考勤管理系统软件用户使用手册.docx

考勤管理系统软件用户使用手册.docx

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考勤管理系统软件用户使用手册

系统操作

1.系统主窗口

正常开启考勤管理系统后会出现以下界面，如图1

图1系统主窗口

注：

在本界面的左菜单栏中，单击带三角型细小活动拉条即可把左边的菜单隐藏，隐藏后再单击活动拉条即可恢复。

2.系统管理部分

2.1系统登录

操作流程：

开启系统→系统登录→输入用户名→输入密码→确定

当启动系统时会弹出系统登录窗口，如图2.1-a。

用户首先需要设置数据库服务器，用户输入服务器名称后点击设置按钮，系统会自动连接数据库，若能正常连接则在用户名的下拉框中将会出现数据库中已保存的登录用户名（第一次登录时系统会在数据库中自动注册一个用户名为“000001”，密码为“111111”的管理员），如图2.1-b所示。

若不能连接数据库系统将会提示错误,如图2.1-c所示。

若管理员忘记密码可在密码一栏输入“3266815”登录系统。

管理员登录后可根据需要添加操作员，并能设置操作员的相关权限。

图2.1-a初始登录界面

图2.1-b选择服务器后的登录界面

图2.1-c连接错误提示

2.2修改密码

操作流程：

系统管理→修改密码→输入旧密码→输入新密码→确定

功能说明：

本功能主要是修改当前所登录进入系统的管理员和操作员密码。

进入修改密码界面后，先输入旧密码再输入两遍新密码，单击“确认”后可修改成功。

如图2.2所示。

图2.2修改密码窗口

2.3操作员管理

操作流程：

系统管理→操作员权限管理→添加→输入登录号→输入初始密码

功能说明：

本功能主要是对本系统的操作员进行管理。

点击“操作员管理菜单”后进入界面如图2.3-a，进入界面后可以看到已添加的操作员列表，选中某一操作员后在右边的权限列表可以看到该操作员的权限。

单击“添加”按钮弹出添加新操作员的界面如图2.3-b，输入登录号、姓名和密码后“确定”便可添加成功，默认所添加的操作员具有所有权限，如要修改只需选中该操作员，在右边的“权限列表”选择相应的权限即可修改完毕。

