9第九章会计报表管理系统.docx

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9第九章会计报表管理系统

第九章会计报表管理系统

第一节会计报表管理系统概述

学习目的及要求

1.了解会计报表管理系统的任务及数据来源，理解会计报表管理系统的基本概念，掌握编制会计报表的一般过程。

2．熟练掌握设置会计报表格式、计算公式和审核公式的要求与方法，掌握定义关键字的作用与方法。

3．掌握报表生成,报表审核的原理及方法,掌握输出报表操作。

会计报表管理系统是会计信息系统中的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反应企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息.

一、会计报表管理系统的任务

会计报表按照报送对象不同可分为对外报送报表和对内报送报表，对外报送报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表和主营业务收支明细表等;对内报送报表主要有成本分析表、费用明细表等。

其中,对外报送报表格式和编制方法相对固定，而对内报送报表格式和编制方法可能会经常变化。

会计报表管理系统既可编制对外报表，又可编制各种各样的内部报表。

它的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息，自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。

用友UFO报表是报表事务处理的工具，与总账等各系统之间有完善的接口,是真正的三维立体表,提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。

二、会计报表管理系统数据处理流程

编制会计报表是每个会计期末最重要的工作之一,从一定意义上说编制完会计报表是一个会计期间工作完成的标志。

在报表管理系统中,会计报表的数据来源一般有会计账簿、会计凭证、其他报表、其他业务子系统以及人工直接输入等。

报表管理系统的处理流程是:

利用事先定义的报表公式从账簿、凭证和其他报表等文件中采集数据，经过分析、计算、填列在表格中，再生成报表数据输出。

报表编制数据处理流程图如图9－1所示：

会计账薄其他业务

会计凭证子系统审核输出报表

报表会计报表采集会计报表汇总汇总表

格式格式文件计算

计算分析结果

外部数据

三、会计报表管理系统基本功能结构

用友UFO报表管理系统具有文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能和二次开发功能，如图9－2所示：

1。

文件管理功能

UFO提供了创建新文件、打开已有的文件、保存文件、备份文件的文件管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换。

UFO的文件可以转换为ACCESS文件、MSEXCEL文件、LOTUS1—2-3文件、文本文件、DBASE文件.上述文件格式的文件也可转换为UFO文件。

2。

格式管理功能

UFO提供了丰富的格式设计功能。

如设表尺寸、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色等，可以制作符合各种要求的报表。

并且内置了11种套用格式和17个行业的标准财务报表模板，可以轻轻松松制表。

3。

数据处理功能

UFO以固定的格式管理大量不同的表页.它能将多达99，999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。

UFO提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以直接从账务系统中提取账务数据，生成财务报表.

4。

图形功能

UFO提供了很强的图形分析功能，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图形。

可以编辑图形的位置、大小、标题、字体、颜色等，并打印输出图形。

5、打印功能

报表和图形以及插入对象都可以打印输出.提供“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果.

报表打印时，可以设置财务表头和表尾，可以打印格式或数据，可以在0。

3倍～3倍之间缩放打印,可以横向或纵向打印等等。

6．二次开发功能

提供批命令和功能菜单，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件，进一步利用功能菜单开发出本单位的专用系统。

四、会计报表管理系统基本操作流程

会计报表管理系统的操作流程基本可以分为报表的格式和公式设置,报表的数据处理和报表输出,如图9－2所示:

设设及

计置运数据采集报生审核输

报数算表成出

表据关运报报

格来系数据录入算表汇总表

式源

五、会计报表结构与基本术语

按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类，简单表是规定的二维表,由若干行和列组成.复合表是简单表的某种组合.大多数的会计报表如资产负债表、利润表、现金流量表等都是简单表.

（一）报表结构

简单表的格式一般由4个基本要素组成:

标题、表头、表体和表尾。

1．标题:

用来描述报表的名称。

报表的标题可能不止一行,有时会有副标题、修饰线等内容。

2．表头：

用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。

特别是报表的表头栏目名称,是表头的最主要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度.有的报表表头栏目比较简单，只有一层,而有的报表表头栏目却比较复杂，需分若干层次.

