进出口业务四大制度代理进口管理有关规定单证流程管理规定业务流程管理规定业务单证档案管理制度.docx

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进出口业务四大制度代理进口管理有关规定单证流程管理规定业务流程管理规定业务单证档案管理制度

进出口业务相关的四大项制度——

《关于代理进口管理的有关规定》、《进出口单证流程管理规定》、《进出口业务流程管理规定》、《进出口业务单证档案管理制度》

目录清单

1、《关于代理进口管理的有关规定》

2、《进出口单证流程管理规定》

3、《进出口业务流程管理规定》

4、《进出口业务单证档案管理制度》

《关于代理进口管理的有关规定》

公司各部、室：

为了进一步加强对我司代理进口业务的管理，防范经营风险，确保代理进口贸易全过程按程序、规范、安全运行，各岗位职责清晰，权责明确，特制定本规定。

一、本规定所指的代理进口业务是指我司接受其他单位委托代办的进口业务，包括对外洽谈成交、代理办证、运输、付汇等全过程，并按代理作价原则向委托方办理结算，收取代理手续费，不承担盈亏的进口业务。

二、各业务部门必须建立商品市场风险评估体系，通过走访市场、客户，浏览报刊、杂志以及互联网，对外询价、求购等方式，收集该商品市场价格及其走势的相关资料，并进行市场风险评估。

三、各业务部门必须建立客户资信评估体系，对代理进口供货商和委托代理商进行客户资信调查，通过走访客户以及客户的上下家、客户的开户银行等相关渠道获取客户资信材料后，对客户进行信用风险评估，对代理进口额较大的客户应委托中介机构对其进行资信调查，建立客户资信档案，确定客户最高授信额度并报公司审批。

四、公司成立代理进口业务风险管理小组，对代理进口单笔业务在XXX万美元以上或同一客户累计金额达到XXX万美元以上的业务进行专项风险评估。

风险管理小组审批通过后，业务部方可对外签订贸易合同。

风险评估小组由公司负责人牵头，由业务部门经理、业务骨干以及财务部、审计部、法律部等相关部门人员组成。

五、业务部门各岗位必须明确职责，业务员负责执行整个代理进口贸易过程，并应注意各项过程的及时性和准确性，以满足顾客的需求；业务部经理在公司领导指导下，对本部门在进行代理进口贸易全过程监督、审核，处理有关争议、索赔、理赔；公司领导要参与重大合同的谈判，按所授权限审批合同或代理协议，指导处理突发事件。

六、公司各职能部门必须做好协同管理工作，财务部门负责安排代理进口业务配套资金和信用额度、做好使用审核和流向监控，对于承兑或付款的信用证必须及时与银行确认释放额度。

其他相关部门及相关人员负责业务过程监督管理。

七、业务部门代理进口工作规程需包括：

市场调查、客户沟通及业务洽谈、客户及供货商资信评估、合同或协议书的起草、评审、进口信用证的开立、进口批文、许可证的申办、商检、货物通关、货物交付、对外付汇、结算交单、不合格品控制和处理（索赔、诉讼）、合同归档等相关程序。

八、代理进口业务需要对外开立信用证的，必须向委托方收取原则上不低于XX%的保证金，的确因为业务需要降低保证金比例的，须报公司经营班子专项审批。

九、在签订代理进口业务合同时，必须坚持款到放货的原则，控制物权，如在合同或协议明确需要赊账的，必须取得足额的抵押物，聘请中介进行抵押物尽责调查，并办理相关登记手续。

十、业务部门严禁利用代理进口名义为客户间接融资、代开信用证，不得开展不控业务过程、不见货物和不见供货方的代理进口业务。

十一、本规定由公司XX部负责解释。

十二、本规定自颁布之日起执行，未尽事宜在执行过程中完善。

二○XX年XX月XX日

《进出口单证流程管理规定》

为规范进出口单证（包括结汇、退税等单证，以下简称：

单证）的管理，确保单证安全、高效运转，规避风险和经济损失，根据国家有关法规和公司规章制度，结合业务实际制定本规定。

一、单证流程管理的质量要求

单证是公司业务经营的重要资料和凭据，直接关系和影响公司的经济效益。

单证流程管理要求做到：

制单规范、准确；交接手续严谨；运转顺畅快速；票据完备合规；保管妥善安全。

凡违反以上要求，不符合国家法规和公司规定的，均属单证或流程的差错，管理工作的失职。

二、单证流程管理的组织架构

1、公司成立单证工作专责小组，负责组织有关规章制度的制定及修订、对流程管理实施检查监督及改进、对执行情况进行考评及提出奖惩意见等，保证单证流程设置合理、管理到位、依法依规操作、运转顺畅高效（单证工作专责小组设在公司经营部，由经营部负责公司单证流程监督管理工作）。

