资金管理及审批权限流程.docx
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资金管理及审批权限流程
资金管理及审批权限流程
一、总则
第一条目的及使用范围
目的：
为规范公司现金支出行为，本着节约支出、提高效益、明确职责、保障安全的原则，结合实际情况，特制订本制度。
使用范围：
公司各部门
第二条现金支付定义
本制度所称现金包括库存现金和银行存款及现金等价物，现金支付包括借款、费用报销、固定资产购置、投资、资金往来等支付行为。
第三条现金支付的基本原则
1、三级审批原则，一般报销均需要通过“预算控制、业务审批和会计稽核”三个环节。
预算控制：
在费用使用、固定资产购置等资金支付前，必须有相应的预算。
预算不足或没有预算原则上不能进行费用使用、固定资产购置等资金支付
业务审批：
所有业务都必须由经手人提交支付申请，并在申请单上按规则进行业务说明，经
1、发票（如以个人名义开具的发票）或假发票，财务部门有权拒绝报销。
公司取得发票须符合公司所在地与发票开具地的法规要求。
2、劳务费报销需要提供劳务提供者的身份证复印件和接受薪酬的签收证明。
3、若发生票据丢失现象，原则上责任人应从原单位获取，如有困难，应填写“票据遗失报销申请单”由部门经理和系统负责人（或业务总监）签字后作为报销依据。
4、如多人共同发生日常费用，应注意根据费用分摊规则，提醒提供服务单位分别给每人开具发票以方便报销。
第一条关于报销时间
为及时真实的反应各部门当期费用，原则上要求当期费用当月报销，具体要求如下：
1、发票报销时限为发票开具日起3个月内。
特别是增值税发票需要在三个月内的基础上提前预留半个月时间给财务人员去税务局办理发票校验，以便发现问题还有机会补救。
超过开票日3个月的发票财务有权不予报销。
有特别规定票据有效时限的报销科目，按照其规定执行。
2、日常费用应在取得报销单据或出差结束的当月报销，月末取得的发票或收据如来不及审批可延至下月报销。
3、对于金额大，受益期较长的费用，可根据项目计划分期预提或待摊，项目结束时再做调整。
第二条票据粘贴
1、报销人员应自制报销粘贴纸，报销粘贴纸为A纸。
2、票据应以报销粘贴纸左上角为基准展开、正面朝上、呈鱼鳞状一次粘贴，票据不应过多叠放，票据金额位置不能被遮住。
3、若票据过多，可用多张粘贴纸，原则上要求不同类别的费用不共用一张粘贴纸。
4、票据面积若超过粘贴纸，应以粘贴纸为限折叠。
5、每张粘贴纸上的票据应按粘贴顺序连续编号，并在粘贴纸右下角空白处注明票据张数和合计金额。
6、若粘贴纸数量太多，可用曲别针或大头针固定，不允许使用订书针固定。
7、为便于审核，票据粘贴顺序要按照报销单上填列的顺序。
三、现金支出预算
第一条定义
现金支出预算是现金预算的组成部分，其目的是为了灵活调度与合理配置资金，是公司资金的使用更效率。
现金支出预算包括所有与现金支出有关的项目，主要有：
日常费用预算、项目费用预算、固定资产预算、投资预算等。
第二条预算管理
1、预算管理的集中情况：
（1）年度预算管理：
各系统、部门的可控费用按照费用科目进行年度预算控制，在年度预算范围内的按照月度预算、项目预算进行控制；超出年度预算的需要提出年度预算调整申请。
（2）月度预算控制：
年度预算内的费用应划分自然月进行控制，基本原则是根据费用的权责发生或公司整体费用预算的进度进行控制。
（3）项目控制预算：
项目下的费用按照立项后的年度预算和月度预算进行控制。
2、预算调整
（1）年度预算调整：
系统、部门在预算年度内，由于业务工作调整、组织机构和人员调整发生以下情况，可以进行年度预算调整；
单个费用预算科目调整；某一项费用增加时，需要提交年度预算调整申请
审批流程：
申请人部门经理财务总监公司总经理
两个费用预算科目调整：
年度预算在两个费用科目之间调剂的，需要提交年度预算调整申请。
