康师傅DMS管理员标准作业手册.docx
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康师傅DMS管理员标准作业手册
DMS管理员标准作业手册
文件类别:
作业手册
文件编号:
撰写单位:
饮品群营业本部
版本:
第1版
生效日期:
2010-04-15
机密等级:
□机密▉一般
合计页数:
共7页
核
准
审
核
制
定
李翼嵩
1目的：
根据集团“若要富、先修路”的发展战略与经营计划，2010年度要强化通路的建设与培育，为经销商规模化提供更专业化支持，派驻DMS管理员于JBP+战略伙伴，驻点协助JBP+战略伙伴使用EDMS系统做进销存管理工作。
2DMS管理员的架构与职责
2.1架构
2.2职责
驻点协助JBP+战略伙伴使用EDMS系统做进销存管理工作。
3DMS管理员的职掌
3.1EDMS订单处理：
3.1.1EDMS订单处理：
3.1.2确认交易客户账上余额
3.1.3依全品项订货原则创建经销商采购订单
3.1.4依业代转单创建经销商的销售订单
3.2EDMS客户管理
3.2.1经销商与公司的采购对账
3.2.2经销商与二阶批发商的销售对账
3.2.3定期对经销商库存进行盘点
3.2.4经销商EDMS系统管理，为营业提供准确的进销存数据
3.2.5经销商返利管理，士多批发商返利、DC送货奖励的数据提供，返货接收、发放管理
3.3日常管理
3.3.1经销商盘点单留存保管
3.3.2经销商送货单留存保管
3.3.3送货准时率、准确率KPI管理
4DMS管理员人员培训、交接
4.1DMS管理员培训上岗作业标准。
4.1.1订单管理组主管对DMS管理员做公司相关制度、工作执掌、DMS管理员SOP方面的培训。
4.1.2对DMS管理员做EDMS系统操作、进销存、库存状态方面的培训。
4.1.3培训完毕后，培训报告及DMS管理员的培训心得报告营业本部，营业本部确认合格，DMS管理员即可独立上岗工作。
4.2DMS管理员异动交接作业标准。
4.2.1按照公司人资异动交接制度进行交接。
4.2.2异动人员对新进人员进行现场工作辅导。
4.2.3留档的相关单据及经销商EDMS系统权限的移交。
4.2.4相关资产及硬件设备的移交。
4.2.5交接清册需经销商/异动人员/新进人员共同签字确认。
5采购订货作业标准
5.1采购建议：
5.1.1发起人：
业务组长。
5.1.2审核人：
所长。
5.1.3打单人员：
DMS管理员通过EDMS系统打单。
见《单一：
采购订单》（没有配备DMS管理员的经销商，由业务所内勤通过SE打单）。
5.1.4采购建议数据来源：
访问EDMS系统。
查看《表一：
三阶库存期间报表》。
根据采购周期，安全库存系数（系统默认，建议淡季，旺季），系统自动计算出每种产品的建议采购量。
5.1.5订单原则：
5.1.6全品项出货原则，B类品项不少于规定个数（系统进行管控，少于规定个数，订单无法通过）。
5.1.7本张订单赠品金额不能超过该订单总金额的42%。
5.1.8返利管控：
5.1.9DMS管理员对已结案并产生促销案号TP1、再来一瓶等，根据订货品项出货数量，合理安排货补
5.1.10针对封顶的返利促销案。
已货补金额，需记手工帐管理，并注意赠品金额不能超过封顶的金额。
否则超过封顶的金额会造成客户冻结。
图：
1-1-1《表一：
三阶库存期间报表》
5.2
采购订单录入：
图1-2-1：
《单一：
采购订单》
5.2.1DMS管理员依组长的下的采购单进行经销商订单的处理。
5.2.2访问路径：
5.2.3EDMS系统–〉采购流程–〉采购订单
5.2.4填写主信息：
A．填写送货时间。
B．选择送货地址。
C．填写出货工厂的工厂编号。
D．填写库位。
E．如果有需要特殊说明的内容，填写在备注栏。
5.2.5填写明细信息：
A．点击下表中的第一个空行，产生输入框，输入框右侧出现有选择产品按钮。
B．点击选择产品按钮，调出“产品选择”页面（见图1-1-2《产品选择》），勾选需要出货的主卖品，赠品后面处理。
