超市信息系统管理分析.docx
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超市信息系统管理分析
超市管理信息系统分析与点评
1.1概述
1.1.1开发背景
某某连锁超市地处北京，成立于二十世纪九十年代初期。
连锁店采用统一采购，统一核算，统一配送的低成本的经营方式。
超市发展至今已经拥有十几家连锁店，一家配送中心。
我们研究的对象是该连锁超市的分店，其规模属于中型超市。
它占地面积约六百多平方米，拥有管理人员及职员一百人左右。
主要提供日用百货、烟酒食品、各种肉类、蔬菜、水果等商品，品种超过上千种。
因规模的扩大，业务的扩张，必须引进先进的管理思想、方法和技术，以提高企业的管理水平，使该店实现在五年内发展成为一个大型综合超市的远期目标。
为此，该连锁店提出，近期内要运用信息技术，建立起包括人事管理系统、库存管理系统的管理信息系统，以简化人事管理，提高商品库存效率，增加公司年度利润。
1.1.2系统目标和开发的可行性
1、系统目标
本系统开发混合运用结构化系统开发方法与面向对象开发方法，结合两种开发方法各自的优势进行系统开发。
系统计划实现后，计算机系统代替原来繁琐的人工档案管理，能完成以下功能：
（1）档案查询；
（2）档案更新；
（3）档案输出。
对原来的库存管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务。
具体完成以下功能:
（1）库存输入，
（2）库存修改；
（3）库存查询。
2、系统开发可行性
技术可行性：
开发本系统要求开发人员能够熟练运用VB、VF等编程语言。
目前技术人员已经掌握这些编程语言。
因此，本次系统开发在技术上是可行的。
时间可行性：
开发时间需要两个月左右。
前一个半月，主要用于系统分析、设计、实现，后面的时间用于调试。
资金可行性：
由于现在已有一部分电脑等所需设备，可以尽可能的发挥作用，资金可节约不少，因此开发资金是可行的。
人员可行性：
所需人员十人左右，其中由系统分析员、系统设计员、程序员等构成，同时应有超市业务人员参与。
开发小组进行培训学习后可达到人员要求。
1.1.3组织结构分析
某某超市的组织结构如图1-1组织结构图描述：
超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心，配送中心在超市的经营中所扮演的角色是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是比较独立的。
连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为销售部，库存管理部，财务部，人事部四个主要部门。
库存管理部主要任务是根据销售部提供的情况和配送中心及时联系，使库房货源充足。
负责货物的接收，并安排好货物的存放事宜。
对每天进出的货物详细记录，使基础数据完备。
销售部主要负责日常销售工作，包括物品摆放，货架整理，收银台等销售区的日常事务。
也需要及时准确地将信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新。
同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供有力支持。
财务部门负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的资金流动，包括各种收入支出，税务，结算整理。
对进出货款项实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。
人事部工作重心在店内员工的工作安排，分配，调动。
也包括对档案的整理，定期分批对员工进行培训，以增加专业知识。
为把公司凝聚成统一、奋进的团队而努力。
教师点评：
概述中开发背景、系统目标和开发的可行性这二部分，写得简明扼要，逻辑清楚。
但是，在组织结构分析部分，应该注意分析的对象。
对于超市管理信息系统而言，其对象是超市连锁店，而不是超市集团；所以绘制系统组织结构应该以连锁店为主，即虚线框内部的组织关系图.另外，描述中还缺少本组织与外部实体的交流、以及交流的信息。
1.2系统需求分析
本次系统开发只需开发组织内部的库存管理信息系统和人事档案管理信息系统，采取的是全面铺开与重点调查相结合的方法，即将工作重点放在库存管理部与人事部的具体业务上，略去其他无关部门的具体业务调查。
1.2.1现行系统的业务描述
现行系统的人事管理业务流程图如图1-2。
各部门根据本部门的自身发展要求递交职员需求文件至人事部。
人事部调用各部门人事档案，进行检查修改并根据档案制定招聘或解雇计划，将计划交至连锁店经理进行审批。
