物资供应需求讲义.docx
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物资供应需求讲义
茂名石化物资供应管理信息系统设计需求
前言
面对厐杂的企业物资供应信息，为提高企业现代化管理水平，迫切需要建立高效、完善企业物资供应管理信息系统，为此，茂名石化物资供应公司会同计算机中心、北京三维公司，经过广泛的调研，参照中石化集团公司通用物资供应管理信息系统的总体设计和现运行的物资供应计算机辅助管理系统提出了茂名石化物资供应管理信息系统设计需求。
第一章物资供应管理信息系统概况
茂名石化物资供应系统的职能部门包括供应公司和十四个二级单位供应处（科），是公司产、供、销管理主线中的重要一环。
供应公司是公司物资供应业务管理机构，负责全公司生产建设所需物资的供应和管理。
一、组织机构
公司现行管理体制是二级管理，三级设库（公司、厂矿、车间）。
分工是：
物资供应公司是茂石化公司的供应管理职能部门，对各二级单位供应工作负有领导、组织、管理、协调及服务的职能；二级单位供应处（科）负责本单位供应管理；56大类的物资中有40个大类的物资为物资供应公司直接供应，5个大类的物资由两级供应部门共同组织供应，其余11大类的物资由二级供应部门组织供应。
98年底供应系统共有人员1100人，其中供应公司340人。
供应公司组织机构图
供应公司
财
务
科
调
度
科
管理
科
计划科
物资处理
公司
合同审计科
总
仓库
设备
科
材料
科
配
件
科
进口器材科
二、部门职责（省略）
三、总体业务流程图
估计业务量：
单据
处理部门
数量
出库单
业务科、总仓库、财务科
3000份/月
入库单
计划科、总仓库、财务科
800份/月
计划料单
计划科
300份/月
合同
计划科、合同审计科
200份/月
帐存物资
总仓库
7000项
请款单
计划科、财务科
150份/月
四、数据流向图
目前，茂名石化公司计划处负责下发的公司年度、月度生产计划和基本建设计划；技术处负责下发的重大技措、科研攻关项目计划；机动处负责下发的大修理、零购、更新和一般技措计划；工程建设指挥部负责转发设计料单、图纸；各二级单位负责提报生产维修计划。
上述项目的物资需求计划经审批后送至物资供应公司计划科，计划科按分管范围分别转送材料科、设备科、配件科、进口科进行采购，采购物资将送入总库或直拔领料单位的生产现场。
计划科的合同管理员根据采购合同开收料凭证，由总库保管员填收料单入库，业务科计划员根据需求计划开出库凭证领料。
财务科会计人员进行对帐，进行托收、承付、核消。
物资供应管理系统数据平衡关系图
1、数据流向图说明
（1）由需求计划管理和平衡库存及期货管理对需求计划进行分析、平衡，产生需求计划综合平衡表和物资采购计划，在需求计划综合平衡表中给出物资代用计划、库存补充计划；
（2）根据物资采购计划产生购买行为，期间的资金流动过程由合同管理来控制；
（3）在入库之后，凭购物发票和购物单到财务科进行资金核算，由库存管理产生出、入库台帐，并将库存情况反馈给平衡库存管理。
1、主要的输入和输出
（1）从计划处、技术处、机动处、领料单位等部门来的各类数据输入后，去向需求计划管理和平衡库存管理。
（2）从商情信息网来的市场信息和供货商信息输入后，去向物资采购计划。
（3）财务科的资金核算输入后，去向公司财务处。
（4）需求计划综合平衡表和出入库台帐，会自动输出各种统计报表。
（5）需求计划和平衡库存及期货管理自动生成物资采购计划。
（6）合同管理会自动生成资金使用情况报表。
3．主要数据存储库
（1）物资代码库
（2）市场信息库
（3）库存管理库
（4）供应商档案库
（5）基本资料库
