会展项目管理.docx

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会展项目管理

　　会展项目管理

　　第一章，导论

　　1，会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式，其主要特征这要表现在以下几个方面

　　⑴顾客导向性⑵项目连带性⑶客户广泛性⑷效益整合性2，展览项目的分类

　　⑴按展览项目目的，分为展示类展览项目和交易类展览项目。

　　⑵按展览项目性质，分为贸易类展览项目，消费类展览项目和科技类展览项目。

⑶按展览项目内容，分为综合类展览项目和专业类展览项目。

3，会展项目管理的过程

　　⑴会展项目启动阶段确认一个项目或者一个阶段应当开始并付诸行动。

⑵会展项目规划阶段为实现启动过程提出目标而制定计划。

　　⑶会展项目执行阶段为计划的实施所需执行各项工作，包括对人员和其他资源进行组织和协调。

　　⑷会展项目控制阶段监控，测量项目的进程，并在必要的时候采取纠正措施，以确保启动阶段时提出的目标得以实现。

　　⑸会展项目结束阶段通过对项目或者项目阶段成果的正式接受，以使从启动阶段开始的这一周期有条不紊的结束。

　　二、会展项目识别与启动

　　1，会展项目立项的内容（论述题）

　　⑴会展活动的名称（基本部分，限定部分，附属部分）。

　　⑵会展活动举办地点的选择。

会展活动在哪个国家或地区的哪个展馆举办，是在不同地方轮办还是在一个地方举办等问题，需要在会展理想期间由粗到细逐步确定。

　　⑶会展活动的时间安排。

包括展会的具体开展时间，展会的筹展时间，展会对观众开放的日期和展会撤展的日期。

　　⑷会展活动的举办机构。

指负责会展组织，策划，招展和招商等相关事宜的有关单位。

⑸会展活动的举办频率。

指会展一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举办。

⑹会展活动的规模。

指所举办的展会在形式上的大小程度。

　　⑺会展定位。

明确会展的目标参展商和参展观众，办展目标，展会主题等。

　　⑻会展价格和会展初步预算。

主要指会展展位的价格，包括室内展场和室外展场的价格。

　　人员分工，招展，招商和宣传推广。

人员分工计划，招展计划，招商和宣传计划是会展的具体实施计划。

⑼展会进度计划，现场管理计划和相关活动计划。

2，会展项目立项书的撰写内容

　　⑴举办这个展会的市场环境分析。

⑵提出这个展会的基本框架。

⑶会展价格及初步预算方案。

⑷会展工作人员的分工计划。

⑸会展招展计划。

⑹会展招商计划。

　　⑺会展宣传推广计划。

⑻会展筹备进度计划。

　　⑼会展服务商安排计划。

⑽会展开幕和现场管理计划。

⑾会展举办期间的相关活动计划。

⑿会展的结算计划。

3，会展项目选择应坚持的原则

　　⑴效益性原则（宏观，微观，近期，远期）。

⑵可行性原则（硬件，软件，效率）。

⑶创新性原则（主题创新，环节创新）。

⑷灵活性原则。

4，会展项目可行性研究的内容（论述题）

　　⑴市场环境分析。

是会展理想可行性的第一步，包括宏观市场分析，微观市场分析和市场环境评价SWOT分析法。

　　⑵会展项目生命力分析。

从计划举办的会展项目本身出发，分析该展会是否有发展前途。

　　⑶会展执行方案分析。