经理批准后，人事部正式下达招聘或解雇职员的计划，以使得新职员在各部门投入工作。
现行系统的库存管理业务流程图如图1-3所示，销售部在销售货物时发现货架上某种商品不足，根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划，送至库存管理部。
库存管理部检查这种商品的存货量，如果储货不足则制定进货计划，交给连锁店经理审批。
经理批准后，告知财务部提款。
库存管理部与配送中心联系，然后接收存储货物，并送至销售部进行销售。
教师点评：
业务流程图要以所研究的业务功能处理过程为主线展开，图1-2业务流程图应该描述的是系统目标中确定的人事档案管理业务的工作流程，而不是人事管理业务流程，弄错了研究的对象。
图1-3的业务流程非常清晰，但在业务流程中间或结束环节应该有存档处理，比如在销售部的销售环节或者在进货计划环节加上“存档”处理。
1.2.2现行系统的数据与数据流程分析
1、现行系统数据分析
通过U/C矩阵（图1-4）分析现行系统的汇总数据
数据类
功能
计划销售量
实际销售量
财务计划
成本
商品供应
库存
订货
职工
销售计划
C
U
U
销售管理
C
财务规划
U
C
U
U
财务会计
U
U
U
U
成本会计
U
C
U
商品需求
U
U
C
U
库存控制
U
U
U
C
U
订货服务
U
C
用人计划
U
C
业绩考评
U
图1-4U/C矩阵
教师点评：
系统分析过程中的U/C矩阵是对数据作进一步分析的主要工具，在系统规模不大或系统数据流程分析很清楚的情况下，此部分可以不作要求。
图1-4的U/C矩阵涉及到许多业务功能和数据类，但实际上在后面的系统设计和开发中，很多数据均没有涉及到。
因此，此部分的必要性尚需研究。
如果需要利用U/C矩阵作数据分析，则主要在于对U/C矩阵进行数据的正确性分析。
2、现行系统数据流程分析
因本次开发着重于建立更为科学的库存管理信息系统，所以对库存处理过程进行数据流程分析。
销售部人员将每日的销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理。
库存管理部综合商品需求信息初步确定所需补充的商品。
在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。
库存充足，则无须进货，直接发货至销售部；库存不足，批准补充货物，将订单传至配送中心。
库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。
库存处理后，生成库存数据并存储。
现行库存商品信息反馈至销售部。
具体数据处理过程如图1-5所示。
教师点评：
1、在图1-5中的数据流“库存信息”，在图1-6中被细化成几个数据流，有“库存充足，发货通知”，“发货通知”和“商品信息”；
2、注意写数据流的名称；
3、需要对图1-6加以解释。
其解释可以写成：
销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、品名、数量核对现有的库存（商品数据），根据“订货细则”判断检查是否需要补充库存，如果库存充足，则可以发出“发货通知”，否则，则需要补充库存商品，根据“库存信息”发出“补货计划”，将其信息数据写入“批准的补货数据”存档；同时向“配送中心”发出“订货单”，配送中心将货物和“送货单”送达后进行“库存处理”，修改“库存数据”，更新库存信息，并将当前的“现有商品信息”告之销售部，发出“发货通知”。
1.3新系统的逻辑方案设计
1.3.1新系统拟定的管理方法及管理制度
原系统中销售部人员根据对货架上商品数量的检查，人工的向库存管理部提供需求计划。
库存管理也是通过对货存量人工的检查发现缺货后，发传真至配送中心。
在原系统中采用的管理方法都是比较落后的，只适用于小型超市。
原系统的人事管理是纯手工管理。
这种管理只适用于职员较少的小型超市。
随着经济的发展，该超市已经发展成为一家中型超市。
原系统已经不能适用于该超市。
我们在新系统设计中将做以下修改：
1、为了适应市场的需要，使企业效益更好，我们设计的新超市管理系统，利用电脑管理，处理货品需求信息，设立库存量底限，货存不足时由系统自动提出。
2、现在的社会已成为信息社会，信息扮演着非常重要的角色。
为了使企业能够在激烈的竞争中取得更好的业绩，得到及时有用的信息，我们给系统添加了信息部。
信息部将就供货商提供的新商品进行市场预测以及需求分析，以便及时引进。
3、人事档案由计算机管理，为人事部设计人事档案管理信息系统。
新系统将使各级主管从繁重的传统式经营管理中解脱出来，并且有更多的时间从事于管理工作，工作重心逐渐转到管理上来，进一步提高了工作效率。
