会计档案管理办法网.docx

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会计档案管理办法网

会计档案管理办法（试行）

中石化销售川渝分公司刘

前言

根据多年的财务经验，笔者在《对财务岗位职责建立的完善性探讨》中对财务部的岗位职责的设置进行了一个比较翔实、完善地阐述。

针对十个基本岗位中的“档案管理”这个岗位，草拟了《会计档案管理办法（试行）》供广大财务同仁们共享。

一是明确这个岗位具体工作地思路，二是提供一个范本对这个岗位的具体工作内容加深印象。

本办法属于告诫性的制度（详见笔者的《教你五分写财务制度》相关内容），其主要内容均可适用于中国的大多数企业。

第一章总则

第一条为了加强会计档案的科学管理，统一全公司会计档案工作制度，根据国家《档案法》和财政部颁发的《会计档案管理办法》结合本公司的实际特制定本办法。

第二条会计档案的内容

1、会计凭证、会计账簿、会计报表；

2、银行存款余额调节表、现金盘点表；

3、进项、销项发票、普通发票存根、纳税申报资料、税务年检变更登记等资料；

4、经营合同、财务管理制度；

5、账务信息系统电子数据备份磁盘；

6、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计人员移交清单及说明书。

以及上述会计档案资料的电子数据备份磁盘等。

第三条会计档案管理的内容

包含对会计档案的产生、收集、整理立卷、归档、保管、调阅、销毁以及对该工作的指导、监督和检查等一系列管理制度、标准、格式、要求和规定。

第二章会计凭证的整理

第四条会计凭证整理要求

1、会计凭证以用友财务软件的统一格式，统一尺寸为21cmx12.70cm，左边装订线为2.50cm,右页边距为1cm。

2、外来原始凭证，粘帖必须采用统一格式的《粘帖单》；粘帖时原则：

单据少时，尽量向左向下靠齐，金额巨大的原始单据左边尽量装订在装订线以内；单据多且规格不一致时，应自右向左，按照由大到小的顺序粘帖；为便于查看，超出粘帖单尺寸的单据进行正方向折叠，且必须用剪刀切割，属文件的尽量保持原貌不裁剪；重要文件原件作为另外存放（注明所对应的会计凭证号），以复印件作为会计凭证的附件。

3、自制原始凭证，原则上需送财务部门作为会计凭证附件的均须用统一内部自制原始凭证（如：

费用报销审批单、借款单、资金申请单、提货单、出库单等，销售协议除外），统一尺寸为21cmx12.70cm，左边装订线为2.50cm,右页边距为1cm。

4、会计凭证封面统一格式和尺寸，统一尺寸为21cmx12.70cm，左边装订线为2.50cm,右页边距为1cm。

用褐色120克牛皮纸装订，厚度为3cm，正面和侧面均应有年度和月度编号，会计凭证顺序起止号；要求厚度均衡一致，在左边厚度不够时采取垫纸或纸板的办法，以达到侧面整齐。

5、会计凭证打印要求，会计各岗位在制证完毕后即打印，并粘帖好附件；暂存放在集中的金属筐内并上锁，要求顺号存放；在次月10日前装订完毕；由财务部门会计档案管理岗负责登记《会计凭证清册》。