4．主要的环节之间的约束关系
（1）计划对后续环节的约束：
计划数据的分割、汇总和平衡结果是产生采购计划的依据。
需求计划是领料的依据。
超计划领料或无计划领料会形成特殊事务日志被记录。
（2）生成的采购计划和录入的紧急采购计划对合同的约束。
合同必须有采购计划与之对应。
没有采购计划的合同在系统中是不允许的。
（3）入库必须对应合同或市场零星采购计划。
（4）合同录入时，对应的供应商必须是已经注册的。
（5）入库时必须要有入库单、到货登记和质检报告。
（6）合同价格要受“比质比价”结果的约束。
五、系统结构
（一）体系结构
系统采用当前最新技术：
三级客户机/服务器结构。
如图所示：
Client
Computer
computer
Function
Server
Calculation
Server
Database
Server
Client
Computer
computer
…
LAN
LAN
/WAN
三级C/S结构的优点：
1．可维护性增强，避免了客户端应用程序的版本控制和重新分发的困难。
2．客户端不再与数据库服务器直接相连，安全性得到保证。
3．三层结构使得系统改进、升级变得极为灵活。
4．计算机资源优化，可充分利用服务器的先进性如：
SMP技术、Multithreading等。
5．人力资源优化。
（二）系统软件
1．客户机选择WindowsNT作为操作系统平台，Powerbuild作为应用开发平台。
2．服务器选择UNIX作为操作系统平台，Sybase作为DatabaseServer，Powerbuild作为开发Function/CalculationServer的应用开发平台。
3．通信协议采用TCP/IP协议。
配置图如下：
客户机服务器
ClientApplications
ServerApplications
Powerbuild
Powerbuild
Sybase
Sybase
WindowsNT
UNIX
TCP/IP
（三）硬件方面的要求
一台HPSERVER（LH3双PIII5501GBRAM，6X9.1可热拆拔硬盘、光盘刻录机）、四十五台ClientPC（PII350、15”彩显、64MRAM、4.2GB硬盘）、若干交换集线器（NH2012）、集线器（3COMSuperStackIIDua1SpeedHUB500）、光收发器、光缆（1500米）、网卡（3COM3C905）等构成客户/服务器体系结构。
具体安排如下：
1、一台服务器安装在物资供应公司机房。
2、45台ClientPC机机关装25台，总库按库房建立4个小机房，安装20台。
3、利用现有的计算机中心至供应公司大楼的光缆和计算机中心至总库的部分光缆。
为适应TCP/IP互联网协议，解决从计算机中心到总库的多模光缆的超长问题，在计算机中心和总库之间加设长距离收发器。
4、以物资供应公司机关大楼为中心，建立一条联接各业务科室及总仓库各库房的局域网络，采用10/100M快速以太网络，彻底解决网络的瓶颈问题。
下一步，再建立起茂名石化公司物资供应管理信息网络，在公司和中石化集团公司范围内实行快速的数据传递和信息共享。
六、功能结构
茂名石化物资供应管理信息系统主要由10个子系统组成其功能结构如下图：
茂名石化物资供应管理信息系统
第二章计划管理
计划管理
采购管理
仓储管理
财务管理
供应商管理
质量管理理
商情信息
系统维护
决策管理
综合管理
计划管理模块涉及工程项目管理、物资采购计划、开发料单管理（物资领用数量）这三个重要的物资供应环节。
搞好工程项目管理、采购计划的制定、物资领用数量的管理，对于压缩储备资金，提高企业经济效益意义重大。
一．概要说明