3．表体:

是报表的核心，决定报表的横向组成.他是报表数据的表现区域，是报表的主体.表体在纵向上由若干行组成,这些行称为表行；在横向上,每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目成为表列。

4．表尾：

指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。

二、基本概念

（一）格式状态和数据状态

UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。

实现状态切换的是一个特别重要的按钮──“格式/数据”按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。

1。

格式状态

在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元等。

报表的单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。

在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。

在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了,并且不能得到。

2.数据状态

在数据状态下管理报表的数据,如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总等。

在数据状态下不能从根本上修改报表的格式。

在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

（二）单元、单元属性及组合单元

1.单元

单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。

行号用数字1—9999表示，列标用字母A-IU表示。

例如：

D22表示第4列第22行的那个单元。

2、单元属性

单元属性:

包括单元类型、对齐方式、字体颜色等。

单元类型:

有数值型、字符型和表样型.

（1）数值单元

是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据"时）输入.

数值单元的内容可以是1。

7＊（10E-308）~1。

7*（10E+308）之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成.建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。

（2）字符单元

是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。

字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。

字符单元的内容也可由单元公式生成。

（3）表样单元

是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。

一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。

表样在格式状态下（格式/数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）不允许修改.

一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。

如图9—3为某单位资产负债表，屏幕显示为格式状态下的情形。

您现在所看到的没有数据的空表的内容就是表样。

图9—3

点取“格式/数据”按钮切换到数据状态后，这时您可以看到表中显示的数据。

这个资产负债表中的“年初数”和“期末数"两列中数据所在单元即是数据类型单元。

2。

组合单元

由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符）,UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。

可以组合同一行相邻的几个单元，也可以组合同一列相邻的几个单元，还可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元.

组合单元的名称可以用组成组合单元的区域中任何一个单元的名称来表示。

例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2"、“B3”或“B2：

B3”来表示。

（三）区域、固定区和可变区

1。

区域

区域由一张表页上的一组单元组成,自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。

在UFO中,区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元.

2.固定区

固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。

一旦设定好以后,在固定区域内其单元总数是不变的。

但在许多情况下，报表内的记录数是不固定的，不能确定表的大小。

比如一个图书馆的藏书目录，如果每次买进新书都要修改整个表的大小会很麻烦.这时就可以在报表中设置一个可变区来解决这个问题。

3.可变区

可变区是指屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字,可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。

在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区指可变区中的列数是可变的。

设置可变区后,在格式状态下屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。

在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。

有可变区的报表称为可变表。

没有可变区的表称为固定表.

（四）关键字

一个报表的各个表页代表着不同的经济含义，例如主管单位把其100个下属单位的利润表组成一个报表文件,每个单位的利润表占一张表页。

为了在这100张表页中迅速找到特定的单位，就有必要给每张表页设置一个标记，例如把单位名称设为标记.这个标记就是关键字。

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于区别并选择表页，为多维操作起“关键字”的作用。

UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

单位名称：

字符型（最大30个字符）,该报表表页编制单位的名称

单位编号：

字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号

年：

数字型（1904~2100），该报表表页反映的年度

季：

数字型（1~4），该报表表页反映的季度

月：

数字型（1～12），该报表表页反映的月份

日：

数字型（1~31），该报表表页反映的日期

第二节创建会计报表及报表公式设置

会计报表系统基础设置一般包括创建新的会计报表、报表格式设计、报表公式定义等。

某些报表管理系统（如UFO）将定义报表格式及公式在数据状态下,报表数据处理在数据状态,这两种状态是不同的。

在格式状态下设计报表的表样，例如，表尺寸、行高和列宽、单元属性、组合单元、关键字、可变区等；在格式状态下定义报表的公式,如单元公式、审核公式、舍位平衡公式等。

在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都有效，该状态不能进行数据的录入、计算等操作。

在数据状态下处理报表数据,例如，输入数据，增加或删除表页、审核、舍位平衡、图形操作、汇总报表等。

一、创建新表

用友UFO报表管理系统创建一张新报表的步骤：

第一步，启动:

点取安装UFO时自动生成的UFO程序组，启动UFO。

第二步,创建报表文件:

点取【文件】菜单中的【新建】命令，将自动创建一个空的报表文件,文件名显示在标题栏中，为“report1”.