新系统的组织结构如图1-7所示，在超市连锁分店中添加信息部，主要负责分析商品的销售情况，并且通过调查及时获得新商品的信息，通过分析来确定超市是否需要进货。
其他管理都与原系统一样。
1.3.2新系统拟定的业务流程
新系统的业务流程主要是多了信息部的业务环节。
在当今信息社会，商品信息对超市非常重要。
信息部专门负责收集商品信息，经处理后，作出市场预测以及新商品的需求分析。
这样可以弥补原系统信息滞后的缺点。
同时，有利于高层决策者据此作出正确决策，及时调整计划。
如图1-8所示，销售部将销售数据通过新系统传给库存管理部，库存管理部对库存进行检查并处理，提交进货计划。
同时，信息部收集信息，对新产品进行需求分析，制定出新产品的进货计划并提交。
经连锁店批准后，财务部记账，提款。
库存管理部发送进货信息，接货并存储，把产品送至销售部销售。
（见图1-8，虚框内为改进处）
教师点评：
图1-8的业务流程图是在图1-3的基础上，加上一个信息部，该部主要作新产品的需求分析，但新产品的需求分析实际上不一定是信息部来做，需要斟酌。
同样，在业务流程中间或结束环节应该有存档处理，比如在销售部的销售环节或者在进货计划环节加上“存档”处理。
1.3.3新系统拟定的数据与数据流程分析
1、新系统拟定的数据流程分析
新系统中增设了信息部。
信息部向库存管理部提供商品需求以及市场预测信息。
库存管理部据此列出新定的商品，再对此进行检查处理。
若确认某商品没有经济效益，则将拒绝引进通知发至信息部，反之，则批准订货，将送货通知传至配送中心。
库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。
库存处理后，生成库存数据并存储。
现行库存商品信息反馈至销售部。
对于超市原来已经引进的商品，由计算机控制库存。
当库存量达到系统所设定的底线时，系统将自动提示库存管理人员订货。
具体处理过程如图1-10所示。
教师点评：
在图1-10中为了避免数据流的交叉，将外部实体“信息部”画了两个。
1.3.4新系统拟定的管理模型
由于做的是超市管理系统，库存管理显得十分重要，因此在这里采用库存管理模型就更合理。
结构化的库存管理模型如下：
库存物质的分类法：
椐统计分析，一般库存物质都遵循ABC分类规律。
即A类物质品种数占库存物质总数的不到10%，但金额却占总数的75%；B类物质这两项比例数为20%和20%左右；C类物质为70%和5%。
根据此理论和实际调研结果，分类如下：
A类为一些销量较少但成本较贵的物质，主要有高档酒类、高档香烟、高档营养品、蒸锅、高压锅、饮水机、风扇、遥控玩具、工艺品、较高档体育器材（如羽毛球拍）等等；
B类为一些销量一般成本也一般的物质，主要有中档酒类、中档香烟、中档营养品、刀具、洗发水、沐浴露、一般体育用品（如乒乓球拍）、瓶装食用油、熟食类食品（如烤鸭、烧鸡）等等；
C类为销量大但成本便宜的物品，主要有小食品（如薯条、日本豆）、小生活用品（如镜子、小刀、牙刷牙膏、毛巾、香皂）、娱乐用品（如扑克牌、象棋、跳绳）、水果类、饮料类等等。
1.4系统总体结构设计
1.4.1子系统的划分
按照系统的业务处理功能进行子系统划分，可将本系统划分成三个子系统：
人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。
系统总体结构以及各子系统功能结构如图1-11、1-12、1-13所示。
超市连锁店，从系统总体结构上包含三部分：
人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。
密码管理子系统是为系统管理员设置的，具有密码修改等功能。
人事管理子系统,包括四部分:
档案查询，档案更新，档案输出以及其他操作；
库存管理子系统,包括三部分:
输入模块，修改模块，查询模块
教师点评：
本部分描述的简单、明了。
有图、有对图的简要描述，符合设计要求。
1.4.2计算机处理流程设计
1、库存管理子系统
库存管理子系统的计算机处理流程如图1-14所示。
图中表示规划设计中数据输入库存管理子系统的方式有两种，一种新引进商品出入库单据和查询时的查询条件通过键盘输入，另一种为直接从销售统计传过来的软磁盘中读取数据。
当系统进入输出处理分支时，首先读入商品出入库单据，进行合格判断，若合格则进行输出处理，结果存放在销售文件中、库存文件中和商品资料文件库中。
教师点评：
1、计算机处理流程图描述在计算机内部的业务处理过程。
图1-14的计算机处理流程比较清晰，但在“合格判断”环节应该有两个出口，一个出口是合格则进行输出处理；不合格则进行什么处理比如“返回原处”，应指明返回到什么地方。
2、另外，上述文字只是描述了输出处理分支，还需要描述档案更新、档案查询二个分支。
3、图中的“表单生成文件”不知是什么文件，没有任何地方给予解释.
