采购业务流程及方案设计.docx
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采购业务流程及方案设计
采购业务流程及说明
、采购的内容
本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配
件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。
、采购流程
三、采购流程说明
由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》；
《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批；将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。
由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。
采
购部门据此制定采购计划；
采购员根据采购计划具体安排采购作业，
采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理
人员负责办理材料入库。
并索取销售发票；
仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》；将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门；请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后；财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理；
四、关键控制点
各使用部门的需求和请购
采购申请的审批和审核
采购计划制定
采购定价
合同签订和审核
付款方式和程序
与供应商的对账
五、部门设置与职责
采购部：
直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名；
经济运行部：
经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。
对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。
负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；
汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包
括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名；财务科：
定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；
负责重点环节审核、票据审核；
定期与供应商进行对账；
仓库：
仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。
实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相
关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。
六、采购检验
目的：
为规范采购材料入库前检验特制定本制度。
职责：
生产基地负责编写、修改、完善本制度，并实施执行。
综合财务部总监负责监查制度执行情况，并提出完善提议。
综合财务部采购人员负责所购物料质量性价比最高或最佳。
生产基地检验人员负责对所购物料进行入库前检验，确保无漏检、无错检、无误检。
内容：
生产产品外购入库前检验:
参照生产基地生产管理制度中产品检验标准进行检验。
标签入库前检验：
3.1内包装标签：
防疫标签、产品标签、生产批号、生产人员、检验人员。
3.2外包装标签或印刷内容需含有：
发货标签、产品防疫证、合格证。
发货标签内容：
商品名称
订单号
产品编号
品名规格
数量（kg）/个
重量（kg）毛量
净重
生产日期
检验员代码
生产厂家
联系电话
体积CM*CM*CM
有效期限
存储方式
-18℃
收货单位姓名
发货地点
运输单位
运单号码
发货件数
发货日期
3.2.1标签贴示位置按产品标准包装要求。
标签以字内容为准贴示方向必须向上，正向不能倾斜，多个标签不能相互压住、不能压字，而应间隔1mm，或根据
标准包装表中要求。
七、采购合同变更流程图及说明表
总经理
相关部门
采购部经理
采购部
供应商
采购合同变更流程说明表：
任务概要
采购合同变更
节点控制
相关说明
①
采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》
②
质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合
③
采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容
④
公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求
⑤
供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》
⑥
采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商
⑦
合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款
⑧
修改后的《采购合同》交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改
⑨
根据实际情况，将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进行审批
八、岗位设置于职责
采购主管：
协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算
限额控制本部门的业务运作；
汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况；制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。
负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。
审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施；审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表；根据各部门上报的年度采购计划审批《采购申请单》；下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作；
采购经理
审核各单位上报的《采购申请单》，并做好采购业务的信息统计工作；审批采购主管上报的供应商名单，对供应商资质进行审查；对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料；审定各部门上报的采购计划和资金计划；根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议；签订采购合同，做好采购合同信息采集；审批供应商管理与合作的原则和政策，组织年度供应商考评和更替工作；
参与和监督招标议标采购；
仓库管理员
负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。
制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。
定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告；
收料员
物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
发料员：
物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接，物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
质检员：
参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。
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