项目文档管理方案.docx

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***工程

工程文档管理方案方案编号：

****

编制:

编制单位：

***公司

***施工工程部

2022年3月29日

岗位设置

工程技术负责人任文档管理小组组长，综合办公室设专职文档管理员1名，小组成员由各专业工程师组成。

人员配备

小组组长1名，文档管理员1名，小组组员以各专业工程师数量为准，各机组技术员兼职资料员。

设备投入

小组每人配置1台专业化处理用笔记本电脑。

硬件配置：

高频率i5处理器，8GB的可用内存。

1部相机、1个1TB硬盘、1个16GBU盘；各机组配备1台高清打印机、1台平板扫描仪。

实施措施4.2文件的签收与管理

文件的签收

对从业主、监理等来的文件资料与信息、上级主管部门来文以及内部上报的有关文件、资料等，由综合办公室统一签收、拆封、分发。

签收时认真核对来件数量，严格登记（全标题目、密极、文件编号、收文号、来文单位、收文时间、件数等），填写好《文件（资料）接收登记表》。

文件的办理

来件的办理由综合办公室根据来件内容填写《文件（资料）处理单》，送主管领导批示，根据领导批示转有关人员或有关业务部门阅办，在分转文件时，综合办公室要严格履行文件交接登记签收手续，认真填写《文件收、传、存登记卡》。

办文期间，综合办公室要负责催办、督查和上报需要的有关情况。

文件的保管

对外来的（业主）重要文件材料、信函、往来的件，全部由综合办公室负责分类登记、复印、发送、接收和存档。

对专业技术文件由使用其文件的人员暂行保管，但要严格办理借阅手续，工程结束不再使用时返还工程管理部综合办公室。

4.3文件的发放与管理信函

施工单位至业主的所有信函，由各专业部门人员用统一的发文稿纸起草，附上统一印制的《文件审签单》，将审签单上需要填写的栏目写清楚（主办部门、拟稿人、拟文日期、文件全标题、主送单位、抄送单位），经专业负责人签字批准，再交综合办公室，需要有关业务人员会签的文件由主办部门负责会签完毕后送综合办公室，综合办公室交工程经理签发后，进行统一编号，填写《文件（资料）编码表》，送达业主文控人员签收审批，并填写《文件（资料）发放登记表》。

文件资料

对向业主等第三方提交的技术文件和管理文件，综合办公室统一送达业主。

送达时,填写《文件（资料）发放登记表》和《文件收、传、存登记卡》，认真填写好日期、编号、题目、版次、份数等内容，业主文控人员签字认可。

业主文控人员签收后的《文件收、传、存登记卡》及递交文件的一份副本由综合办公室分别存档备查。

业主在合同规定期限内返还我处文件，要填写《文件（资料）接收登记表》，如有修改再返回文件编制部门修改，修改完再按以上程序送达业主审批，直至批准为止。

文件、资料的状态标识、发放

对业主批准的技术文件和管理文件都要进行状态标识，其状态标识分：

有效版本、作废版本。

对有效版本和作废版本分别加盖印章标识，对一般资料只进行收发文登记备查。

凡作废文件或失效的文件资料需存档保存的均要加盖“资料保存印章”进行标识。

综合办公室根据主管部门提供的发文范围，确定发放份数，填写《文件发放登记表》，将正式的加盖了文件受控标识的有效版本文件发至所需要的部门，并在新版文件发放的同时，收回旧版文件并加盖作废印章，确保文件执行部门掌握文件的有效版本。

4.4文件资料管理文件资料的借阅和复制

借阅文件资料须填写《文件（资料）借阅单》，用完即时送还综合办公室保管。

借阅保密的管理文件和技术文件（资料），须经主管领导批准。

文件资料的复制须填写《复印材料单》，由主管部门领导批准。

文件资料遗失/损坏的处理

遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，按处有关文件执行，追究当事人的责任。

文件资料归档和保管

综合办公室按业主的要求，在工程结束时，向业主提交所有的原始资料，同时，将准备的所有资料的副本归档。

在提交业主和归档时均要办理移交手续，填写《文件（资料）移交登记表》。

有关施工技术文件资料的交接处理

交接处理的施工技术文件资料主要有：

报告、计划、计算书、信函、规范、程序、图纸、竣工资料、微缩胶片、声像资料、图片等。

竣工资料

竣工资料包括：

施工技术资料、质量评定资料、照片、微缩胶片、操作维修手册、竣工图、施工组织设计、施工总结等，竣工前按业主要求向业主提交竣工资料，如有变更,要在上交业主之前，对竣工文件进行更新。