计划管理是整个物资供应管理信息系统的核心，是抓好物资供应管理的龙头。
目的：
1、有效汇总、平衡物资需求、库存物资、代用物资、期货情况，形成需求计划缺口，制定采购计划。
2、需求计划为物资按计划发料、财务按计划用款提供依据。
3、计划管理为考核计划的准确性提供依据。
功能说明：
1．登记、修改、删除工程项目。
提供查询、打印功能。
2．录入、修改、删除需求计划。
提供查询、打印功能。
3．录入、修改变更的需求计划。
4．根据需求计划和库存物资、期货自动平衡，生成平衡计划表。
提供查询、打印功能。
生成平衡计划表的算法：
在上期平衡计划的基础上，不改变上期平衡产生的需求——采购计划的对应关系（没有采购计划，系统将不允许录入合同或市场采购单），打破上期平衡产生的采购计划——合同——库存的对应关系。
首先用库存物资和已生效合同资源去满足需求，再由采购计划来满足。
当库存量不足，不能确保供应时，由紧急补充计划来满足。
使库存资源、合同资源能随需求计划的改变而优化使用。
对每个需求计划按照需求时间排序，排序后的需求计划按先后顺序分配库存资源。
4．根据生成平衡计划表和交货期，由具备审批权人员输入采购计划编号，选择要采购的物资，汇总统计生成正式采购计划。
提供查询、打印功能。
5．录入、修改、删除紧急补充计划、代用计划。
提供查询、打印功能。
库存补充计划不经过计划平衡，经审批后，直接生成采购计划。
提供查询、打印功能。
6．录入发料单、退库单。
在仓储管理子系统中由保管员确认实际发料数量。
7．对需求计划、正式采购计划、库存、生效合同按工程项目或物资类别进行综合平衡，生成物资需求计划综合平衡报表。
提供查询、打印功能。
8．对计划的变更进行处理。
计划的变更情况为三个方面：
1）尚未平衡或已平衡但未审批。
要求：
注销原计划明细重新平衡。
2）平衡完已送审批或审批完已生成采购计划但未签合同。
要求：
对新增加物资则重新平衡生成新的采购计划；对原有物资系统自动更新采购计划（增减采购量）并注销原计划。
3）对已签合同，需与厂方协商，若协商无效则不做合同变更并注明计划无法变更。
若协商成功则需更改计划再修改合同。
以上变更都需记录，为以后统计计划的准确率提供依据。
9．核销需求计划。
10．核销采购计划。
11．核销工程项目。
约束关系：
1、计划管理模块引用物资代码、工程项目代码、合同明细、库存物资、发料单、领料单位码、市场信息。
2、计划管理模块为财务管理模块提供用款计划。
3、计划管理模块提供采购、仓储、财务、信息等管理系统的综合信息，供领导审批采购计划。
表格：
输入表格：
1．工程项目录入界面2．需求计划录入界面
3．紧急补充计划录入界面4.计划变更录入界面
输出表格：
1．工程项目表2．需求计划表3．平衡计划表
4．采购计划表、紧急补充采购计划表、代用物资计划表
5．需求计划综合平衡报表
第三章采购管理
规范企业商业行为，完善采购合同管理，有利于企业及时把握市场信息，有利于企业对采购渠道实行集中、高效的管理和决策，是企业增强竞争实力的需要。
一．概要说明
功能描述：
1．生成的采购计划，作为录入合同或市场采购物资审批单依据。
2．录入合同或市场采购审批单，作为物资入库和财务报销依据。
要求将生效合同或市场采购审批单输入计算机，否则物资入库、财务报销都无依据。
3．录入合同或市场采购审批单时，供应商只能从“供应商管理”子系统所建立的供应商档案中选取。
例外采购的供应商必须经过审批，建立“定点外供应商档案”，下一次如要与该定点外供应商签定合同，还要经过审批确认。
4．在合同或市场采购审批单录入环节中，控制合同的采购价格。
每份合同和市场采购审批单所签物资的采购价格一定要与参考价格相比，参考价格可由两个渠道生成：
