XC06费用报销制度.docx
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XC06费用报销制度
台阳国际有限公司
主题:
费用报销管理制度
起草人
总经理
相关会签：
部门
总经办
财务部
管理部
研发部
生产部
营销部
稽核部
子公司
主管签署
日期
费用报销管理制度
第一部分总则
为了规范和完善公司费用报销及借款管理制度，切实加强财务管理，明确各项费用报销的标准、程序和办法，总结本公司当前实际情况，特制订本制度。
公司所有费用报销及借款，须经公司总经理或其授权人审核批准。
一、费用报销的内容：
公司费用列支范围包括工资、奖金、保险费、公积金、福利费、办公费、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、邮寄费、快件费、会议费、车辆使用费、房屋租赁费、物业管理费、水电费、运费、仓储费、港杂费、报关报检费、培训费、咨询费、审计费、律师费、办公品购置费和其他福利费等、开证代理费、押汇手续费、其他财务费用、生产车间支出的零星采购或修理费等支出。
二、费用报销的时间
费用报销遵循谁经办谁报销的原则。
任何部门、单位或个人之间不得代为报销。
费用报销遵循及时性原则，在费用发生后发票清单出来后的当月报销。
支付的时间：
原则上公司所有费用报销，在每周三前审批通过的，会在每周四下午统一支付，其他时间不支付报销款。
大额费用支付请提前两天提交到财务部审核，特殊情况需要紧急支付的请在付款单上注明，来不及写单需要大额现金的请至少提前一天给出纳电话通知。
三、费用票据粘贴要求：
1、有正规发票和无正规发票的要分开贴，分开报销。
2、粘贴时将发票从左至右依次排好，整齐的贴在粘贴单上，发票的左上方涂胶水，有金额的地方不能粘一起，粘好后发票上面再粘报销单。
报销单整体要美观、平整，下面的发票或清单有超过报销单大小的，要对折后保持一样大小。
（不得用订书机直接将发票订成一叠）
3、有多项报销的，要用在报销单上铅笔标上序号，同时发票也要标出同样的序号，以方便核对。
4、有特殊情况的，用其他发票替代的，请用铅笔在备注栏上写明情况，以方便审核。
四、费用票据填写要求：
1、票据填写需要用黑色水笔写明日期、数量、单价、金额必须正确，大小写金额必须一致、书写要规范，票面不能涂改。
2、费用票据可以在会计用品店统一外购，也可以使用公司统一的模块填好后打印出来。
模板见附件。
3、填写项目用途时，请写明费用发生的时间、费用分类。
如*月份电话费。
五、费用报销及借款的基本流程（请按以下顺序报送审批）：
1、经办人粘贴并填写报销/借款/付款单据
2、部门负责人审核（如果是与行政相关的费用，由人力行政部审核）
3、财务经理初审
4、总经理或其授权人签批
5、财务资金排款及出纳付款核销
6、出纳通知经办人付款信息
第二部分费用报销审批流程及权限
一、费用报销付款的流程图：
二、资金付款审批权限：
工作事项
使用部门
部门经理
财务审核
副总批准
总经理批准
日常费用
5000元以下
提出①
审批②
审核③
审批④
5000元以上
提出①
审核②
审核③
审批④
固定资产
5000元以下
提出①
审核②
审核③
审批④
5000元以上
提出①
审核②
审核③
审批④
采购支出
5000元以下
提出①
审批②
审核③
审批④
5000元以上
提出①
审核②
审核③
审批④
招待费、外部培训费
500元以下
提出①
审核②
审核③
审批④
500元以上
提出①
审核②
审核③
审批④
出差费用
三天以下
提出①
审批②
审核③
审批④
三天以上
提出①
审核②
审核③
审批④
工资奖金福利等
合同规定内
提出①
审批②
审核③
审批④
合同规定外
提出①
审核②
审核③
审批④
财务费用支出（5000元以上）
提出①
审核②
审核③
审批④
对外捐款赞助
提出①
审核②
审核③
