01采购管理制度.docx

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01采购管理制度

采购管理制度

目的

规范本公司采购工作。

范围

适用于本公司物资（包括服务，以下类同）采购业务。

职责

本公司所有部门，均须按本制度执行。

第一部分：

采购管理基本制度

1采购业务基本原则

1.1采购的目标是以最有效、快捷的方法,为公司提供最有价值的物资。

1.2坚持公开、公平、公正的原则。

1.3为达到优质采购的目标,必须严格执行比质、比价、比服务的采购原则，即:

●同样产品比质量、同样质量比价格、同样价格比服务的原则。

●原则上要求每一种采购物资都必须有二个或以上的选择，以维持价格竞争力。

即使某一供应商产品质量好、价格低，也要从长远考虑开发其它的供应商，开发多个符合我司物资采购需要的供应商，使供应商之间相互牵制，以获取采购优势。

●如直接向厂家采购更能获得采购优势的，应直接向厂家采购。

●响应集团内资源优化配置的原则。

在同质同价（包括考虑其它费用及成本因素）的情况下，优先选择广药集团内子公司作为供应商。

1.4一致性原则:

采购人员定购的物资或服务必须与原采购申请所列规格、型号、数量相一致。

在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，应及时反馈信息征求申请部门意见后作修改。

对生产性物料，如确因特定条件，数量不能完全与采购计划（订单）一致的，经审核后，差值不得超过申购量的5％～10％。

1.5最低价搜寻原则:

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

1.6尽力降低公司成本:

采购人员除了考虑个别订单的采购成本外,还应对公司的资金及其它成本（如库存、运输及管理成本）作通盘考虑,以设定合适的再订货水平及订货计划。

1.7优化采购质量:

采购部门需明确采购的物资必须是企业所需要的，对所要采购的物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约采购资金及成本的同时，保证采购质量。

1.8建立供应商资格审查制度:

无论以竞标、询价或其他方式采购,在订立采购合同之前，须对所有供应商进行资格审查，如资格预审、资格复审和资格后审，以便在采购活动中，把由供应商方面的不确定因素所带来的采购风险控制在最小。

通过了资格审查的供应商才能列入“供应商资料库”或“主要物料供应商”名单中。

1.9岗位与职责合理分工、相互制衡的原则:

对需求计划的提出、采购计划的实施、竞标和比价的审核审批、供应商及价格确定、收货及验收、货款支付等环节，由不同的岗位或部门分别控制，相互制约，形成一个相互制衡、协调运转的整体。

具体的职责分离为：

●请购与审批。

●询价与确定供应商。

●采购合同的订立与审查。

●采购与验收。

●采购、验收与相关会计记录。

●付款审批与付款执行。

2采购归口部门（附表:

A1）

2.1供应部:

负责公司除宣传物料外的所有物资采购，具体包括：

●药材、辅料、包装材料（含利乐包装）、印刷品、燃料。

●劳保用品、厂服、保卫服装。

●设备备件、金属制品、部分非金属材料（板材，不含成品）、计算器、手电筒、五金工具、生产耗材（非生产性原辅料）等五金材料及其制品类物资。

●IT类设备及其配件、耗材。

●消防器材（供应商需持特殊经营许可证）。

●通用工具、生产设备及工程项目中的我司负责采购的材料。

●饮水机、微波炉、空调、风扇、电话、传真机等办公设备。

●公用车辆。

●传真纸、复印纸、笔、笔芯、钉书机、文件夹、文件盒、信封等办公文具。

●电脑桌椅、文件柜等不纳入工程项目的办公家具。

●洗手液、喷雾壶、蚊香、过滤棉、地拖、垃圾袋等清洁用具。

●窗帘、茶叶、旗帜、衣架等杂项用品。

●样品袋、喷壶、挂钩、垃圾铲、刷子等生产用小型用品。

●绿化苗木、绿化工具等绿化用物资。

●饭盒、筷子、餐桌布、保鲜纸等饭堂用品。

●饭堂食品。

（可由饭堂采购，供应部作业务监督控制。

）

●检验/试验用品（可由检验室采购，供应部作业务监督控制。

）

●计量仪器。

●服务，具体指除销售物流服务外的其他物流服务、搬运服务、不纳入工程项目的服务、仓储服务、咨询/金融、车辆维修服务等其他各类服务。

2.2食品市场部:

负责采购食品市场宣传用物料，同时监督控制由办事处直接采购的宣传物料。

2.3药品市场部:

负责药品市场宣传物料的采购，同时监督控制由办事处直接采购的宣传物料。

3相关部门及岗位职责

3.1使用部门职责

●根据使用需要，填写并提交“采购申请表”（附表B1）。

●反馈所购物资的质量情况，评价采购部门工作。

3.2采购部门职责（本公司采购部门具体指供应部、药品市场部、食品市场部）

●根据使用部门提供的生产计划或需求计划，结合库存情况、物资采购周期及市场情况等因素,制订合适的采购计划。

●对使用部门提交的需求计划进行把关，判断其数量及质量要求的采购合理性。

●根据采购计划和采购周期实施采购，做好询价、招投标、采购合同签订等采购作业。

●发出采购订单，跟进及管理采购订单。

●跟进送货进度，对逾期送货的订单努力督促，协助做好物料验收，跟进进料质量数量的异常处理及相关采购问题的协调处理。

●制作采购用款计划，跟进采购付款。

●调查收集市场行情，统计采购数据，分析采购数据，建立和完善采购物资价格体系。

●开发和维护优质供应商资源。

做好供应商的选择与评价工作；处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题。

●做好采购相关文档的存档及备份工作。

●做好采购业务方面的风险管理工作。

●完善部门之内部及采购管理业务，做好适当的岗位分工、轮岗等管理工作。

●采购部门负责人（部门经理）有责任确保其部门各人员均按照国家、公司相关的采购制度执行,且应设立机制以便监督各采购环节的执行情况。

3.3采购员职责

采购员隶属于采购部门，其岗位职责包括：

●认真贯彻执行公司采购管理规章制度，努力提高自身采购业务水平。

●按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，按规定程序办理采购业务，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。

●负责与客户签订采购合同，督促合同正常如期地履行，并催讨未补退货或索赔款项。

●严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场（委托）检验，并协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。

●收集商品供货信息，对公司采购策略、产品原料结构调整改进及新产品的开发，提出参考意见。

●按要求填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。

●做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪。

●完成采购部门负责人临时交办的其他任务。

3.4财务部职责

●负责采购成本的核算，同时参与采购申请的预算审核及采购价格的事前审核，做好采购财务结算工作。

●协助拟定采购考核指标，并参与评价工作。

●根据技术支援部门、采购部门及使用部门提供的信息，对供应商所供产品的成本、利润空间大小进行分析，为采购部门提供价格控制的有利依据，特别是对供应商产品的降价要求确定合理的数值。