从计划举办的会展项目的本身出发，分析该展会项目计划准备实施的各种执行方案，是否能够保证该会展计划目标的实现。

　　⑷会展项目财务分析。

是从办展机构财务的角度出发，分析预测举办该展会的费用支出和收益。

　　⑸风险预测。

分析预测由一些难以预料和无法控制的因素导致的风险，包括市场风险，经营风险，财务风险与合作风险等。

　　⑹存在的问题。

通过以上可行性分析，发现会展立项存在的问题。

⑺改进建议。

针对问题，提出合理建议。

　　⑻努力地方向。

根据会展的办展宗旨和办展目标，针对存在的问题，提出该会展所需具备的其他条件和需要努力的方向。

　　5，会展项目可行性研究报告的撰写规范

　　⑴总论⑵项目背景和发展情况⑶项目SWOT分析和定位⑷项目规模与客源分析

　　⑸项目营销思路⑹项目选址与建设内容⑺项目组织管理模式与运营安排⑻投资估算与资金筹措⑼项目风险与资对策分析⑽财务，经济和社会等效益分析⑾结论和建议

　　第三章，会展项目组织管理

　　1，会展项目组织结构的类型

　　⑴工作队式。

⑵部门控制式。

⑶会展项目型。

特征企业中所有人都是按会展项目化分，几乎不存在职能部门。

优点会展项目型组织的设置能迅速有效地对会展项目目标和客户的需求做出反应。

缺点资源不能共享，成本高，会展项目组织之间缺乏信息交流。

　　适用范围适用于同时进行多个会展项目。

（4）矩阵型。

2，会展项目团队成员的选择标准

　　⑴尽职尽责⑵分担责任⑶灵活⑷任务导向⑸依据进度和约束完成工作的能力⑹互相信任与支持⑺团队导向⑻能够接受不同观点⑼跨越部门和权限工作的能力3，会展项目团队建设

　　⑴团队建设活动⑵绩效考核与激励⑶集中安排⑷培训4,会展项目经理的职责

　　⑴科学的组织和协调⑵制定周密的会展项目计划⑶有效控制费用，进度和质量⑷争取会展项目所需资源⑸及时决策

　　5，会展项目经理的权力⑴决策权⑵人力资源管理权⑶资源支配权第四章，会展项目计划管理

　　1，会展项目计划的核心内容是范围计划，进度计划和资源计划。

　　2，工作分解结构（workbreakdownstructure,WBS）是项目管理中最具有价值的工具，是制定项目进度计划，项目成本计划等多个计划的基础。

计算题。

　　第五章，会展项目财务管理

　　1，会计记账中，权责发生制和收付实现制。

　　2，会展项目财务管理的内容⑴筹资管理⑵营运资金管理⑶成本费用管理⑷利润管理3，量本利分析法。

P123

　　4，在编制预算之前，首先要明确活动的组织理念

　　⑴利润导向型活动⑵收支平衡型活动⑶领导人或主办人亏损型活动5，收入预算

　　一般大型会展活动的收入预算包括广告收入，优惠销售收入，捐款，投资利息收入，注册费收入，商业销售收入，大型活动票房收入，经销商佣金收入。

6，赞助建议书格式

　　⑴综述简单扼要的介绍活动方案，赞助商的宣传点或者获益点，赞助商的投资，决策期限。

⑵简介向赞助商介绍主办单位，以及活动的背景资料，包括构思和主要参与者。

⑶活动方案详细介绍活动方案，表明活动的目标。

　　⑷赞助投资方案包括一个详细的赞助内容。

清楚所有成本和利润的数量；赞助的投入应与所提供的回报相关联。

　　⑸决策的期限⑹附录⑺赞助协议

　　第六章，会展项目的实施控制。

　　1，会展项目控制有两方面的作用一是检验作用，即检验各项工作是否按预定计划进行，并检验计划方案的正确性和合理性；二是调整作用，通过不合理的计划或消除各种干扰因素，使项目活动回到计划的轨道。