6、会计凭证装订按照年度顺序编号和月度顺序编号，以确保其完整性。

7、会计凭证的归档，财务部门暂保管当年的会计凭证，保管1年后交由各公司的行政档案管理专人登记保管，并保留交接记录。

第三章会计账簿的整理

第五条会计账簿的整理装订要求

1、会计账簿的打印格式及级次要求

总账与明细账必须同时打印，并专人审核检查总账与明细账在科目、金额上是否一致，防止总账、明细账漏打印，确保总账中的每个科目有对应的明细账。

分科目打印要求如下：

（1）现金：

按一级明细账打印。

（2）银行存款：

按“银行存款+银行账户”二级明细账打印。

（3）应收票据、应收股利、应收利息、应收账款、其他应收款、备用金等往来性科目，按“相关科目+往来单位（或个人）”的二级明细账打印。

（4）物资采购、库存商品：

按“相关科目+往来单位”的二级明细账打印。

（5）长期股权投资：

按“相关科目＋被投资单位”二级明细账打印。

（6）固定资产、累计折旧：

按一级明细账打印；同时按固定资产模块打印资产明细账。

（7）工程物资：

按“工程物资＋工程项目＋物资的规格型号”三级明细账打印。

（8）在建工程：

按“在建工程＋工程项目”二级明细账打印。

（9）待摊费用、无形资产、长期待摊费用：

按“相关科目＋项目”二级明细账打印。

（10）短期借款：

按“短期借款＋银行”二级明细账打印。

（11）应付票据、应付账款、预收账款、应付股利：

按“相关科目+单位”二级明细账打印。

（12）应交税金（增值税税除外）、其他应交款：

按“应交税金+税金（税费）项目”二级明细账打印。

增值税：

按“应交税金+应交增值税+税金项目”三级明细账打印。

（13）实收股本（或股本）：

按“相关科目+单位”二级明细账打印。

（14）主营业务收入、主营业务成本：

按“相关科目+单位”二级明细打印。

（15）其他业务收入、其他业务支出：

按“相关科目+业务项目”的二级明细打印。

（16）营业费用、管理费用、财务费用：

按“相关科目+费用项目”的二级明细打印。

（17）其他上述未涉及的科目：

按相关科目的一级明细打印。

2、规格尺寸，账页统一采用A4横向打印纸。

3、格式要求，全部采用“三栏式”格式打印，并对账页按照本账簿总顺序连续编页码（用打码机打3位数）

4、打印装订要求

打印装订的时间要求：

在次年的3月31日内打印装订完毕。

装订要求：

按资产、负债、所有者权益、费用科目分装订；如某科目涉及内容较多，可单独接科目装订。

每本账必须加具帐簿封面、账簿启用表、账户目录，内容填写完整，同时在账簿启用表上附贴印花税票。

5、装订完毕后填制《会计账簿清册》，编制账簿档案编号，后归到财务部门专门管理会计档案岗位，存放1年后交由公司行政部门档案管理。

第四章会计报表的整理

第六条会计报表的整理要求

1、会计报表的种类及管理要求

（1）会计报表分内部和外部报表。

外部报表种类为：

资产负债表、利润表、费用表、现金流量表；内部报表为包含以上报表以及其他所有报表。

（2）管理要求：

内部报表仅公司高层、财务人员阅读，一律不得对外报送；外部报表可以报送给外部工商、税务等部门。

2、会计的打印、装订要求

（1）所有会计报表均采用A4纸纵向打印，采用统一的会计报表封面。

（2）外部报表：

按月打印，按年装订成一册。

（3）内部报表：

按月报打印出各分公司、合并口径所有的报表，按月装订成册。

（4）装订要求：

原则上分单位按时间序时装订；按月打印出来的会计报表和对外提供的会计报表均应当依次编定页码（用打码机打3位数），填写《会计报表目录》，在会计报表封面上并由单位负责人、会计机构负责人、经办人签名盖章并加盖单位公章。

3、登记《会计报表清册》。

第五章其他会计档案的整理

第七条其他会计档案的整理要求

1、银行调节表采取A4纵向打印，必须有统一的封面，并附公司银行日记账和开户银行帐页。

2、进项发票、发票存根、纳税申报资料、税务年检变更登记等资料按照税务部门要求的格式和要求装订，并分单位、按照时间顺序装订。

3、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计人员移交清单及说明书必须采用A4纸纵向在登记交接完后1日内进行装订，或装订后再进行交接。

4、会计档案资料的电子数据备份磁盘、财务等应用的附属安装软件等必须粘帖标识，在清册中注明资料名称、所属内容、版本号、档案编号、现管理人员等，备份的磁性介质要妥善保管，应贴写保护标签，并用印章或封条签封后装在保护封套和包装盒内。

会计电算化档案要作到“四防”，即防磁、防火、防潮和防尘。

采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查，定期进行复制，防止因磁性介质损坏而使会计档案丢失。

通用会计软件和自行开发软件的全套文档资料及会计软件程序视同会计档案保管，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改的5年之后。

第六章会计档案的归档

第八条各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。

期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。

档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

第七章会计档案的保管

第九条财务部门应设置专人或兼职管理暂存在内部的会计档案。

财务部门必须建立《会计档案保管清册》。

各公司同时设置专人对整个公司的各种档案进行管理。

并建立《档案保管清册》。

由于单位组织形式的变化而发生的单位终止、单位分立、单位合并或业务转出，必须指定相应的会计档案管理部门、确定相应的会计档案管理办法。

档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。

第十条各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

第十一条各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

各单位必须建立会计档案查阅登记制度，及时登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查阅日期、查阅内容、归还日期等。

第十二条撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

第十三条各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。

定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第八章会计档案的销毁

第十四条会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。

销毁前必须经本单位分管财务领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。

对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

第十五条各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。

第十六条监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。

第九章附则

第十七条本办法从发文之日起执行。

第十八条本办法适用于XX公司。