2、业务部、办公室、财务部是单证流程的管理部门，负责按照公司单证工作专责小组的部署，贯彻落实有关管理工作。

3、公司总经理对本单位的单证流程管理负责；公司各业务部指定的专责管理人员（以下简称：

专管员）对本部门单证流程管理的具体工作负责。

三、进出口单证复核或纠错规程

1、在申报前由业务部人员对出口、进口单证涉及的价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容的真实性、准确性和规范性进行内部复核。

2、进出口单证初审、复审应掌握的三原则：

一是符合海关进出口单证填制规范的要求；二是客观反映进出口货物实际；三是客观反映进出口贸易性质。

3、审核填制的进出口单证应抓住重点，紧紧围绕涉及许可证、贸易方式、征免性质等，对所填数据进行合法性和逻辑性综合审核。

4、审核备案号、许可证号、合同协议号、提运单号、批准文号、随附单证是否正确。

5、审核经营单位、收/发货单位、申报单位是否正确。

6、审核进/出口日期、进/出口口岸是否正确。

7、审核运输方式、运输工具名称、集装箱号是否准确。

8、审核进口货物的起运国（地区）、原产地、境内目的地、装货港和出口货物的运抵国（地区）、境内货源地、指运港、最终目的国是否正确。

9、审核贸易方式（监管方式）、征免性质、征税比例/结汇方式、征免是否准确。

10、审核成交方式、运费、保费、杂费单价、总价、币制是否合理。

11、审核申报货物毛重、净重、件数、包装种类、标记唛码及备注是否正确。

12、审核进/出口货物商品编码、商品名称、规格型号是否正确。

13、审核法定计量单位和数量、申报计量单位和数量、成交计量单位和数量是否正确。

14、审核是否加盖报关专用章。

15、进出口单证发生差错的，根据海关要求及时修改进出口单证，并按本规程重新审核进出口单证。

四、主要流程环节的责任及要求

1、信用证由各业务部门经办业务员、部门经理负责审核。

如信用证存在错误或不适宜操作的问题，应立即要求客户修改。

2、进出口货物报关单据由业务部门经办业务员按规定制作，经部门经理审核、办公室盖章后，交由专业报关公司报关出口。

3、业务部门经办业务员负责催收由工厂开具的增值税发票。

增值税发票应在货物出口报关后XX天内收取。

在签订购货合同时，应明确规定（或另行协议规定）：

因工厂逾期开票，导致不能退税的损失全部由工厂承担。

4、业务部门经办业务员要在货物出口报关后XX天内，将规定的申办外汇核销和出口退税单证送交财务部办理外汇核销、出口退税手续。

5、特殊情况下确实不能在报关后XX天内申报出口退税的（税务部门受理时间为每月前XX日），必须在报关后XX天内，将延期申办出口退税的书面申请报告，及符合税局规定受理延期条件的证明资料报送财务部。

6、如发生远期结售汇业务，确实不能在货物进出口报关后XX天内结售汇的，必须在货物出口报关后XX天内，将延期办理出口结汇核销的书面申请报告，及符合外管局规定受理延期核销条件的证明资料报送财务部。

7、单证制作要认真、严谨，确保符合国家有关法规及公司的规定要求。

业务员要严格按照国税发<2005>199号文、国税发<2006>904号文的规定，在办理出口退税前做好退税资料整理工作，将出口退税备案资料送交财务部审查、保管。

8、单证应妥善保管，在规定的保留期内不得损毁或遗失。

邮寄单证必须选择资质较好的快递公司，防止邮递过程中单证遗失。

一旦发生单证遗失，应立即报告财务部、业务部门，及时采取补救措施。

五、公司的单证管理工作

公司总经理要高度重视单证管理，并通过各业务部专管员（专职或兼任）做好各项管理工作：

1、对本单位领用的外汇核销单等单证认真登记。

2、督促业务员按规定及时备齐办理外汇核销、出口退税所需的单证。

3、每月月底前，对本单位办理外汇核销、出口退税所需单证的回收情况进行自查。

4、审查本单位退税备案资料，保证符合有关规定。

5、督办本单位延期申报出口退税申请报告及资料的报送工作、遗失单证的补救手续工作。

六、职能部门的流程监管工作

1、各业务部门负责监督外汇核销单、出口报关单的使用及回收情况；财务部监督增值税发票的收取情况。

对领取外汇核销单后XX天内未使用、货物出口报关后XX天内未交回外汇核销单、报关单的情况进行通告（经特批延期的除外），财务部核算员在每月关帐后（月底），将当月逾期未收到的增值税发票情况以书面形式报告各业务部门。