●在采购审核中，如有确切事实表明采购申请不合理或采购价格过高的，财务部有权要求采购部门更正，采购部门无恰当理由反对的，必须按财务部要求进行更正。

3.5财务成本控制（含成本经理及物料稽核会计）职责

隶属于财务部，由财务部成本经理带领物料稽核会计开展工作，负责采购订单下单前的审核工作，包括：

●从成本控制角度，审核采购项目的合理性及必要性。

●检查采购项目是否在部门费用预算内及资金允许下进行。

●检查采购项目的会计科目及成本中心是否正确。

●检查采购项目是否已进行相关的审批手续。

●审核采购价格的合理性。

●从财务管理角度，审核拟订合同的相关条款。

●在采购审核中，如有确切事实表明采购申请不合理或采购价格过高的，财务成本控制经办人有权要求采购部门更正，采购部门无恰当理由反对的，必须按财务部要求进行更正。

　　　注：

药品宣传物料、食品宣传物料的采购审核，暂由市场监察部执行。

3.6技术支援部门职责

技术支援部门是指物资质量的归口管理部门，负责为公司相应物资的采购工作提供技术支援。

具体为：

●质量管理部为生产用原辅料及包装材料提供技术支援。

●工程部为仪器设备工具类或工程用物资提供技术支援。

●信息开发部为IT类设备及耗材提供技术支援。

●如果某类物资质量没有归口管理部门的，则其技术支援部门为使用部门。

3.6.1质量管理部职责

属技术支援部门之一,负责为公司提供生产质量及技术支援，就采购管理方面的工作包括但不限于：

●为原辅料及包装材料的采购部门、收集最新原辅包材料的技术性能、生产厂家水平，协助建立采购信息库。

●编写原辅包材料的质量标准。

●负责原辅包材料的质量检验。

●负责做好原辅料及包装材料供应商的评估、质量事故报告及统计、供货商扣罚等。

●评价采购部门所购物资的质量。

3.6.2工程部/信息开发部职责

●向采购部门提供归口管理物资的采购规格、性能等具体质量要求。

●负责归口管理物资的质量验收。

●评价采购部门所购物资的质量。

3.7仓库职责

负责为采购物资进行库存管理，其工作包括但不限于：

●在每月定期为使用部门、采购部门及相关管理部门提供所有物资的库存统计。

●按有关部门要求，提供符合条件的库存数据，以便进行及时的采购和物流补给配送。

●为到库物资进行验收入库，并将验收信息及相关资料及时回馈采购部门。

●为库存物资进行发货（出库）工作。

●为库存物资做好各类相关单据的整理及存档工作。

3.7.1仓库不相容岗位：

仓库记帐人员与仓库实物保管人员由不同人担任。

3.8评标小组职责

为竞标采购进行评标。

3.9监察部职责。

以监督人身份参与整个采购过程。

4采购及付款基本流程

4.1采购申请:

使用部门根据需要,以电子或书面方式,填写“采购申请表”（附表B1）,内容包括所购产品/服务的规格、种类、要求等,经有关部门审核审批后,送交采购部门进行采购。

4.2筛选供货商：

采购部门根据“采购申请表”内容，筛选供应商，并进行询价、竞标等采购程序。

4.3采购订单：

在确定供应商、价格、数量等详情后，并经有关部门审批后,由采购部门按规定办理合同的签订手续，发出“采购订单”。

对那些需经过小批试用后才能确定采购的，应先由采购部门发出小量试订单（格式同“采购订单”），试用合格后，再由采购部门按规定办理合同的签订手续，发出“采购订单”。

4.4收货及验收：

采购部门跟进采购项目的收货，并安排使用部门及相关专业部门进行产品或服务之验收工作。

4.5付款：

在产品或服务验收满意后，采购部门办理有关的付款手续，如付款审批及提供有关单据到财务部等,付款前还应检查之前是否有退货。

第二部分：

采购业务指引

1采购申请

1.1采购活动的起始步骤为填写“采购申请表”（附表B1），由使用部门根据实际需要,以电子或书面方式,填写“采购申请表”。

1.2“采购申请表”内容包括但不限于：

●申请人及申请部门

●申请日期

●申请原因

●产品/服务名称、规格、数量、预（估）算金额

●质量要求（或标准）

●送货时间、地点、收货部门（及收货人）

●相关部门意见

●会计科目及成本中心

1.3手工填制的“采购申请表”须统一由公司印制，每份申请表预印唯一编号,表格一式四联:

采购部门（白色）、财务部（黄色）、申请部门（红色）、申请部门存根（蓝色）。

电子版的“采购申请表”由系统自动编号。

1.4物资采购申请的编写

1.4.1部门提出采购申请时,应根据物资的特点及采购周期,提供合理的采购及送货期限。

例如需要进行竞标的项目,必须尽早提出采购申请。

一般来说，如采购申请在计划使用日的前一个月（同时还要符合物资采购申请的特殊时间要求）提交给采购部门的，则采购部门应在计划使用日前将物资采购回来；如在其他时间提交采购申请的，则采购时间由采购部门根据实际情况确定。