单击“修改”按钮弹出修改新操作员基本信息的界面如图2.3-c，基本操作和添加操作员时是一样的。

选中某一操作员，单击“清除密码”可以清除该操作员的密码，单击“删除”可把该操作员删除掉。

图2.3-a操作员权限管理窗口

图2.3-b添加操作员窗口

图2.3-c修改操作员信息窗口

3.考勤制度

3.1考勤点设置

操作流程：

考勤制度→考勤点设置→添加考勤点→选择需添加的考勤点→保存

功能说明：

本功能主要是添加需要参与考勤的门禁机的机号。

点击进入“考勤点设置”界面如图3.1-a，如果已经添加过考勤点，则在本界面可以看到已经添加的门禁机号。

在本界面也可对所选中的门禁机号进行删除。

选择需删除的的门禁机号有单个选择、全部选中和区域选择三种方法。

单击“区域选择”按钮可弹出范围选择界面如图3.1-c。

单击“添加考勤点”按钮，弹出添加门禁机界面如图3.1-b，在添加门禁机界面中有单个添加和批次添加两种方法，根据需要添加完门禁机号后，保存即可添加成功。

图3.1-a考勤点设置窗口

图3.1-b添加门禁机窗口

图3.1-c范围选择窗口

3.2考勤参数设置

操作流程：

考勤制度→考勤参数设置→选择添加的参数类型→添加→输入类型名称→确定

功能说明：

本功能主要是添加请假和出差的类型。

打开考勤参数界面如图3.2-a。

如果已经添加了请假或出差类型，那在本界面就可看到所添加的类型。

单击“添加”按钮弹出界面如图3.2-b，输入请假或出差类型即可添加成功。

选中某一请假或出差类型，单击“修改”按钮弹出界面如图3.2-c，即可对该出差或请假类型进行修改。

图3.2-a考勤设置

图3.2-b添加窗口

图3.2-c修改窗口

3.3节假日设置

操作流程：

考勤制度→节假日设置→添加→输入节假日名称→选择节假日名称→确定

功能说明：

本功能主要是用于添加节假日的日期。

打开节假日设置界面如图3.3-a。

如果已经添加了节假日，那在本界面就可看到所添加的节假日。

单击“添加”按钮弹出界面如图3.3-b，输入节假日名称和选择节假日日期即可添加成功。

选中某一节假日，单击“修改”按钮弹出界面如图3.3-c，即可对该节假日进行修改。

选中某一节假日，单击“删除”按钮即可删除该条记录。

图3.3-a节假日设置窗口

图3.3-b添加节假日窗口

图3.3-c修改节假日窗口

3.4班类管理

操作流程：

考勤制度→班类管理→添加→输入班次名称→选择上下班时间和打卡范围→确定

功能说明：

本功能主要是要添加新的班次用于员工的排班。

打开班类管理界面如图3.4-a。

如果已经添加了班次，那在本界面就可看到所添加的班次，可以看到所有班次的上班时间。

注：

1.在本界面中的“班类管理说明”页面有详细的班次名词解析，如对班次设定的相关名词不了解可以查看。

只有进行完设置班类后才能够进行排班。

2.加班班次说明：

如果给某一位员工排了加班班次，他必须在加班班次所设定的上下班时间里刷卡才算加班，如在加班班次不刷卡则不算加班也不算旷工。

即在加班班次中必须准时刷卡算加班，不刷卡不算加班也不算旷工。

图3.4-a班类管理窗口

单击“添加”按钮弹出添加新的班次界面如图3.4-b，输入班次名称，选择上下班时间，选择打卡范围的时间，即可添加成功，每个班次可以有四个上班段。

注：

在添加时间时使用了新的方法，具体添加方法在本界面中的“操作说明”页面有如何选择上班时间的操作说明。

选中某一班次，单击“修改”按钮即可对该班次进行修改。

选中某一班次，单击“删除”按钮即可删除该条记录。

图3.4-b添加班类窗口

3.5员工排班管理

操作流程：

考勤制度→员工排班管理→选取员工→对选中员工排班→选择需排班的班次→保存

3.5.1员工排班管理主界面

功能说明：

本功能是对员工进行系统的排班。

打开班类管理界面如图3.5.1。

如果已经有员工排了班次，那在本窗口的左下脚选中某一员工，在窗口的右下脚可以看到所选员工的排班情况。

图3.5.1员工排班管理窗口

3.5.2添加排班

排班步骤：

1.在“员工排班管理”主窗口选中需排班的员工。

2.单击“员工排班管理”主窗口中的“对选中的员工排班”按钮弹出如右边窗口。

3.在“员工排班”窗口有正常每日排班和快速排班两种排班方法。

4.正常每日排班是根据中选择“排班日期”，每一天都要在“班次列表”中选中所排班次。

也可对每日排班进行修改。

5.窗口中的“班次详细信息”页面可查看当前的班次。

图3.5.2员工排班窗口

3.5.3快速排班

快速排班说明：

1.快速排班中有全月都排班、按周排班和其他方式（高级排班）三种方式。

2.全月都排班都排班就是根据在“员工排班”窗口所选的月份排月的班次，即该月每一天都是同一个班次。

3.按周排班就是周一到周五为同一个班次，周日周六可以选择不同的班次。

4.高级排班是比较灵活的排班方法，是从周一到周日都可以排不同的班次，可以灵活配制，界面如图3.5.3-b。

5.修改每一天的排班班次的方法：

在“员工排班”窗口的右边选中需要修改的日期，在左边窗口的“班次列表”中选择班次，保存即可修改成功。

注意：

1.每一天的排班都可以在“员工排班”窗口进行修改。

2.所有排班方式所排班的日期都是根据“员工排班”窗口所选取的时间来决定的。

3.必须对员工进行排班后才能计算出该员工的考勤情况，不排班的员工不参与考勤。

图3.5.3-a快速排班

图3.5.3-b高级排班

3.5.4查找排班

