无纸化办公会议系统设计方案.doc

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XXX无纸会议管理系统

设

计

方

案

目录

第一部分前言

第二部分系统简介

2.1XXX无纸化会议系统特点

2.2软件功能介绍

2.2.1会议资料上传管理

2.2.2会议资料浏览管理

2.2.3桌面共享管理

2.2.4其它功能

第三部分XXX硬件配置

3.1客户端配置

3.2服务器配置

3.3工业电脑和商用电脑的区别

3.4使用键盘和触摸屏的区别

3.5实际视频图像的播放与控制

3.6系统流程图

第一部前言

XXX无纸化会议系统是一个基于客户--服务器的会议室文件分配与共享软件，他具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为会议系统提供了规范、完整的文件分配和共享，自动化处理和无纸化会议。

本软件设计标准基于用户的最终目标，本软件的设计遵循如下设计标准：

1安全可靠性原则：

本软件将承担实时性、安全性较高的电子信息文件的分配与共享业务，要求硬件平台与软件平台具备高度的安全可靠性，在系统的设计上，采用技术手段与管理手段结合的解决方案。

2规范性原则：

遵循各级政府机关的办公规范，统一的国家规范公文格式及严格的事务流程。

3先进性原则：

本软件采用的技术，将在相当的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品。

4开放性原则：

本软件的发展将是连续的，系统将提供开放的接口设计，保障系统的平滑连续性扩展。

5统一规划分步实施：

明确项目的总体目标和阶段性目标，分步实现，并保证系统的统一性。

6扩展性：

本次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发，以适会议室文件分配与共享流程的变化与进展。

第二部分系统简介

2.1XXX无纸化会议系统的特点

系统的设计目标是通过网络，完成单位团体内部会议室文件的分配与共享，实现无纸化会议，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度，添加了简单的聊天功能，方面与会人员在开会时进行单独交流。

XXX无纸化会议系统是基于客户-服务器模式，系统软件和数据集中存放于服务器中，软件的安装与升级在服务器上进行，不影响用户的使用，用户只需使用触摸屏就能完成所有对应的功能。

所有的工作基于人机界面，安装、使用、培训、维护、升级十分简单。

XXX无纸化会议系统的设计基础是设计人员对政府机关、企业会议室流程的深刻理解，它综合考虑了政府机关和大中企业在会议室文件分配与共享的需求，并能结合客户实际情况，配置强大灵活的无纸化会议系统。

2.1.1全方位文件处理功能涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。

2.1.2提高团队效率，可确保随时随地处理重要文件，发放与管理各类文档，随时监控与会人员所分配的文件，随时随地与与会人员交流，迅速查找文件资料、共享公用资料。

2.1.3节约开支，本文件管理系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本，与会人员使用触摸屏即可在桌面环境下办公，符合当前无纸化会议室的趋势，简单易用，节约培训费。

2.1.4具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。

可以对不同权限的用户、工作请求，提供了任务具体到每个与会人员的机制，与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件。

2.1.5本系统省去了传统会议文件的打印、复印、装订等许多中间环节，对文件的安全行也做到了最大的保护。

2.2软件功能介绍

2.2.1会议资料上传管理

默认情况下会议文件在开会前由会议管理员统一上传到服务器端，然后下发到各个终端中。

如果临时有会议文件，与会人员也可以临时上传自己的文件。

上传的文件系统将自动命名,规则如下:

原文件名-您的姓名当前的时间-文件后缀.例如:

某某某在2008年2月15日14点20分15秒上传了方案.doc,那么在服务端保存的文件名称是:

方案-某某某20080215142015.doc。

在服务端文件添加截图如下：

图2.1

2.2.2会议资料浏览管理

会议文件的原件存放在服务器上,当用户第一次浏览文件时该文件的副本将被下载至本地计算机，用户通过双击文件浏览,右键点击文件选择属性可查看文件的详细信息.用户本地的文件在操作系统关闭或重启后将被清除,请将重要的文档（如修改意见等）及时发送给会务。

软件也提供了FTP功能，使终端用户查看服务器中的上传的所以有文件，但是只限于查看，不能进行修改等操作。

2.2.3桌面共享管理

当某个与会人员演讲时，会议管理员会点击远程同步按钮，让所有与会人员的电脑桌面都是显示演讲人的桌面，与会人员也可以自己点击演讲按钮让所有的电脑都是显示自己的桌面，但是这个需要管理员批准才可以做这个操作。

客户端的界面截图如下：

与会人员入座前的界面：

与会人员入座后进入后界面：

会议开始前查看会议议题界面：

准备开始会议界面：

会议开始界面：

图2.2所示

针对本项目的实际需求，考虑到整个会议室的信息点数量较多，我们推荐两种解

决方案：

2.2.4其它功能

1.系统提供了一些小游戏功能（如扫雷、纸牌等），方面与会人员在开会之前可以娱乐一下，会议开始后，管理员发指令将所有的游戏关掉，与会人员也没有了玩游戏的权限，截图如下：

