西软酒店管理系统系统基础知识手册概要.docx
《西软酒店管理系统系统基础知识手册概要.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《西软酒店管理系统系统基础知识手册概要.docx（21页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
西软酒店管理系统系统基础知识手册概要
本文由酒店it论坛发布，转载请保留此声明,否则追究责任
西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0
FOXHIS系统基础知识
第一节如何进入、退出FOXHIS系统
一．如何进入Foxhis系统
一般系统管理员在你使用的电脑中，已预先安装了你可使用的饭店管理软件模块。
打开电脑进入WINDOWS桌面，如图（1-1）所示。
图1-1Windows桌面
根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标，例如：
需要打开‘预定接待系统（reserve）’只需双击相应的图标即可。
如图（1-2）所示：
图1-2预定接待系统图标
该模块启动后，屏幕上会弹出登陆界面，如图（1-3）所示：
图1-3系统登陆界面
观察登陆界面，其内容主要包含了Foxhis饭店管理软件的版本、模块名称、用户等信息。
正确输入：
‘S班号’——根据上班情况分别输入1、2或者3。
1对应与早班；2对应于中班；3对应于晚班。
‘E工号’——操作员编号，代表相应的操作员，代码长度为三位；
‘P口令’——操作员自己的密码，密码长度为1至7位，在密码输入时要注意字母的大小写的区别。
正确地输入工号与口令后，按回车键即可成功地登录到该系统中，屏幕上会出现如图（1-4）的界面。
Foxhis系统欢迎界面
图1-4Foxhis欢迎界面
此时用左键单击x关闭‘欢迎使用西软产品’的界面（或者用ESC键），即可进行正常的前台预定接待操作。
如果他人给你输了留言，系统将首先显示职员留言画面，如图（1-5）所示：
图1-5职员留言画面
其中：
1．留言人工号与留言人姓名：
给你留言的操作员的工号与姓名。
2．收言人号与收言人名：
你的工号与姓名。
3．留言日期与留言时间：
留言的日期与时间。
4．收到日期与收到时间：
你第一次查阅留言的日期与时间。
5．留言内容：
留言的具体内容。
6．屏幕右上角中的第一数字表示总的留言数，第二数字表示当前留言的序号。
此时，操作者可以进行以下的操作：
1．按[PageUp]键：
上翻给出前一个留言（若不止一个留言）。
2．按[PageDown]键：
下翻查找下一个留言（若不止一个留言）。
3．单击删除按键：
可删去当前留言。
删除后下次就不再显示此留言。
]
4．退出：
单击退出按键退出留言查阅功能，进入相应系统。
二.如何退出功能模块
一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。
如确需退出模块（如宾馆要停电时，后台部门正常下班等），则有以下2种常见的方法：
1.可选择模块中的‘其它’功能→‘退出’功能，如图（1-6）所示：
快捷键
图1-6退出子菜单
2.直接按键盘上的快捷键Ctrl+X；
不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图（1-7）的提示框
图1-7FOXHIS信息提示框
如果选择‘是（Y）’即可以退出该模块。
三.如何关机
正常关机的过程可以由以下三步完成：
1.退出正在应用的功能模块（方法参见上二.如何退出功能模块）。
2.单击‘开始’，出现如图（1-8）所示的界面，在‘开始’栏选择单击‘关闭系统’（图中兰色条所在位置），Windows会出现如图（1-9）的提示框，单击‘关闭计算机’前的圆，单击‘是（Y）’，系统自动关机；
3.切断电脑主机与显示器电源。
图1-8
图1-9
第二节系统菜单的构成
为了用户操作方便，系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来，等待用户观察与选择。