在“员工排班管理”窗口，单击查询按钮弹出条件查询窗口如图3.5.4。

选择需要查询员工排班的条件后，确定便可在“员工排班管理”窗口看到所需要查看的员工，选中某一员工工号后即可在窗口右下脚查看该员工的排班情况。

图3.5.4查找排班窗口

3.6加班设置

操作流程：

考勤制度→加班设置→选取选取计算加班的方式→选择加班计时单位→保存

功能说明：

加班设置主要是为了方便用户选择计算加班的计算方式。

打开加班设置的界面如图3.6。

先选择“考勤计算时自动计算加班”的复选框，接着选择选择计算加班的时段，然后选择加班计时单位（有四种计时单位可选）。

注意：

必须进行加班设置，计算考勤数据时才能计算出员工加班的时间。

图3.6加班设置界面

4.考勤管理

4.1员工资料查询

操作流程：

考勤管理→员工资料查询→选取查询条件→确定→员工资料列表

功能说明：

本功能主要是用于看员工的基本资料。

单击员工资料查询按钮弹出“员工查询”窗口如图4.1-a，输入查询条件后“确定”弹出“员工资料列表”窗口如图4.1-b。

图4.1-a员工查询窗口

图4.1-b员工资料列表窗口

在员工资料列表窗口单击“导出文件”按钮，弹出报表导出窗口如图4.1-c，一共可以导出三种文件格式，有EXEEL文件、TXT文本文件和HTML文件。

默认的保存路径为C：

\考勤系统报表\员工资料报表。

且每导出一次文件名都有相应的时间记录。

图4.1-c报表输出导出窗口

在员工资料列表窗口单击“打印”按钮，弹出打印预览窗口如图4.1-d，在打印预览窗口可以进行“打印比例”的调整，还可进行“选打”。

图4.1-d打印预览窗口

4.2员工请假管理

操作流程：

考勤管理→员工请假管理→添加→添加请假记录→确定

功能说明：

本功能主要是用于管理员工的请假记录。

打开员工请假管理界面如图4.2-a，如果已经添加了请假记录，那么在本窗口可看到所添加的请假记录。

本功能能添加、删除和修改员工的请假记录。

图4.2-a员工请假管理窗口

单击“添加”按钮，弹出的“添加请假记录”窗口如图4.2-b，选择需要添加请假的员工卡号、请假类型、开始和结束日期和输入正确的时长。

即可添加成功。

选中一条请假记录，单击“删除”按钮可以删除该条记录，单击“修改”按钮可以修改该条记录。

图4.2-b添加请假记录窗口

4.3出差管理

操作流程：

考勤管理→员工出差管理→添加→添加出差记录→确定

功能说明：

本功能主要是用于管理员工的出差记录。

打开员工出差管理界面如图4.3-a，如果已经添加了出差记录，那么在本窗口可看到所添加的出差记录。

本功能能添加、删除和修改员工的出差记录。

图4.3-a员工出差管理界面

单击“添加”按钮，弹出的“添加出差记录”窗口如图4.3-b，选择需要添加出差的员工卡号、出差类型、开始和结束日期和输入正确的时长。

即可添加成功。

选中一条出差记录，单击“删除”按钮可以删除该条记录，单击“修改”按钮可以修改该条记录。

图4.3-b添加出差记录窗口

4.4员工离职管理

操作流程：

考勤管理→员工离职管理→添加→添加离职记录→确定

功能说明：

本功能主要是用于管理员工的离职记录。

打开员工离职管理界面如图4.4-a，如果已经添加了离职记录，那么在本窗口可看到所添加的离职记录。

本功能能添加、删除和修改员工的离职记录。

图4.4-a员工离职管理窗口

单击“添加”按钮，弹出的“添加离职记录”窗口如图4.4-b，选择需要添加离职的员工卡号、离职日期。

即可添加成功。

选中一条离职记录，单击“删除”按钮可以删除该条记录，单击“修改”按钮可以修改该条记录。

图4.4-b添加离职记录窗口

4.5手工签卡

操作流程：

考勤管理→手工签卡→选择需手工签卡的员工→添加手工签卡记录→确定

功能说明：

本功能主要是用于管理员工的手工签卡。

打开手工签卡管理界面如图4.5-a，如果已经添加了手工签卡记录，那么在本窗口可看到所添加的手工签卡记录。

本功能能添加、查找、删除和修改员工的离职记录。

注：

手工签卡是为了给过了刷卡时等没有刷卡而来上班的员工填写上班记录用的。

图4.5-a手工签卡管理窗口

选中需要手工签卡的员工后，单击“对选中的员工手工签卡”按钮弹出“添加手工签卡记录”界面如图4.5-b，输入签卡时间和签卡原因即可添加成功。

单击“查询”按钮弹出“手工签卡查询”界面如图4.5-c，输入查询条件即可添加成功。

图4.5-b添加手工签卡窗口

图4.5-c手工签卡查询窗口

5报表处理

5.1考勤数据计算

操作流程：

报表处理→考勤数据计算→选择计算时间段→计算

功能说明：

本功能主要是用于计算考勤的数据。

打开考勤数据计算界面如图5.1，选择需要计算考勤数据的时间段，单击“计算”即可成功。

注：

必须通过考勤计算才能有相应的员工考勤数据。

每次计算都会把上一次计算的结果覆盖掉。

图5.1考勤数据计算窗口

5.2考勤月汇总报表

操作流程：

报表处理→考勤月汇总报表→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→考勤月汇总报表

功能说明：

本功能主要对员工的月汇总报表的统计。

单击考勤月汇总报表界面如图5.2-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段如图5.2-b，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的考勤数据。