点击确定按钮，确认沟选的产品。
已经输入到采购单的产品，可以通过删除产品编码来删除此品项。
C．单价、金额和标箱数：
这些栏位由系统自动显示和计算，不能修改，公式为：
D．输入数量*单价=金额；标箱数是根据每一产品的容积折算比自动计算，向上取整的。
E．产品编码输入或选择后，可以通过Enter键快速将焦点移位到数量处，直接输入数量。
F．采购单界面的产品，只有主卖品可以添加和删除，赠品的添加和删除需要到赠品选择界面进行。
G．选择好主卖品后，点存盘按钮。
图1-2-2：
《入库产品选择：
》
5.2.6刷新价格、刷新促销：
A．如果系统不能自动带出价格，或者带出的价格与目前价格实际执行价格不一致，请点击右上方的刷新价格按钮。
B．刷新价格后，界面上显示集团R3系统中最新的价格，该价格保存到EDMS系统中。
下次会自动带出。
（注意：
刷新价格只会刷新本订单中出现的产品）
C．点击刷新促销按钮，会取得该用户所有可用促销案的相关信息，并保存在EDMS系统中。
供后面自动促销和手工促销使用
5.2.7自动促销：
A．当订单中的主卖品有长短促时，点击该按钮，系统会自动计算长、短促赠品，并将赠品添加到表格中。
5.2.8手工促销
A．对于再来一瓶、TP1等促销上限封顶的促销案。
需要操作人员手工选择促销案、促销赠品。
B．点击右上“手工促销”按钮，弹出。
如图1-1-3：
《促销赠品选择》窗口
C．在《促销赠品选择》窗口中，选择可享受促销案。
选中后，“赠品选择”栏会出现按钮，点击该按钮，可以选择赠品。
D．选择赠品后，下方赠品列表出现产品，输入赠品数量，系统自动计算金额。
E．点击确定后，完成赠品选择。
图1-2-3：
《促销赠品选择》
5.2.9
订单提交
A．完成以上步骤后，点“提交”按钮。
完成订单处理。
B．提交的订单会自动转成R3系统中的报价单。
该报价单经订单管理组审核通过，转成R3订单。
C．R3订单在系统中进行交货后，交货的订单可以同步回EDMS系统，由DMS管理员进行收货。
5.3
采购收货：
5.3.1到货后，仓管确认到货数量及产品层别（将生产月份写在产品名称后面），经销商在纸面单据上签字盖收货章，DMS管理员见纸面收货单后及时在EDMS系统收货入库确认。
5.3.2路径：
采购流程—〉采购单入库，见图1-3-1《采购单入库汇总表》
5.3.3系统每天凌晨3：
00会自动下载已经发货的采购订单。
用户每天打开采购单入库汇总表后就可以看到这些已经交货的采购订单。
5.3.4DMS管理员按照纸面收货单的单号（200），找到系统中的订单
5.3.5如果供应商的发货单已到，但该界面中没有订单显示。
可以点击“订单同步”按钮。
输入发货单右上角的号码（如：
01）后，可以得到该单的信息。
5.3.6DMS管理员需要核对总金额和总数量与纸面收货单是否一致。
如果不一致，则将该单作废，然后点“订单同步”按钮重新同步该订单。
5.3.7如果需要查看处理过的订单可以通过查询按钮查看。
图1-3-1《采购单入库汇总表》
5.3.8双击汇总表中的订单纪录或选中纪录后点编辑按钮，可以进入订单明细。
见图1-3-2《采购单入库》
5.3.9如果经销商存在多个仓库，需要选择正确的入库仓库（界面左上）。
5.3.10系统默认的产品层别状态是正常品，DMS管理员需要将其改为实际的月份层别状态。
如：
正常品-〉三月
5.3.11确认订单无误后，点“提交”按钮。
完成所有产品的入库动作。
5.3.12确认后的纸面订单交由经销商指定人员保管。
图1-3-2《采购单入库》
5.4
付款核销、对帐
5.4.1根据经销商付款凭证，在系统中做预付款作业。
在预付款备注栏填写付款凭证的凭证号码。
5.4.2收货后核对公司交货单号，做预付款核销，冲抵预付款。
核销步骤如下：
A．路径：
采购流程——〉付款核销
B．根据销售单号（200开头单号），核对纸面订单金额与付款核销中应付金额是否一致。
一致的，在“预付核销”栏位填写本单需要支付的金额。