1.4.2生产性物资采购申请，由生产管理部在每月/每年生产计划下发后三个工作日内，根据已批准的生产计划，结合库存信息及市场信息制作。

1.4.3电脑整机的购置申请应最少提前两个星期提出,申请部门在填写时，要写清使用要求，经部门经理及所在中心总经理签名后，送交信息开发部，由其根据申请部门的购置要求以及现有电脑可调拨情况，出示对本次电脑购置申请的处理意见：

是新购还是调拨？

如新购，则列出配置要求,最后交由归口采购部门办理采购。

1.4.4其他IT类设备及配件购置申请，统一由信息开发部提出，按采购申请审批规定（附表A2）办理后，交归口采购部门采购。

1.4.5设备/设备配件/工具/五金材料等相关物资，其购置申请由使用部门或工程部提出，经部门经理及所在中心总经理签名后，送交工程部，由其根据申请部门的购置要求以及现有设备可调拨情况，出示对本次设备购置申请的处理意见（即新购还是调拨），如新购，则列出质量要求并视情况进行相关的可行性分析,按采购申请审批规定（附表A2）办理后，最后交归口采购部门办理采购。

1.4.6消防器材由保卫部提出采购申请，按采购申请审批规定（附表A2）办理后，交归口采购部门办理采购。

1.4.7车辆购置申请，由使用部门提出申请，由车辆管理部门出具意见，交财务中心总经理审核，报总裁批准后，交采购部门办理采购。

1.4.8办公用品（办公文具、办公设备、不纳入工程项目的办公家具等）的采购申请,须在每月25日前（遇节假日前移），由使用部门根据需要填写次月采购需求申请（归口采购部门将常规办公用品品名及规格提供给使用部门，以方便其填写；如申购物资属所列物资之外的，使用部门应在申请表上写明。

）

1.4.9劳保用品/厂服/保卫服装等工用衣物、清洁用具/生产用小型用品/绿化用物资/饭堂用品/杂项用品等物资的采购申请，由生活服务部提出，按采购申请审批规定（附表A2）办理后，交归口采购部门采购。

1.4.10饭堂食品采购申请,应根据每日需求，结合库存情况，将每日需购品种、数量及相关要求填写于“饭堂食品请购单”（附表B13），并经饭堂班长确认。

如有增减，须在“饭堂食品请购单”写清楚。

1.4.11如在填写“采购申请表”时，相关信息不能够在既定表格内填写清楚的，可采用附件形式附于“采购申请表”后。

1.5填写后的“采购申请表”，必须按采购申请的审批权限（附表A2）进行书面审核审批（待信息化后，即进行电子审核审批）后，方能送交采购部门。

采购员必须在确认“采购申请表”中各项内容详细清晰完整后，方可进入下一程序。

1.6采购员如发现“采购申请表”内部分物资已有库存，则需通知采购申请部门到仓库办理领用；如公司没有库存或库存不足的，则安排对外采购。

1.7采购规格的设定原则：

1.7.1所购物资的规格可用以下一种或多种方法来描述：

●一般性描述

●样品

●绘图或相片

●国家标准用语或规格（如有的话,应优先使用国家标准用语或规格,如没有国家标准用语的,可使用行业用语,以减少日后出现合同纠纷的机会）

1.7.2有关生产用原辅料及包装物料的采购,采购部门应从质量管理部获得物料质量标准，作为采购规格的设定及寻求物料供应商的依据。

采购部门应注意从物料供应商收集标准和检测方法、制造方法，以便质量管理部进行核对和比较。

1.7.3有关仪器及机械的采购，规格的设定应尽量以物品的性能为主。

在编制采购物资的规格要求时，物品的功能性、操作性及专业性要求必须清楚列明，物品规格应尽量细化为“基本要求”（或最低要求）及“非必要（但更先进）的功能”，以便作为评标时的考虑，中标条件是物品必须符合所有的基本要求。

