合同管理办法文本.docx
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合同管理办法文本
中铁六太法律[2006]88号
关于印发《中铁六局集团太原铁路建设有限公司项目部合同管理办法（试行）》的通知
公司各单位：
为加强项目部的合同管理，现将《中铁六局集团太原铁路建设有限公司项目部合同管理办法（试行）》印发给你们,请认真组织学习,遵照执行。
二OO六年五月十六日
中铁六局集团太原铁路建设有限
公司项目部合同管理办法（试行）
第一章总则
第一条：
为了适应日益规范的建筑市场要求，减少和避免经济纠纷，维护公司的合法权益，加强公司的合同管理工作，建立健全以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的合同管理体系，规避经营风险，减少法律诉讼，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》、《中铁六局集团有限公司合同管理实施办法》及有关法律、法规，结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条：
本办法所称合同是指公司及所辖各项目部在施工生产及经营过程中与公司以外自然人、法人、其他组织之间签订的平等、自愿、公平的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
本办法所称合同管理是指各单位实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。
本办法所指的合同，包括建筑工程施工合同、劳务分包合同、设备租赁合同、物资采购合同、周转材料租赁合同、房屋租赁合同、委托加工合同。
第三条：
合同管理工作应当遵循下列原则：
（一）依法签订合同，保证合同内容、程序合法
（二）规范履行合同，提高合同的履约率
（三）妥善保管合同管理过程中的各项文书、单据，保证合同管理资料的完整性
（四）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益
第四条：
任何单位和个人不得利用合同从事扰乱社会经济秩序和单位生产经营管理秩序、损害单位利益、国家利益和社会公共利益等违法活动。
第五条：
任何人不得以任何方式泄漏在合同管理过程中知悉的商业秘密。
第六条：
本办法适用于公司所有项目部。
第二章合同管理机构、人员及职责
第七条：
公司成立合同管理领导组，负责统一管理公司范围内所有的合同管理，合同管理领导组是本系统内合同管理工作的权力机构。
合同管理领导组的人员组成：
组长：
总经理党委书记
副组长：
总经济师总会计师总工程师副总经理
成员：
工程管理中心法律事务部财务部审计部安检部
第八条：
合同管理领导组及各部门的职责：
（一）合同管理领导组：
1．负责制定和修改涉及公司的合同管理规章制度
2．监督和定期检查合同管理制度的落实情况，指导各项目部合同管理工作
3．组织编写公司内的合同示范文本
4．组织对各项目部合同管理人员的学习和培训工作，并对其合同管理绩效进行考核
5．全面负责公司范围内合同的评审、签订、监督，对于合同的会审必须在10个工作日内给予答复，日期不顺延，以便于合同管理的及时进行
6．解决合同纠纷的申诉、应诉、索赔
7．其他有关合同管理的工作
（二）工程管理中心：
1．负责收集各项目部上报的草拟合同，组织公司合同管理小组进行评审
2．负责审核确认合同的工期、数量、单价（指标）、金额、质量等条款
3．根据承包预算、责任成本预算，监督合同的实际执行情况
4．负责审核外协队伍的准入资格，办理外协队伍的准入手续
（三）法律事务部：
1．负责制定及下发合同标准文本
2．负责审核合同条款，防范风险
3．对评审合格的合同加盖公司合同专用章
4．负责办理法定代表人授权委托书
（四）财务部：
1．负责收取外协队伍的履约保证金，扣缴外协队伍的质量保证金
2．负责审核合同约定的付款方式，在合同执行过程中控制资金的支付
（五）审计部