一是从“商情管理”子系统中自动卸载；二是从“供应商管理”子系统中手工录入。
如果系统中缺少相应的供应商或供应商物资报价信息，则系统要求必须先输入供应商以及供应商物资报价，才能签定合同或市场采购审批单。
所签合同的单价大于参考价时将给出警告，记录在案。
5．采购物资和数量从没有核销的采购计划中提取，控制采购物资的种类和数量。
6．采购计划的核销。
当合同生成后，经确认输入计算机后就自动核销采购计划，今后就不能在该采购计划下录入合同。
7．合同审计。
只有审计以后的合同才能生效，才能真正被系统接受。
由计划员在计算机录入草签的采购合同，打印出来送合同审计人员审计。
合同审计员在计算机内审计，并录入合同审计人员以确认合同在计算机中已被审计，审计后的合同立即生效，再打印生效后的合同，盖合同章。
8．合同变更处理。
合同变更必须经过审批，根据不同的情况分下列三种进行处理：
1）合同双方盖章生效后，尚未具体执行前，变更数量、价格、条款等，则先输入合同号，调出合同的内容后，对合同的内容进行修改，同时保存修改前的内容；
2）合同生效后，已执行部分，后续部分不再执行，则先输入合同号，调出合同的内容后，对合同的内容进行修改，同时保存修改前的内容。
3）合同生效后，已执行部分，后续部分按新的要求（如价格等）执行处理，已执行部分按上条处理，未执行部分按新的要求新签一份合同。
9．合同核销。
当物资到货入库财务付款时，分别从到货情况，收料情况，财务付款情况的合同进行核销处理。
10．生成用款计划。
查询合同以及采购计划的情况，根据不同期限将要付款的合同情况和已有的零星采购计划，提出一个相对精确的用款计划，另加一栏修改数及备注说明。
11．录入、修改入库单。
入库单的品种、数量受合同的限制。
12、录入、修改请款单。
13．根据不同条件查询、打印查询结果，包括各种报表及统计。
采购管理子系统从其它子系统提取的信息
1、提取计划子系统生成的采购计划，录入合同时，订货的物资的名称和数量必须从采购计划中来。
2、提取商情信息子系统生成的价格信息，作为签定合同的指导价的一种依据。
3、提取供应商子系统的供应商信息，订货的供应商必须在系统的供应商档案中。
4、从仓储子系统中提取合同到货和入库信息。
5、从财务子系统提取合同付款信息。
采购子系统提供给其他子系统的信息
1、给计划子系统中的计划平衡提供期货信息。
2、给仓储子系统的入库单提供合同的订货数量信息。
3、给综合管理子系统提供比质比价的业绩信息。
4、给财务子系统提供用款计划。
采购管理子系统的效益分析
1．比质比价效益分析：
通过比较合同成交价和参考价格的差异，统计出经过比质比价得出的经济效益。
2．有预付款的合同统计：
统计分析每一份有预付款合同的预付款情况。
3．合同付款情况：
已付金额与应付金额的比较。
4．合同执行情况的分析报告：
统计一段时间内的合同执行情况和资金占用情况。
二．物资供应采购合同管理业务流程图
三、采购管理子系统菜单结构
1．录入、修改草签的合同，提供查询、打印功能
2．录入、修改草签的市场采购审批单，提供查询、打印功能
3、审批合同、市场采购审批单的供应商
4、审计合同、市场采购审批单的单价、条款并确认，统计比质比价的效益
5．合同变更
6．查询、打印生效的合同、市场采购审批单
7．产生用款计划
8．核销生效的合同、市场采购审批单
9、录入、修改请款单，提供查询、打印功能
10．合同执行情况分析
11．开收料单、退料单
表格：
输入表格：
1．合同录入界面2．市场采购审批单录入界面
3．请款单录入界面4.收料单、退料单录入界面
输出表格：
1．合同2、市场采购审批单3．请款单
4．收料单、退料单