第三步，设置表尺寸

点取【格式】菜单中的【表尺寸】,将弹出对话框如图9-4。

图9—4

在“行数”框中输入“8”,在“列数"框中输入“7”，点取“确认"按钮。

第四步,画表格线

选取一个区域，如A3：

F7区域，点取【格式】菜单中的【区域画线】，将弹出对话框如图9-5.在对话框中点取“确认"按钮。

图9—5

第五步，设置组合单元

按需要选取一定区域，如B1：

E1区域，点取【格式】菜单中的【组合单元】，将弹出下面对话框，在对话框中点取“设置组合"按钮。

如图9—6所示。

图9—6

第六步,设置单元属性

选取B5：

F7区域，点取【格式】菜单中的【单元属性】，将弹出对话框如图9-7。

图9-7

在“单元类型”中选“数值"，在“数字格式"中选“逗号”和“小数位数”。

选取A3单元，点取【格式】菜单中的【单元属性】,弹出“单元属性”对话框，把下边框设为空。

第七步，设置单元风格

选取一定的区域，如组合单元B1：

E1,点取【格式】菜单中的【单元风格】，将弹出对话框如图9—8。

图9—8

在“字号"框中选“16"，在“背景色”框中选黄色，在“对齐”中选水平方向“居中”和垂直方向“居中"。

第八步，输入表样文字

第九步设置关键字

选取相应的单元,点取【数据】菜单中的【关键字】，在下拉菜单中点取【设置】，将弹出对话框如图9-9。

选择相应内容后，在对话框中点取“确认”按钮.

图9-9

第十步,定义单元公式

选取相应区域，按“=”弹出下面对话框如图9-10.

图9-10

在编辑框中输入“F5+B6”后,在对话框中点取“确认"按钮。

第十一步，录入关键字的值

点取屏幕左下角的“格式/数据"按钮,进入数据状态.

点取【数据】菜单中的【关键字】，在下拉菜单中点取【录入】，将弹出下面对话框如图9—11。

图9—11

在变亮的编辑框中输入相应的具体内容。

第十二步，录入数据

在报表中录入相应的数据。

录入数据的过程中，可以看到单元公式自动显示运算结果.

第十三步，保存报表文件

二、报表公式设计

会计报表的变动单元内容会随编制单位和时间的不同而不同，但其获取数据的来源和计算方法是相对稳定的.报表管理系统依据这一特点设计了“定义计算公式”的功能，为定义报表变动单元的计算公式提供了条件，从而使报表管理系统能够自动、及时、准确地编制会计报表.

报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则,主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等.

（一）单元公式

单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，其作用是从账簿、凭证、本表或其他报表等处调用、运算所需要的数据,并填入相应的报表单元中。

它可以将数据单元赋值为数值，也可以赋值为字符。

单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。

例如：

C5＝期初余额（“1001"，月）＋期初余额（“1002”,月）

其中，目标单元是指用行号、列号表示的,用于放置运算结果的单元；运算符序列是指采集数据并进行运算处理的次序。

报表系统提供了一整套从各种数据文件（包括机内凭证、账簿和报表,也包括机内其他数据来源）采集数据的函数。

企业可根据实际情况，合理地调用不同的相关函数。

常用的报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身,取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。

1。

账务取数公式

账务取数是会计报表数据的主要来源，账务取数函数架起了报表系统和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁.账务取数函数（也称账务取数公式或数据传递公式），它的使用可以实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表,实现帐表一体化。