1．负责合同执行过程中的监督检查，对违反合同规定的事项提出处理意见
2．参与合同的评审、签订、过程控制、变更及终止的全过程管理
（六）安检部
负责审核与安全、质量、环保、职业健康等相关的条款
第九条：
项目部要成立合同管理小组，项目部对外签订合同，必须经合同管理小组会审同意后方可草拟，并需派合同管理员按公司相关要求及时报送。
合同管理小组组成：
组长：
项目经理、党工委书记
副组长：
项目副经理、总经、总工
成员：
合同管理员、各职能部门负责人
项目经理是项目部合同管理的第一责任人，对项目部
合同的签订、履行、终止全过程负责。
合同管理小组的主要职责：
（一）制定具体的合同管理制度
（二）宣传、组织学习并贯彻执行有关合同的法律、法规政策
（三）草拟和初步审查合同的各项条款，确保合同内容、条款等符合合同订立人的意志和有关法律的要求
（四）配合公司参与合同纠纷的申诉、索赔和应诉
（五）坚决制止单位和个人利用合同进行违法活动
（六）承办其他有关合同管理工作
第十条：
项目部要设立专（兼）职合同管理员，并报公司法律事务部备案，在进行必要的法律培训后，方可上岗。
合同管理员是项目部合同的综合归口管理责任人，对项目部涉及经济事项的合同全过程负责。
合同管理人员主要职责：
（一）组织制定本项目部的合同管理工作实施细则
（二）建立健全合同管理台帐，作好和合同有关档案材料的保管工作
（三）负责草拟合同
（四）监督合同的履行过程，对可能出现的问题进行分析，及时以书面形式向法律事务部汇报
（五）合同终止或项目部解体后合同未履行完毕的将情况书面写明，报法律事务部备案
（六）经公司授权，进行资质预审
（七）承办其他有关合同管理工作
第十一条：
委托代理制度及程序：
（一）项目经理经公司董事长书面授权，并经书面批准后，方有权代表企业在授权范围内进行活动
（二）合同当事人必须在代理权限范围内实施代理行为，超越代理权的代理人无权订立合同，其行为由行为人承担民事法律责任
（三）委托代理必须采用书面形式，委托书应当载明代理人的姓名或名称、代理事项、代理权限、有效时间和委托日期，并由委托人签名或盖章；
第三章合同的签订、履行分工及权限
第十二条：
合同的签订
（一）签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则
（二）要采用公司统一制定的合同示范文本来对外签订合同，合同内容可根据施工现场实际情况填写，但是付款方式、争议解决方式和违约责任严格按照范本内容，特殊经济事项没有示范文本的，可以采用“协议书”的形式，要本着平等但利于我方履行的原则，协议书的条款应严谨、无漏洞，符合国家相关法律法规的规定
（三）除可及时清结的小型经济活动外，合同必须采用书面形式
（四）对外草拟的合同，必须经项目部合同管理小组集体讨论、会签。
项目部专（兼）职合同管理人员应及时将草拟合同报送公司工程管理中心，距离较远的，也可以通过电子邮件或公司网络办公平台上报。
除建筑工程施工合同和劳务分包合同外，合同金额在5万元以下的，经公司董事长书面授权，委托项目经理在授权范围内签订，已签订的合同要按月进行统计，并上报公司备案。
XX，项目部不得对外签订合同。
合同金额在5万元以上的，要将会签手续连同草拟的合同一并报公司工程管理中心，由公司合同管理领导组负责审核、签订，公司合同管理领导组每周一对各项目部送审的合同进行评审，评审通过后，项目经理签字，加盖合同专用章，合同生效。
对于单项合同，项目部不得分解签订。
对外草拟的合同，应先加盖对方的有效印鉴，未经公司同意，项目部不得在草拟的合同上签字和盖章，更不得对外提供担保。
草拟的合同要讲求时效性，必须是事前合同，严禁先履行经济事项，后签订合同，公司对此类合同不予办理，由此产生的后果由项目部承担，并追究相关人员的责任。
签订合同应当加盖骑缝章。
合同签订后，除项目部留存的副本外，还应将两份合同副本送法律事务部、工程管理中心归档备案。
（六）对外签订的合同原则上都应加盖公司合同专用章，但为适应现场实际，减少审批手续，经公司董事长书面授权，并属于以下事项之一的，可用项目部公章代替合同专用章。