5．比质比价统计表
第四章仓储管理
随着企业现代化生产的发展，仓储管理在物资供应环节中显得更为重要，加强仓储管理，对控制各项费用、加速资金周转、减少储备资金占用显得尤为迫切。
一、概要说明
1、物资到货交接后，保管员办理到货登记，产生到货登记表。
2、合同员开收料单，保管员、质检员办理验收入库手续。
根据所签合同条款及相关质量标准，按企业规定的质检要求进行质量检验，在质检报告中录入数据。
质检合格的物资，由保管员确认填写收料单，生成库存明细帐。
质检报告不合格，对物资入库有一票否决权。
3、保管员对库存物资进行日常的保管、保养及“四号定位”管理。
4、计划员开出库单，保管员填实发数记帐。
5、物资报废、移库、盈亏、调价的处理过程必须开具相关单据，反映库存物资动态。
其中报废物资领用由物资处理公司核定。
6、无动态物资统计能按时间段要求统计出无动态物资报表。
7、库存数据维护处理：
每月结转一次，产生收、发、存报表，财务每月可多次对库存物资进行稽核；建立期初库存。
8、收料单和出库单都可一单多料，每份料单都有合计。
同一份收料单中有一项物资的质检不合格，该单中其它项仍可填单入库，但该份收料单中的物资必须是同一合同号。
同一份出库单中的物资必须是同一工程项目，若有一项物资不能出库，其它项仍可填单出库。
二、功能菜单结构
1、录入库存初始台帐，建立库存物资明细库
2、到货登记
3、收料单处理（含退货单）
3、出库单处理（含销售、退库单）
5、开报废单6、报废单处理
7、录入报废物资，建立报废库
8、开移库单9、移库单处理
10、开盈亏单11、盈亏单处理
12、开调价单13、调价单处理
14、库存数据维护处理
15、四号定位维护
16、储备定额
17、报表打印
18、无动态物资、利库、库存ABC统计分析
19、验收及时率统计
20、查询：
收料明细、发料明细、库存物资明细帐、各岗位各类物资收发存统计表、报废物资明细帐、无动态物资、盈亏情况、移库情况
第五章质量管理
采购物资质量的好坏直接影响了企业产品质量和企业安全生产，采购阶段检验和进货检验是确保物资质量的主要环节。
一、概要说明
主要对物资入库前的质量检验数据进行管理。
1．入库前制作质检报告，提供查询、打印功能。
质检结果对物资收料入库有一票否决权。
收料时，查到该合同的到货登记情况，判定是否进行了质检，质检是否合格。
2．根据合同判定是否需要监造，如果需要，就制作监造卡，由质检人员直接在监造卡中录入监造内容。
3．根据需要，物资在库期间及出库以后制作质量跟踪卡。
4、提供质检数据的统计功能：
验收合格率、退货情况统计、退货数据查询表。
5、为其它子系统提供数据：
仓库管理子系统以质检报告为依据决定是否同意入库，供应商子系统以质检信息对供应商进行信誉评判，财务部门的质保金是否支付；而本系统又需要从采购合同子系统获取数据来判断是否需要作质量监造卡。
二、菜单结构
1．质检报告管理
2.监造卡管理
3.质量跟踪
第六章供应商管理
对供应商进行调查，对其质量体系进行评价和定期考核，确定资源市场是确保物资采购质量的重要条件。
一、概要说明
1、供应商档案管理
本系统将供应商分三个级别管理，第一级为中国石化集团市场成员，第二级为茂名石化考核确认的供应商，第三级为发生临时采购的供应商。
与每一个供应商发生采购行为，该供应商必须在本子系统的供应商档案库中，否则无法录入合同或市场采购审批单。
第一级供应商档案由中石化集团公司统一编制维护。
第二级供应商由茂名石化公司自行编制维护，采取人工录入的方法将供应商的数据录入计算机，建立“合格供应商档案库”。
第三级供应商与企业发生采购关系，每次都必须由领导审批，建立“定点外采购供应商档案库”。
