发票粘贴注意事项.docx

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发票粘贴注意事项

盛年不重来，一日难再晨。

及时宜自勉，岁月不待人。

发票粘贴注意事项

（计划财务处网站→“下载”、“业务指南”→

“发票粘贴注意事项”、“粘贴图例及说明”）

▲增加：

1.发票分类汇总表（存档）

2.部门代码查询：

计划财务处网站→下载→借款单→

粘贴单备注栏处

▲改动：

1.差旅费报销（需填“公务出差审批单”）

2.设备、材料、耗材的分类

一、自查发票真伪

▲税务官网上输入“发票真伪查询”。

▲假票一律不报、不粘贴。

▲“购票单位”与发票上的“单位发票专用章”不一致时，亦为假票。

二、必备的粘贴材料、工具

①质量较好的复印纸，建议用80克纸，以便于档案保存

②合格的液体胶水③剪刀④尺子

▲请务必使用80克重的A4纸，打印粘贴单及补边，不然发票会消失（要保存15年）。

▲请务必使用“得力”、“强力”、“红旗”等牌子的液体胶水，否则粘不长久。

▲请一定使用剪刀，将粘贴单的第二条横线剪齐，不然有毛边，不利于保存。

▲请先用尺子量好，再裁纸片（详见“五、大票补边规范”）。

▲多涂的胶水一定用纸擦掉，以免损坏发票。

三、每张发票上须有两个章：

税务章、单位发票专用章，不全不报。

四、请先将发票按以下内容分类

【不分大票、小票，只看内容，定额小票看章（章要完整）】

1.设备（单价≥1000元）

【发票补边、粘贴，负责人签字，项目编号，合同→D429报增→D407盖章→D313领支票、办汇款，或去D304还发票】

2.材料（科研专用）

3.耗材（耗材、打印纸、墨粉、硒鼓、办公耗材等）

4.办公用品（办公用品、笔、本、文具、文件夹、文件袋等）

5.北京市礼品、餐费        

6.北京市内交通费

①出租车票 ②一卡通充值③地铁票 ④市内高速费  

⑤燃油附加费  ⑥停车费⑦车位费   ⑧车辆通行费

7.北京市汽油费

8.差旅费

▲可报销的发票：

①机票、火车票、城市之间的汽车票，以及相关的保险费、手续费  ②住宿费

③会务费或培训费（非主办方，附相关通知） 

④退票费（须有税务章、单位章）  

⑤餐费、市内交通费（不要出差补助的；按补助标准报销）  

▲大票补边。

▲有小票时，备数张尺寸为粘贴单大小的80克重的白纸（宽度为13.3cm）；

▲按类别粘小票，一张白纸粘一类小票；

▲车票一去一回，按一张在上、一张在下的次序粘；

【只有两张火车票时，都粘在第一排】

▲给补助的前提：

来回火车票齐全、且有住宿费。

▲补助标准：

一人一天180元

（餐费一般100元/人·天，个别地区120元/人·天；市内交通费80元/人·天；详见上级文件，在计划财务处网站）

▲天数按出差自然天数算。

▲请自上至下、按下列顺序点粘：

①公务出差审批单②差旅费报销单③飞机票、火车票、城市之间的汽车票④住宿费⑤保险费、手续费

⑥会议费（或培训费）⑦会议通知等相关材料

9.图书、资料、报刊

10.版面费（版面费、注册费、会议注册费、论文注册费、

审稿费、评审费等）

11.印刷费（印刷费、打印费、复印费、彩扩、图片等）

12.邮寄费（邮寄费、快递费、包裹资费等）

13.移动电话费14.固定电话费15.网络费

16.培训费（主办方，附相关材料）   

17.会议费（主办方，附相关材料） 

18.咨询费19.测试费20.化验费21.加工费22.技术服务费

23.设备的维修费24.设备的检测费  

25.汽车的维修费、检测费   26.汽车的保险费等

 五、大票补边规范

▲需要补边的大票：

自大票左侧边缘，至大票内容第一个字之间，不足4cm的大票。

▲补边时，不含小孔和虚线（可先撕掉虚线部分）。

▲所有的大票基本都需要补边，包括报销现金的大票、办理支票、汇款的大票以及机票等；若不补边，装订后将看不到重要的发票内容。

▲补边的要点：

①真正的发票至少粘2cm宽②大票内容第一个字与补边后的左侧边缘之间，至少间隔4cm，最宽为5cm）。

▲具体内容：

1.先准备80克重的白纸（若纸不合格，发票将会消失）；

2.将该白纸裁成6-7cm宽、最长13.3CM（粘贴单的宽度）的纸片；

①一般6cm宽即可，不能窄于6cm；可适当加宽；

②纸片顶端一定用剪刀剪齐。

3.将裁好的纸片，右侧，自上至下至少涂2cm宽的胶水；适当多涂胶水，只会粘得更牢。

4.将不含虚线和小孔的大票的实质部分，左侧，对齐纸片最上边，牢牢粘在纸片上；然后擦去多余的胶水。

5.背面有复写功能的大票

▲一定在发票的正面补边，正面是纸；背面是油、粘不住。

▲发票正面，左侧的空白处≥2cm宽时，在发票正面的左侧补边，至少与真正的发票粘2cm宽；

▲发票正面，左侧的空白处＜2cm宽时，先抄好发票右侧的“发票代码”、“发票号码”、“发票密码”、“机打代码”、“机打号码”、“税控码”等有用信息（连汉字带号码，在发票的上方或下方位置），然后再在发票正面的右侧、粘住小写金额补边，至少与真正的发票粘2cm宽；请注意别粘住章。