审批流程：
申请人部门经理财务总监公司总经理
（2）月度金额调整：
系统、部门在预算年度内，某个费用科目在各月之间的预算进度需要进行调整的，可以进行月度预算调整。
审批流程：
申请人部门经理财务总监公司总经理
项目预算调整：
（3）项目预算调整
项目费用需要进行年度预算调整的：
审批流程：
申请人部门经理财务总监公司总经理
财务管理部会计岗
项目费用在月份间、项目间、部门间进行调整的：
审批流程：
申请人部门经理财务总监公司总经理财务管理部会计岗
3、相关说明：
费用报销的预算控制
费用超年度预算控制：
凡为项目、合同费用报销时如果超出项目或科目的年度预算，必须先进行年度预算调整流程后方可报销；
费用超标准控制：
按公司费用标准控制的，如：
差旅费、通讯费，如超标准报销，需要经过总经理审批；
分摊类费用的预算控制：
分摊类费用应进行年度预算控制，对于超预算的部门，应提交部门预算调整后方能进行正常的费用分摊。
四、借款现金支出制度
第一条借款定义
本制度所称借款是指公司员工因为公司业务需要提前支出现金而发生的借款。
第二条审批流程
第三条
基本流程为：
申请人填写借款单部门级（含）以上直接负责人审批授权批准人审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁借款流程：
申请人填写借款单财务总监审批财务稽核出纳付款
董事长借款流程：
申请人填写借款单CEO审批财务稽核出纳付款
第四条借款相关规定
1、借现金款1万元（含）以上需提前一天预约。
2、借款单须在备注栏写明借款的详细用途。
如果是差旅借款，还要求写明出差地点和出差天数，财务将根据出差天数、出差地点、是否从公司订机票等信息判定借款额度是否适度。
如提交不合适的金额，财务有权进行调整；如是非差旅借款，须注明业务涉及到的项目、合同号或实际业务情况。
3、借款被批准后，现金支付必须有借款人亲笔签字；银行卡支付凭银行支付记录生效。
4、借款必须在办理完公司业务半个月内办理报销手续，并结清所有借款。
逾期未还款，稽核人员有权直接冲销费用。
逾期不结清者，经过两次（含）以上催收仍不还款者，财务部门月末将欠款人欠款金额提交HR部门，HR部门将在借款人下月工资发放中扣还。
5、财务部门按照“前款不清后款不借”的原则办理个人借款业务，但机票除外。
机票冲账需要根据机票是否已经使用以及是否已经挂账来处理。
对已经挂账并实际使用的，应予以冲账；而对已经挂账，但机票暂未使用的，应待其实际报销时再予以报销；
6、借款需要用支票支付的，经办人应注明对方单位、事由、所需金额，财务部门一律不签发无日期、无抬头、无限额、无用途的支票。
经办人有义务保证发票与支票抬头相统一，若出现问题，由经办人负全部责任。
五、差旅费现金支出制度
第一条定义与说明
1、差旅费是指因公往返自己常驻工作地和差旅目的地之间所发生的交通费、住宿费、出差补助等费用。
自己常驻工作地根据国家行政区域划分，最低按“地区、市”为标准判断。
如果在常驻工作地所在的“地区、市”内的往返不算出差，但因实际需要住宿和住厂人员除外。
各部门人员出差，由其主管领导安排，出差人员需要提交出差计划。
2、出差次数的定义：
（1）为处理一件公务出差，从常驻办公地出发至返回常驻办公地算一次差旅；
（2）报销差旅费时，每一次差旅都需要单独申请报销。
不允许将几次差旅合并在一个差旅费申请单上报销。
3、出差天数的定义：
（1）出差天数=返回日期-出发日期+1
（2）对长期派驻外地的员工，出差天数不包括五一、十一及春节的天数，如有这期间的加班，需由其直接领导的书面证明；其每次开始差旅的日期应从上次报销时间来参考计算；
（3）出差顺道办理个人私事时，应在报销备注栏详细注明实际应出发日期或实际应返回日期。
第二条自驾车外出差旅的规定