1．一次性配合费、验交费事项
2．代甲付款，包括拆迁、青苗补偿
3．施工用水、电
4．合同金额在5万元以下的事项
建筑工程施工合同和劳务分包合同不在以上授权范围内。
（七）对于建筑工程施工合同、劳务分包合同，应按单位工程签订，一项单位工程一份合同，并附详细的工程量清单，两家队伍同时施工一项单位工程的，应分清各自的工作内容，分别签订。
对外协队伍实行准入资格制度，外协队伍在取得公司签发的准入证后才有资格与公司签订建筑工程施工合同或劳务分包合同，在提供履约保证金交纳票据后方可正式签订合同。
外协队伍必须就安全、质量、机械设备、保证金等方面写出“承诺书”，作为合同附件，承诺书具有与合同正文内容同等的法律效力。
严禁分包单位将其承包的工程再分包。
（八）合同依法成立后，即具有法律约束力，合同双方应按合同的条款严格履行。
（九）严禁向对方提供盖有我方印鉴的空白纸张，在未对清有关帐目及征得项目经理同意前，严禁随意为对方书写欠条或进行帐目确认。
（十）项目分部和作业队没有对外签订合同的权利，必须由所在项目部签订，项目部应监督管理其所属项目分部和作业队的全部对外经济事项。
第十三条：
项目部发生本办法规定的经济事项，必须首先按照规定程序签订合同，未签订合同，外协队伍不能进场施工，不能向供应商支付任何款项。
第十四条：
所有合同原则上必须事先明确单价、数量、合同总金额，不允许出现类似“确定单价，数量按实际结算”的条款；也不能只有总金额，而不约定详细的数量、单价。
由于设计、图纸等问题，发生数量与总价不能确定的事项，在图纸到达后必须在一周内完善合同手续，避免结算纠纷。
第十五条：
合同评审的主要内容包括：
合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适应性，合同内容的合法性。
在合同评审中，按照归口把关、分工负责的原则，有关部门对合同中的技术性及经济商务内容的适宜性负责；合同管理员对合同内容的合法性负责。
项目部负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责，资料中应包括合同会审情况记录、项目部合同评审表。
第十六条：
签订合同应当做到主体合格、内容合法、条款齐全、手续完备、权责明晰、表述准确。
第十七条：
合同管理员应当将合同的有关情况在合同管理台帐中记录。
合同管理员应当将各方签字、盖章齐全的合同原件一份及合同评审表原件、合同登记表原件等其他相关资料整理归档备查。
第十八条：
合同生效后，应当履行合同，以合同执行部门为主，其他有关部门应当密切配合。
合同中约定的生效条件尚未成就的，不得履行。
第十九条：
对于建筑工程施工合同及劳务分包合同，实际结算数量不得超过合同中的清单工程量。
对于因设计变更引起的工作量变化，项目部必须在排除了不确定因素后，按照本办法规定的程序，就变更部分单独签订补充合同。
项目部在支付工程款时，应以双方签订的合同及结算单为依据，不允许擅自支付外协队伍预付款；履行过程中的款项支付严格按照项目部资金管理办法执行。
第二十条：
由于非我方原因致使合同无法履行，应采用书面形式及时通知对方，不得采用口头形式，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。
合同管理员同时应将相关情况报送公司合同管理领导组。
第二十一条：
发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将情况向合同管理员和项目经理报告，并注意收集、保全相关证据。
合同管理员收到报告后，应认真分析，提出应对措施，并报公司合同管理领导组审核批准。
对方确实不履行或不完全履行合同时，合同管理员应及时向对方送达违约通知书，收集、保全相关证据，配合公司做好法律诉讼或仲裁的准备工作。
第二十二条：
合同履行完毕后，合同执行部门在10天内应当将合同履行情况书面报送合同管理员。
第二十三条：
对于建筑工程施工合同及劳务分包合同，工程结束后，应进行末次结算，签订“末次结算协议”后，合同立即终止，协议中应申明：