C．勾选需要核销的单据。
D．点击核销按钮，完成该单据的核销。
如果核销金额与应付金额有差异，系统会提示是否继续核销。
E．完成核销后，本界面不在显示已核销单据。
可以从付款查询界面、供应商对账单界面查看已经核销的单据。
5.4.3每月底列印已付款核销采购单据汇总，逐笔核对预付款及已核销付款金额，与公司核对R3对账单。
5.4.44核对无误后的R3对账单及EDMS对账单经销商需要签章（需以开户基本资料留档件相符）
5.4.5货补对账处理，每月与经销商核对TP1\TP2\ZLYP手工帐。
5.4.6收货差异部分车队赔付，并在系统中做其他出库处理。
5.4.7对账单按月归档整理装订入册留存。
6经销商销售发货作业标准
6.1经销商销售流程概述
A手工录入、编辑销售单，可选择赠品；保存的订单可在销售订单汇总表中继续编辑，状态为“新建”；提交的订单将转入发运单确认，状态为“提交”；勾选直接销售，然后提交订单，可以一步完成发运单确认、回单确认、收款核销全部流程，状态为“结算”。
B汇总表中为经销商未处理的状态为“新建”的销售单，可选择处理多张销售单，也可进入销售单明细逐一处理，编辑后保存，状态仍为“新建”，提交至发运单确认，状态为“提交”，作废所选择的销售单，状态为“取消”。
C发运单确认中可选择一张或多张发运单一起发运，也可进入发运单察看明细，修改发运数量后再发运。
送货单打印：
在此可以选择一张或多张发运单打印。
建议打印三联：
客户一联，经销商一联，营业所一联。
营业所联要有客户签字。
D回单确认，可选择一张或多张销售单一起确认，也可进入察看明细，并根据客户实际的签收修改实收数量后再确认。
E收款核销，输入实收金额和折让金额，核销销售单。
实收金额表示一张订单实际收到的货款，如果还未收齐货款，请不要核销，但可以保存。
如果未收齐货款核销，则未收齐部分计入折让。
核销后，无法修改该单的收款信息。
以下是销售流程界面：
单张订单连续流程：
用户如果勾选，则订单提交后，会自动进入下一个流程。
而不必退出当前界面，再进入下一流程。
适合于总是单张处理订单的情况。
6.2
经销商销售订货作业标准
6.2.1二阶客户订单，由业务所转单，经销商签字确认后方为有效订单。
DMS管理员进行系统录入动作。
6.2.2自营客户、一阶客户由经销商出具手写订单，签字确认后由DMS管理员进行系统录入作业。
6.2.3系统录入作业步骤如下：
图2-2-1《销售订单》
A．选择客户：
点击客户选择按钮，查询并选择客户，在客户地址列表选择客户地址，输入产品前须先选择客户。
B．客户余额：
该界面显示销售客户的余额情况。
如果对该客户有预收款（预收款说明见收款核销），该处显示预收款的余额（还剩多少预收款）。
C．仓库：
如果该单的销售需要从指定的一个仓库中出货，可以选择该仓库，选择后。
无论是输入产品编码还是选择库存产品，都会默认成从该仓库的信息。
D．选择产品：
可直接输入产品编码带出产品或点击产品查询按钮查询选择产品。
选择产品时，要注意品项层别，依据先入先出原则，月份早的层别优先出货。
若选择小单位的产品则须在产品列表中选择单位，再选择出产品。
点击“确认”后，产品名称、单位和库存量自动带出。
点击“确认带搭赠”，所有产品出现两行，一行本品，一行赠品。
E．修改数量和单价（自动带出销售价格），成交额=单价*数量。
F．赠品：
选择产品后，如果是赠品，则需要从赠品下拉框中选择赠品的类型。
G．键盘切换：
使用回车键，可按从左到右、从上到下的顺序切换各输入框。
H．删除产品：
如果需要删除一个产品，只需要删除产品编码。
则换行或者进行其他操作，该行会自动删除。
I．提交：
点击提交按钮，将订单提交至发运单确认（状态为提交），锁定订单数量；若勾选直接销售再点击提交按钮，直接完成销售流程（状态为结算）。
J．在销售订单汇总表中，可选择多张订单，一次性提交。
K．前单、后单：
该界面可以同时或者连续输入多张订单。
输入过程中可以保存一张临时订单先不提交。