如果公务差旅时采用自驾车方式，可以凭燃油费发票报销自驾车使用费用，但受部门境内差旅费预算和报销标准控制。
公司确定的自驾车使用费用报销标准：
单次150公里以内（含）燃油1.5元/公里，单次超出150公里以上的部分燃油补助按0.7元/公里报销。
自驾车次数定义：
从一地到另一地，算自驾车一次。
“公务外出使用自驾车报销单”格式如下
发生日期
往返地点
距离
150公里以内（含）燃油补助标准（1.5/公里）
150公里以上部分燃油补助标准（0.7/公里）
燃油补助额度
路桥/停车费
费用合计金额
乘车事由
第三条差旅标准
人员级别
交通工具最高标准
市内交通（RMB/日）
住宿费（RMB/日）
伙食补助（RMB/日）
BAND7-8
飞机（公务舱或头等舱）
火车（软卧）
轮船（一等舱）
实报实销
实报实销
无
BAND6
飞机（经济舱或公务舱，见说明）
火车（软卧）
轮船（一等舱）
实报实销
特级地区：
600
A类地区：
500
B类地区：
400
无
BAND5
飞机（经济舱）
火车（软卧）
轮船（一等舱）
50
特级地区：
550
A类地区：
450
B类地区：
350
80
BAND4
飞机（经济舱，见说明）
火车（普通软卧）
轮船（二等舱）
50
特级地区：
500
A类地区：
400
B类地区：
300
80
BAND1-3
飞机（经济舱，见说明）
火车（普通软卧）
轮船（三等舱）
50
特级地区：
400
A类地区：
300
B类地区：
250
80
第四条审批流程
基本流程为：
申请人填写报销单部门级（含）以上直接负责人审批授权人批准审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算内）：
申请人填写报销单财务总监审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算外）：
申请人填写报销单CF0/CEO审批财务稽核出纳付款
董事长报销流程：
申请人填写报销单CEO审批财务稽核出纳付款
第五条相关规定
1、特级地区：
北京、上海
2、A类地区：
天津、重庆
广东省：
广州、深圳、珠海、汕头、佛山、东莞
福建省：
福州、厦门
海南省全部
广西省：
南宁、桂林
云南省：
昆明
四川省：
成都
陕西省：
西安
湖南省：
长沙
湖北省：
武汉
河南省：
郑州
河北省：
石家庄
山西省：
太原
江西省：
南昌
安徽省：
合肥、黄山
浙江省：
杭州、宁波、温州
江苏省：
南京、苏州
山东省：
济南、青岛
辽宁省：
沈阳、大连
吉林省：
长春、吉林
黑龙江省：
哈尔滨
青海省：
西宁
新疆区：
乌鲁木齐
甘肃省：
兰州
宁夏区：
银川
西藏区：
拉萨
3、B类地区：
除特级地区、A类地区以外的地区。
4、关于坐飞机的规定：
（1）BAND1-3级别员工出差若两地距离乘最快火车超过12小时的，可以乘坐飞机；
（2）BAND4级别以上人员出差若两地距离乘最快火车超过10小时的，可以成飞机
（3）BAND6级别（以上）人员乘坐飞机单程飞行超过5小时（含）可以乘坐飞机公务舱；本规定为单程，对联程出差不适用；
（4）不在上述时间段内的不能乘坐飞机；但以下情况可以乘坐飞机（不用走标准流程）：
●乘坐4折（含）以下机票的飞机
●紧急特殊请款下经系统负责人（或业务总监）批准后可乘坐4折以上折扣的飞机
●如果和领导一同出差，领导的标准是允许乘坐飞机时，备注栏也注明了原因
（5）员工乘坐飞机应通过公司统一订票，并由公司与航空公司同意结算；特殊情况可以自行购票，但要争取最低折扣机票，并在报销时附加说明；
（6）报销时需同时提供行程单和登机牌
5、关于乘坐火车的规定
（1）BAND1-3人员，原则上不允许乘坐“高级软卧、动车组软卧”或成本更高的火车，如因为业务需要乘坐，需要走超标流程。