审批④
对外单位借款
提出①
审核②
审核③
审批④
第三部分费用报销审批流程及权限
一、工资、奖金
（一）、正式管理人员的工资奖金：
工资、奖金、销售提成等。
工资、绩效奖金由人力行政部每月8号前按照工资制度、考勤情况核算，并提交工资计算电子表与付款单到财务部审核。
提成由销售部门汇总核算后，于发放的前两天提交到财务部审核。
绩效或其他额外的奖金由人力行政部每月24号前，提交后总经理批准发放。
付款单附件：
1、工资付款单
2、考勤汇总表
3、绩效评分汇总表/绩效奖金汇总表
4、销售提成汇总表
5、工资发放表（分部门）
审核要点：
基本工资是否符合公司批准的工资、考勤情况有无结合实际扣除相应的工资、奖金发放是否计算正确、个税扣除是否符合国家规定、提成发放是否为公司规定范围内、相应的保险公积金计算和扣除是否符合公司规定等。
（二）、生产车间的工人工资：
生产车间的工人工资及考勤核算，由专人根据车间人员的工资制度在每月8号前上报到财务部审核，同时需要车间的相应加班时间表及统计表作为审核的依据。
所有统计表需要有车间相关负责人签字确认。
付款单附件：
1、工资付款单
2、考勤汇总表
3、时间统计表汇总表
4、工资发放表（分车间）
审核要点：
基本工资是否符合公司批准的工资、考勤情况有无结合实际扣除相应的工资、班次统计及加班是否计算正确、个税扣除是否符合国家规定、提成发放是否为公司规定范围内、相应的保险公积金计算和扣除是否符合公司规定等。
（三）、搬运工及其他临时工工资结算：
搬运工及其他临时工工资由专人负责上报到财务部审核，上报时的工资结算清单是审核的重点。
付款单附件：
1、工资付款单
2、工资结算清单
审核要点：
工资支出的标准是否符合公司规定，清单中的时间和数量是否与事实相符。
如搬运工工资要核对本月进库与出库的数量，这些进出库的数量要与仓库帐的数量相符。
二、员工保险费/公积金
员工保险费/公积金由人力行政部在每月8号前申请付款。
保险和公积金付款金额包括公司和个人需要交缴的总和，其中保险费在地税网直接申请上报，每次上报前，请人力行政部核对好后再报，财务部相应的会计人员每月要核对扣除的总额是否与工资表中扣除的总额一致。
公积金需要填写付款单，并附分部门的清单到财务付款。
付款单附件：
1、付款单
2、保险费/公积金汇总表（分部门）
审核要点：
保险费每月申请后需要在地税网核对明细与工资表中扣除是否一致，每月自动代扣后核对总额是否一致，公积金审核时要核对工资中代扣的金额与实际金额是否一致。
三、福利费
福利费分两种情况：
一种是公司员工手册中有规定的福利费，另一种是因为特殊情况而申请的福利。
员工手册中规定的福利费可以直接申请，手册中无明确写的福利费，由人力行政部写专项申请批准后执行（如公司宿舍等杂项支出）。
付款单附件：
1、付款单
2、专项申请表
审核要点：
福利费支出主要审核是否符合公司规定，有无重复申请。
特殊情况发现金的过节费等，厦门本地员工在签收表上签字领取现金，异地员工直接转帐到员工卡上，员工宿舍的房租等直接转帐到房东帐户。
四、办公费
（一）、办公费包括办公用品、办公设备维护费、办公网站维护费、办公杂费、装修费等。
平常需要用的办公用品和杂费等，原则上进行月结和取得增值税发票，小额现金支出需要有收据，大项的装修费需要提前报批，进行报价、比价后进行。
公司行政部统一申请的办公费大项费用需要做分摊表由相应的部门直接承担（如办公用纸、办公用水等），其他部门申请办公费报销费支出，请经部门经理审核后，交行政负责人审核后，再到财务部报销。
原则上办公用品需要由行政部门负责统一管理和采购，其他部门人员不能随意自买自用。
驻外办事处的办公杂费需要在定额内支出，每月集中邮寄到总部行政部审核后，再到财务部报销。
付款单附件：
1、付款单
2、发票（税法规定办公用品发票必须附清单）
3、办公用品清单或货品签收单
4、装修的需要提供装修清单
