会计档案整理办法.docx
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会计档案整理办法
会计档案整理办法
一、会计档案的归档范围。
会计档案的归档范围，主要
包括本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核
算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单。
本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制
度，财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会
计档案归档范围。
会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案案卷
目录，归入全宗卷。
二、会计档案的分类。
会计档案共分为四类，即：
1、会计凭证类;
2、会计账簿类;
3、财务报告类;
4、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账
单，以及其他应当保存的会计核算专业材料）
二、会计档案的保管期限。
会计档案的保管期限分为永
久、定期（5——25）两种。
永久保管的会计档案主要有，本单位形成的财务决算报
告、税收年报（决算）、财政总预算。
1
除上述外，其余会计凭证、会计账簿、财务报告等均属
定期保管。
详见《财政总预算、行政单位、事业单位和税收
会计档案保管期限表》（附件 1）。
已实现会计电算化采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等
介质存储会计账簿、报表的，除以打印在纸介质上的账簿、
报表为主要会计档案保存外，保存在其它介质上的会计凭证、
账簿、报表也应作会计档案。
其保管期限与纸介质的同类档
案相同。
对于因升级换版、新购而停止使用的会计核算软件
系统，应作为会计档案永久保存。
四、会计档案的整理。
（一）会计凭证的整理。
凭证按月、按记账分类和编号
顺序进行整理。
折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷（每卷
厚度不超过 2.5 厘米）。
（二）会计账簿整理。
按照账簿种类整理立卷。
具体方
法是：
1、订本账在原装订本正面贴上“会计帐簿封面”（购附
件 2）；
2、活页或卡片账页，先去掉空白页，并依次编定页号，
再装订并贴上“会计帐簿封面”；
3、账页较少，可先将保管期限相同的几种账簿依次排
2
列，并统编页号，再用卷内目录写明每种账的名称、页号，
最后装订并贴上“会计帐篷封面”。
4、封面项目及填写要求：
封面设置单位名称、题名、
保管期限、年度、案卷号。
（1）单位名称填写全称或规范简
称，如：
云阳县教委；
（2）题名按组卷不同，分别填写：
现金出纳帐、银行存款帐、总帐、明细帐、日记帐；（3）
保管期限填写 15 年或 25 年；（4）年度和案卷号均填写阿
拉伯数字。
（三）财务报告的整理。
对财务报告的整理，应分不同
保管期限，分别立卷。
其步骤为：
1、按文书立卷的方法填写卷内目录，写明每种财务报
告的名称、页号，并按要求填写备考表。
2、装订。
装订的顺序为：
卷内目录→卷内文件→备考
表。
3、加制财务报告封面（见附件 3）。
封面设置单位名称、
题名、保管期限、年度、案卷号、件数、页数等项目。
（1）
单位名称填写全称或规范简称；
（2）题名填写财务决算或
会计月、季报表；（3）保管期限填写永久或 10 年或 5 年；
（4）年度、案卷号、件数、页数均用阿拉伯数字填写。
（四）会计其他类的整理：
类似财务报告的整理（略）。
3
五、会计档案的装盒。
（一）凭证。
用凭证盒装（凭证盒式样见附件 5），每
盒装一卷。
凭证盒背脊设置有全宗号、目录号、年度、月份、
案卷号、保管期限等项目，均采用阿拉伯数字填写。
（二）账簿、财务报告、其他类。
用会计档案盒（见附
件 6、7）装，每盒装一卷。
档案盒正面第一栏空白处填写
单位名称。
正面、背脊均设置全宗号、目录号、类别、年度、
案卷号、保管期限。
1、全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写；
2、“类别”栏分别填写“账簿”、“财务报告”、“其他类”
，背脊处的书写位置较窄，可写小点，要与“类别”二字一
样横写，不能竖排；
3、年度、案卷号、保管期限与各自封面填写相同。
六、会计档案的排列。
根据立档单位性质和会计档案不
同类型，分别按下列方式排列。
1、单一会计类型的立档单位，会计档案的排列方式：
永久保管的财务报告，按年度顺序依次排列；定期保管的账
簿、财务报告按年度顺序一起依次排列，凡没有按此要求办
理的，从 1999 年起，按该办法进行排列,档案一直没有整理
4
的，可从单位成立年度起依该办法排列。
（即将保管期限 25
年的会计账簿、15 年的会计账簿、保管期限 10 年的报表进
行合并排列。
例如某单位的会计档案排列为：
1999 年 25 年
的会计账簿、15 年的会计账簿、保管期限 10 年的报表依次
排完后，再排 2000 年 25 年的会计账簿、15 年的会计账簿、
保管期限 10 年的报表，依次类推。
）；定期保管的凭证按年
度顺序依次排列。
保管期限为 5 年的会计档案，可不系统排
列。
2、有两种以上会计类型或财会部门的立档单位，会计
档案的排列方式：
对每一会计类型或财会部门的会计档案都
各自按照单一会计类型的立档单位会计档案的排列方式排列。
3、企业会计档案的分类排列办法仍按国家档案局 1991
年印发的《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕
20 号）执行。
七、会计档案的编号、编目。
一个单位的会计档案分三
个部分排列，编三个通号。
永久的财务报告、会计凭证从单