（2）为提高工作效率和节约经费，提倡出差人员乘坐夕发朝至列车，出差人员乘坐夕发朝至列车硬卧的，按乘车次数每次另外补助100元；选择乘坐夕发朝至列车软卧的，不享受“夕发朝至”补助。
夕发朝至是指夜间乘坐火车，次日凌晨到达。
（3）火车订票费应符合当地通常的订票费标准，如有特殊情况，须详细说明订票费超额原因。
与乘坐火车相关的行李打包费可以根据需要报销；而音乐茶座费，优先通行费等费用不允许报销
（4）出差人员乘坐4小时以上硬座按照硬座票价（不包含订票费）的50%补贴其本人。
（5）对超标准乘坐飞机而没有走超标准流程，但申请时注明只按火车标准报销时，可以按照火车票票价标准报销，给予通过，但不考虑火车票订票费等其他费用；
6、关于乘坐长途巴士的规定
（1）城际间均应提供标准的机器打印发票来报销，如无机打发票，则应以标准的机打票价格来报销；如果申请报销的金额大于机器打印的发票价格，则应详细注明原因
（2）对价格远远高于普通巴士费的发票，应注明时候为租车费用，如是租车，则应备注栏详细注明，并走超标准审批程序。
7、关于住宿费报销规定
（1）上表中住宿标准按每次实际住宿标准计算，报销的住宿费仅指房费，其他费用或自费项目一律不予在此项报销；
（2）同性两人共同出差按一标准间计算，不允许多人累计计算；
（3）住宿天数一般应小于出差天数，乘坐夕发朝至火车往返应在减除2个住宿天数；住宿地应与差旅目的地一直，且住宿天数应与火车票、飞机票日期计算出来的应住天数不冲突；
（4）住宿费发票应为酒店宾馆招待所的发票；住宿费报销需要同时提交“住宿结算清单”，对于出差偏远地区不能取得清单的情况，请自行说明。
8、关于伙食补助费用报销的规定、
（1）差旅期间的招待餐费不扣减伙食补助，其招待餐费按公司客户招待费制度执行；
（2）参加挥舞活动，食宿由主办方全包时，公司不在给予伙食补助，原则上包1餐不扣补助，包2餐扣0.5天补助，包3餐扣1天补助，以此类推。
在报销时提交人应主动扣除相应补助。
9、关于差旅期间发生的市内交通报销的规定
（1）差旅费中的市内交通费的标准不包含进出车站、码头、机场发生的交通费。
进出车站、码头、机场发生的交通费可据实报销，但日期须与火车、飞机等的日期符合；
（2）如果出发或返回当日所带行李较多，可报销一次当日才家往返公司的出租车票，票面日期同样须与出发当日的火车、飞机票面日期联系上，并占用当日交通费标准；
（3）目的地的出租车费、公共交通费，票据日期须与出差期间完全相符；
（4）每张出租车票的抬头，须与差旅地点一致；
（5）不允许以交通充值卡发票报销出租车费或公共交通车费。
10、关于差旅途中发生的其他费用报销的规定
（1）餐费：
差旅费中一律不允许报销任何餐费，因业务需要发生的招待费用，可与当月招待费或加班餐费一起报销；
（2）上网费用和电话费：
对某些不具备免费上网条件的宾馆，如果因业务需要发生的上网费，可以酌情报销；但如果有电话费发生，不管额度大小，应一律单独开具发票，并入当月手机费中报销。
11、关于超标准报销的规定
（1）超标准乘坐交通工具应该由部门经理事前邮件审批同意，特殊情况下，可以先电话确认，事后批补；报销时必须走超标准流程，备注栏说明超标原因，同时必须打印部门经理审批同意的邮件作为报销附件
（2）走超标准流程报销时，由系统负责人（或业务总监）、财务管理部管理会计经理共同审批；
12、关于差旅途中顺道办理个人私事，除事前需要领导批准外，其间所耗去的资源，在差旅费报销时需要特别说明，并在报销金额中予以扣除。
六、市内交通费现金支出制度
第一条定义与说明
市内交通费指员工在工作时间里外出办理公司及工作日延时工作至20：
00后和节假日加班乘坐交通工具而发生的交通费用
财务部门根据部门预算对实际发生的费用进行审核控制
市内交通费在报销时分为两个子模块，即外出办事和加班。
外出办事模块专门用于报销工作时间里外出办理公司而发生的交通费用，加班专门用于工作日延时工作至20:
00后和节假日加班而发生的交通费用，报销加班发生的交通费用要把HR考勤系统统计的加班申请表作为报销附件。
报销时不允许员工将所有出租车票合并成一个金额填写申请，必须按单张出租车发票以日期顺序逐行填写报销清单。
市内交通费不限定单张发票的额度，但对于单张发票金额超过100元，应在备注栏详细注明原因
第二条审批流程
基本流程为：
申请人填写报销单部门级（含）以上直接负责人审批授权批准人审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算内）：
申请人填写报销单财务总监审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算外）：
申请人填写报销单CFO/CEO审批财务稽核出纳付款
董事长报销流程
申请人填写报销单CEO审批财务稽核出纳付款
七、客户招待费现金支出制度
第一条定义与说明
是指为生产、经营、管理创造良好外部环境，为维护外部关系而发生的餐费、礼品、旅游费、住宿费用等。
但市场活动所赠送的礼品，费用应计入市场费用。
各部门要严格控制客户招待费支出，严禁以客户招待费名义报销个人费用。
客户招待费报销要求按次逐行填写报销清单，不允许将多次招待费用合并成一个金额填列报销。
注意发票和招待明细的匹配。
第二条标准
1、相关说明：
对于有标准人员：
客户招待费实行实名制，谁经手谁报销，计入个人费用额度，标准内据实报销。
业务招待费实行每月一次报销制，报销时注明原因和招待对象，超过限额的部分须由系统负责人（或业务总监）、管理会计部经理共同批准后方可报销。
对于没有标准人员：
报销时受部门预算控制。
超过预算的部门须由系统负责人（或业务总监），管理部会计部经理共同批准后方可报销。
报销时需在支出证明单上注明招待人姓名、公司、职务、应酬的性质和目的、陪同人员等相关信息。
2、标准：
人员级别
标准/月（人民币：
元）
BAND7-8
预算内
BAND6
6000
BAND5
5000
BAND4
3000
分销经理、销售主管、分销主管
2000
销售代表
1000
DSR人员
300
其他
据实报销
第三条审批流程
基本流程为：
申请人填写报销单部门级（含）以上直接负责人审批授权批准人审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算内）：
申请人填写报销单财务总监审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算外）：
申请人填写报销单CFO/CEO审批财务稽核出纳付款
董事长报销流程（预算外）：
申请人填写报销单CEO审批财务稽核出纳付款
第四条加班餐费现金支出制度标准为每人每次不超过RMB30元
八、通讯费现金支出制度
第一条定义
员工使用通讯工作而发生的费用，包括月租费、占频费、各种通话费、IP长途费、短消息、无线上网费等基本通讯费用，包括固定电话费和移动电话费用报销。
移动电话费用按个人标准限额实报实销。
固定电话费用据实报销，但受部门预算控制。
第二条移动电话费用标准
人员级别
标准/月（人民币：
元）
BNAD7-8
实报实销
BAND6
800
BAND5
650
BAND4
500
BAND1-3
120/250
销售系统人员标准为：
人员级别
标准/月（人民币：
元）
BAND7-8
实报实销
BAND6
1000
BAND5
800
BAND4
600
销售主管、分销主管、分销经理
500
销售代表
400
DSR人员
200
BAND1-3
150/300
第三条相关规定
（一）申请标准
1、BAND1-3人员申请低标报销标准的人员需本人提出申请，经部门经理审批后，会计管理部稽核会计在网上支付系统中备案后方可报销；申请高标的报销标准申请，经部门经理和系统负责人（或业务总监）审批后，会计管理部稽核会计在网上支付系统中备案后方可报销