并通过前单、后单切换不同的销售单。
6.2.4异常订单，应及时与营业组长沟通确认，如仍然不能解决，及时向订单管理主管报告。
6.2.5原始订单要求按日期顺序分类归档，日清月结。
6.2.6返还二阶批发商的TP1、再来一瓶等，公司补货后依业务所签字版的结案表单，第一时间返还二阶批发商；返货送货单要明确注明返还的项目，二阶批发商要签字确认。
6.3
经销商打印送货单、捡货、发货作业标准
6.3.1DMS管理员进入“发运单确认”界面，可以看到所有提交的订单。
见（图2-3-1发运单确认汇总表）
图2-3-1发运单确认汇总表
6.3.2首先点“打印”按钮，进入送货单打印界面。
勾选需要打印的送货单，可以同时勾选多张。
见（图2-3-2送货单打印汇总表）
图2-3-2送货单打印汇总表
打印前，可以设置下列内容：
抬头内容：
送货单打印的抬头信息。
（默认显示“送货单（经销商名称）”）
打印纸高度：
系统默认打印纸高度为10厘米。
如果用户打印纸高度不是10厘米，可以在该栏位输入实际高度。
输入后，该值将自动保存。
下次进入该界面会自动显示修改过的打印纸高度。
打印产品条码：
对于某些有条码需求的客户，可以选择打印条码。
但要提前在产品基本资料中维护条码信息。
参考：
基本资料—〉产品
产地：
打印产品的产地信息。
有效期：
打印产品的有效期。
打印产地、效期、生产日：
有些地区，要求送货单具有产地、效期、生产日，可以配合前两项设置产地、有效期。
如果需要生产日期，会打印出空白栏位。
需要手工填写。
6.3.3勾选发运单后，点“打印”按钮，开始打印预览。
见（图2-3-3送货单）
图2-3-3送货单
6.3.4库管依据打印的送货单进行捡货,捡货需依据送货单列印之品项、月份层别及数量。
6.3.5司机根据送货单所列印品项及数量核对装车产品是否一致，确认无误后仓管及司机在送货单上签字确认。
6.3.6库管要通知DMS管理员完成捡货、发运。
由DMS管理员在系统中进行发运单确认。
发运单确认后，库存将减去发运的数量。
6.3.7捡货数量如果与送货单数量不一致。
则需要通知DMS管理员修改发运数量。
见（图2-3-2发运单）。
图2-3-3发运单
6.3.8临时增加出货单品项，库管要及时与DMS管理员沟通重新制单。
6.3.9完成发运单确认后。
如果还需要重新打印送货单。
可在“送货单打印”界面进行打印。
6.3.10司机按出货单送货地址进行配送作业，严禁异地送货。
6.3.11客户根据出货单验收品项、数量、金额，如无差异，请客户在出货单上签字、盖章确认。
6.3.12如收货有差异，请客户在出货单上按实际收货品项及数量签收。
6.3.13如果客户现款现结，出于特殊考虑拒绝签收。
可由司机注明“客户货已收”。
6.4
经销商回单确认作业标准
6.4.1经销商司机送货返回后，司机将客户签字回执单递至DMS管理员处。
6.4.2DMS管理员收到回执单,确认数量、金额是否无误后再与EDMS系统进行回单确认。
6.4.3当客户签收的数量与发送数量不一致时，需仓管签字确认客户未收的数量已经入库后,修改回单收货数量，再进行回单确认。
见（图2-4-1回单确认）
A．实收数量：
回单确认中只能修改实收数量，不能修改品项。
实收数量不能大于发运数量。
大于则提示用户修改。
B．差异入库：
实收数量小于发运数量时，相差的数量返回库存（库存自动增加，不需要处理），此为直退。
C．直退：
的产品自动入库，如果需要调整，可以从库存管理中的其他出库中作出库。
（比如：
货物丢失2箱，司机赔款。
）则回单确认完后；在其他出库中出库2箱。
出库原因填：
司机丢失，已赔款。
D．销退：
如果客户收完货，再退货则为销退，销退可在销售退货中完成。
E．备注：
如果客户订单中有特殊注明的信息，需要将这些信息填写在备注栏。
F．回单确认总表：
如果客户收货数量与发运数量相同。
可在回单确认汇总表中选择多张订单，一次性提交。
6.4.4回单按客户别每月进行分档处理.回单经销商处\营业所各留存一份,备查.