信函

所有信函、信件都要上交复印件。

图片和声像资料

工程照片和声像资料按业主要求，照片的底片为业主的财产，工程竣工时交业主归档。

作为竣工资料的录像带（声像资料）提交业主。

业主批准证明

所有有关工程中的变更或签证都必须有业主的批准签字。

工程管理部要准备完整的文件目录，列出详细的文件号，按时上交。

业主对承包商上交且要求批准的文件，要用专门的信函、电报或电传或有印章的印刷品方式，在合同规定的期限内下发给工程管理部。

业主的回复形式主要有以下：

下发施工

按批准下发

不批准，重新上报。

第三种形式的回复要求重新上报文件由业主批准。

第二种形式回复需要在下发施工前执行批注中的意见，但不要求重新上报批准。

业主批准或审查的合同时间应当适用于不同文件的全部重新上报、更改、变更。

对业主的答复

对业主的意见将有以下一个或多个回复

1）同意

2）完全同意业主的意见并且认为其不超出工作范围，不需要额外费用或时间，可以接受。

3）费用涉及

4）适用于当认为业主的意见会导致工作变更而要调整时间。

4

5）技术反对

6）供应商资料

上交所有设备的资料，这些文件应为A4纸，带有软封面，清楚注明文件号、名称、版本号等，不是A4纸的资料应当折叠为A4尺寸，其名称要露在外面。

图纸、设计和规范的总要求

在工程结束时，将所有由工程管理部准备的原始资料和微缩胶片（包括供应商和二级供应商）提交给业主。

4.5沟通管理措施与建设单位的配合与衔接

业主在工程上起主导作用，为业主服务是我们永远追求的目标。

我们认为，把工程优质、平安地建好，按照进度计划要求实现目标即是对于业主最好的服务，全心全意为分包服务即是对业主的服务。

我们会从工程开始到工程终结，全面了解业主的需求，掌握为业主服务的内容，到达为业主服务的效果和目的，最终实现工程工程的综合目标。

我们要求工程每一个人必须具备这种强烈意识，业主最关心的问题就是最大的需求，业主的满意度就是服务的质量标准。

这种服务必须积极、主动、优质、高效。

追求工程各方的稳定、和谐、可靠、相互信任的合作关系对工程有百利而无一害。

我们一定会服务好业主，接受业主的管理和监督，充分尊重、服从和配合监理工作，配合协调好设计，有效协调工程各方的工作关系，使工程各方处于一种稳定、和谐、可靠、相互信任的合作关系。

与地方政府部门之间的协调我公司具有与政府部门联系沟通并建立相互信任、相互支持、相互理解的良好关系的成熟经验。

为了保证工期要求，尽量考虑提前竣工，所以将利用我公司良好的综合素质以及和有关政府各职能部门（如质量监督站、消防等）的良好的合作关系，将进一步与相关政府部门进行接洽、沟通和关系联络，替业主分忧，解决验收程序协调等工作。