5、办公用品分部门汇总表（内部领用签收表要备查）
审核要点：
核对清单与发票金额是否一致，能取得正规增值税发票是否取得，所有办公杂费及办公用品费用是否有大项支出或超过历史数据，如果有费用明显过高，要问明原因，并及时汇报。
（二）、办公设备：
包括办公桌椅、电脑、打印机、传真、复印机等设备等。
不管哪个部门都要提前报批，经过申请同意后，进行报价、比价后进行采购。
采购的设备经过使用人签收后，再拿发票到财务部办理手续。
原则上行政部需要定点采购，并能取得增值税专用发票。
付款单附件：
1、付款单
2、发票
3、货品签收单
4、报价单或合同
审核要点：
设备必须有一定的保修期及报价。
财务除审核发票和附件是否完整外，可以参考是否超过历史数据或市场行情，如果有费用明显过高，要问明原因，并及时汇报。
五、固定电话费及宽带费
公司固定电话费、宽带费由公司帐户统一托收。
其他办事处均由个人去交现金。
托收的费用由人力行政部统一管理，统一办理套餐，每月定期追踪发票与扣款，并定期上网打印或自行打印电话费汇总表（分部门）提交给财务部。
办事处电话及宽带费由办事处负责人每月定期报销，并打印发票和清单。
驻外办事处固定电话及宽带报销费支出和办公杂费等，请直接每月集中邮寄到总部人力行政部经理审核后，再到财务部报销。
付款单附件：
1、报销单
2、发票
3、电话费清单
4、电话费分部门汇总表
审核要点：
核对清单与发票金额是否一致，所有费用是否有大项支出或超过历史数据，如果有费用明显过高，要问明原因，并及时汇报。
报销的电话号码必须是公司通讯录中有备案的号码。
六、手机费
手机费标准和允许报销的范围参照公司发布的《话费报销标准》，手机费用当事人须在次月报销。
手机费用无论实际发生多少，均以规定限额为上限报销，在限额内的按实际发生额报销。
无法取得发票只能提供定额发票或充值费票的，附打印清单以实际发生额报销。
付款单附件：
1、报销单
2、发票
3、电话费清单
审核要点：
核对清单与发票金额是否一致，所有费用是否有超出规定的上限，报销的电话号码必须是公司通讯录中有备案的号码，若同时报销两个号码的手机费，总额不超过上限即可。
七、快递费
公司总部的费用由人力行政部统一管理，统一付款，每次寄收快件时需要清楚的登记收发件人，并定期追踪发票申请付款，并将快递费汇总表（分部门）提交给财务部。
其他个人报销快递费时，需将快递邮寄的发票和底单同时附上。
驻外办事处报销此项费用时，可不需要分部门汇总费用，但清单或底单一样需要提供。
付款单附件：
1、报销单
2、快递公司的发票
3、邮寄的清单或底单
4、快递费分部门汇总表
审核要点：
核对清单累计数与发票金额是否一致，同时核对各部门支出是否合理。
长期保持业务关系的快递公司，需要与其签定协议并注明报价，定期月结。
八、培训费
由公司统一组织的培训，由人力行政部统一结算授课费、交通费、住宿费等。
其他部门根据需要进行的其他培训活动，需要该部门在培训前上报公司批准，经过批准后由人力行政部填写付款单等。
付款单附件：
1、报销单
2、培训的发票
3、课程大纲及报价单等
4、公司批准培训的文件
审核要点：
核对发票金额与付款金额是否一致，发票是否合法，培训内容是否为公司批准。
九、汽车使用费
公司车辆的保养、加油、保险、年审等费用由人力行政部统一申请并管理，公用的车辆定期按各部门实际使用的公里数分摊费用。
公司的车辆需要大修理时，必须提前申请并报批，经过同意后再进行修理。
公司指定分配到个人支配的车辆，由当事人负责车辆的安全与保养，但是年审及保险、大修理也必须通过行政部门办理和审核。
若先到保险公司赔偿的款再支付给修理厂时，需要将收款帐户和金额相对应，以发票复印件作为付款凭证。
（出差自己开车的，加油和停车费算出差费）
付款单附件：
1、报销单
2、发票（若是已赔偿的款可用复印件作为凭证）
3、修理费清单
审核要点：