2、财务部负责按规定时间催收各业务部门退税备案资料，并组织由公司有关人员组成的专责小组每季度审查一次退税备案资料，对不合格的退回各业务部门重新整理，并跟踪落实整改工作，保证退税备案资料符合要求。

3、业务部、办公室、财务部应按职责要求，认真做好单证流程的监管工作。

一旦发现问题，应及时调查研究，提出整改意见，与有关单位协调整改工作，并跟进整改的落实情况。

要每月向公司单证工作专责小组提交情况评估报告，必要时经专责小组研究后发出情况通报。

发现较严重问题时，应立即向专责小组报告。

4、公司根据需要不定期召开小组会议研究单证管理工作，必要时召开有关部门及人员参加的会议。

七、内部审计控制流程

公司内审部每年组织对公司进出口贸易业务进行审计。

主要审计检查公司进出口业务管理状况；监督各部门在经营中遵纪守法、办理进出口货物的收发、仓储、使用是否符合公司相关制度及海关法规规定，合同执行与进出口货物盈余与灭失情况，杜绝出现违法违规现象。

内部审计流程如下：

1、检查凭证、报表、决算、资金和财产，查阅有关的文件和资料；

2、参加有关的会议；

3、对审计中的有关事项，进行调查并索取证明材料；

4、提出审计报告，作出审计决定。

审计工作结束后应及时出具审计报告，审计报告必须附有证明材料和有关资料，其内容包括审计范围、内容和发现的问题、评价和结论、处理意见和建议。

5、建档与保存。

审计人员对办理的审计事项需建立审计档案。

八、改进机制及流程

为规避和纠正在内部审计中发现的潜在报关风险以及存在的差错，制定如下改进流程及措施，以对原因进行分析检讨的同时，改进流程、规范行为操作，防止上述情况发生或再发生。

九、单证管理工作的考评与奖惩

1、单证管理工作纳入对各业务部门、有关职能部门及员工的绩效考评。

年终由公司单证工作专责小组牵头，会同有关部门提出意见，报公司领导班子审定后，对认真搞好单证管理工作的业务部门、职能部门及员工予以嘉奖；对工作较差的通报批评。

2、年度内发生单证差错累计达XX宗的经办人或部门，由经办人或部门主要负责人向公司单证工作专责小组提交书面检讨，公司予以通报批评。

对单证差错、管理失职的情节或后果严重者，由专责小组提出处理意见，报公司领导班子批准后给以必要的行政处分。

3、因不可抗力造成单证遗失的（如快递公司、报关行遗失等），经办人必须提交有效证明资料，并及时采取补救措施。

由主观原因导致单证遗失或其它单证差错，及时采取补救措施避免了经济损失的，由经办人负担办理补救手续的有关费用，公司予以通报批评。

发生单证遗失或其它差错，又未能及时采取补救措施而导致企业经济损失的，由经办人、单位主要领导分别以书面形式提交情况说明和检讨报告；业务部门查明情况提交书面报告；公司单证工作专责小组研究后提出赔偿处理意见，经公司领导班子审批后执行。

4、经公司核准的经济赔偿，由直接经办人承担XX％；单位主要领导承担XX％。

赔偿金可由当事责任人以现金缴付或从工资、奖金中扣缴的方式，一次性或分次缴付。

从月工资中扣缴时，每次扣缴金额不超过当月应发工资的XX％。

由公司办公室根据经公司审批的赔偿处理意见，通知财务部办理赔偿金的缴付手续，并在实施前告知当事责任人。

十、本规定自发布之日起生效，未尽事宜按公司有关规章制度要求执行。

十一、本规定由公司单证工作专责小组负责解释。

XXXXXXX有限公司

二○XX年XX月XX日

《广之盈公司进出口业务流程管理规定》

一、出口业务流程：

（1）签订合作协议书

业务员与合作方就出口业务的有关事项进行洽谈，双方达成共识后制作《合作出口协议书》，公司领导审批签字后与合作方签订。

（2）签订销售合同

业务员根据合作协议有关贸易条款与供应商确定的客户（指国外买家）进行洽谈，双方达成共识后，或由客户发出订单购货确认书，公司领导审批签字确认；或由业务员制作《售货合同》，公司领导审批签字后与客户签订。

