人事管理基础业务操作指导手册.docx

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人事管理基础业务操作指导手册

人事管理基础业务操作指导手册

一、招聘管理2

1.用工计划管理2

2.招聘事项3

二、入职管理4

1.入职须知及基本情况登记册填写4

三、培训教育8

1.三级安全教育8

2.培训管理8

四、人事日常管理工作9

1.人事信息系统数据管理和操作9

2.考勤管理16

3.请假审批管理及权限16

4.社会保险（五险一金）17

5.员工考核22

6.员工跨单位调动。

22

7.技能鉴定23

8.职称管理25

五、薪酬管理28

1.成本预算28

2.总额申请29

3.工资表制作30

4.系统导入、发放工资31

5.月工资与财务对账31

6.企业年金管理32

7.各岗位工资汇总32

8.薪酬分析33

六、续签与离职34

1.员工劳动合同续签审批要求34

2.劳动合同变更34

3.员工离职管理35

4.档案迁入迁出办理35

七、党员管理及公文写作36

1.党员组织关系管理36

2.公文写作格式37

一、招聘管理

1.用工计划管理

1.1加油站季度用工计划

分公司加油站用工按季度核定用工总量，在季度内按照下达用工总量进行，分公司人事部门于本季度第一个月的5日前，根据去年同期、本年上季度油品日纯枪销售及便利店日销售额，按照加油站优化定编方案及加油站承包方案申报分站用工（用工类-附件1）。

1.2库站紧急用工

分公司库站因业务需要，如因新站开业、守站、新增小油罐车、油库业务量增加等业务需要，发生临时紧急用工，应填写用工需求审批表，详细填写业务现有人员情况、申请原因及销量数据。

其中，新开业站用工需求可以提前15天申请。

（用工类-附件2）

要求：

除每个季度第一个月5日报送加油站季度用工申报表，还需每月5日前上报上月底在岗分公司人事台账（分为综合、离职人数统计2部分）。

每月报送的人事台账必须从系统导出，经核对或者系统调整后，按照报送台账要求，进行归类整理并报送。

（用工类-附件3）

1.3劳务用工

劳务用工是加油站人员优化的整体配套措施，是加油站生产经营的辅助力量。

劳务用工的使用按照先审批后签订劳务协议、先签订劳务协议后上岗（加油钟点务工还需先安全培训后上岗）的原则进行。

劳务用工需求表同全日制用工需求表，要求同上。

要求：

每月5日前，分公司向人事处用工管理岗报送上月底在岗劳务用工台账。

（用工类-附件4）

台账中劳务人员的姓名、性别、身份证号、劳务协议起始时间及劳务费用必须严格审核。

2.招聘事项

2.1招聘条件注意事项

凡有下列情况之一，不得聘用：

（1）品性恶劣，被原工作单位开除的；

（2）被判处有期徒刑或受通缉，尚未结案的；

（3）吸食毒品或其它代用品的；

（4）患有精神病或传染病者，体检经本公司认定不适合的；

（5）年龄未满十八周岁的；

（6）在校学生。

（7）离职人员

2.2招聘登记表

分公司对应聘库站岗位员工，需安排其填写招聘登记表（招聘类-附件1）作为员工应聘材料，信息务必填写清楚，对于有推荐人推荐的务必把推荐人情况填写清楚。

分公司根据员工招聘登记表进行筛选，组织合适员工面试。

2.3招聘审批表

分公司招聘面试完一批库站员工，把面试通过员工信息填写到《江西销售分公司库站员工招聘审批表》（招聘类-附件2），由相关面试部门出具意见，公司领导审批。

在招聘审批中，要特别注意：

（1）甑别离职人员。

人事部门必须根据拟录用人员身份信息，在人力资源管理系统中查询是否离职再录用人员，对离职再录用人员原则上不予录用，特殊情况下，应事先报请人事处，说明情况，人事处批复同意后方可录用。