本合同工程数量已结清
工程价款已全部结算完毕
对工程数量、价款结算及其他合同内容双方无异议
本合同即日起终止
第四章合同变更和解除
第二十四条：
生效的合同依法可以进行变更和解除。
第二十五条：
合同一经签订，即产生法律效力，合同双方必须严格执行，原则上不能随意变更或解除合同。
如一方确需变更或解除合同时，必须把变更或解除合同的原因、责任及相关损失或赔偿以书面形式报告对方，对方按合同条款办理手续及赔偿。
双方协商核定有关责任及赔偿金额。
如双方无法调解时，依法采用仲裁或诉讼手段解决。
第二十六条：
如合同一方未完全履行合同条款，造成另一方名誉或经济损失时，另一方可按照合同约定向违约方索赔，以及进行名誉或精神赔偿，直至解除合同。
善后事宜双方按照合同条款协商解决，如无法调解时，依法采用仲裁或诉讼手段解决。
第五章合同纠纷的调解和仲裁
第二十七条：
合同发生纠纷时，当事人可以通过协商或者调解解决，协商不成需采取仲裁或诉讼手段解决时，合同管理员应及时向合同管理领导组报告，并整理收集有关资料到上级主管部门办理有关审定代理人等级及授权委托手续。
第二十八条：
依法向仲裁机构或人民法院请求变更或解除合同的，应当在法定期限内提出。
第六章工程索赔
第二十九条：
工程索赔是指由于工程承包商非自身原因发生合同规定之外的额外工作或损失，所要求进行的费用和时间的补偿。
发生索赔的原因包括但不限于：
工程数量变更、工期延长、施工现场环境变化、工期提前加速施工、业主违约、合同存在缺陷等。
第三十条：
提出的工程索赔应有理、有利，遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。
第三十一条：
各单位应当加强索赔证据的收集和管理，主要包括但不限于：
（一）建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范
（二）建设单位与施工单位的会议记录、来往文件和函件及其签收记录
（三）经建设单位签认和认可的工程实施计划
（四）建设单位负责供应的设备，材料进场时间、数量、规格和质量检查清单
（五）经建设单位、监理签认的设计变更清单和通知书
（六）工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录
（七）施工人员计划表及施工机械、材料使用报表，财会资料
（八）工程（含中间工程）检查、验收记录及事故处理的资料
（九）材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料，国家新增税种资料
（十）工程价款、预付款项的拨付单据
（十一）不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等
（十二）《民法通则》、《合同法》、《建筑法》等相关法律法规对工程索赔的规定
（十三）其他与索赔有关的证据等
第三十二条：
索赔项目由各项目部报公司工程管理中心，工程管理中心报合同管理领导组论证。
第七章合同档案资料的管理
第三十三条：
公司及所属各项目部应加强合同档案资料的管理工作，建立健全合同档案资料管理制度。
第三十四条：
合同档案资料的生成一般分为三个阶段：
（一）合同正式签订前产生的相关资料
（二）合同正式签订后履行过程中产生的相关资料
（三）合同纠纷发生后产生的相关资料
第三十五条：
合同档案资料包括但不限于：
合同管理相关的法律法规、规章制度、合同示范文本、合同当事人的资信资料、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签发单据、合同评审表、合同会审情况记录、合同专用章用印审批表、合同管理台帐、合同用印登记表、合同签订履行情况表、合同检查意见书、检查整改情况报告书、财务结算凭证、起诉状、答辩状等。
第三十六条：
合同档案资料中除技术性资料和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各相关部门应当做好其他资料的保管和移交工作，公司将对整个经济合同档案资料统一管理。
