分的保证。

　．清晰准确的账单、票据、表格，使客人感到高档次的享受。

完善宾馆内部管理体制：

 　．管理系统在建立营业库的同时，还建立了人事库，进一步形成企业严格的管理体系，使企业各岗位的考核管理工作更趋科学化、正规化、系统化。

 　．提供多种安全级别，保证各类数据不被无权过问的人观看和操作。

 　．职员工作量的考核控制。

　．各种房费、电话费、餐费等的优惠控制。

 　．应收账款的控制。

 　．职员操作过程的跟踪记录，有利于明确责任。

功能:

功能主要分为四大模块：

宾馆房间介绍、宾馆信息管理、宾馆设施设置、更改登陆信息。

宾馆房间介绍主要是查看宾馆房间价格、所查看房间剩余空房、以及房间中的配置信息；宾馆信息管理主要包括订房与结算和客户查询，提供三种查询方式，分别是按房号查询、按姓名查询、按证件查询，这个模块是系统的主模块；宾馆设施设置是对宾馆的房间进行添加、更改和删除使用的模块，主要包括添加新房间，更改房间类型、类型配置，删除已有房间。

更改登陆信息是用来添加管理员使用的模块

组成成分和功能：

总台接待系统

房态盘操作系统——方便快捷地实现入住、收取押金、入单、结账、锁房、房态设置等客与房的管理；

入住管理——散客、团体入住登记，同住入住、转登记，换房，加床、加人等管理；

客史管理——建立客史档案，查询，统计，归类，分析；

特别档案——黑名单管理，VIP管理等；

房态管理——空房、脏房、在住房、自用房、维修房等的实时房态表；

按楼号、楼层、房号查询。

按房间特性查，如海景房、无烟房、邻街房等，酒店可自定。

其它功能——制门卡、特殊信息，综合问询等；

常用报表——直接抵店客人名单，次日抵店散客名单，次日抵店团体名单，未抵店散客名单，未抵店团体名单，取消预定客人名单，在住团会名单，团员名单，客房占用表，房态表，房租分析表，客房营业分析表，预计离店客人，实际离店客人，排房报告等；

总台收银系统

订金处理——输入，调整及冲帐；

入帐功能——散客入帐、团会入帐，现金入帐，特别帐户入帐等；

结帐功能——提供散客结帐、团会结帐、部分结账、同住入住结账、挂账结账、散客提前结帐、团会提前结帐、同住入住提前结账、特别账户结账、会议结账等多种结账方式。

并支持人民币、外币、支票、信用卡等多种支付方式；结帐时可以同步打印正式明细帐单和发票，可以用人民币、外币、支票、信用卡等多种支付方式结算；

分账功能——可按客人要求进行实时分账并分别打印各账单

合并帐单——可将多张帐单合并成一张帐单进行管理

转帐功能——帐户转帐，团体转帐，自动转帐；

挂帐功能——自动挂帐；

信息查询——可以随时查询散客、团体帐单，押金情况；实时查询目前或历史的转帐帐目、挂帐帐目、特别帐目等；

常用报表——当班押金明细表，当班帐单明细表，当班收银员收入明细表，当班收银员收入汇总表，缴款表，当班转帐报告，可签单客人一览表，客人电话单查询，房租折扣表，挂帐报告，月结帐统计，特别帐户余额表等；

夜间稽核系统

审单——审核当日所有营收；

房租过帐——自动累加当日房租；

营业统计——统计营业收入并调整；

自动夜审——只需设置好夜审时间，系统即可快速准确地自动完成夜审工作，无需人员手工操作；

常用报表——当日离店明细表，当日住店明细表，客房占用表，现金总表，消费总表，收入总表，信用卡收入明细表，转帐总表，营业部门挂帐，部门统计报表，冲帐记录报表，房租过帐报告，日租统计表，夜审终结表，客房营业分析表，客房营业汇总表，部门营业汇总表，酒店营业统计表，房租分析表，信用（催款）报告等；