（2）核对身份信息。

人事部门应将拟录用人员身份信息与公安身份认证系统核对，对身份信息核对不一致人员，严禁录用。

2.4劳动合同签订审批要求

对新招聘人员，在签订劳动合同前，先将《劳动合同审批表》（招聘类-附件3）上报人事处审批，人事处于当日反馈审核结果，审核通过的，方可签订劳动合同，每周五12：

00之前把本周内招聘员工领导签字的审批表上传人事处

二、入职管理

1.入职须知及基本情况登记册填写

分公司应组织通过面试人员填写入职须知（入职类-附件1）及基本情况登记册（入职类-附件2）各2份。

其中：

基本情况登记册具体要求如下：

1.1基本信息部分，请注意以下信息的填写

政治面貌，如果不是党员、民主党派、团员（28岁以下），统一填写为群众；入党时间为转为预备党员时间，精确到日；入党介绍人填写入党两位介绍人；入党单位为入党发展单位；

籍贯为“省份+县/市”，如一员工籍贯为江西省丰城，应填写江西丰城，具体可以参照户口本；

毕业时间、毕业院校为毕业证上所写时间、院校；

资格证书填写国家认可的职业资格或其他能力资质证书（系统录入按实际维护）；

最近工作单位是指最近一次工作单位（退伍士兵填写退伍前部队，岗位填写退伍前军军衔）；

家庭详细地址，必须填写到街道门牌号；

户口所在地、户口类型及详细地址，应填写员工户口所在派出所及户口上的详细地址;户口类型分为农业和非农业户口；

参加工作时间为第一次参加工作时间（到日）；

进入公司时间为与公司第一次签订劳动合同时间。

1.2学历信息部分，分以下几种情况填写：

①最高学历为初中以下的，从最高学历填起；

②最高学历为中专、3+2大专，从初中填起；

③最高学历高中以上的，从高中填起；

1.3工作经历部分：

必须是从毕业之后第一次参加工作开始填写（第一次工作经历包含在部队服役经历），工作经历较多的另附工作履历信息材料。

其中：

①招聘为机关管理岗位、库站管理岗位或者库站操作岗位且具有高中及以上学历人员的，履历信息必须填写完整。

②招聘为库站操作岗位且只有初中及以下学历的，如入职前，确实无外出工作经历，或工作经历散杂，可以不填。

1.4家庭成员及社会关系部分：

未婚的填写父母兄弟、一起生活的祖父母（外祖父母）及主要社会关系；已婚的填写父母（岳父母或公公婆婆）、配偶、子女及主要社会关系。

其中出生日期精确到日，单位、政治面貌、文化程度、民族、毕业时间（原则精确到日，月份必须准确）、毕业学校、专业务必填写。

1.5证书证件及照片：

要验证应聘人员提供的毕业证、身份证等各种证书证件的原件（在录用前已经验证的，可以省略），证书证件的复印件必须清晰。

照片应提高近期彩色免冠一寸照片，有条件人员应提供电子证件照片（大小1m以下，50kb以上）。

1.6注意事项

①与新进员工签定劳动合同前，对于高中及以上学历且有工作经历者，应该验证其提供终止或解除劳动合同证明书。

②分公司人事部门应要求入职员工认真填写招聘登记表、基本情况登记表，必须对入职员工提供的信息进行审核，并达到填写要求，符合人力资源管理系统对员工信息要求。

包括核心信息、员工个人基本信息、户口地址信息、家庭成员信息、通讯信息、工作履历信息等，具体可以参见人事系统pa30中个人基本信息。

如下图：

2.劳动合同和生产合同签订

2.1劳动合同首次签订期限为3年，续签期限为4年《劳动合同样板》及《员工安全生产合同》（入职类-附件3、附件4）。

2.2竞业限制（劳动合同三十五条）填写人员：

公司正职、财务总会计师。

2.3对年龄男超过45岁，女超过35岁的要填写附加条款第三条。

2.4劳动合同由甲乙双方协商一致，并经甲方与乙方在劳动合同文本上签字盖章生效，劳动合同文本甲乙双方各执1份。

注意：

员工劳动合同和安全合同在公司盖章完成后，应在15天内返还给员工本人各一份，并要求员工在《江西分公司员工劳动合同、安全生产合同签领表》（入职类-附件5）签名确认领取，如员工代领，需做好合同跟踪。