2、人事档案子系统
人事档案子系统的计算机处理流程如图1-15所示。
图中表示规划设计中数据输入子系统均以键盘方式输入。
进入人事档案子系统后，可以在档案查询、档案更新和档案输出三个处理中选择。
进行档案查询时，只需输入所查职员姓名，系统便会读取数据，进行判断，处理后以表单形式在界面输出。
更新处理分支，接受键盘上输入的档案资料，合格判断后，将合格的资料送入档案更新处理，结果写入人事档案文件中；不合格则返回原处检查。
查询结果也是以表单形式在界面输出。
教师点评：
1、计算机处理流程图中涉及到的信息，以及对信息的处理、储存和输出，不是凭空想象出来的，而是要依据新系统逻辑方案中相应业务功能的业务流程图和数据流程图绘制。
根据新系统逻辑方案，档案更新处理的结果将直接修改原人事档案，而不产生新的档案文件，因此图中的“新档案文件”应该去掉；“个人档案输出表单”和“查询结果表单”是输出文件，不储存，应该用文件符号。
2、图1-15的计算机处理流程也较清晰，但在“合格判断”环节应该有两个出口，一个出口是合格则进行输出处理；不合格则进行什么处理比如“返回原处”，应指明返回到什么地方。
1.4.3系统设备配置
1、网络设计
网络设计将解决如何将初步规划中的各个子系统从内部用局域网连接起来，以及今后系统如何与外界系统连接的问题。
主要是根据实际业务的需要去考虑如何配置和选用网络产品。
网络设计首先是根据用户的要求选择网络的结构。
本系统采用的是总线式网络拓扑结构。
在总线式电缆网络中，任何瞬间仅有一台机器是主站，可以发送信息。
网络协议选择X.25的接口协议和X.12业务和设施协议。
这两种使用时不必涉及协议标准的内部细节，只需按照他的规定操作即可。
连锁超市的网络拓扑结构如图1-16所示。
图1-16网络拓扑结构图
教师点评：
该部分的内容，不用介绍设计的原则，主要陈述最终的设计结果。
具体内容分为3部分：
1、网络拓扑结构；2、传输介质；3、网络协议。
修改为：
店内局域网络是总线型网络拓扑结构，集团公司的广域网络采用了星型结构，所以，整个网络拓扑结构应是采取总线型为主的混合型网络拓扑结构。
配送中心的局域网（LAN）中采用以太网协议，传输介质为双绞线。
连锁店、配送中心通过ADSL和总公司连接，构成一个广域网（WAN）。
2、设备和网络的配置
本系统是以VB6.0与Access联合编辑完成的。
其安装程序为VB6.0的打包文件。
安装程序的操作系统必须为WindowsXP操作系统，（在WindowsMe及Windows2000系统下安装程序会因程序文件与操作系统System中文件冲突。
程序文件要求更新操作系统文件而导致程序安装失败）另外，由于系统为现在即2003年度的主流计算机而设计，故对运行本系统的计算机的配置要求为P41.5G以上的计算机。
系统管理员处配备一台主服务器（H），库存、人事部各配备两台通过网络集线器（HUB）（F）与主服务器H联网的微机（A、B、C、E），以及打印机（D）。
具体如图1-17所示。
教师点评：
该部分的内容分为3部分：
1、网络操作系统；2、网络设备；3、终端设备。
修改为：
该网络采用采用Windows2000或以上操作系统。
各局域网配有1台服务器、1台网络打印机、在库存、人事部各配备两台微机，并根据需要在收银处配置若干POS终端。
各局域网配有若干交换机和1个路由器。
局域网内部通过双绞线将路由器、服务器、网络打印机以及各种终端连接交换机；各局域网之间通过路由器和ADSL相连接。
图1-16为广域网的网络拓扑结构图；图1-17为局域网的网络拓扑结构图。
1.5系统分类编码设计
1.5.1分类方案
1、库存物质分类方案
运用国际标准型EAN代码，该种代码的设计是建立在线性分类法基础上的，具体入图所示。
其中，库存物质分类法采用ABC分类法。
2、职员分类方案
超市职员的分类法：
采用线分类法。
具体如图1-18（b）所示。
1.5.2编码和校对方式
1、库存编码和校对方式
库存编码采用标准型EAN代码，标准型EAN代码由13位数字构成，称为EAN-13代码，其结构如表1-1所示：
表1-1库存编码结构表
前缀码
厂商代码
商品项目代码
校验字符
P1P2P3
M1M2M3M4