下面以图（2-1）Foxhis预订接待系统的菜单格式为例，描述Foxhis系统的菜单构成。
图2-1预定接待系统的菜单
1．主菜单：
（如图2-1所示）就是进入系统后出现在屏幕顶端的那一行菜单，它显示了系统的各种基本功能。
例如：
“预订接待系统”的主菜单共包括以下七个部分:
1）散客2）团体3）AR帐4）房类5）房间6）报表7）其它
2．子菜单：
（如图2-1所示）单击选中主菜单中某一项，系统自动弹出其下拉式子菜单，子菜单中的每一条都对应相应的功能。
选择执行子菜单的常用方法有2种，介绍如下：
（1）移动鼠标，单击选中某一项，即可执行该项功能。
（2）用键盘右下方的↓或↑键移动蓝色条，将其停留在要执行的功能项，按回车键，同样可以执行该项功能。
3．工具栏：
（如图2-1所示）主菜单下的一组图形按钮，当您把鼠标指针停留在某一图标上时，系统自动会显示相应的功能提示。
单击图标可以直接进入该项操作，而无需从菜单中选择进入，这样可以简化操作。
这也是系统建议的一种方式，因为工具栏集成了模块中最常用的功能。
4．快捷键：
（如图2-1所示）在菜单系统中，如要快捷地操作某项功能，可以按下组合键[ALT]加字母（相应字母在系统中均以下划线标明）来快速选择。
如在预订接待主菜单中，按[ALT]+[G]键就可选择“团体”功能。
子菜单中，相应快捷键也会特别标明，如[Ctrl]+[X]键即为退出系统的快捷方式，系统在屏幕菜单上会有相应的提示。
至于其它许多功能按钮都支持快捷方式，例如‘是〔Y〕’你可以使用[Alt]+[Y]来实现快捷操作，说明中编写了《快捷键一览表》，读者可以根据需要查询此表。
第三节FOXHIS系统的基本概念
要掌握Foxhis系统，首先必须领会该系统的一些基本概念。
下面依次介绍以下这些基本概念：
帐号、楼号、房类、虚拟房类、房号、主单状态等。
一．帐号的构成与使用
帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。
本系统有许多种帐号，如散客帐号、团体帐号、团体成员帐号、宾馆工作帐号、AR帐号、历史档案帐号与特别提醒客人帐号等。
但是无论什么帐号都由7位数组成，且有统一的规则。
熟记这些规则，有助于操作员快速掌握客人的分类信息（比如看到一个帐号能马上分辨是团体客人还是散客等）。
下面我们用下表（1-1）解释几种主要帐号的构成规则：
名称
第1位
2-4位
5-7位
举例
散客帐号
本年的最后一位
一年中的第几天（元旦为第0天）
流水号
注释1
团体帐号
800001-949999之间按顺序取流水号
注释2
团体成员
一年中的第几天+400
流水号
注释3
宾馆工作帐
950000-999999之间按顺序取流水号
注释4
历史档案档案
流水号
特别提醒档案
流水号
AR帐
1-2位固定为“AR”，后五位为流水号
AR00008注释5
表1-1Foxhis系统帐号
注释1：
“”这个数的含义，第一个2取自于本年即2002年的最后一位，001说明今天是一年中的第二天（即1月2日），最后三位数003说明此人是1月2日本宾馆的第3位客人。
（思考：
解释帐号2023005的意思）
注释2：
“”根据帐号的结构（第二位开始是800001-949999之间的流水号），此帐号必定为团体帐号。
类似与散客帐号，第一位数字2取自于2002年的最后一位，800003说明此团队是今年本宾馆接待的第3个团队。
注释3：
“”第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位，401根据团体成员帐号的构成规则可以拆成400+1，其中400说明此人是团体成员，1代表一年中的第一天（即1月2日）；最后三位数003说明此人是第3位客人。
注释4：
“”第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位，950008是950000－999999之间的流水号。
注释5：
任何一个AR帐都是以字母AR开始的，其后加上五位流水号。
例如AR00023代表它是第23笔AR帐。
二．主单状态