签领表应装订成册。

2.5对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存2年备查。

2.6已签订好的劳动合同必须在签订后的10日内上报到人事处加盖公章。

2.7员工劳动合同试用期满后，要填写员工《试用期转正审批表》（入职类-附件6）。

3、员工派遣

3.1由省公司招聘的新进管理人员或引进毕业生，在办完入职相关手续后，人事处根据具体情况，派遣到分公司进行为期不少于一年的基层锻炼，新进人员持派遣通知单（入职类-附件7）到相关单位报到。

锻炼期间，人事处负责统一调配。

3.2分公司派遣到各库站工作的员工，也应办理相应的派遣手续，以便加强工作衔接和员工管理。

3.3分公司派遣到小油罐车工作的员工，在其上岗前，必须取得从业相关资质证书，如危险品运输从业资格证书等。

三、培训教育

1.三级安全教育

1.1员工三级安全教育严格按照公司中油赣销字〔2009〕147号关于印发《中国石油江西销售分公司安全教育管理制度》的通知要求执行。

1.2凡是库站员工入职或新晋升为管理人员的，人事部门必须在第一时间向本单位安全管理部门下发《三级安全教育培训通知单》（培训类-附件1），通知安全部门及时组织好一级安全教育，并由安全管理专业人员指导库站和库站班组，组织好二级和三级安全教育，如实填写好相关培训资料，人事部门负责填写《员工三级安全教育培训跟进表》（培训类-附件2）。

未经三级安全教育不合格者不得分配工作。

三级安全教育考试试卷满分为100分，员工必须在应知应会题全部合格的基础上，得分在90分以上方为合格。

考核合格后将《三级安全教育登记表》（培训类-附件3）、《三级安全教育卡》（培训类-附件4）、考核试卷存入员工个人档案。

员工调动时，随个人档案一并由调入的油库和加油站存档备案。

1.3新入职的机关管理人员分配到加油站实习，需先参照库站操作员工的三级安全教育模式进行三级安全教育，经考核合格后，方可安排到库站从事相关岗位工作。

2.培训管理

2.1年度培训计划

（1）做好培训计划需求调查（培训类-附件5），部门年度培训计划经分管领导审批；

（2）年度培训计划以公司文件形式下发；

（3）人事部门负责督促和指导相关部门落实年度培训计划，开展培训，可采取按季度抽查。

2.2培训组织

（1）培训审批表（培训类-附件6）填写要求：

培训审批要求事先审批；主办单位、依据文号、培训内容、培训时间不能为空；培训效果鉴定单位和个人自鉴不能为空，人事部门意见应由人事人员签字盖章，否则财务应不予报销，见培训审批单模板（培训类-附件7）。

（2）自办培训：

分公司部门自办培训需由人事部门统一下发培训通知，培训需有培训审批表，培训方案（培训名单、培训课程），培训课件，培训考核成绩，以上将材料由人事部门存档。

（3）培训报表（培训类-附件8）：

结合板块要求，各分公司培训报表按季度上报,每季度第一个月10日前上报；如有临时报表或内容有变化时临时通知，培训月报含常规统计报表（表一、表二、表三）和培训台账（自办和外出）。

四、人事日常管理工作

1.人事信息系统数据管理和操作

1.1系统数据录入

在严格审核了员工纸质入职材料后，根据入职材料，在系统中做新增处理，必须确保系统中个人基本信息完整且客观真实。

同时完成员工电子照片导入。

①系统增减调动开放时间为每月22日-28日（2月为22日-26日），当月新进员工必须在当月录进系统（pa40操作）。

②新增员工必须录入的系统数据注意事项

个人数据:

出生日期必须准确，籍贯、出生地不能出现“省、市、乡、村”，文化程度必须与最高学历一致。

家庭成员及社会关系:

未婚员工，应维护父母兄弟等主要社会关系，主要社会关系成员的出生日期、文化程度、工作单位、国籍、政治面貌必须维护。

户籍地址、家庭地址信息、通讯信息按照基本情况登记册信息维护，地址准确到门牌号，通讯信息按照家庭及个人手机分别录入。

新增员工学历信息中的学校名称、毕业时间必须与毕业证一致。

注意第一学历指的是全日制大专以上学历，最高学历与最高学位的区别。

各种形式的函授培训不能作为学历信息；出生地、籍贯不加省市，系统中出生地不能出现乡、村字样；

证件信息与身份证件一致。

政治面貌信息与实际一致，其中党员入党时间为转预备时间。

工作履历信息按照员工档案维护。

其他信息按照员工基本情况登记册及档案维护。

③库站员工需要维护现从事工种信息。

如图

其中加油站操作岗位：

现从事专业为24物质供销，工种为401010401加油站操作员，技能等级09未取证（新进人员）；

油库计量员岗位：

现从事专业为26技术监督，工种为626049902油品计量工，技能等级09未取证（新进人员）；

油库化验员：

现从事专业为23可研分析与实验，工种为626011904油品分析工，技能等级09未取证（新进人员）；

油库其他人员：

现从事专业为08炼油，工种为603020302油品储运调和操作工，技能等级09未取证（新进人员）；

是否职业技能鉴定范围，库站操作员工必选，管理员工不填写现从事工种信息。

④在系统中做本月岗位调整时，调整时间及岗位名称必须与实际、工作要求相符，必须简洁规范，如部门主任，岗位名称为主任；便利店营业员，应统一为便利店营业员；加油站前庭主管，统一为前庭主管，不能出现班长、站长等原有称呼。

详见发到分公司的《档案数据整改》（系统类-附件1）幻灯片。

⑤员工系统岗位调整。

员工分公司内岗位调整按照实际调动时间调整，并维护工作履历信息。

员工跨分公司调动，系统调动操作按照实际维护，工作履历信息按照发文及调令时间维护。

⑥新进人员需在pa40做入职工资处理，维护工资社保信息。

离职人员在系统做减册后，必须在系统中做减册工资处理维护

1.2系统工资发放

进行系统工资发放前，确认系统异动人员（调动、新增、减册）等工资数据相关信息维护到位，同时批量工资模板已经完成。

①进行工资数据批量导入

②启动工资计算

③修改最早回算日期

④删除最早主数据变更

⑤模拟工资运算

模拟运算日志中的人员编号、成功数、期间数一致时进入下一步，如三个数据不一致，找出原因再模拟，直到一致。

⑥运行工资计算

⑦检查工资结果。

Zhrrp035,如有误，使用

到pa30进行调整维护，再以上步骤重新运行，无误，进行下一步

与省公司薪酬管理岗，沟通进行审核发放，然后进行打印签字。

⑧单独发放

先进行工资数据批量导入，后进行删除最早主数据变更操作，无回算，按照模拟工资运算进行，再运行工资计算，用zhrrp036检查。

如zhrrp036检查数据有误，到pa30调整后，按照删除最早主数据变更操作，再模拟工资运算，运行工资计算操作。

zhrrp036检查无误的，报薪酬管理岗审批打印。

1.3特殊查询

为方便调运系统数据，分公司可以在系统现有条件内筛选系统信息，可以使用sq01工具。

1.4系统组织机构创建

分公司因加油站投运，需要建立加油站，可以到

中选择组织机构审核栏，使用

新建组织机构及查询和修改组织机构这两个程序，创建及维护新建组织机构。

完成组织机构创建后，需同时报省公司审批，审批通过方能生效。

1.5系统错误检查工具zhrrp191及zhrrp071

zhrrp191检查员工个人数据错误

zhrrp071检查组织机构是否出现岗位维护错误。

根据zhrrp191及zhrrp071提示的错误数据类型进行修正维护。

zhrrp191要求每周星期一检查维护一次，zhrrp071每月增减调动完检查一次。

2.考勤管理

2.1每月2日前，参照机关及库站考勤管理办法，各加油站、油库、机关考勤员根据排班情况、考勤记录情况编制考勤表，加油站由加油站经理签字确认、油库由油库负责人签字确认、机关由经理签字确认。

2.2库站考勤情况纸质扫描给分公司机关人事岗作为编制工资表凭证，并留存。

2.3库站考勤表必须反映员工每月不少于4天的休息时间，并经员工本人签字确认。

3.请假审批管理及权限

3.1机关处室长请假需报分管领导审核同意之后，报公司总经理审批；副职请假需报处室正职审核同意之后，报分管领导及总经理审批。

3.2分公司经理或书记请假需报公司总经理或党委书记审批；分公司副经理、财务总会请假，需报分公司经理审核同意之后，报公司分管领导审批。

分公司领导班子休假必须报人事处留存备案。

3.3机关处室一般管理人员请假需报处室长审核同意之后，报分管领导审批。

其中：

请假1天以内的，由各处室负责人审核批准；超过1天并在2天以内的，由主管领导审核批准；超过2天的，由公司总经理审核批准；分公司机关一般管理人员、加油站经理及油库主任请假需报分管领导审核同意之后，报分公司经理审批。