2，项目控制类型⑴前馈控制（输入阶段，预知问题）⑵反馈控制（执行阶段，问题发生时纠正问题）⑶同期控制（输出阶段，改正问题）3，全面质量控制的理念

　　会展质量控制是指企业内部的全体员工参与到企业产品质量和工作质量工作过程中，将企业的经营管理理念和开发技术，各种统计与会计手段相结合，在企业

　　4，项目成本控制的原则⑴全面性原则⑵效益原则⑶例外管理原则⑷统一原则5,项目变更控制的种类⑴范围变更控制⑵配置变更控制⑶综合变更控制

　　第七章，会展项目合同管理

　　1，在会展项目策划，运作以及湿湿的过程中，项目合同管理是最基础的工程。

　　2，分类⑴按照在法律上有无明确规定的合同名称，会展项目合同分为有名合同和无名合同。

　　⑵从会展项目的具体实施来看，会展合同可以分为会展运输合同或会展物流合同，会展保险合同，会展广告合同。

　　3，合同订立的程序主要包括两个环节要约和承诺。

其中发出要约的人为要约人，接受要约的认为受要约人。

　　4，要约的撤销与撤回

　　⑴要约的撤回-------要约的撤回是指要约人在发出要约之后，到达受要约人之前取消要约的意思表示。

任何一项要约都是可以撤回的，只要撤回的通知先于要约或与要约同时到达受要约人。

所有的要约，只要时间合适，都可以撤回。

　　⑵要约的撤销-------要约的撤销是指要约人在要约到达受要约人后，在受邀人作出承诺之前将该项要约取消的意思表示。

与要约的撤回不同，并不是任何要约都可以撤回。

有的要约，一旦生效，便无法撤销，这就是不可撤销的要约。

　　5，承诺。

如果要约人不在规定期限内到达要约人，就有可能构成逾期承诺。

其效力与逾期的原因和要约的态度有关。

逾期的原因，分主观和客观原因。

主观原因是受要约人本身的原因，可能受要约人没有作出决定。

客观原因是由于当事人无法左右的原因，是受要约人不可控制的原因。

　　6，如果受要约人的答复对要约内容所作的修改非常重要，我们把这种修改称之为实质性修改；如果修改并不重要，我们称之为非实质性变更。

7，承诺的撤回

　　承诺的撤回是指受要约人在发出承诺通知以后，在承诺到达要约人之前或同时可以撤回其承诺。

承诺只有撤回的问题，没有撤销。

　　8，会展合同违约行为⑴实际违约⑵预期违约。

　　9，违约责任形式⑴继续履行⑵采取补救措施⑶违约金⑷赔偿损失⑸定金10，会展项目合同发生纠纷时，合同当事人可以选择的争议解决途径和解，调节，仲裁和诉讼。

11，诉讼管辖权的确立⑴属地管辖原则⑵属人管辖原则⑶协议管辖原则⑷专属管辖原则

　　12，仲裁协议；根据其表现形式的不同，仲裁协议主要分为仲裁条款，仲裁协议书以及其他含有仲裁意思表示的书面文件。

　　第八章，会展项目危机管理。

　　1，会展项目危机的类型⑴市场危机⑵经营危机⑶合作危机⑷沟通危机2，危机识别依据⑴项目产品或服务的特点⑵项目的的前提，假设和制约因⑶可与本项目类比的先例3，危机意识的种类分为内在风险以及外在风险。

4，会展项目危机评价的内容

　　⑴要确定危机事件在一定事件内发生的概率，及概率的大小，并且估计可能造成损失的严重程度。

⑵根据危机发生的概率及损失的严重程度估计总体损失的大小。

　　⑶根据以上结果，预测这些危机事件的发生次数及后果，为决策者的决策提供依据。

　　第十章，会展项目评估。

　　1，会展项目评估的基本含义

　　会展项目评估是对会展活动的目的，实施过程，展览环境，工作效果等方面，运用科学合理的技术手段，进行系统，客观，真实，深入的分析和评价，并作出其价值和效果的判断。

是展会工作的重要组成部分，为主办方，参展商，会展主管部门提供有价值的信息，以利于总结经验，修正不足，提升水平，也为观众提供相关信息。

2，会评估的意义

　　⑴可以对所开展的会展项目的运作质量，通过数据采集，整理，分析后作出客观真实的评价，像会展项目主办方提供客观公正的评估报告。

　　⑵可以客观分析所采集的样本数据，通过参展商，观众，特别是专业观众的调查，对会展项目的优势和不足，作出定量与定性分析，为会展项目的可持续发展提供支撑。

　　⑶进行纵横向分析跟踪对比，发现规律性的特点与特征，有利于不断提高项目运作水平，建设和发展品牌会展项目。

　　⑷评估报告除有利于主办方和承办方不断创新发展项目外，可以达到传播和宣传的目的。

　　3，会展评估的特点⑴现实性⑵客观性⑶公正性⑷全面性⑸针对性4，,会展项目的商誉评估（价值，定义）

　　定义会展商誉是指某个会展由于各种有利条件，或者历史悠久积累了良好的市场声誉，或组织得当，服务周到等原因而形成的无形价值。

　　价值商誉在现代市场经济条件下，是会展组织者良好信誉的体现，意味着无限的商机和丰富的市场回报，他既是会展组织者的荣誉，也是会展组织者立足市场进行竞争的无形资产，对会展项目，尤其对品牌会展项目的发展起着至关重要的作用。

5，会展评估报告的主要内容

　　⑴概要，主要描述项目的背景，包括项目评估的主要目标，委托方和受托方，评估计划的实施过程，调研和调查问卷的发放与回收情况。

　　⑵项目的效果评价，通过充分的数据分析，对会展项目的实施结果进行评价。

⑶项目的结论及建议与对策。

　　扩展阅读会展项目管理

　　第一章

　　项目项目是作为系统的被管理对象的单次性任务，是单次性活动的一种组织管理模式。

特征项目的相对性、项目的临时性、项目的目标性、项目的寿命周期性、项目的约束性、项目的风险性、项目的系统性和整体性。

　　项目管理是指项目管理者为了实现其目标，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以取得良好效益的各项活动的总称。