主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见表（1-2）：
状态
状态含义
备注
R
预订状态
基本状态
I
当前在住的客人
O
当前已结帐的客人
D
昨日结账
C
已确认的预订，一般应该给他保留房间
其他状态
N
应到未到而被删除的预订NOSHOW
L
建议到其他饭店去的预订转馆
X
已被取消（删除）的预订
S
当前暂时挂帐的客人
H
有效的宾馆工作帐
表1-2几种主要的主单状态
要掌握整个FOXHIS系统，理解其主单状态的变化过程非常重要，所以要求使用者记住这些字母的含义。
以下图（3-1）为主单状态的流程图，你可以从中看到主单的状态是怎么转变的：
下图的信息流图中，字母表示客人主单的状态，箭头表示流转过程。
N
到
未X
预订取消
R入住I结帐退房O夜审D夜审历史档案
确住挂结
认入住帐帐
C入S
图3-1客人主单流转图
三、楼号与房号
本系统所指的“饭店”最多可由36幢楼组成，每幢楼由“楼号”来表示，每个楼号由一位字符表示，一般用字母A、B、C等来表示。
其房间用五位的房号来标记。
四、房间类型
Foxhis系统为了便于提供全面的客房信息，创建了各种类型的房类图表。
这些图表包括：
VC&VD房按房类列表、VC&VD房按楼层列表、客房列表、客房简报、实时房态表等。
下面我们首先以客房简报为例（图3-2），来看一下在这些图表中，房间信息分别是用什么符号来表示的。
在客房简报中有房号、房类、状态、预定房等列，系统中对于这些分类信息加以不同的标识。
本系统图标中使用了三种不同的方式来表示，具体介绍如下：
图3-2房间简报
1、对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。
系统中，常用以下符号来表示不同的房间类型：
VC——干净的空房（可卖房）OC——住房净房
VD——脏的空房（走房）OD----住客脏房
HU——自用房
OO——维修房
TP----临时态
EA--将到ED----预离
2、使用不同的图标显示房间类型，直观、形象，常用的有以下这些：
3、用以下符号显示特定的房间附加信息：
‘预订房’这一列中红色
表示在起止日期内将离开此图中起止日期是2002/09/25到2002/09/26，同时起止日期可以根据统计的需要加以修改；黑色
表示将到达，
表示在住房；维修房表示在该周期内要维修。
在整个系统中，有很多显示房间信息的图表，都需要用到以上这些图标。
熟记这些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息，提高工作效率。
五、虚拟房类
在实际应用中，不少饭店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况，实行不同门市价，但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来。
为了处理这种情况，系统在普通房类之上提出了虚似房类的概念。
例如设置一虚拟房类标准房，包含了景湖标准房、高层标准房、普通标准房等多类。
虚似房类主要应用于公关销售与预订接待系统，及相应的统计报表。
第四节FOXHIS系统的常用辅助功能
进入每一个Foxhis系统的功能模块之后，观察每个主菜单的最后一项，可以发现都是‘其它功能’。
图（4-1）显示的是前台收银系统的‘其它功能’，可以看到在‘其它功能’里有：
运行状态、职员留言、口令修改、打印设置、工具条、关于…更换操作员、退出，共八条命令。
本节将着重介绍‘运行状态’、‘职员留言’、‘口令修改’、‘更换操作员’、‘退出’这五个常用的辅助功能。
‘其它功能’的子菜单
图4-1前台收银系统菜单
一、运行状态
用于显示整个系统电脑运行的状况。
执行此功能的操作方式如下：
1、用鼠标左键单击主菜单上的‘其它功能’；
2、移动鼠标箭头至‘运行状态’（此时‘运行状态’蓝色显示）；
3、用鼠标左键单击‘运行状态’，屏幕上跳出运行查询状态的界面，如图（4-2）所示。
图4-2运行状态查询
上图中：
站点：
指各工作站的IP号；
电话：
与工作站相对应的内部电话号码，它可用于内部联系工作；
