大型会议接待方案文档格式.docx

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7．接待经费。

写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也蕴含安排参观、旅游、观看文艺上演等的收入，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。

对外公布的接待方案普通不写这一部分的内容。

篇二：

一、会前预备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。

大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2、发出会议告诉。

包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制订留意事项。

4、大型会议要编组并提出小组招集人、探讨地点。

5、大型会议要印制会议凭证。

如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分表现会议气氛。

悬挂会标、徽记、旗帜登。

设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

确定会议桌摆放方式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

保证照明、通风、录音、录像、空调设施齐全、有效。

摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。

大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文明文娱、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的预备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报预备工作状况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提早1小时到达会场，重复检查会场预备状况。

2、搞好会议签到、资料散发。

3、落实主席台领导、发言人能否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场次序。

会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，有关人员离开会场;

开会期间关闭手机，普通不允许找人，有关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议完结后，要检查会场，带回剩余资料、席签等。

2、组织送站。

依据与会人员离会时间，提早安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

篇三：

一．会前

1．与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2．提供会议所需求的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制订齐备的会议预案书给会议方。

3．派专人帮助客户实地调查会议举办地的吃、住、会议场地、游、文娱等相干方面的状况。

4．确定方案，签订合同，预付定金。

二．会中

1．会议接待：

专人担任机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提早在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2．会前预备：

预备好会议所需求的会议材料，会议用品，会议演讲稿等会议相干物品。

3．会议场所：

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4．会议住宿：

房间楼层及房间号确认，讯问能否有特殊要求。

5．会议餐饮：

用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6．会议游览：

游览线路行程、用车、向导能否添加景点等确认。

7．会议文娱：

文娱消费方式、消费标准、文娱地点的确认。

8．会议服务：

会议代表合影纪念、为代表提供服务及相干服务。

三．会后

1、结帐：

提供会议过程中的详细费用发生明细及阐明，专人与客户进行核对并结帐。

2、材料：

会议后的材料收集，依据客户要求制造会议通信录或花名册。

3、合影：

会议期间参会人员集体合影，会议完结前冲印出来散发给每位与会人员以做纪念。

篇四：

依据参加会议的人数不同、会议接待的预备工作的内容不同以及会议接待的形式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●依据会议规模，确定接待规格。

●发放会议告诉和会议日程。

会议告诉必须写明招集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的资料、联系形式等内容。

告诉后面要留意附回执，这样可以确定受约请的人能否参加会议，预备参加会议的能否有其他要求等。

对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议状况的重要根据。

它的方式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议告诉一同发放。

●选择会场。

选择会场，要依据参加会议的人数和会议的内容来综合思考。

最好是达到一下标准：

第一：

大小要适中。

会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松懈散，给与会者一种不景气的感觉;

会场太小，人数过多，挤在一同，像乡下人赶集，不只显得小气，而且也根本无奈把会开好。

所以，英国的首相丘吉尔曾说：

“相对不用太大的房间，而只需一个大小正好的房间。

”

第二：

地点要正当。

历史招集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的中央。

超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：

附属设备要齐全。

会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够由于“上次会议是从这里开的，没出什么成绩，”就草率地认为“这回也会异样顺利”。

否则，可能会形成损失。

第四：

要有停车场。

古代社会招集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。

轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装璜和坐席的配置。

普通大型的会议，依据会议内容，在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎和庆贺标语。

可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;

为使会场愈加肃穆，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、一致。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾秩序，次要有以下几种配置方法：

①圆桌型。

如果是应用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一同围桌而坐，从而消弭不平等的感觉。

另外，与会者能清楚地看到其别人的面容，因而无利于相互替换意见。

这种方式适于10—20人左右的会议。

座次安排应留意来宾或下级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在野南或朝门的正中地位，企业最高领导与下级领导绝对而坐。

同级别的对角线绝对而坐。

②口字型。

如果应用长形方桌。

这种方式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。

这是采用得最多的一种方式，它适用于以传达状况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需求探讨、交流意见。

这种方式主席台与听众席绝对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的位置陈列。

主席的座位以第一排正两头的席位为上，其余按左为下右为上的准则依次陈列。

●预备会议材料。

会务组应该预备无关会议议题的必要材料，这些材料在整顿后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言预备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在预备工作阶段思考不周或不落实的中央进行的补救。

比如检查音像、文件、锦旗等能否预备齐全。

●提早进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提早进入各自的岗位、并进入工作形状。

普通的接待工作分以下几个岗位。

①签到。

设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待品位比较高，可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔和签到本。

向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对本人，将笔双手递上。

如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些，以便保存。

如需求发放材料，应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。

签到后。

会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲身作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。

与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种成绩，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员留意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。

到谁是动作轻盈、快捷、规范。

杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。

普通是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水精确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上的右下面。

如果操作不慎，出了差错，网，应不动声色地尽快解决，不能惊扰其别人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的留意力引到本人身上，否则，这将是极大的工作失误。

●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。

这就要求各个工作人员“枕戈待旦”，做好各项预备工作。

如，会议进行第一项：

整体起立、奏国歌。

这是音呼应立即播放出国歌。

又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书逐一递上，由领导颁发给受奖者。

为使会场上的活动有条不紊，必要时应将无关人员组织起来进行模仿训练，避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告顺便重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。

如果要告诉主席台上的领导，最好用字条传递告诉，避免有关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者留意力。

●做好会后服务的预备。

会议进行之中，就应为会后服务做好预备。

如，会后要照相，就应提早将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的预备。

另外，会后的用车也应在会议完结前妥善安排。

会后服务

会议完结后，全部接待人员应分工明确地做好善后解决工作。

●组织活动会议完结后，有时还会安排一些活动。

如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导一致指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要踊跃配合，各负其责，做好本人分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

●送别依据状况安排好与会者的交通工具，使其欢快、及时地踏上归程。

●清理会议文件①依据保密准则，回收无关文件材料。

②整顿会议纪要。

③旧事报道。

④主卷归档。

⑤会议总结

举例会议接待方案

为成功圆满接待“×

×

”，依照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修正。

准则：

河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

一、接待前预备：

1、相熟接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和留意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提早按要求做好游览及行程计划、安排好游览车辆，驾驶人员，向导人员，游览景点，游览途中就餐点。

二、接站：

依据客人具体抵达时间，提早半小时抵达（火车站/机场）。

举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。

为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本状况和留意事项。

三、游览及行程的安排：

1、向导要求：

知识丰富，技能技巧纯熟，言语生动，具有较高的向导业务知识和讲解、服务程度、实践经验丰富。

2、车辆要求：

安排业余游览车队的空调游览车，车况好、干净，设施齐全。

安排多年驾驶经验业余的司机，确保客人安全。

四、游览保险：

确保此次游览活动的安全顺利，我社可代办每位游览投保10万元游览人身不测伤害险。

五、会议日程安排：

（略）