　　特点项目管理的复杂性、项目管理的专业性、项目管理的方式是目标管理、项目管理的方法、工具和手段具有先进性、开放性。

　　会展管理项目的对象和范围对象各种会展活动；范围会议项目、展览项目、体育与节庆项目P45

　　会展项目管理的过程1、启动过程（会展项目经理的聘任和项目班子的组建、启动过程的主要项目文件、首次项目会议议题）2、计划过程（计划过程的分解和整合、会展项目计划的步骤、）3、执行过程（执行过程的子过程、项目执行准备、执行过程的管理要素）4、控制过程（控制过程的子过程、控制的形式和类型、控制的原则和策略）5、结束过程（质量验收、费用决算、合同总结、会展项目后评价、资料验收归档）会展项目管理的方法制度管理法、行政管理法、成本核算管理法、项目全生命周期管理法、定量管理法、目标管理法

　　第二章

　　选择会展项目所遵循的原则和考虑的因素原则可行性原则、利益性原则、创新性原则、灵活性原则、信息性原则。

因素时代因素、产业因素、市场因素、自身因素。

　　会展项目的可行性研究概念是指在项目投资决策前，调查研究与拟建项目有关的自然、社会、经济、技术资料，分析、比较可能的投资建设方案，预测、评价项目完成后的社会经济效益，并在此基础上，综合论证项目投资建设的必要性、财务的盈利性和经济上的合理性、技术上得先进性和适用性以及建设条件上得可能性和可行性，从而为投资决策提供科学依据的工作。

步骤开始阶段（详细讨论可行性研究的范围，明确会展项目目标）、调查研究阶段、优化和选择方案阶段、详细研究阶段、编制可行性研究报告阶段、编制资金筹措计划。

会展项目的财务评估及立项和审批的环节和要求财务评估P46立项和审批P4957

　　第三章

　　了解会展项目组织结构的类型和矩阵组织结构的特点，了解项目组织结构形式对项目的影响，掌握会展项目管理团队的组建和人力资源管理的相关理论和方法，并对项目经理的职责、权利、素质、技能以及项目经理的选择和职业发展有一个全面的了解

　　第四章

　　要求初步了解会展项目计划的概念、构成要素、作用、内容编制的程序，掌握会展项目范围计划、进度计划以及资源计划的内容及编制方法。

　　第五章

　　要求了解在会展项目实施过程中如何对会展项目实施控制。

了解项目控制的基本概念、基本理论、特点、目标和控制系统，学会对会展项目控制所需要的各种信息进行分类以及建立会展管理信息系统，掌握会展项目变更和调整的方法和要求

　　第六章

　　会展项目财务管理的对象和内容其对象是资金及其流转。

内容资金的筹集和使用、利润的规划、应收应付账款的管理

　　会展项目财务预测程序确定预测目标、收集资料和数据、确定预测办法、确定预测结果。

　　内容规模的预测、固定成本和可变成本的预测、盈亏平衡点得规模预测、收入预测、财务风险的预测。

　　会展项目财务预算内容会展项目收入（拨款收入、展位收入、门票收入、会务费、赞助收入、提供服务收入）预算和支出（会展营销费用、支付给服务承包商的费用、场馆租金）预算。

　　财务预算的作用

　　会展项目的资金筹集方式商业赞助、特点赞助是一种商业交易/投资，而不是无偿的捐款、赞助既可以表现为直接的现金支付，还可以是以非现金的服务或产品，赞助的形式可以是多种多样、从赞助中获得的回报最终将对企业的利润产生积极而深远的影响。

　　程序获取商业赞助的程序、对赞助商的开发、推销赞助建议书、与赞助商谈判确定赞助事宜。

原则相关性原则、利益互换原则。

市场开发、负债筹资。

　　会展项目成本控制内容在项目实施过程中依据项目成本预算，努力将项目实际成本控制在项目预算范围之内的管理工作

　　程序建立成本中心或费用中心、制定标准成本、标准成本的差异分析、奖励与惩罚、纠正偏差、编制成本控制报告。

　　第七章

　　风险管理概念项目管理机构对可能遇到的风险进行规划、识别、估计、评价、应对、监控的过程，是以科学的管理方法实现最大安全保障的实践活动的总称。

项目风险管理对项目中的风险进行管理。

项目管理人员对可能导致损失的项目不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效的处置，以最低成本为项目顺利完成提供最低安全保障的科学管理方法。

　　风险管理成熟度模型（RMMM）临时级、初始级、可重复级、管理级。

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　　项目风险管理的意义1、可加深对项目和风险的认识与理解，澄清各方案的利弊，了解风险对项目的影响，以便减少或分散风险。