图2-4-1回单确认
6.5经销商收款、预收款、对账作业标准
6.5.1DMS管理员收到经销商财务收款凭证（盖财务章）确认后并留存。
6.5.2对于有预收款的客户，在系统中进行客户预收款。
（图2-5-1预收款）在收款核销界面中进行预收款。
预收款将作为客户余额，用于核销今后的一笔或多笔订单。
预收款操作步骤：
A．点击“收款核销”界面左下方的“预收款”按钮。
B．弹出“客户选择对话框”，选择需要预收款的客户。
点“确定”。
C．在预收款界面（下图），可以看到客户信息和客户当前余额。
D．在“预收款金额”项：
输入本次预收款的金额。
E．将收款凭证的凭证号，输入到备注中。
F．点“确定”完成预收款动作。
客户当前余额增加，今后可以使用该余额核销订单。
核销后，余额减少。
G．在用户销售流程中，相关单据中会自动带出客户预收款的余额，以供参考。
图2-5-1预收款
6.5.3对于完成回单确认的订单，如完成的收款动作或预收款动作，需要在系统中进行收款核销。
见（图2-5-2收款核销）
A．已回单的销售单（状态为回单）进入收款核销汇总表。
B．客户预收余额：
指客户预收款，但还没有用于核销订单，以余额体现的部分。
C．本单应收：
指回单确认的销售金额。
D．收款金额：
如果客户直接对本订单付款，且已经接收到。
则在收款金额栏位中填写实际收款的金额，使
E．用客户本次实收核销该订单金额。
F．预收核销：
如果客户有预付款给我们，则不必每张订单实际收款。
在“预收核销”中填写本单应收的金
G．额，使用客户预收余额核销该订单金额。
核销后，客户余额减少。
H．存盘:
保存修改，只是临时保存（状态为回单）。
I．核销时：
应收金额=收款金额+预收核销；如果不满足，系统会提示用户是否继续核销。
J．核销选中的订单，完成销售流程（状态为结算），可选择多条记录，一次性核销。
K．已结算的订单无法在销售流程中查看，只能在销售订单查询中查看。
图2-5-2收款核销
6.5.4每周将出货单和收款凭证与经销商财务人员核对。
差异及时处理。
6.5.5帐目核对单由经销商签字确认，存档备查。
6.5.6每周将预收款及欠款二阶客户对账单进行列印，与二阶客户进行对账。
6.5.7如有差异依收款小票及出货单进行核对，及时做出调整。
6.6
经销商退货处理作业标准
6.6.1DMS管理员在接到经销商或业务退货通知后，在系统中列印退货单。
6.6.2由经销商签字确认后，司机至客户处将货物拉回仓库后。
6.6.3仓管需要确认退货入库的数量和产品层别。
对于过期的产品，层别为不良，包装破损的产品，层别为残损。
6.6.4确认后仓管签字并将退货单交至DMS管理员进行系统操作。
6.6.5如已将产品拉回，库管确认后采可进行系统补单。
6.6.6退货入库单操作如下，见（图2-6-1销售退货入库单）：
A．首先选择退货客户、日期和仓库。
B．输入或选择要退货的产品，输入退货数量和单价，自动计算金额，此金额只影响毛利的计算，退回到仓库的库存成本按照此产品当前库存成本的均价计算。
C．选择产品入库的产品状态层别。
D．提交完成退货。
E．退货后系统会提示退货账款的处理。
是否转账上余额。
（图2-6-2退货账款提示）
图2-6-1销售退货入库单
图2-6-2退货账款提示
7
经销商库存作业标准
7.1库存盘点作业标准
7.1.1DMS管理员每周、每月进行经销商仓库实地盘点，每周周末为周盘要求抽盘1/3个品项，优先盘点A类品项；每月月底对所有产品进行全面盘点。