在施工过程中树立良好的社会形象，为工程顺利进行创造良好的外部环境。

根据工程承包合同为业主提供足够的办公条件。

积极履行工程承包合同，本着为业主负责的原那么，对分包方及各指定供应商的施工作业和材料供应严格把关，杜绝不合格项。

对于工程施工过程中出现的问题，第一时间向业主和监理工程师递交书面报告，防止影响工程进度和工程质量。

对于业主下达的文件进行及时传达执行或回复，不拖延马虎了事。

与设计单位的配合与衔接

我公司将会与设计单位积极主动地联系、沟通和协调，了解设计意图及工程要求，并在投标方案的基础上完善施工方案。

图纸会审及设计变更在会审之前，组织内部工程技术人员对图纸进行学习、审查，汇总发现的图纸问题。

与设计人员商讨解决图纸问题，会审之后要办理一次性洽商记录，形成施工及其技术、经济的文字依据，尽量防止设计上出现问题给施工带来影响。

施工过程中出现的设计问题，及时同设计单位联系，共同研究解决方法。

当设计需要进行变更时积极配合设计单位做好设计变更资料的签任、传递、实施等工作。

施工现场作业图纸按照有关职责等级分发，由专人负责管理，当出现设计问题和变更时，施工技术人员应配合设计院做好施工图设计深化、修改工作，并及时将修改作业图纸分发到每一位相关管理人员手中，配合、指导现场施工人员依据作业图纸施工，确保图纸的有效性。

施工组织设计、施工方案的审查方面单位应安排各施工方及时将上述施工技术文件在该工程施工前报送设计工程师。

设计工程师提出意见，施工单位应作出上述技术文件的修改补充方案，经设计工程师审查批准的施工组织设计及有关方案，各施工方在安排工作时应严格遵守。

隐蔽工程检查验收方面施工单位在内部自检合格、质检员签认隐检后，在隐蔽工程进行前24小时将隐检单交送监理工程师、设计工程师签认，方可进行隐蔽工程的施工。

在工程不合格品处理方面当工程出现不合格品后，应及时向设计工程师汇报，组织有关人员进行原因分析，并提出处理方案报设计工程师，经认可后方可进行处理。

与监理单位配合与衔接

图纸会审。

为搞好施工质量创造良好条件，业主或监理工程师将从组织图纸会审人手,解决图纸上存在的问题。

这些问题应解决在施工之前。

在会审之前，组织内部工程技术人员对图纸进行学习、审查，汇总发现的图纸问题，在监理工程师组织的图纸会审会上与设计人员商讨解决图纸问题会审之后要办理一次性洽商记录，形成施工及技术、经济的文字依据。

施工组织总设计、施工组织设计、分部工程施工方案、分项工程施工工艺及时将上述施工技术文件在该工程施工前报送监理工程师。

监理工程师提出意见，施工单位应作出上述技术文件的修改补充方案，经监理工程师审查批准的施工组织设计及有关方案，施工单位在安排工作时应严格遵守。

隐蔽工程检查验收方面在单位组织内部自检合格、质检员签认隐检后，在隐蔽工程进行前24小时将隐检单交送监理工程师，经监理复查签认，方可进行隐蔽工程的施工。

分局部项工程质量等级确实认单位应安排质检人员随工程进度将分局部项工程质量评定结果随工程进度及时报监理工程师。

原材料、半成品的质量审核认可方面依据政府主管部门规定，必须确保安排材料人员填写“材料报验单”和“进场设备报验单”，并应附上出厂合格证明和检验试验报告，不合格的或未经验证的原材料或设备不得在工程上使用。

单位应确保施工试验资料随工期进展按部位及时将试验结果报送监理人员。

对不合格品、纠正与预防措施的控制与管理当不合格品出现后，应及时向监理工程师汇报，组织有关人员进行原因分析，并提出处理方案报监理工程师，经认可后方可进行处理。

竣工资料和工程技术资料的收集、整理、归档单位应在工程建立相应的规章制度所有资料按规定编制并及时报送监理人员审阅，确保工程资料合格。

在施工过程中应组织编制详细施工总进度计划，报监理工程师审核，并按确定的总计划组织实施。

对施工进度计划修改时，提前3天报送监理工程师进行审批，并按审批后的计划实施。

配合监理工程师建立例会制度，并按时、积极的参加会议，将会议决定的各项事宜及时准确的安排，确保监理工程师的各项意图完全在工程施工中得以贯彻实施。

监理工程师拥有制止现场一切不符合规范、影响工程质量和进度行为的权力。

我工程经理部管理人员在现场将无条件服从监理工程师的现场意见，凡有不同建议的均在办公室内协商解决，以维护监理工程师的职能权威性。

每周定时协助监理工程师召开监理例会，及时总结本周施工动态，并对下周施工进行规范化指导，杜绝一切质量隐患苗头的出现。

每月25日前向监理工程师报送本月工程有关报表。