2、通过检查和考虑所有到手的信息、数据和资料，可明确项目的各有关前提和假设。

3、通过风险分析不但可提高项目各种计划的可信度，还有利于改善项目组织内部和外部的沟通。

4、编制应急计划更有针对性。

5、能够讲出黎风险后果的各种方式更灵活地组合起来，在项目管理中减少被动，增加主动。

6、有利于抓住机会并利用机会。

7、为以后的规划和设计工作提供反馈，以便在规划和设计阶段就采取措施防止和避免风险损失。

8、风险即使无法避免，也能明确项目到底应该承受多大损失或损害。

9、为项目施工、运营选择合同形式和制订应急计划提供依据。

10、深入的研究和了解情况可以使决策更有把握、更符合项目的方针和目标，从整体上使项目减少风险，保证项目目标的实现。

11、可推动项目执行组织和管理班子积累有关风险的资料和数据，以便改进将来的项目管理。

项目风险管理的过程SEI美国系统工程研究所风险识别（Identify）、风险分析（Analyze）、风险计划（Plan）、风险跟踪（Track）、风险控制（Control）、风险管理沟通（Communicate）。

PMI美国项目管理协会风险管理规划、风险识别、风险定性分析、风险量化分析、风险设计应对、风险监视和控制。

　　毕星、翟丽风险识别、风险分析与评估、风险处理、风险监视。

　　本书风险规划、风险识别、风险估计、风险评价、风险应对、风险监控。

　　风险识别概念将项目风险的因子要素归类和分层地查找出来。

方法德尔菲法、头脑风暴法、情景分析法、核对表法、面谈法。

　　风险估计概念在风险规划和识别之后，通过对项目的不确定性和风险要素进行充分、系统而又有条理的考虑，确定项目的各单个风险。

方法制定风险可能和危害分析等级矩阵、项目假定测试、数据精度分析。

　　风险评价概念对项目风险进行综合评价。

方法故障树分析法FTA、层次分析法AHP、MonteCarlo模拟法、外推法、决策树、计划评审技术PERT、主管概率法、效用理论、灰色系统理论、模糊分析方法、影响图分析法。

　　风险应对概念对项目提出处置意见和方法。

通过对项目风险识别、估计和分析，把项目风险发生的概率、损失严重程度以及其他因素综合起来考虑。

就可得出项目发生各种风险的可能性及其危害程度；再与公认的安全指标相比较，就可确定项目的危险等级，从而决定应采取什么样的措施以及控制措施应采取到什么程度。

方法减轻风险、预防风险（工程法、教育法、程序法）、转移风险、回避风险、风险自留、后背措施。

　　风险监控的概念通过对风险规划、识别、估计、评价、应对全过程的监视和控制，从而保证风险管理能够达到预期的目标。

它是项目实施过程中的一项重要工作。

方法P240

　　第八章

　　会展项目评估概念对一次会展，也即一次会展项目的目的、执行过程、质量、服务、直接和间接地经济效益与社会效益、作用和影响所进行的系统的、客观的分析和评价，判断该会展项目是否成功，并分析其原因，总结经验教训，为项目的主板者与承办者提供借鉴，并通过及时有效地信息反馈，为参展商乃至一般观众提供参考。

会展项目评估的意义与目的意义会展项目评估是会展整体运营管理中的一个重要环节。

通过评估，可以判断该会展项目的效益如何、存在哪些问题需要加以改进，或者可以决定该会展项目以及类似的会展项目今后是否人有必要要继续举行。

这无论是对该会展项目的主办者与承办者，还是对于参展商乃至会展举办当地的一般观众，都有重要的意义。

对于会展行业的管理机构也有着重要的意义，主管部门可以根据相关会展评估的标准、结论来制定会展行业发展的行业规章和制度，并可对一些评估良好的会展项目进行重点扶持，帮助它们做强、做大，以形成品牌优势；反之，对一些评估差，缺乏市场前景甚至重复举办的会展予以严格控制以达到规范会展市场秩序和行业竞争的目的。

　　目的1、对会展项目的整体运作及其相关成果作出客观真实的评价、展示会展项目的优势，为项目招商提供基础数据的支撑。

2、对会展项目历年的相关会展数据进行纵向比较，分析其存在的问题、市场发展趋势及其未来的发展对策。

3、结合国内大型类似相关会展活动进行横向对比，分析并借鉴其优势项目。

4、为将来的会展项目的品牌建设提供支持。

5、为参展商参展提供数据依据。

6、为贸易促进会喝展览馆协会提供协会管理的基础数据。

7、为会展场馆的出租方提供背景资料。

　　会展项目评估方法和内容方法分为定量和定性两种。

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　　友情提示本文中关于《会展项目管理》给出的范例仅供您参考拓展思维使用，会展项目管理该篇文章建议您自主创作。