账务取数公式是报表系统中使用最为频繁的一类公式，此类公式中的函数表达式最为复杂，公式中往往要使用多种取数函数，每个函数中还要说明如科目编码、会计期间、发生额或余额、方向、账套号等参数。

基本格式：

函数名（“科目编码”，会计期间，［“方向”]，［账套号]，［会计年度]，［编码1]，[编码2］）

例如函数QC（"1001”，"全年”,"借”，001，1999）表示提取《用友账务系统》中001账套的1001科目的年初借方余额。

[编码1］和［编码2]与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账,如职员编码、项目编码等,如无辅助核算则省略。

主要账务取数函数如表9－1所示

表主要账务取数函数表

函数名

金额式

数量式

外币式

期初额函数

QC（）

SQC（）

WQC（）

期末额函数

QM（）

SQM（）

WQM（）

发生额函数

FS（）

SFS（）

WFS（）

累计发生额函数

LFS（）

SLFS（）

WLFS（）

条件发生额函数

TFS（）

STFS（）

WTFS（）

对方科目发生额函数

DFS（）

SDFS（）

WDFS（）

净额函数

JE（）

SJE（）

WJE（）

汇率函数

HL（）

SHL（）

WHL（）

2.本表页内部统计公式

表页内部统计公式用于在本表页内的指定区域内做出诸如求和、求平均值、计数、求最大值、最小值、求统计方差等统计结果的运算.主要实现表页中相关数据的计算、统计功能。

应用时，要按要求的统计量选择公式的函数名和统计区域.

表9－2主要本表页取数函数表

函数名

函数

函数名

函数

求和

PTOTAL（）

最大值

PMAX（）

平均值

PAVG（）

最小值

PMIN（）

计算

PCOUNT（）

方差

PVAR（）

偏方差

PSTD（）

例如：

用PTOTAL（B5:

F9）表示求区域B5~F9单元的总和；用PAVG（B5:

F9）表示求区域B5～F9单元的平均值；用PMAX（B5:

F9）表示求区域B5～F9单元的最大值等。

3。

本表它页取数公式

一张报表可以由多个表页组成，并且表页之间具有极其密切的联系。

如一个表页可能代表同一单位、但不同会计期间的同一报表。

因此，一个表页中的数据可能取自上一会计期间表页的数据。

本表它页取数公式可完成此类操作。

编辑此类公式应注意报表处理软件中的表页选择函数名及参数格式.特别是如何描述历史上的会计期间.

对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。

可以使用SELECT（）函数从表其他表页取数.

例如，C1单元取自于二张表页的C2单元数据可表示为：

C1=C2＠2。

报表之间取数公式即它表取数公式,用于从另一报表某期间某页中某个或某些单元中采集数据。

在进行报表与报表之间的取数时,不仅要考虑数据取自哪一张表的哪个单元,还要考虑数据来源于哪一页.

例如，某年7月份的“资产负债表”中的未分配利润,需要取“利润分配表”中同一月份的未分配利润数据,如果“利润分配表”中存在其他月份的数据,而不是在7月份的数据，则“资产负债表”就不应取出其他月份的数据。

表间计算公式一定会保证这一点.

编辑表间计算公式与同一报表内各表页间的计算公式类似，主要区别在于把本表表名换为它表表名。

对于取自于其他报表的数据可以用“'报表名[。

REP]’——单元”格式指定要取数的某张报表的单元。

（二）单元公式的设置

为了方便而又准确的编制会计报表，系统提供了手工设置和引导设置两种方式。

在引导设置状态下,根据对各目标单元填列数据的要求，通过逐项设置函数及运算符，即可自动生成所需要的单元公式.