6.所有的机票都需要补边，且补的边不要距内容过远；最好的情形是：

补边后，名字距粘贴单左侧边缘4cm-4.5cm之间。

●为避免机票过长（不利于机票的保存，翻折也会毁发票），请把机票右侧的虚线撕掉。

六、大票的粘贴

1.大票一律对齐粘贴单左上角和最上边，摞着、点粘（该补边的请先补边）；

2.面积更大的大票放在最下面；

3.增值税发票等超出粘贴单右侧过多的部分，请往回折，以保护发票；

4.点粘后，再次对齐粘贴单最上边、用曲别针别好。

5.办理支票、汇款的大票，补完边后，也需粘粘贴单。

6.金额过大的狭长小票，请补边成大票，摞着，点粘。

七、发票明细表的粘法

1.发票在上，明细表在下，明细表紧跟着对应的发票。

2.发票都要补边：

不论大票、小票，因金额大，都要补边。

3.明细表有用的信息，要距粘贴单左侧边缘至少4cm。

4.明细表有用的信息，距粘贴单左侧边缘不足4cm时：

①明细表较小时，可采用补边的方式。

②明细表较大时，不能采用补边的方式（小边带不动大表）；

应颠倒明细表（将来直接装订明细表），以装订后不影响

明细表的内容为重。

八、狭长发票大、小票的区分：

▲属于大票：

只能排成一排、且长度≥17CM的发票。

（应摞着，点粘）

▲属于小票（有两种情形）：

①长度≥17CM但能排成两排的狭长发票。

其粘法：

第一排按大票，摞着粘两张；第二排按小票，阶梯粘两张。

【有很多这样的发票时，也要按照此要求做，否则不利于发票的保存】

②长度＜17CM的狭长发票。

其粘法（有两种）：

●发票少时，全部阶梯粘，金额朝外，每张粘贴单最多

粘四至五张（根据小票的长短）。

●发票多时，可补边成大票，摞着，点粘。

九、小票的粘贴

1.第一排小票一律对齐粘贴单最上边。

小票一律阶梯状粘贴；每张小票都要粘在粘贴单上。

2.小票的粘贴原则：

宁稀勿密。

即每张粘贴单上，小票张数要少、间隔要大、粘贴面积要宽。

详见9.小票粘贴的具体标准

3.小票粘贴的布局：

最右侧那张超出粘贴单右侧1cm，最左侧那张对齐粘贴单左侧边缘。

4.每张小票左侧背面至少涂1cm宽的胶水、自上至下涂一溜；

越厚的小票，越要多涂胶水，以确保能牢固保存15年。

5.背面有复写功能的小票，请在小票正面的右侧，自上至下涂一溜胶水、扣着、粘在粘贴单上。

6.第二排小票的最佳位置：

剩下宽度的中间位置。

第二排只有一张小票时，靠最左边粘。

7.▲小票只有两张时：

都粘到第一排，一张完全靠左，一张完全靠右。

▲小票多于两张时：

①能排成两排的，一律排成两排；

②共有三张时，第三张对齐第二排左侧边缘；

③多于四张时，多出来的一张请放在第一排；

④每排均匀粘贴；两排之间一定留一些间隔。

8.粘贴时，注意要使每张小票都能从表面看到；

过短的小票，请贴在粘贴单左侧边缘。

9.小票粘贴的具体标准（可以少粘）

▲红火车票（普通），每排最多粘六张。

▲红火车票（特硬），每排最多三张。

▲蓝火车票，每排最多粘三张（不能直接粘，详见

10.蓝火车票）

▲北京出租车票按标准长度，每排最多粘七张。

▲北京一卡通发票，每排最多粘七张。

▲北京高速路小票，每排最多七张。

▲北京停车费定额小票，每张粘贴单最多粘七张。

▲“麦当劳”定额小票，每张粘贴单最多粘七张。

▲手机充值票，每张粘贴单最多粘四张。