核对发票金额、修理清单与付款金额是否一致，发票是否合法，所有加油、修理费等都需要增值税发票。
汽车补贴的费用可以用加油费、打的费来抵，但是若是加油费发票，发票上不得显示不属于公司名下的车牌号，可以开公司名称或公司名称为空白。
十、办公室租金、物业管理费、水电费、公维金、房租押金、房租中介费等
所有公司名下自有或租用的房产都属于人力行政部管理，人力行政部定期负责物业费、水电费的结算，驻外分公司或办事处的房屋费用由指定专人代办。
原则上，租金及物业水电费等，按季度按时间结算，不得超期结算，驻外机构的水电费超期未交产生滞纳金的，由经办人自己承担滞纳金费用。
公司对外承租确定没有发票的租金报销时，可按合同约定直接汇入房东帐号。
付款单附件：
1、报销单
2、发票
3、物业水电结算清单
审核要点：
核对房租是否按时按金额支付，物业费、水电费是否有超出历史数据，有无重大异常，有异常情况要及时汇报。
发票是否是正规的水电发票等。
房租押金需要房东的收条，并在合同中注明房东退款的事项。
房租中介费按中介合同支付，汇入中介的帐号。
十一、市内交通费等
所有一天内来回没有住宿的交通费用，有派公司的车外出的则不能再报交通费，有报汽车补贴的也不得再报交通费。
付款单附件：
1、报销单
2、发票，需要有正规的公共汽车、出租车的发票;
3、市内交通费明细表，需要列明交通费的金额及对应路线、时间。
审核要点：
审核外出记录与发票是否对应，核对交通费明细表，看车程及车费是否合理，若有时是打摩的没票的需要用其他发票替代的，要注明。
发票上需要标明序号，相对应的交通费明细表，也标上序号，方便审核。
发票上的时间与明细表中标明的时间、路线、金额等要相符。
十二、差旅费
出差期间的交通费、住宿费、补贴等，公司统一订机票的不再报机票费用。
住宿和补贴费用标准，参考《出差制度》中的出差费标准。
出差若需要自己开车的，需要提前在出差申请中写明，经过同意后才可执行。
付款单附件：
1、出差费报销单，注明每个时间段的交通、住宿、补贴费用
2、发票，需要有正规的酒店发票、公共汽车、出租车的发票
3、补贴，用交通或餐费发票代替，需要分开粘贴并注明。
4、出差申请批准表
审核要点：
核对出差标准与每个时间段的费用是否有超额的，每次出差原则上只报销机场到目的地的市内交通费，若有其他业务要办，需要确实是公司业务才可报销。
发票上需要标明序号，相对应的费用明细表，也标上序号，方便审核。
出差若需要借款，可提前按照出差时间段的费用情况暂估，借款需要部门经理和副总批准后列支。
出差费需要在出差回来后，10个工作日内报销，并在报销的金额上扣除相应的借款。
若报销金额不够扣，财务部有权要求借款人归还借款差额。
出差过程中，有自己开车的，汽车的总费用（加油、过路、停车费等）不得超过正常车费的三倍。
十三、招待费
所有公司的招待费，单次应酬500元以上的都必须填写《招待费申请表》，要列明时间、地点、参加人员、目的，经过总经理同意后才可执行。
单次应酬500元以下的，必须经过上一级领导批准。
付款单附件：
1、报销单
2、发票，需要有餐费或礼品发票
3、经过批准的申请表
审核要点：
核对实际发生额与申请金额是否超额，同时对比历史数据，若发现有重大异常需要跟领导再次确认后给予核销。
十四、咨询费、审计费、律师费、
所有公司的由职能部门发起的咨询费、审计费、律师费，都需要提前与公司报备，由公司同意后进行报价和对比，最终决定形成合同才可以执行。
付款单附件：
1、报销单
2、发票
3、经过批准的申请表
4、合同
审核要点：
核对实际发生额与申请表金额、合同金额是否相符，同时对比历史数据，若发现有重大异常需要跟领导再次确认后给予核销。
十五、运费
所有运费均需取得运费专用发票，若有不含税报价的运费要做出价格对比表。
物管部负责定期更新主要路程的运费报价表给公司总经理和财务部备案，每次结算时，财务依照运送的路线和数量核对运费。
原则上大的物流公司进行月结，所有费用需要10号前提交到财务部申请，并录入系统。
