EXCEL函数Word格式.docx
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单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
2、单元格内容的合并
根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：
在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&
C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。
选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"
＋"
后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。
这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。
这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&
”实际应用的例子。
用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。
存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&
”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：
=A1&
"
，"
&
B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。
比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么：
输入“=CONCATENATE（"
本次河流生态调查结果：
，B2，"
，B3，"
为"
，B7，"
条/公里。
）”计算结果为：
河鳟鱼物种为45条/公里。
图３ 图４
3、条件显示
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。
一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；
输入60以上的分数时，显示为“及格"
。
这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。
假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。
那么在A3单元格中输入公式：
=if（A2<
60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。
例如，如果输入：
60，“不及格”，if（A2<
=90，“及格”，“优秀"
））就把成绩分成了三个等级。
如果输入 =if（A2<
60，“差"
，if（A2<
=70，“中”，if（A2<
90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。
再比如，公式：
=if（SUM（A1：
A5>
0，SUM（A1：
A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。
还有一点要提醒你注意：
以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
4、自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。
Excel的自定义格式使用下面的通用模型：
正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：
大于零的数据使用正数格式；
小于零的数据使用负数格式；
等于零的数据使用零格式；
输入单元格的正文使用文本格式。
我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。
Excel识别的颜色名为：
[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。
Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色（如图5）。
图５
（2）添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：
＂文本内容＂@；
要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：
@＂文本内容＂。
@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：
>
（大于）、>
=（大于等于）、<
（小于）、<
=（小于等于）、=（等于）、<
（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>
”或“>
=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。
如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：
[>
；
0]正数格式；
[<
0]负数格式；
零格式；
文本格式。
下面给出一个例子：
选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"
正数:
（$#,##0.00）;
负数:
（$#,##0.00）;
零"
;
文本:
@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。
这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：
（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：
（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“thisisabook”，就会在单元格中显示“文本：
thisisabook”。
如果改变自定义格式的内容，“[红色]"
[蓝色]"
[黄色]"
@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。
如果输入“[Blue];
[Red];
[Yellow];
[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色（如图6）。
图６
再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式：
“[蓝色][>
50000]$#,##0.00_）;
[红色][<
0]（$#,##0.00）;
$#,##0.00_）”使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面的格式：
“[>
999999]#,##0,,_m"
吨"
999]##,_k_m"
千克"
#_k"
克"
”可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；
＃＃；
0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；
格式“；
”则隐藏所有的输入值。
自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。
灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
5、绘制函数图象
做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！
如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。
你一定会问，是不是很难学呀？
其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下：
在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：
在A列的A1格输入"
X="
，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；
实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成"
后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：
在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；
在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算的结果。
这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成"
时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。
图７
绘制曲线：
点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；
此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。
图８
需要注意：
如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。
如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。
如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的答案。
6、自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。
假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？
下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在VisualBasic模块中创建一个函数。
在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；
如果是加班时的工作餐，就打五折；
如果是休息日来就餐，就打九折。
首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“VisualBasic编辑器”，进入VisualBasic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下：
Functionrrr（tatol,rr）Ifrr="
上班"
Thenrrr=0.6*tatolElseIfrr="
加班"
Thenrrr=0.5*tatolElseIfrr="
休息日"
Thenrrr=0.9*tatolEndIfEndFunction（如图9）。
图９
这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr（F２，B２），那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
图10
7、矩阵计算
Excel的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义
矩阵不是一个数，而是一个数组。
在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：
C3}，以便和普通单元域A1：
C3相区别。
设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。
为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。
例如A={A1：
C3}、B={E1:
G3}等。
数组名的设置步骤是：
选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。
更简单的命名办法为：
选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。
用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有：
MDETERM——计算一个矩阵的行列式；
MINVERSE——计算一个矩阵的逆矩阵；
MMULT——计算两个矩阵的乘积；
SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之和。
图11
（2）矩阵的基本计算
数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×
3的，输出结果也是3×
3个单元格。
计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×
3的单元格区域，然后输入公式。
如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。
如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。
矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT（A，B）”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT（A，MINVERSE（B））”。
公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。
对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
8、自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。
如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。
方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。
图12
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。
这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
9、批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。
如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。
我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。
做法：
先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。
这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。
图13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。
这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
10、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。
下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
１）错误值：
＃＃＃＃
含义：
输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。
或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：
增加列的宽度，使结果能够完全显示。
如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：
＃DIV/0!
试图除以0。
这个错误的产生通常有下面几种情况：
除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：
＃VALUE!
输入引用文本项的数学公式。
如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!
这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。
例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!
４）错误值：
＃REF!
删除了被公式引用的单元格范围。
恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
５）错误值：
＃N/A
无信息可用于所要执行的计算。
在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。
任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
在等待数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：
＃NAME?
在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；
如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；
将文字串括在双引号中；
确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：
）。
例如：
SUM（C1：
C10）。
注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：
＃NUM!
含义：
提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
确认函数中使用的参数类型正确。
如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×
10307和1×
10307之间。
８）错误值：
＃NULL！
在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。
比如输入：
“=SUM（A1:
A10C1:
C10）”，就会产生这种情况。
取消两个范围之间的空格。
上式可改为“=SUM（A1:
A10,C1:
C10）”
11、宏的应用
宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。
宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。
宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。
例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。
我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
由于宏病毒的影响和对编程的畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候可以找宏来帮忙。
其实你尽管放心大胆地去用，如果只是用“录制宏”的方法，根本就没有什么难的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。
下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就可以帮你完成任务，而不需要编程。
如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有一定的VBA知识了。
*设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
*将单元格设置成一种有自己风格的形式；
*每次打印都固定的页面设置；
*频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等；
*创建格式化表格；
*插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要格外注意。
如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句：
ActiveCell.Offset（1,0）.range（"
A1"
）.select宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。
12、图表的应用技巧
Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都具有多种组合和变换。
在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？
根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。
图表的选择主要同数据的形式有关，其次才考虑感觉效果和美观性。
下面给出了一些常见的规则。
面积图：
显示一段时间内变动的幅值。
当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣时，他们特别有用。
面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。
条形图：
由一系列水平条组成。
使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。
比如：
它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。
条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。
因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时可以互换使用。
柱形图：
由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。
不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部
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