（3）审核信用证及收取定金

①销售合同签订后，支付条款为信用证的，业务员应及时要求客户开出信用证。

如有拖延，业务员要及时催促。

收到信用证后，要仔细审核信用证的内容，如有不妥之处应与客户沟通并要求客户修改。

②销售合同签订后，支付条款为直接付款的，业务员应及时通知客户按合同要求付款。

（4）签订收购合同

收到客户的信用证或货款后，业务员制作《购销合同》，由公司领导审批签字后与供应商签订。

（5）验货

《购销合同》签订后，业务员要求供应商按时备货，并到现场进行验货，发现货物不符合合同要求时，要求供应商整改，直到合格为止。

（6）交单托运

货物验收合格后，业务员将《货物明细单》连同《信用证》、《售货合同》、《出仓单》及法定商检商品所需的《出境货物通关单》交专业物流报关公司办理托运手续。

（7）报检报送

业务部门缮制报送单据包括《发票》、《装箱单》、《报关单》、《合同》，交专业物流报关公司，并由其代理报检、报关工作。

货物经海关查验放行后，由承运公司出据正本《提单》。

（8）办理结汇及寄交单证

业务员按照《信用证》要求缮制所有单证，交综合办单证组审核送银行。

银行通知客户付款。

销售合同签订支付条款为直接付款的，确认收齐款项后，由经理审批后交业务员及时将《提单》、《出口商品发票》、《装箱单》等单证寄交给国外买家。

（9）支付供方货款

业务员收到《增值税发票》后，按照《信用证》要求填好《付款单》交给部门经理审批，确认后交财务审核付款给供应商。

（10）出口退税

业务员凭外汇管理处退回的外汇核销凭证连同《出口商品发票》、《增值税发票》、《出口报关单》等税局所需备案单据交财务，由财务办理出口退税手续。

（11）支付佣金

销售合同如含有佣金条款，收到外汇后应付给客户佣金。

（12）理赔与赔偿

当出口商品出现短缺、损坏或其他问题时，应分清责任，向船运公司、保险公司、保险公司或供应商索取赔偿。

（13）记录归档

每宗业务结束后，业务员应按时建立该宗业务档案，整理该宗业务所有资料，包括来函来电记录、销售与收购合同、退税等凭证，收入档案并建立目录备查。

出口流程图：

二、进口（含代理进口）业务流程

（1）签协议

分管经理或业务负责人与委托方进行充分沟通，了解委托方的要求。

根据国家的有关法规，评审委托方的要求，在确保我司有能力完成委托方的任务时，与委托方签订《进口代理协议》。

（2）签合同

根据委托方的采购要求与货物清单，合同经办人起草合同交经理审核，经理认可后，与国外供应商签订《合同》。

（3）领批文、对外开出信用证

根据需要，批文办理人协助委托人领取各种进口货物的批文。

我司收到委托方开证保证金后，对外开出信用证。

（4）报关、报检

合同经办人与报关员共同审核报关资料的合法性，齐全性和真实性。

报关员缮制报关、报检单证，并到口岸办理换单、报检、报关、验货、缴付税款、放行等手续。

（5）付款

合同经办人会同财务人员向银行提交付款单证，并购汇支付给供应商。

（6）结算

合同经办人会同财务人员与委托方进行结算。

以上流程按现有业务系统操作。

（7）记录归档

每宗业务结束后，业务员应按时建立该宗业务档案，整理该宗业务所有资料，收入档案并建立目录备查。

代理进口工作流程图：

XXXXXXXXX有限公司

二零XX年XX月XX日

《进出口业务单证档案管理制度》

为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，为维护正常的进口秩序，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。

一、范围

适用于本公司进出口业务操作所涉及程序。

二、一般贸易项下出口单证管理

1、按出运批次归档：

2、存档单据包括：

出口合同、供货合同、信用证、出口

报送的单据（包括发票、装箱单、报关单、提单或运输单、商检单）、收汇水单等。

3、按客户分类归档。

三、一般贸易项下的进口单证的管理

1、按进口批次归档：

2、存档单据包括：

进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报送的单据、进口付汇凭证等。

3、按供应商分类归档。

四、以上相关单证资料和有关销售单据一并整理成册，由业务部统一保管。

五、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时要做好书面交接工作，不得擅自外带。

XXXXXX有限公司

20XX年XX月XX日