启动时间：
指启动计算机管理系统的日期与时间；
状态：
工作站当前的状态，可选择：
“运行”表示系统正在操作过程中，“挂起”表示系统正处于最外层（操作员尚未登录），“停机”表示已经退出计算机管理系统；
工号、姓名：
即当前操作员的工号与姓名；
登录时间：
为登录具体功能的时间，也就是输入工号的时间；
使用功能：
指当前工作站正在使用的模块功能。
二、职员留言
职员留言可用于操作员之间的通讯与交接班。
如果是给自己留言，那么就相当于备忘录功能。
执行此功能的操作方式如下：
1、单击主菜单上的‘其它功能’；
2、移动鼠标箭头至‘职员留言’（此时‘职员留言’蓝色显示）；
3、单击‘职员留言’，屏幕上跳出Foxhis留言系统的界面，如图（4-3）所示。
如何使用‘职员留言’功能呢？
第一种情况：
给单个人留言。
我们以给前台接待员徐静留言为例，说明具体的操作步骤。
1、在A区选择收言人，单击‘前台接待员’前的‘+’号，单击‘徐静’前的
，则显示
。
这表示，你已经选择了‘收言人’徐静。
2、单击B区右边的选项卡‘发件箱’。
3、在C区‘主题‘处，输入留言的主题；在主题下的空白处，输入留言的具体内容。
4、单击C区‘发送’。
留言将被发送到王静的‘收件箱’，只要王静登录到饭店管理系统，系统将自动提示王静有留言。
同时屏幕变成如图（4-4）所示。
注意：
收言人与留言的主题是必须选择的，否则留言发送将会失败，如果这样系统将会有所提示。
图4-3职员留言
图4-4留言成功后的界面
第二种情况：
同时给几个人留言。
操作步骤除第一步外，其余与给一个人留言的情况完全相同。
第一步，在A区选择收言人时，在所有的收言人姓名前都打上勾，即可。
第三种情况：
整理收件箱或发件箱。
以删除收件箱中的留言为例（如图4-5所示），说明操作步骤，其它操作类同。
1、在B区把光标移到你要删除的那个留言条上，左键单击选中。
2、此时主题与留言内容会在C区显示，鼠标左键单击C区右端‘删除D’键，则此留言被删除。
3、同时此留言被放进垃圾桶，界面转换成如图4-6所示：
图4-5Foxhis留言系统发件箱
图4-6Foxhis留言系统垃圾桶
三、口令修改
功能是修改当前操作员的口令。
操作员应该经常修改自己的口令以防止泄密（因为口令泄密可能造成一定的经济后果），该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。
执行‘口令修改’的命令方法同‘运行状态’与‘职员留言’。
‘口令修改’的界面如图（4-7）所示：
图（4-7）口令修改
如果你是第一次修改口令，有可能最初没有设口令，你可以在原口令处直接按回车，光标定位在N.新口令处，输入你的口令。
你的口令最多可以由八位数字与英文字母组成，要记住的是字母区分大小写，对于密码而言，A与a是二个不同的符号。
按回车键后，系统将要求你再次输入刚才的密码，最后单击“确认.O”。
如果二次输入的密码相同，则修改成功；如果二次输入的密码不同，系统将会提示输入的新口令不符，即口令修改不成功。
四、更换工号
主要用于交接班、离开岗位等情况。
为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议你选择主菜单中的‘其它功能’→子菜单的‘更换工号’或直接按快捷键Ctrl+Z把模块退到如图（4-8）处。
输入接班人员的班号、工号、口，更换工号成功。
图4-8
五、退出
一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。
如确需退出模块（如宾馆要停电时，后台部门正常下班等），则有以下2种常见的方法：
1、选择模块中的‘其它’功能→‘退出’功能（如图4-9所示）；
图4-9‘其它’子菜单的‘退出’功能
2、接按键盘上的快捷键Ctrl+X；
不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图（4-10）的提示框
图4-10FOXHIS信息提示框
如果选择‘是（Y）’即可以退出该模块。
本文由酒店it论坛发布，转载请保留此声明,否则追究责任
升级会员 