客房中心管理系统

实时的房态图——动态显示客房的状态

房态管理——可实时查看脏房，并可方便快速地将一个、多个或全部脏房置为净房。

；

维修房管理——维修房的设定、解除及查询；

入帐管理——客房费用的录入及查询；

换房——客人换房管理；

退房挂帐——可在不结帐的情况下挂退某一房，并自动合计该房的所有应收帐目

常用报表——预计离店客人，客房消费表，失物登记表，每日房态一览表，占房统计，客房营业报告，可用房报告，房间状态，空房报告，走房维修房报告等；

协议单位管理

协议单位类别管理——定义协议单位分类

协议单管理——定义协议单基础资料、挂帐上限等

协议房价管理——定义协议单的客房类型价格．

协议结帐——协议单位结帐

信息查询——客人查询，客史查询，团体查询，公司、旅行社查询、房态查询，消费记录查询，挂帐帐目查询等；

常用报表——销售员销售状况表，合约单位消费统计，客户消费分析等；

门锁管理系统

门锁发卡——可以大大提高前台发卡效率,同时可以防止前台开私房和作弊；

消费帐管理系统

消费入帐——消费项目入帐；

消费退帐——消费项目退帐

消费转帐——消费项目转到其它帐目上

消费冲帐——计错消费帐,进行冲帐操作

信息查询——营收状况、牌位信息、帐单信息、、VIP信息等；

基本资料管理系统

房型设置——增加、修改、删除房型资料

客房设置——增加、修改、删除客房资料

冲消项目名称——增加、修改、删除冲消项目名称资料

旅客黑名单——增加、修改、删除旅客黑名单资料

其它基本资料管理——增加、修改、删除地域信息、付款方式、证件类型等资料

身份证资料维护——编辑身份证资料

消费项目类别——增加、修改、删除消费项目类别资料

消费项目名称——增加、修改、删除消费项目名称资料

统计报表系统

以图表或图形的形式实时查询以下统计及分析信息：

• 查询房费日报表

查询客房房费收入日报表，并可根据相关条件进行筛选；

• 查询过帐收入日报表

统计客房所有收入（包含房费及其它消费）日报表，并可根据相关条件进行筛选

• 房费收入明细日统计报表

统计某一天客房房费收入报表，并可根据相关条件进行筛选

• 收入明细日统计报表

统计某一天客房所有消费收入报表，并可根据相关条件进行筛选；

• 当前房态统计

将当前房间按客房类型统计各种房态数量；

• 当前未结帐客人帐务

查询当前未结帐客人帐务，并可根据帐单列出消费帐明细；

• 当日开房客人

查询某一天开房客人列表；

• 当日开房列表

查询某一天的开房情况.；

• 当日退房客人

查询某一天退房客人列表；

•当日退房列表

查询某一天的开房情况；

•结帐收银日汇总报表

统计某一天收款并按结帐方式进行汇总报表，并可根据相关条件进行筛选；

•结帐收银日汇总报表

统计某一个月每一天的结帐收款报表，并可根据相关条件进行筛选；

•客人地区汇总报表

统计某一段时间内入住客人按地区汇总人数；

•客人类型汇总报表

统计某一段时间内入住客人按客人类型汇总人数；

•客人帐单结帐实收日报表

统计某一天结帐收入报表，并可根据相关条件进行筛选；

•消费分类汇总

统计所有的消费项目收入合计报表，并可根据相关条件进行筛选；

•消费分类汇总明细

统计所有的消费项目收入报表，并可根据相关条件进行筛选；

系统维护管理

操作员管理——编辑操作员资料；

操作员类型及权限管理——编辑操作员类型，及定义其管理权限

运行时参数设置——定义系统运行时的一些规则；

清除历史业务数据、系统数据初始化

数据备份、数据恢复——备份系统、恢复系统数据

电话计费接口系统

支持多种程控交换机——华为程控交换机、华为虚拟交换机、申欧、华亨、PBXChargeSystem6.5、GM16、JSY2100、HS-2000JF、ET960、爱立信150等;

计费管理——自动接收程控交换机的话单，并自动计帐,话单查询及实时话单显示；部门内部电话及租赁单位电话管理；

上传话单记录至酒店系统——无缝连接酒店系统,实时上传话单记录；

参数设置——计费公式，分机设置，优惠政策，服务费，延时计费等；

信息查询——话单查询等；

售后服务承诺

• 自系统开通之日起，一年内免费解决软件运行出现的问题，并负责终身维护。

• 通过远程维护实时提供远程技术支持和升级文件的实时更新。

• 技术支持电话方便用户随时随地得到我们的技术支持，确保用户系统二十四小时不间断运行。

• 需修改程序问题在48小时内答复，其余问题在4小时以内答复。