第三十七条：
合同档案基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。
严禁涂改、毁损合同档案资料。
如确需使用资料原件的，建立严格的审批、催还、归档制度。
严禁个人私自保管合同档案资料，严禁泄露合同档案资料中的内容
第三十八条：
各项目部所签合同，必须由公司统一编号管理。
合同编号为：
六局太铁（合同类型简称）字（签约年份）-总序号-分类合同的序号
结合公司的实际情况，在合同编号的管理上，采用以下合同类型：
1、建筑工程施工合同，简称建筑
2、劳务分包合同，简称劳务
3、物资采购合同，简称采购
4、租赁合同，简称租赁
5、委托加工合同，简称委托
6、其他类型合同，简称其他
第八章合同管理监督、考核与奖惩
第三十九条：
公司合同管理领导组定期对合同的执行情况进行监督检查，及时找出合同执行过程中在的问题，杜绝违反合同的行为。
合同监督检查是企业合同管理的重要内容。
公司合同领导组委托各职能科室有权单独成立合同监督检查小组，定期、不定期检查项目部的合同管理情况，保证合同的顺利履行。
第四十条：
合同监督检查的主要内容有：
（一）合同管理制度的制定和落实情况
（二）合同档案资料的建立和保管工作
（三）合同的签订和履行情况
尤其是对于签订和履行过程，更是要作为检查的重点
第四十一条：
合同监督检查小组应当在检查结束3日内向受检单位送达检查意见书。
检查意见书中应当包括监督检查小组成员姓名和职务，被检单位合同管理的基本做法，存在问题，相应的处理意见和加强合同管理的建议等。
第四十二条：
被检查单位应当自收到检查意见书3日内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。
第四十三条：
各单位应当建立和健全合同管理的奖惩制度，通过奖励或惩罚，维护合同管理制度的严肃性，激发合同管理工作人员的积极性，不断提高合同管理水平。
第四十四条：
项目部在合同履行过程中违反本办法的规定，尚未造成经济损失的，对有责任的领导和直接责任者，进行批评教育；已造成经济损失的，按其情节轻重，分别按造成经济损失金额3%～5%的经济处罚和行政处分；违反国家法律、法规的，移交司法部门处理。
第四十五条：
项目经理、合同管理人员以及合同管理领导组成员违反规定用其他印鉴代替合同专用章，无论是否造成损失，均按照所签订合同金额对项目经理处以５‰罚款，合同管理员、直接责任人各３‰罚款。
第四十六条：
合同管理卓有成效，成绩突出的部门和个人按照有关规定予以奖励。
第九章附则
第四十七条：
本办法由公司合同管理领导组负责解释。
第四十八条：
本办法自二OO六年一月一日起生效，所附附件具有与本办法正文同等的效力。
附件一：
建筑工程施工合同范本
附件二：
劳务分包合同范本
附件三：
物资采购合同范本
附件四：
设备租赁合同范本
附件五：
房屋租赁合同范本
附件六：
租车合同范本
附件七：
法人授权委托书
附件八：
合同审批的相关表格
附件一：
编号____________
准入证号____________
建筑工程施工合同
工程名称：
发包方：
中铁六局集团太原铁路建设有限公司
承包方：
建筑工程施工合同
发包方：
中铁六局集团太原铁路建设有限公司 （以下简称甲方）
承包方：
（以下简称乙方）
根据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国建筑法》的原则，结合本工程具体情况，经双方协商一致，签订本工程合同。
一、工程概况：
１、工程名称：
２、工程地点：
３、承包内容及数量：
（1）、承包内容：
（2）、承包数量：
二、承包方式及合同价款：
１、承包方式：
包工包料包质量
２、合同价款：
经双方商定，本工程综合单价为详见（工程量清单表）
合同总价为：
金额大写：
三、工期要求：
本工程自 年 月 日开工至 年 月 日竣工，工期为 个日历天，每延期1天，罚金5000.00元，从支付中扣除。
四、双方负责人