▲机打汽油票（长），每张粘贴单最多粘四张。

▲机打汽油票（短），每张粘贴单最多粘五张。

▲窄小的办公用品小票，每排最多粘四张。

10.蓝火车票粘贴窍门：

▲蓝火车票直接粘粘不住，需把背面三分之一的黑色表面撕掉、再粘，方法：

①徒手②上车站背面，揉角，将正面、背面分开；③小心撕掉近三分之一的黑色部分。

▲切勿用刀子，以免割透或将要割透火车票。

▲撕掉的地方，全部涂胶水。

▲签字签到正面。

▲粘贴时，蓝火车票对齐粘贴单右侧。

▲蓝火车票，每排最多粘三张。

▲共有七张蓝火车票时，按两张粘贴单粘：

第一排粘两张（一张完全靠左，一张完全靠右），

第二排粘一张或两张（先左后右）。

11.出租车票

▲税务章不全，或单位章没有“发票专用章”一行字，为废票，不予报销。

▲北京出租车票的标准长度：

自完整的密码至完整的税务章以上0.5cm处；过长的请剪去。

▲外地出租车票参考北京出租车票的标准长度；勿过短；

若过长、都有用，请保留所有有用的部分。

▲第二排的最佳位置：

剩下宽度的中间位置。

▲长、短出租车票尽量分开粘；某一款数量很少时可混粘，短的粘在最左边。

12.定额小票

▲定额小票带着兑奖联，也是小票。

▲一定要保留完整的单位章，章以外的副券撕掉；章不全不予报销。

▲请尽量将长短相同的小票，与过长或过短的小票分开粘。

13.同一类小票的组合技巧：

▲.尽量将同一规格的小票与不同规格的小票分开粘。

▲.尽量将不同规格的小票的组合，减少到最低程度。

▲.薄厚不同的同一类小票组合时：

①.轻薄的小票，请粘到超出粘贴单右侧1cm的地方；

②.重沉的小票，请粘到对齐粘贴单左侧边缘的地方。

14.小票的粘贴技巧：

▲从右往左粘，即从粘贴单最右侧开始粘。

（先粘好最右侧的一张，然后摆好间隔、再原样拿下来，再按照已确定的间隔、从右往左、依次粘到粘贴单上）

▲同一规格的小票很多时，每排最多粘五张（有的小票只能粘一排）。

（剩下的四分之一、三分之一、二分之一目测即可）

十、大票、小票混粘

1.请一定先将小票粘好。

▲只有一张小票与大票组合时，小票粘在超出粘贴单右侧1cm的地方。

▲小票多于两张时，自超出粘贴单右侧1cm，至粘贴单左侧边缘布局；能排成两排的，一律排成两排，两排之间一定留间隔。

2.在粘贴单左上角、即第一张小票的左上角，点粘大票（需要补边的请先补边）。

3.别上曲别针。

十一、合同、专利等A4纸的折叠方法

1.去钉；

2.选关键页：

封面、金额、双方红章；

3.内容朝里，对齐，对折；

4.将对折后的左上角，外翻至离横折线0.5cm左右。

十二、外汇的报销

▲只有外汇业务：

1.计划财务处网站→下载→借款单→外币汇率转换单；

2.中国银行网站，下载票据当日的外汇中间牌价表；

3.请在原始票据上，用中文注明开票内容及收款单位（不需

翻译全部内容），并签字；

4.A4纸大小的单据对折、左上角外翻至距横折线0.5cm处；

5.请按下列顺序，自上至下放好，点粘左上角：

①汇率转换单②汇率表③票据④粘贴单

6.粘贴单签字、填写金额（人民币）、张数等。

▲因公出国：

1.分类

2.请在原始票据上，用中文注明开票内容及收款单位（不需

翻译全部内容），并签字；

3.打印汇率表（中国银行网站，出国期间的任意一天）

4.去D835核汇

5.粘贴及翻折:

将大、小票分别在粘贴单及粘贴单大小的80克纸

上粘好；A4纸大小的单据对折、左上角外翻至距

横折线0.5cm处；核汇单、汇率单也都翻折好。

6.打印外汇核销表

【国际合作处网站→表格下载→出国出境表格下载→北京

保定→北京→8.华北电力大学临时出国（境）外汇核销表】

●核销表单独粘一张粘贴单，翻折好。

7.请按下列顺序，自上至下放好，点粘左上角：

A①外汇核销表②粘贴单

B①核汇单②汇率表③票据④粘贴单⑤批件

8.两张粘贴单分别签字、填写金额（人民币）、张数等。

十三、实习（社会实践）的报销

1.填写“学生经费结算表”

（计划财务处网站→下载→报销表格→学生经费结算表）

2.车票：

仅限于实际实习的车票；卧铺只限于教师使用；学生卧铺按硬座算，附硬座价格表。

3.所有实习发票、车票均以粘贴单形式粘好，并签字、计算金额等。

4.“学生经费结算表”放在最上面。

【请将该表对折，左上角外翻至离横折线0.5cm处】

十四、毕业设计、班级活动费的报销

1.填写“学生经费结算表”

（计划财务处网站→下载→报销表格→学生经费结算表）

2. 以粘贴单形式、分类、粘好，并签字、计算金额等；

3. 每个老师负责的学生，尽量用同一张粘贴单。

4.“学生经费结算表”放在最上面。

【请将该表对折，左上角外翻至离横折线0.5cm处】

十五、报销须知：

1.开发票时，付款单位必须为：

华北电力大学。

2.每张粘贴单必须留负责人的教工号，否则财务系统审核

不通过。

3.每张粘贴单必须留经办人手机号码，以方便联系。

4.每张粘贴单，只贴一种内容的发票。

5.每张发票背面至少两个人签字：

负责人、经手人。

6.每张粘贴单，自张数至用途都要填写；

“负责人”一栏不能代签。

7.报销时，打印、填写“发票分类汇总表（存档）”

（计划财务处网站“下载”中有现成表格）

发票分类汇总表（存档）

部门代码：

***项目编号：

*****

序号业务分类发票张数金额（元）

1***********

2***********

总计*********

报送时间：

****

领款人姓名（正楷）：

教工号或学号（正楷）：

领款人卡号（仅限北京地区建行，前四位，后四位，正楷）：

□□□□，□□□□

●部门代码查询：

计划财务处网站→下载→借款单→

粘贴单备注栏处。

●项目编号：

KH***，KZ***等。

●业务分类：

同类合并；有交通费、耗材、图书、办公用品、差旅费等。

8.支票、汇款

领支票、办汇款:

D313

还发票：

D304

①发票补边（以利于装订后看清发票内容）

②粘粘贴单（防止发票丢失）

③签字

④合同等附件齐全，并翻折好（防止装订后打不开或损坏）

【翻折方法：

A4纸对折，左上角外翻至离横折

线0.5cm处】

9.购买设备的发票：

①补边、签字、附合同；

②去资产处D429办理报增；

③去D407盖章；

④去D313领支票、办汇款，或去D304还发票。

10.每周五下午和每月最后一个工作日，不报销、不审发票、

不教贴发票、不盖章、不办理支票、汇款等，请大家配合。

11.上年发票报销的截止日期：

次年三月的倒数第二个工作日。

12.脏乱发票一律不予报销；请保持发票票面整洁平整。

若有疑问，请咨询计划财务处档案室D407，电话：

61772821

谢谢合作！

计划财务处

2014-5-27

盛年不重来，一日难再晨。

及时宜自勉，岁月不待人。