运费付款都是直接付给物流公司，若有现金结算的请该承运人写出委托收款帐号并盖章确认。
付款单附件：
1、付款单
2、运费发票
3、结算清单
审核要点：
核对清单与申请金额是否一致，运费单价路线是否合理，同时对比历史数据，若发现有重大异常需要跟领导再次确认后给予核销。
销售运费需要核对到每个合同，财务需要做出表格来登记，防止重复计算或多算。
十六、佣金
无论是采购或销售需要支付或收取佣金的业务，需要在采购或销售合同中注明（不方便在合同中注明的，需要另外有批件说明），并经过公司审批后执行。
佣金支付的前提是本次合同交易完成（没有完成交易的不能支付佣金），并需要确认其收款人与帐号，不能直接由经办人领取现金。
付款单附件：
1、付款单
2、收款人与帐号确认的文件
审核要点：
核对合同中注明的佣金与申请总额是否一致，是否重复申请。
佣金收款人是否经过确认。
十七、折让与折扣
销售过程中产生折让、折扣，要写《特殊事项审批单》，经过相关部门与公司确认后，才可申请付款。
折扣与折让需要支付给对方对公帐户，开具发票时需要扣掉此笔金额。
付款单附件：
1、付款单
2、特殊事项审批单
审核要点：
核对特殊事项审批单与申请总额是否一致，是否重复申请。
十八、开证代理费、手续费、利息等
采购过程中需要代理公司进行代理的，会产生代理费及其他银行费用。
申请代理费时，请将开证代理合同附后，并将支付的手续费复印件，利息等计算过程做成结算清单附后。
其他大项的手续费或利息支出，超过一定金额的也需要列明清单由总经理批准。
付款单附件：
1、付款单
2、代理合同
3、结算清单
审核要点：
核对合同计算与申请总额是否一致，代理费、利息等计算是否合理。
十九、生产车间的零星采购支出
生产车间在生产过程中，若有零星采购的材料，可以专人直接采购，但是送货过来的数量必须经过仓库人员清点，办理进出库的手续。
不能随意自用自买，不办理手续。
超过5000元以上的支出需要报总经理批准。
付款单附件：
1、付款单
2、发票
3、入库单签收表
审核要点：
审核有无入库单，防止没有办理入库单系统没有计算生产成本，同时参照《产品清单》，看采购的数量是否合理。
二十、生产车间机器修理费用
生产车间在生产过程中，若有机器不能正常使用，需要修理并购买配件的，需要修理人员向提出申请，申请经过同意后才能购买，超过5000元以上的支出需要报总经理批准。
所有购买回来的配件无论是否马上要用，都必须办理入库手续，经过仓库人员清点后再领用。
付款单附件：
1、付款单
2、发票
3、入库单签收表
4、修理申请表
审核要点：
审核有无入库单，防止没有办理入库单系统没有计算生产成本，参照修理申请表，看修理是否合理，是否在保修期内。
同时参照历史数据评估机器修理的的次数和总费用，对于修理次数过多费用过高的机器，可以提出让机器生产厂家来鉴定。
第四部分借款制度
一、借款
固定备用金借款：
按公司规定，正式员工经常要零星支出的可以申请固定备用金，原则上日常的支出不能再申请借款。
离职或发生其他变动时，需要先还款再办理其他手续。
临时性借款的范围：
因公出差或因公有现金支付的专项事项办理，才可以向公司申请借款，临时性借款需要在当月进行费用核销冲销借款，若跨月一直没有来冲销借款的，财务有权从工资中扣回。
二、借款程序：
1、借款人填写借款申请单
2、按审批权限范围进行批准
3、出纳付款
三、借款时借款人填写《借款单》按程序到财务部办理手续，财务在审核出差借款时，需要对照公司的出差标准估算费用，原则上借款不能超出预算。
其他事项借款，财务需要审核相应的事项审批单或合同，借款金额须与预算相符。
以上制度，一经公司审批通过，即日起执行，若公司其他制度或规定有与此制度不符的，请以此制度为准，最终解释权归总经理办公室。
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