图2.3所示

2.系统也提供简单的点对点的聊天功能，它既可以广播让所有的人看到你消息，也可以指定某个人看到你消息，方便与会人私下交流。

图2.4所示

有线网络解决方案

网络结构图：

图2.5所示

描述：

本方案采用标准以太网技术，通过网线连接每个客户电脑和服务器，软件系统采用客户-服务器模式，所有的文件都放在服务器上，管理员可以事先把文件发布到每个客户机上，每个客户机上都配置有一个触摸屏，触摸屏通过RS-232串口和电脑连接，通过触摸屏对电脑浏览文件进行控制，电脑可以看浏览到本地存储的文件和远端服务器上的共享文件，服务器端软件界面如下:

图2.6所示

在服务器端，可以选择对一个与会终端或几个与会终端同时分配文件，终端也只有在服务器给它分配了文件之后才能浏览到相应的文件，保证文件的安全性和保密性。

与会人员终端触摸屏界面如下图所示：

图2.7所示

用户只能用触摸屏进行选择来操作，可以通过触摸屏浏览到本机上的文件，也可以通过触摸屏浏览到服务器上共享的文件，只要是能浏览到的文件，用户都可以按触摸屏上的确定键来打开相应的文件进行查看。

在服务器端可以对每个用户的权限进行非常详细的设置，使用户只能浏览到自己有权限的文件，进而进行相应文件的浏览操作，每个用户在进行操作的时候，系统都会有相应的记录，记录操作的时间，便于以后发生安全事故的时候进行查证，做到有据可查，这样既保证了文件分配与共享系统的正常，又防止一些非法浏览文件的事件发生。

第三部分XXX硬件配置

3.1客户端配置

VIA专用工业级处理器（低功耗、耐高温、超强稳定）

60G硬盘

10/100网卡或无线网卡（可选）

远程通过网络开关机功能

尺寸：

长X宽X高：

258mmX234mmX80mm

输入:

DC供电

3.2服务器配置

INTEL双核处理器

标配1GB内存

160GSATAII硬盘

10/100/1000M网卡

声卡:

支持完整的16位立体声播放功能

标准2U半长机箱，可上机架

输入:

AC220供电

3.3工业电脑和商用电脑的区别

主要区别在以下几个方面：

3.3.1尺寸规格：

　　商用电脑目前主要采用ATX架构，但是工业电脑为了适应多种应用环境，采用了多种尺寸规格的电脑。

包括ATX、Micro-ATX、、Mini-ITX、LPX、POS等各种规格，本项目中的电脑就是采用MINI-ITX结构的主板，电脑体积小，安装方便。

3.3.2使用的元器件：

　　商用电脑由于追求的产品的时效性，以及本身产品的市场定位，对元器件选择要求上一般只需满足的系统运行要求，和2到3年的使用寿命即可。

工业电脑选料会选用经过长时间，高要求验证元器件，用以保证产品在恶劣条件下高可靠性要求。

3.3.3使用环境：

　　工业电脑常在恶劣环境下工作（工作时间长、气候恶劣、潮湿、振动、多尘、辐射、高温等等），而这些环境下商业电脑无法胜任，当今商用电脑大部分运行在安定的环境下（工作时间短、室内、常温）

3.3.4．生命周期：

　　由于商用电脑市场更新换代的速度相当之快，所以一般的商用电脑只有半年到一年的生命周期。

工业电脑可以达到一个长达5年的生命周期。

3.3.5产品的可靠性：

　　由于商用电脑的市场定位，其产品一般只会做一些简单的测试。

工业电脑由于其针对的是工业市场，所以出于可靠度的需求，每一款工业电脑在上市前都会做很多工业级要求测试。

3.3.6管理性：

　　商用电脑只提供最简单的远程管理（通过连接网络，使用第3方的软件，如REALVNC，PCANYWHARE等实现）。

而工业电脑除了可以提供类似的远程连接管理外，还可以实现远程无人值守的自动开关机功能。

3.3.7工作温度：

　　商用电脑基本只能使用在5度~38度之间的外环境之中，是相当之娇气的。

工业电脑可以在0度~60度之间稳定的工作，甚至某些工业电脑采用宽温设计，温度范围可达-20度~70度。

3.4使用键盘与触摸屏的区别

使用触摸屏，操作简单、直观，所有的工作只要轻轻用手指触摸，就可以完成，我们可以将与开会相关的动作编排在触摸屏上，与之无关的动作就不会误操作了，方便不懂电脑的使用。

而使用键盘对操作人员要求比较高，首先，需要操作人员对电脑的操作系统比较熟悉，在本项目中使用的是windows操作系统，所以需要操作人员对windows的操作比较熟悉，这可能在本项目中不是很实用。

3.5实际视频图像的播放与控制

在每台客户终端机与显示器之间加入一台带RS232二进一出的RGB切换器用来对显示信号进行选择。

输入信号一路为客户终端机提供的信息，另一个路为原有系统提供的视频信息（原有设备需增加RGB分配器）。

通过RS232对切换器进行三种方式的控制；方式一，本地可通过触摸屏进行切换。

方式二，控制室可通过XXX会议管理软件在服务器上控制。

方式三，原有的中控设备可通过对RS232的控制实现移动切换。

3.6系统流程图：

注：

图中的“RGB矩阵”是指原有的设备

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