3．1甲方委托其委派到本工程驻工地的项目经理负责履行本合同。
项目经理姓名为，身份证号：
。
3．2乙方委派担任驻工地履行本合同的负责人为，职务：
，身份证号：
。
五、双方权利及义务
甲方：
１、开工前甲方向乙方提供图纸和有关技术资料并进行现场交底，协助乙方解决施工中出现的问题，确保工程进度。
2、甲方协助乙方办理施工场地有关事宜，负责在施工过程中对乙方工程质量、安全、进度、文明施工进行监督检查及管理。
3、审核批复乙方的施工方案及验工计价。
4、负责分包工程进度款的拨付与竣工结算。
5、可以要求乙方撤换其派遣或雇用的难以胜任、玩忽职守、工作不负责的人员。
乙方：
1、乙方接到施工通知书后，在七日内组织队伍和机械进驻施工现场，做好施工准备工作并向甲方代表提供施工方案和月（季）工程进度计划和相关的其它技术资料，并按批准的施工方案及进度计划组织施工。
2、接受甲方及监理工程师的监督，严格执行其就有关工程实施及修复所作的指令，按时参加甲方组织的各类会议。
3、按工程需要提供和维修施工所使用的照明，配备看守和警卫，否则造成后果乙方自理。
4、乙方应遵守甲方、当地人民政府和有关管理部门的规定，应做到文明施工，料具要堆放整齐，承担因违犯有关规定造成的损失和罚款。
5、负责对其施工范围内地下管线、建筑物、构筑物的防护工作，并承担因防护不力而引起的一切损失和责任。
6、对现场作业和施工方法的适应、稳定和安全性承担全部责任，对其职工的行为、违约和疏忽完全负责。
7、乙方应采取有效措施，做好竣工未交付甲方前的成品保护工作，承担保护期间发生损坏的修复及其费用。
8、乙方应按照甲方提供的图纸和施工技术交底以及有关的施工规范和操作规程进行施工，并做好施工记录，乙方自行采购的材料及施工进度的各种原始凭证均应按甲方要求留存、整理、移交。
9、竣工时，按甲方要求运出其装备、剩余材料、垃圾及各种临时设施，并保持整个现场的整洁，如甲方代办，费用由乙方承担。
10、自行聘（雇）用职工，并负责支付其工资及进场、退场的一切费用及相关的安全责任。
11、合同终止前，如乙方未严格履行合同所规定的义务而造成的工程、财产损失和人身伤害，由乙方承担全部责任及所发生的费用。
12、合同签订时，乙方应向甲方上缴合同价款10％的履约保证金（不足10000元的，按10000元上缴），工程竣工初验后，经确认无违约、无质量问题，如数退还。
如不履行或不完全履行合同义务，甲方扣罚全额履约保证金。
13、就工程质量、安全、机械设备、管理人员、保证金、经营责任及可能发生的经营和其他风险等方面与甲方签订《进场前承诺书》，并严格履行。
六、材料供应
１、对乙方进入施工现场的一切材料（包括成品、半成品、预制构件等）均应附产品合格证和试验报告单，经甲方人员签认后方可使用，否则造成的一切后果及责任费用由乙方自负。
乙方承担因市场因素引起的施工所用材料价格风险。
2、甲方供应的材料除按规定办理外，其费用在乙方进度款中扣除。
七、质量要求
１、乙方应根据甲方提供的施工图纸、技术交底或有关技术资料，精心组织施工，确保工程质量。
隐蔽工程及关键部位，须经监理工程师验收签认后，乙方方可继续施工。
2、乙方应随时接受甲方及监理工程师的检查，并提供便利条件，按甲方与监理工程师要求施工、返工或修改。
甲方与监理工程师的检查批评不能免除乙方所应承担的责任。
3、施工期间出现质量问题，乙方应在约定的时间内进行返修并承担因返工而造成的一切损失，工期不得顺延。
超过约定的时间，甲方可另组织队伍进行返修，发生的费用在乙方工程款中扣除。
4、乙方应在工期要求内，保质保量完成任务，确保工程一次验交合格率达到100%。
八、安全要求
乙方应按有关规定采取严格的安全保护措施，承担由于自身安全措施不力造成事故的责任和因此发生的有关费用。
非乙方责任造成的伤亡事故，由责任方承担责任和有关费用。
九、进度要求
1、乙方的施工进度安排，必须符合甲方的总体进度要求。
2、发生不可抗力的自然灾害时，经监理工
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