2、由于业务变化由员工所在部门及时办理变更申请
3、销售代表、销售主管、分销主管、分销经理有本人提出申请，部门经理和系统负责人（或业务总监）审批后，会计管理部稽核会计在网上支付系统中维护后可按相应标准报销手机费
4、个别特殊岗位如果由于特殊工作需要申请适当上浮手机费报销标准，经部门经理和系统负责人（或业务总监），财务总监审批后，会计管理部稽核会计在网上支付系统中维护后方可按相应报销标准报销手机费。
5、女员工在休产假期间，通讯费一律按100元/月标准报销。
6、对于BAND4级别（含）以上有确定标准的人员不用申请手机费标准，直接由会计管理部稽核会计在网上支付系统中维护相应的标准。
7、有关无线上网费用报销的规定：
（1）无线上网费用不占个人移动电话费额度标准
（2）BAND4级别（含）以上人员可申请无线上网卡，通过公司信息部门统一办理，公司将争取最大优惠，标准不超过158元/月
（二）报销说明
1、电话费可以多月（发票有效期限为3个月）合并报销，报销额度可以参照个人几个月累计的话费标准
2、差旅期间发生的电话费单独开发票，和当月手机费一并报销，超出手机费报销标准部门不予报销，或者走超标准流程进行审批。
3、手机费应该提供标准的银行缴费单或电信部门出具的话费账单作为报销凭据，如果是无月租费手机，可以以充值卡发票来实报实销，但要有话费清单作为附件。
4、每次报销的手机费发票应一致，不可以将银行缴费单和充值卡发票合并报销，除非发生换号或换卡时才可以，且应该有相应的原因说明。
5、员工提供的电话费结算单据上面所显示的信息如与事实不符，请申请人给予解释。
第四条审批流程
基本流程：
申请人填写报销单部门级（含）以上直接负责人审批授权批准人审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算内）：
申请人填写报销单财务总监审批财务稽核出纳付款
集团总裁/副总裁报销流程（预算外）：
申请人填写报销单CFO/CEO审批财务稽核出纳付款
董事长报销流程：
申请人填写报销单CEO审批财务稽核出纳付款
九、固定资产类现金支出制度
第一条定义与说明
1、固定资产是指同时具有下列特征的有形资产：
（1）为生产商品、提供劳务、出租或者经营管理而持有；
（2）使用寿命超过一个会计年度。
具体包括下列有形资产：
（1）使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等
（2）不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过1年的，也应当作为固定资产，DV/DC不需要做价值判断，均作为固定资产管理。
2、固定资产类别：
固定资产分房地产及建筑物、电脑及外设、办公设备、机器设备、交通工具、模具、办公家具等七类。
同时公司固定资产按照事物管理部门分为IT类固定资产和行政类固定资产，分别由信息系统和行政部管理。
IT类固定资产内容：
电脑及外设类资产为IT类资产，具体包括PC（台式机\笔记本）、PC外设（打印机\扫描仪\投影仪\刻录机）、手持设备（PDA手持设备）、DV/DC（数码相机\数码摄像机）、电脑及外设其他（各种主机配件\服务器配件\U盘\移动硬盘\录音笔）、服务器（服务器\小型机）、网络设备（交换机\路由器\光线交换器\HUB卡）、安全设备（VPN设备\防火墙\门禁）、备份设备（磁带机\磁带库\磁盘阵列\存储）、机房设备（机柜\UPS\机房专业空调\各种网络设备配件）。
行政类固定资产内容：
除IT类资产以外的其他类别固定资产均为为IT类资产，即：
房地产及建筑物、办公设备、机器设备、交通工具、模具、办公家具等。
办公设备类资
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