7.1.2盘点前先从EDMS系统生成盘点单。
见（图3-1-1库存盘点单）。
L．盘点单将库存所有产品库存列出，可以在每条记录的最左栏勾选需要盘点的产品。
存盘后，只显示勾选的产品来进行盘点。
M．生成盘点单前，可以筛选盘点仓库、产品供应商、产品品类、产品状态。
N．生成盘点单后，存盘前可以筛选产品品类、产品状态。
O．存盘后，不能再改变盘点产品、盘点仓库、产品品类、产品供应商，
P．存盘后，只能改变盘点数量和库存成本单价。
Q．盘点区分标准单位和小单位。
R．库存盘点可以调整库存数量和库存成本。
7.1.3然后列印出盘点单（图3-1-2盘点单打印）。
7.1.4到仓库现场进行实际盘点，将实际盘点后的数量填入盘点单中。
7.1.5如有盘亏和盘盈现象必须找出差异的原因，并提出改善建议，写在备注栏中，以利后期查证。
7.1.6盘点单需经经销商客户签字盖章进行存档备查，存档时间为一年。
7.1.7DMS管理员将经销商签字盖章确认的差异数量在EDMS系统中修改，保证帐实一致性。
提交后，系统根据输入的盘点数量和成本，改变库存数量和成本。
7.1.8盘点时，为保证盘点数据的准确性，仓库和系统都停止进行收发货操作。
7.1.9DMS管理员须和经销商仓管、业务组组长一起进行盘点的实际操作。
图3-1-1库存盘点单
图3-1-2盘点单打印
7.2
其它出入库作业标准。
7.2.1当公司从其它工厂调拨品项直发经销商时，产生时间差异额时，先以其它入库的方式将产品入库，后期与R3同步产生的采购订单作废。
成品领用及费用类订单也是以其它入库方式收货。
7.2.2在一张单据中，可以同时入库同一品项的不同单位的产品；也可以在一张单据中，同时入库同一品项的不同产品成别状态的产品，例如上图所示。
7.2.3入库单价可以手动输入，库存成本变化参见：
库存成本核算
7.2.4初始上线经销商使用其它入库方式收货。
7.2.5经销商代配送可用其它入库方式录入。
7.2.6当经销商有非正常销售产品出库（如员工福利、经销商交际领用）先列印出库单，经销商签字后再以其它出库方式出库。
7.2.7其它出入库单据存档保留，存档时间一年。
7.3
仓库调拨作业标准
7.3.1当经销商有多个仓库时,某个仓库的产品不能满足所配送区域的需求时,列印出调拨单，经经销商老板核准，两个经销商仓管签字，再凭核准的调拨单从经销商其他仓库里调拨所缺品项,补充库存满足配送需求.
7.4换货处理作业标准
7.4.1二阶经销商仓库内存在某些不良品需要集中处理时，需要先确认换货数量及品项，再列印换货单，经销商老板核准并签字后，再进行仓库按单换货。
7.4.2在一张单据中，可以同时换入换出同一品项的不同单位、不同产品状态的产品。
7.4.3换入换出单价可以手动输入，库存成本变化参见：
库存成本核算。
7.4.4列印出的换货单须保存一年以上备档。
7.5库存层别作业标准
7.5.1DMS管理员在做采购单入库时，在状态栏中选择经销商实际到货的生产月份做层别入库。
7.5.2DMS管理员在处理二阶的销售订单时，必须按照先进先出的原则选择对应的月份出货。
7.5.3对产生的不良品、零散货、残损品实际进行盘点，先在系统保存，并列印出盘点单，交予经销商核准后，
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