I1I2I3I4I5
C
P1-P3代表3位阿拉伯数字，称为前缀码，是国际物品编码协会分配给其成员国或者地区（EAN编码组织）的唯一标识代码。
我国的为690。
M1-M4：
代表4位阿拉伯数字，是企业标识代码，称为厂商代码。
I1-I5：
代表5位阿拉伯数字，称为商品项目代码，用以表示具体的商品项目，即具有相同包装和价格的同一种商品。
C类由00000到69999，B类由70000到89999，A类由90000到99999。
C：
一位校验字符，用以提高数据的可靠性。
如，满婷皂，为B类商品，商品编码为6928320700018 ，果酱面包，为C类商品，商品编码为6932516000080。
按国际物品编码协会规定的方法计算其数值。
校验字符按以下方法计算：
第一步：
将13位数字（包括校验字符）自右向左顺序编号；
第二步：
将所有序号为偶数的位置上的数值相加；
第三步：
用数值3乘第二步的结果；
第四步：
从序号3开始，将所有序号为奇数的位置上的数值相加；
第五步：
将第三步的结果与第四步结果相加；
第六步：
用一个大于第五步的结果且为10的最小整数倍的数减去第五步的结果，其差即为所求的校验字符的值。
例：
计算690100505501C的校验字符C的值。
第一步：
序号 13121110987654321
代码690100505501C
第二步：
1+5+0+0+1+9=16
第三步：
16×3=48
第四步：
0+5+5+0+0+6=16
第五步：
48+16=64。
第六步：
70-64=6
校验字符的值为6。
这里只是介绍校验字符的计算方法，实际上，商品条码系统成员在对商品项目编码时，可不必计算校验字符的值。
该值由制作条码原版胶片或直接打印条码符号的设备自动生成。
标准型的消费单元代码用EAN-13条码符号表示。
2、职员编码和校对方式
人事编码结构如表1-2所示：
表1-2人事编码结构表
连锁店代码
部门代码
职员代码
P1P2
M1
I1I2I3
P1P2为各连锁店所分到的代码。
M1位各部门所分到的代码。
销售部为1，库存管理部为2，市场信息部为3，财务部为4，人事部为5。
I1I2I3位个职员所分到的代码。
1.6数据结构和数据库设计
本系统采用VisualBasic建立DB。
在数据的规范表达中，一般将一组相互关联的数据称为一个关系，而在这个关系下的每一个数据指标项则成为数据元素。
这种关系落实到具体数据库就是基本表（在VB中是一个.DBF文件）。
在本系统中，建立了两个数据库，一是人事档案管理数据库，另一个是库存管理数据库。
人事档案管理数据库表结构，如表1-3所示。
表1-3职工人事档案的结构表
字段名
类型
宽度
小数点位数
索引
NULL
说明
职工编号
字符型
6
有
编号规则见3.2.2
姓名
字符型
8
性别
字符型
2
男、女
出生日期
日期型
8
年月日
民族
字符型
8
籍贯
字符型
16
省（直辖市）、市（区）
家庭住址
字符型
36
政治面貌
字符型
10
文化程度
字符型
6
小学、初中、高中、大学、研究生等
健康状况
字符型
10
良好、一般等
婚姻状况
字符型
4
已婚、未婚、离异、丧偶等
参加工作日期
日期型
8
年月日
进本单位日期
日期型
8
年月日
工资
数值型
6
2
基本工资
各种补贴
数值型
6
2
部门
字符型
8
现任职务
字符型
10
职号
字符型
3
职务编号
权限
字符型
1
系统使用权限具体内容1-系统管理员；2-一般用户…
电话
字符型
12
备注
备注型（二进制）
4
库存管理数据库中含有出库表、入库表和库存表，这三个表的数据结构如表1.4-1.6所示。
表1-4出库表
字段名
类型
宽度
小数点位数
索引
NULL
说明
商品编号
文本
13
有
编号规则见3.2.1
商品名称
文本
50
数量
数字
整型
经手人
文本
8
买家
文本
8
出库日期/时间
日期/时间
8
常规日期（年月日/时分秒）
表1-5入库表
字段名
类型
宽度
小数点位数
索引
NULL
说明
商品编号
文本
12
有
编号规则见3.2.1
商品名称
文本
50
供应商
文本
50
数量
数值
整型
单价
货币
自动
经手人
文本
8
升级会员 