位成立起多年编拉通编号。
保管期限 25 年的会计账簿、15
年的会计账簿、保管期限 10 年的报表保管期限 10 年的报表，
原则上从 1999 年起合并排列，并从“1”开始多年编通号；
5
年度
案卷号
案卷标题
张
数
保管
期限
会计
经办人
备注
1991
1
1 月份会计凭证（1-5 号）
100
15
陈
XX
……
2005
100
1 月份会计凭证（7-12 号）
80
15
李
XX
档案一直没有整理的，可从单位成立年度起依该办法进行编
号。
每一部分编制一本案卷目录，给定一个目录号。
一本目
录内的案卷号最多不超过三位数，凡超过三位数，重新从
“1”开始编。
对排列就绪的每一部分档案，依次编定案卷
号。
永久保管的案卷编制一式三份案卷目录，定期保管的案
卷编制一式两份案卷目录。
会计档案案卷目录（凭证）
八、会计档案的鉴定。
对保管期满的会计档案，档案部
门应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会
计档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行
重新认定。
鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷（册）、
逐件、逐页鉴定。
对保管期满应予销毁的会计档案，由档案
部门和财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都
6
认为确无保存价值的，才能作出销毁结论，认定意见不一致
时，应当缓销。
对其中尚未了结的债权债务，以及对历史遗留问题有重
要参考价值的原始凭证，如工资花名册，干部、职工离（退）
休、退职方面的有关凭据，涉及土地征用、房屋维修、固定
资产等财产买卖单据，涉外事务和对私改造的凭证，罚没赃
款、赃物，产权赔偿和重大经济案的原始凭证，均应抽出，
另行立卷，由档案部门保管到确无继续保存必要时，再予以
销毁。
九、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，
在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案的管理。
属
全民所有制单位的，由终止单位按规范整理后交同级档案馆
管理；其他单位，交业务主管部门或财产所有者代管；无业
务主管部门或业务主管部门、财产所有者不便代管的，交有
关档案馆代管。
7
序
号
档案名称
保管期限
备注
财政
总预算
行政单位
事业单位
税收
会计
一
会计凭证类
1
国家金库编送的各种报表及
缴库退库凭证
10 年
10 年
2
各收入机关编送的报表
10 年
3
行政单位和事业单位的各种
会计凭证
15 年
包括：
原始凭证、记
账凭证和传票汇总表。
4
各种完税凭证和缴、退库凭
证
15 年
缴款书存根联在销号
后保管 2 年。
5
财政总预算拨款凭证及其他
会计凭证
15 年
包括：
拨款凭证和其
他会计凭证
6
农牧业税结算凭证
15 年
二
会计账簿类
7
日记账
15 年
15 年
8
总账
15 年
15 年
15 年
9
税收日记账（总账）和税收
票证分类出纳账
25 年
附件 1
财政总预算、行政单位、事业单位和
税收会计档案保管期限表
8
10
明细分类、分户账或登记簿
15 年
15 年
15 年
11
现金出纳账、银行存款账
25 年
25 年
12
行政单位和事业单位固定资
产明细账（卡片）
行政单位和事业单位
固定资产报废清理后
保管年。
三
财务报告类
13
财政总预算
永久
序
号
档案名称
保管期限
备注
财政
总预算
行政单位
事业单位
税收
会计
14
行政单位和事业单位决算
10 年
永久
15
税收年报（决算）
10 年
永久
16
国家金库年报（决算）
10 年
17
基本建设拨、贷款年报（决
算）
10 年
18
财政总预算会计旬报
3 年
所属单位报送的保管
2 年。
19
财政总预算会计月、季度报
表
5 年
所属单位报送的保管
2 年。
20
行政单位和事业单位会计月、
季度报表
5 年
所属单位报送的保管
2 年。
21
税收会计报表（包括票证报
表）
10 年
电报保管 1 年，所属
税务机关报送的保管
3 年。
四
其他类
22
会计移交清册
15 年
15 年
15 年
23
会计档案保管清册
永久
永久
永久
24
会计档案销毁清册
永久
永久
永久
注：
税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档
案保管期限规定办理。
9
附件 2（实例）
会计帐簿封面
单位名称：
档案局
题 名：
明细帐
保管期限：
15 年
年度：
2005 案卷号 50
图 1
10
附件 3（实例）
财务报告封面
单位名称：
档案局
题 名：
财务决算
保管期限：
永久
年度：
2005 案卷号：
35
11
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附件 4
会计其他类封面
单位名称：
题 名：
保管期限：
年度：
案卷号：
13
附件 5（实例）
全宗号
0012
目录号
4
案卷号
120
年 度
2005
月 份
9
凭证号
20—35
会 计 档 案 （凭 证）
立档单位：
时间 年 月 日至 年 月 日
本月共 册 本盒是第 册
凭证自 号至 号共 张 保管期限
财会主管 立卷人
全宗号 目录号 案卷号
15
附件 6：
会计档案盒正面（填写实例）
档 案 局
全 宗 号：
0012
目 录 号：
6
类 别：
财 务 报 告
年 度：
2005
案 卷 号：
35
保管期限：
永 久
16
附件 7
档案盒背脊
（填写实例）
1cm
5cm
全宗号
0012
目录号
6
4cm
4cm
31cm
类 别
财务报告
年 度
2005
案卷号
35
保管期限
永久
4cm
4cm
4cm
4cm
1cm
17
升级会员 