3.4加油站、油库等一般操作人员请假，原则上报分公司经理审批。

分公司也可根据休假员工的岗位、休假的天数等实际情况，适当调整库站操作岗位员工休假的审批方式。

3.5两级机关人员请假填写《江西销售分公司请假审批表》（日常类-附件2），库站人员请假填写《江西销售分公司库站员工请假审批表》（日常类-附件2）。

4.社会保险（五险一金）

4.1注意事项

（1）在20号以前进入的员工当月必须办理新增，20号以后进入的可放在次月办理新增。

（2）要及时办理人员减册，避免给公司带来经济损失。

（3）要及时给员工办理医疗卡。

（4）每月要做好社保计提表并存档。

（5）非全日制用工自行购买的2份意外保险人事部门必须保存发票复印件，对超龄不能办理工伤的公司再另行办理一份意外保险。

（6）加油站五险一金基数调整方案必须要经分公司经理审批签字盖章或者调整方案以公司文件形式下发。

4.2生育保险

（1）参保职工应享受生育保险待遇

生育津贴：

按参保职工本人生育或流（引）产时基本养老保险或基本医疗保险等月缴费工资（不超过上年度在岗职工社会平均工资）为标准计发，满22周岁以上生育的加发3个月生育津贴，0.5个月的营养津贴，满24周岁初婚晚育的发4个月生育津贴，1个月的营养津贴。

（2）生育医疗费限额报销现行标准

①怀孕12周以前流产的产前检查费160元；

②怀孕28周以前引产的产前检查费360元；

③怀孕与分娩是的产前检查费560元；

④顺产1400元；

⑤难产1900元；

⑥剖腹产3500元；

⑦保胎医疗700元；

（3）参保男职工配偶待遇

参保男职工配偶，毕业后未就业并未参加基本任何养老保险和基本医疗保险的，按其男职工的缴费基数办理享受50%的生育保险待遇申领手续，并填写好《职工未就业的配偶申请享受生育保险待遇的审查表》（日常类-附件3）