2、供应商考核确认
供应商档案由经过一定授权的人员录入计算机，该供应商才能真正成为本企业的资源市场成员，才可以在采购管理子系统中被采用。
3、第三级供应商确认
第三级供应商每次签定合同都必须经过本环节考核确认，经过一定授权的人员录入计算机，才可以在采购管理子系统中被采用。
4、供应商考核
对供应商每年全面考核一次，考核内容分以下几方面：
产品质量、合同交货情况、售后服务、价格水平。
具体评分方法采用手工方式，给出评价结果后由一定授权人员录入计算机，若不合格就自动从资源市场成员中剔除。
二、结构菜单
1、供应商档案维护：
增加、修改、删除、查询
2、供应商确认
3、第三级供应商确认
4、供应商考核
第七章商情信息
一、概要说明
1、物资参考价信息管理
系统可提供某一段时期内供应商价格明细；根据市场变化可手工输入供应商报价。
由信息管理人员手工录入某种产品的市场报价、行业指导价、网上下载的价格信息等，数据录入要以物资为基础。
为比质比价系统提供物资参考价。
2、提供查询网络单位成员的报价及询价信息
3、供需物资信息管理
提供本单位急需资源信息或本单位可供外调信息，并在网上发布。
手工录入急需资源信息或本单位可供外调信息。
4、提供各种政策信息，存档管理。
第八章财务管理
一．概要说明
本子系统将实现物资供应各环节中发生的资金预算、资金支付情况的录入和统计、稽核出入库单据和资金使用、计算扣税税额、运杂费分摊、库存管理费用、内部核算、价差分摊、调价等功能。
1、查询期间用款计划，生成财务期间预算
2、财务报销和历史付款情况查询
3、财务稽核
4．物资供应扣税数据统计
5．运杂费分摊6．价差分摊
7．管理费用统计
8．内部结算
9．调价
10．工程项目结算单位维护
二．菜单结构
1、预付款管理：
打印查询预付款明细、付预付款
2、请款单管理：
制单、查询、打印、付款、核销
3、物资器材稽核：
收发料单查询、稽核、打印库存动态表
4、内部结算：
价差分摊、运杂费分摊、管理费分摊、查询打印内部结算表、管理费用统计表
5、财务预算：
编制年度、月度采购资金计划、查询合同明细
三．帐务处理
1、仓库帐本有：
库存物资明细帐、报废物资明细、帐外物资明细。
2、库存物资价格采用滚动价核算的方式：
收料后的滚动单价=（上期结存金额+本次收料金额）÷（上期结存数量+本次收料数量）
发料时的滚动单价=本帐本的结存金额÷本帐本的结存数量
滚动单价保留两位小数。
帐本剩余物资的最后一次出库，只有数量、总价，没有单价。
3、收料单、出库单、销售单、盈亏单、报废单、移库单、调价单均须指明发生的帐本，移库单的移出和移入在同一月内完成。
4、财务对各种料单随时进行稽核，稽核过的料单每月进行汇总，生成库存物资收、发、存报表。
5、退库单按出库时的单价处理，由计划员在开退库单时填写退库的单价。
6、出现退货情况时，由合同员开退货单，单价与收料时的单价一样，数量为负。
7、移库单的单价以当时帐本的帐面价为准。
8、已报废物资的出库必须开报废单，由物资处理公司估价出库。
每次出库价格以估价为准。
9、盈亏单相当于一次出库一次入库。
10、调价单相当于帐面价之外，别加一次结算价。
11、材料的帐面价=实际价+运杂费
12、设备的帐面价=采购成本价=实际价+运杂费+税金
第九章系统维护
一、概要说明
本子系统的具体功能有|：
1．物资代码管理
2．其它标准代码维护
3．业务权限设置
4．业务审批设置
5．科室维护
6．业务人员维护
7．业务审批权限维护
8．系统数据库维护
9．系统帮助
二、功能说明
1、物资代码管理
物资高位代码的维护：
统计报表按物资高位代码汇总生成。
物资低位代码的维护：
参照中石化物资
升级会员 