1.7.4一般性物品应以一般性的规格和描述为主，以吸纳更多的供应商或品牌作竞价。

如果利用物品的标准规格更能清楚表达采购要求的话，应尽量使用这种描述。

1.7.5所购物资应以实用及耐用为主，其档次必须符合使用部门实际需要，不应胡乱购买不必要的高档产品。

2办理采购

2.1原则

2.1.1在一般情况下,采购业务应根据公司的采购规模和性质,并按本制度的要求采用合适的方式（询价或竞标）进行采购。

2.1.2不论采用询价还是竞标采购,采购部门均应只邀请符合条件的供应商进行竞价。

2.1.3大宗的原辅料、包装材料或常用物料/服务应以竞标方式确定供应商及价格。

同一种类物料/服务在连续两个月内购买超过10万元的，应以竞标方式进行采购。

2.1.4同一项目的采购，应尽量以同一个竞标/询价项目处理,严禁故意将采购项目拆分，以规避更高权限的申请审批或采用较简单的采购方法。

2.1.5所有采购,必须发出“采购订单”（附表B2），使用部门自行采购的并经采购部门经理认可的物资，由采购部门补填采购订单，并在订单中标示“由使用部门自行采购”。

2.1.6因不可预见的紧急事故而造成不能采取竞标采购的,可采用询价采购,但必须提供充分理由并作特别审批（申请由采购部门经理提出,经采购部门所属中心总经理、财务中心总经理审核后,由总裁审批）（见附表A2）。

若此特别权限与集团制度或有抵触的,应按集团制度及有关法规执行。

2.1.7因特殊原因,采用询价采购比采用竞标采购会得更大利益/效率的项目,经特别审批（（申请由采购部门经理提出,经采购部门所属中心总经理、财务中心总经理审核后,由总裁审批）（见附表A2）,可以询价采购取代竞标采购。

2.1.8因特殊情况而不能邀请足够数目之供应商,必须提出充份理由,并按附表A2之规定审批。

2.1.9在一般情况下,报价最低并符合所有基本规格要求的报价应被选定或推荐,如果不采用最低报价,必须提出充分原因,并按附表A2之规定进行审批。

2.1.10除非已签订了采购合同或指定了供应商购买,否则，不应出现同样产品经常购买的现象。

2.2报价规定

2.2.1报价形式规定

不同的采购价格（按当次采购金额计），应采用不同的报价方式:

●采购金额在300元以下的,可不用提供供应商报价信息；

●采购金额在300元以上（含300元）,5000元以下的,必须提供三家及其以上供应商口头或书面报价；

●采购金额在5000元以上（含5000元）,10万元以下的,必须提供三家及其以上供应商书面报价；

●采购金额在10万元以上（含10万元）的,必须以竞标形式进行采购。

2.2.2所有报价（包括口头及书面报价）内容必须详细记录于“询价结果报批表”（见附表B12）,表中项目除审批项外均为必填项，所附供应商的书面报价资料需至少包括以下信息：

✧供应商名称及固定电话号码

✧报价的联络人姓名及联络方法

✧所报的单价、总价是否含税及其税率

✧所报的品牌

✧送货详情

✧报价有效期

2.2.3为避免将来争拗，最后中选的供应商如以口头进行报价的,则应以书面重新进行（如:

传真、信件或电邮）确认，并打印存档。

2.2.4因特殊情况而不能获取足够数目之供应商报价的,必须提出充份理由,并作特别审批（申请由采购部门经理提出,经采购部门所属中心总经理、财务中心总经理审核后,由总裁审批）。

2.3采购方式规定

我司所采用的采购方式有:

2.3.1竞标采购:

即邀请一定数量的合格单位进行竞标。

适用物资包括：

●主要的中药原材料、燃料、包装材料；

●当次采购金额达到10万元及其以上的印刷品、宣传品、家私、办公设备、电脑设备及其配件、工程项目的甲方供材、其他设备、公用车辆、劳保用品、厂服等物资；

●其它适合采用竞标方式采购的物资。

2.3.2询价采购:

包括“同质比价”和“非同质比价”采购

●“同质比价”是指在询价时，采购人员首先须确认所选被询价供应商所供物资是符合我司质量要求的，然后再进行议价。

适用物资包括：

当次采购金额在10万元以下的物资采购。

例如:

其他非主要的原辅料、宣传品、印刷品、电脑设备及其配件、耗材、消防器材、通用工具、工程项目的甲方供材、其他设备、检验/实验用品、办公文具、办公家具、后勤用杂项用品、劳保用品、厂服、重新制版的外销用包装品、保卫服装、饭堂用品、食品等。

●“非同质比价”采购是指通过各种方式搜寻供应商，然后对供应商提供的不同解决方案进行比较，进而选出若干个（一般情况下不能少于3个）能达到我司提出的既定目标功能的解决方案的供应商，最后选择最高性价比者（即最合理解决方案及价格者）。

这种方法在本质上与“同质比价”相似，只是在比质对象及价格选定过程上有些差别。

此方法适用于实现我司既定目标功能的方案性采购，包括：

多种解决方案下的机电设备采购、功能软件的采购等。

2.3.3定点采购:

适用于在一段时间内价格波动不大且单次采购金额在3000元以下的重复性采购的物资。

采购部门可在以往的询价/比价采购基础上，推荐一个在质量、价格及服务均较为满意的供应商,由采购部门经理提出,经采购部门所属中心总经理、财务中心总经理审批后，作为某种物资的定点供应商。

2.3.4特殊采购

2.3.4.1紧急采购:

具体是指因临时排产引起的生产物料的紧急采购，或因不可预见事件导致出现紧急情况而产生的采购。

比如，因临时排产引起的生产物料的紧急采购；工程急修所需的开关零配件设备采购；经营中不常备的经营物料或常备物料因某一时使用量超出常规库存范围而引起的紧急采购；当员工生命公司财产遭受危险需要紧急采购的；因自然灾害和其他不可抗力事件而影响正常生产及安全所实施的紧急采购。

2.3.4.2部门自行采购。

允许使用部门自行采购的情况：

●因工作需要/突发事件而事前未能及早通过采购部门购买的。

部门自行采购时，应注意以下两点：

●除非经公司特别许可，一般情况下，同类型物资或服务不能持续由使用部门自行采购，经常使用的低值易耗品及维修服务,必须通过正常程序采购。

●付款审批流程为：

经办人→使用部门经理→采购部门经理→财务部

2.4采购程序

2.4.1竞标采购程序

2.4.1.1采购申请:

由使用部门/技术支援部门按照本制度业务操作指引中关于采购申请的规定，填写“采购申请表”（附表B1）,经部门主管及有关程序审批后,送交采购部门。

2.4.1.2采购信息的调查和收集:

采购部门通过网络、同行及其他途径对采购物资市场进行充分的调查和资讯收集，以了解采购物资的市场状况和价格走势；尽量了解采购物资的供应成本状况；分析我司历史采购资料,其中应包括现有供应商的综合评估（包含采购部门、技术支援部门、使用部门的意见）。

2.4.1.3制定采购方案（含竞标方案）:

采购部门根据收集而来的各种信息,编制采购方案,其内容包括但不限于：

●采购负责人及经办人；

●采购物资种类、数量、质量规格、特殊要求；

●采购成本预算（采购金额、运输成本、保险、税务等成本）；

●送货时间、地点、方法；

●付款安排及期限；

●采购日程安排；

●竞标或询价方法;

●被邀请竞标单位名单;邀请数量一般情况为5家；被邀请单位必须是供应商资料库中单位；同时采购多个品种的，还应保证每种采购物资的报价单位在3家以上（个别特殊情况除外）。

●评标标准;针对不同采购项目的具体情况，分别采用以下方法：

（一）综合打分法:

即设定评标因素（如价格、质量、信誉、服务等）及其相应权数或加权分值；评标时，由评标人根据此规则分别对每个满足竞标文件要求的竞标人进行评价、打分，并由采购部门工作人员汇总计算各评标人打分，得出各竞标人的分值。

分值最高的竞标人中标。

此方