（4）参保职工所需携带的材料

①职工本人身份证原件；

②准生证原件（复印件须加盖原发证单位公章）

③出生证原件（复印件须加盖原发证单位公章）

④医院出院小结、住院清单

⑤住院发票原件；

⑥产检时所有票据原件；

⑦产前应填好《申请享受生育保险待遇基本情况审核表》（日常类-附件4）

⑧在异地生育的需再填写《南昌市生育保险异地就医审批表》（日常类-附件5），未经审批的，费用自理

（5）男职工配偶报销所需材料

①双方身份证原件（复印件须加盖原发证单位公章）；

②准生证原件（复印件须加盖原发证单位公章）

③出生证原件（复印件须加盖原发证单位公章）

④医院出院小结、住院清单

⑤双方结婚证（复印件须加盖原发证单位公章）

⑥住院发票原件；

⑦住院发票原件；

⑧产检时所有票据原件；

⑨填写《申请享受生育保险待遇基本情况审核表》

⑩填写《职工未就业的配偶申请享受生育保险待遇的审查表》

（6）生育的职工享受生育保险待遇必须符合一下条件

①连续工作满1年；

②结婚符合《中华人民共和国婚姻法》规定；

③生育符合《江西生计划生育条列》规定，有当地计划生育部门签发的计划生育证明。

④对未能提供有效证明材料的，不能享受生育保险待遇。

4.3申请工伤认定所需材料及填写要求

（1）发生工伤后立刻通知人事部门,并前往指定工伤治疗医院就诊；

（2）在24小时内填写好《工伤事故快报表》（日常类-附件6），交人事部门向医保中心备案；

（3）伤者填写《工伤认定申报表》（需到认定科领取），公司领导签字盖章；

（4）伤者本人或家属手写详细事发经过（附伤者身份证复印件、直系亲属关系证明及复印件）

（5）两个旁证人手写了解的事故经过（旁证人的身份证复印件）

（6）疾病诊断证明的原件和复印件（该医院医务科章或疾证证明专用章），及所有费用发票、门诊病历。

（7）劳动合同复印件或其他劳动关系证明（需加盖单位行政公章）。

（8）半个月内将上述所有材料交人事业务相关人员。

4.4医疗保险报销程序及要求

（1）住院就医程序：

①到住院部办理入院手续时在第一时间内出示医保卡，缴纳一定押金,住院窗口收下医保卡.

②出院时到医保刷卡结算处办理出院手续，支付个人自付部分。

参保者取回医保卡。

（2）异地员工就医的按出公差在外按急诊的程序办理

因出公差或在各分公司工作的员工，如因病住院必须在当地基本医疗保险定点医疗机构办理急诊入院,其住院医疗费用待医疗终结后,将诊断证明､医疗清单､出院小结和发票清单、本人银行卡号复印件上填写银行卡开户行及本人联系电话号码、本人身份证复印件等资料交给人事处社保业务相关人员到医疗保险经办机构办理结算手续，由医疗保险机构转账。

4.5失业保险

（1）失业人员申领失业保险金，必须符合以下条件：

　①按照规定参加失业保险，所在单位和本人已按规定履行缴费义务满１年。

　②非因本人意愿中断就业。

包括终止劳动合同的；被用人单位解除劳动合同的；被用人单位开除、除名和辞退的，以及法律、法规另有规定的。

③已办理失业登记，并有求职要求。

（2）不能享受失业保险金的情况

因辞职、自动离职等本人意愿中断就业和按国家政策规定领取了一次性自谋职业安置费的失业人员，不能享受失业保险待遇。

（3）办理失业登记的期限及失业保险金的申领

①失业人员事业前所在单位，应将失业人员的名单自终止或解除劳动关系之日起7日内报受理失业保险业务的经办机构备案，并按要求提供终止或解除劳动关系证明、参加失业保险及缴费情况证明等有关材料。

②失业人员应在终止或解除劳动关系之日起60日内，持本单位出具的终止或解除劳动关系的证明，到受理其单位失业保险业务的经办机构申领失业金。

③失业人员在主动辞职的情况下不能享受失业保险待遇。

4.6如何处理与社保部门之间的关系

（1）加强自身学习，理解并熟悉运用国家、当地和集团公司社保方面的相关政策和办理流程，与时俱进，正确为员工提供社保方面的咨询解答；

（2）加强与当地社保部门的沟通和交流。

一是要有办事人员和科室负责人的手机、办公电话和QQ等通讯方式；二是加强平时的沟通，加强相互之间的联络，私下建立良好的朋友关系（切记不要有事就找，没事就不联络）；三是正确处理好重大节日的拜访，同时有必要安排分公司领导班子人员与社保局领导接确，沟建良好的合作关系。

5.员工考核

5.1机关新进管理人员应在基层库站进行为期一年培养锻炼，分公司应按季度组织考核，及时跟培养人员反馈考核结果（综合得分80分为合格），协助其提高自身能力，并在每季度第一个月10日前将考核鉴定表及考核结果表报人事处备案（新进管理人员考核鉴定表见日常类-附件7，其中包含考核结果汇总表）。

新进管理人员在分公司基层锻炼满一年，可以提出实习期满结束实习申请，实习人员所在库站、人事部门根据考核结果出具意见，报分公司经理审批，并报人事处备案，同时分公司应将员工考核材料装订存档以备用。

5.2分公司应对新选拔任用的加油站经理、计量员、核算员进行为期三个月试用考核，并将考核结果存档（日常类-附件8）。

6.员工跨单位调动。

员工个人提出调动申请报告，由所在单位及调入单位人事部门、经理签署意见，其中所在单位所在部门应提供意见。

由调入单位将签署意见的调动申请报告传真或者扫描发送到人事处用工管理岗。

人事处在收到调动申请后，进行审核，审核通过后将通知调出单位做员工考核鉴定（日常类-附件9）；调出单位在收到考核鉴