手工设置的操作步骤：

先选定需要定义公式的单元，；执行“数据”︱“编辑公式”︱“单元公式”命令如图9－12，打开“定义公式”对话框；在“定义公式"对话框内，直接输入计算公式后，单击“确认”按钮。

如G39求的是负债及所有者权益的合计数。

注意：

单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号的均须在英文半角状态下输入。

图9－12

引导设置的操作步骤：

选定被定义单元D6，即货币资金的期末数；单击编辑框的“fx”按钮，打开“定义公式”对话框；单击“函数向导”按钮，进入“函数向导”对话框，如图9－13所示。

图9－13

在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”选项；在“函数名”列表框中选择期末“期末（QM）”选项；单击“下一步”按钮，进入“用友账务函数”对话框;单击“参照”按钮,进入“账务函数”对话框,如图9－13所示.

图9－13

第一步:

单击“账套号"下拉列表框的下三角按钮,在下拉列表中选择“默认”选项；单击“会计年度"下拉列表框的下三角按钮,在下拉列表框中选择“默认”选项；在“科目”文本框中输入“1001",或单击参照按钮，选择“1001”科目；单击“期间"下拉列表框的下三角按钮，在下拉列表中选择“月”选项;单击“方向"下拉列表框的下三角按钮,在下拉列表中选择“默认”选项;单击“确认"按钮,返回到“用友账务函数”对话框；单击“确定”按钮，返回到“定义公式”对话框.

第二步:

在“定义公式”对话框中，接着前面参照输入的公式后输入“＋”后，继续按照上述输入银行存款的期末余额和其他货币资金。

第三步：

在“定义公式"对话框中，点击“确认”。

如被定义公式内容只有一项,执行第一步和第三步即可。

（三）审核公式

报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系.利用这种勾稽关系可以定义审核公式，可以进一步检验报表编制的结果是否正确.审核公式可以检验表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表不同表页的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。

审核公式由验证关系公式和提示信息组成.定义报表审核公式，首先要分析报表中各单元之间的关系,来确定审核关系，然后根据确定的审核关系定义审核公式。

其中审核关系必须确定正确，否则审核公式会起到相反的效果.即由于审核关系不正确导致一张数据正确的报表被审核为错误，而编制报表者又无法修改.

在经常使用的各类财经报表中的每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般都有一定的勾稽关系。

如在一个报表中,小计等于各分项之和；而合计又等于各个小计之和等等。

在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。

一般地来讲，我们称这种检查为数据的审核。

UFO系统对此特意提供了数据的审核公式,它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，我们称之为审核公式。

审核公式公式：

<算术或单元表达式>〈逻辑运算符>〈算术或单元表达式〉［MESS“说明信息“]

逻辑运算符有:

＝、〉、〈、〉=、〈=、<〉

例9－1：

在“资产负债表”中定义以下审核公式：

d40=h40mess“资产总额的期末数<〉负债及所有者权益总额的期末数！

"

执行审核后，如果d40<>h40，则将出现审核错误提示框如图9—14。

图9－14

操作步骤：

执行“数据”│“编辑公式”│“审核公式”命令，打开“审核公式”对话框;在“审核公式”对话框中，输入“D39=H39MESS“资产总额的期末数〈>负债及所有者权益总额的期末数!

””,如图9－15所示；单击“确定”按钮。

图9－15

（四）舍位平衡公式

在报表汇总时，各个报表的数据计量单位有可能不统一，这时，需要将报表的数据进行位数转换，将报表的数据单位由个位转换为百位、千位或万位。

如将“元”单位转换为“千元"或“万元”单位，这种操作可成为进位操作。

进位操作后，原来的平衡关系重新调整。

使舍位后的数据符合指定的平衡公式，这种用于对报表数据进位及重新调整报表进位之后平衡关系的公式称为舍位平衡公式。

定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围、以及舍位位数,并且必须输入平衡公式。

例9－2:

将数据由元进位为千元，定义报表的舍位平衡公式。

第一步：

在报表格式设计状态下，用点取【数据】-【编辑公式】-【舍位公式】菜单，调出“舍位平衡公式”对话框，即可在各编辑框中输入本报表的舍位平衡关系。

如将数据由元进位为万元，如图