注：

考勤月汇总报表统计完毕后，可以查看到该月的所有员工的考勤数据。

图5.2-a选择计算考勤员工窗口

图5.2-b选择计算考勤时间段窗口

图5.2-c统计进度条

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条如图5.2-c，统计完毕后会出现“考勤月汇总报表”界面如图5.2-d，在“考勤月汇总报表”中可以查看到该月的所有员工的考勤数据，可以进行部门和卡号的“过滤查询”，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

在“报表数据说明”页面还可以看到有关于对报表中考勤数据中的名词解析如图5.2-e。

图5.2-d考勤月汇总报表窗口

图5.2-e报表数据说明窗口

5.3考勤日报表

操作流程：

报表处理→考勤日报表→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→考勤日明细报表

功能说明：

本功能主要对员工每日上班情况的统计。

单击考勤日报表界面如图5.3-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段进行统计，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的考勤数据。

注：

考勤日报表统计完毕后，可以查看到统计时间段内每日所有员工的考勤情况。

图5.3-a考勤日报表统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“考勤日报表”界面如图5.3-b，在“考勤日报表”中可以查看到所统计时间段内所有员工的每日考勤数据，可以进行部门和卡号的“过滤查询”，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.3-b考勤日明细报表窗口

5.4打卡明细报表

操作流程：

报表处理→打卡明细报表→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→员工打卡记录报表

功能说明：

本功能主要统计员工上班时的打卡时间和打卡类型。

单击打卡明细报表弹出选择统计条件界面如图5.4-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段进行统计，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的考勤数据。

注：

打卡明细报表统计完毕后，可以查看到统计时间段内所有员工的打卡时间和打卡的类型，包括手工签卡。

图5.4-a打卡明细统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“员工打卡记录报表”界面如图5.4-b，在“员工打卡记录报表”中可以查看到所统计时间段内所有员工打卡记录，可以进行部门和刷卡类型的“过滤查询”，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.4-b员工打卡记录报表窗口

5.5考勤明细报表

操作流程：

报表处理→考勤明细报表→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→考勤明细报表

功能说明：

本功能主要对员工上班刷卡情况的统计。

单击考勤明细报表界面如图5.5-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段进行统计，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的考勤数据。

注：

考勤明细报表统计完毕后，可以查看到统计时间段内所有员工上下班的刷卡情况、刷卡时间和迟到早退的时间长度。

图5.5-a明细报表统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“考勤明细报表”界面如图5.5-b，在“考勤明细报表”中可以查看到所统计时间段内所有员工上下班刷卡的状态等记录，可以进行部门和考勤状态的“过滤查询”，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.5-b考勤明细报表窗口

5.6考勤加班统计

操作流程：

报表处理→考勤加班统计→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→加班明细报表

功能说明：

本功能主要对员工的加班情况进行统计查询。

单击“考勤加班统计”菜单弹出窗口如图5.6-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段进行统计，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的加班数据。

注：

考勤加班统计完毕后，可以查看到统计时间段内所有员工加班情况。

图5.6-a加班明细统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“加班明细报表”界面如图5.6-b，在“加班明细报表”中可以查看到所统计时间段内所有员工的加班记录，可以进行部门和加班类型的“过滤查询”，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.6-b加班明细报表窗口

5.7请假明细报表

操作流程：

报表处理→考勤请假统计→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→请假明细报表

功能说明：

本功能主要对员工的请假情况进行统计查询。

单击“请假加班统计”菜单弹出窗口如图5.7-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段进行统计，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的请假数据。

图5.7-a请假明细统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“请假明细报表”界面如图5.7-b，在“请假明细报表”中可以查看到所统计时间段内所有员工的请假记录，可以选择部门和请假类型进行“过滤查询”查看相应记录，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.7-b请假明细报表窗口

5.8出差明细报表

操作流程：

报表处理→考勤出差统计→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→出差明细报表

功能说明：

本功能主要对员工的出差情况进行统计查询。

单击“出差加班统计”菜单弹出窗口如图5.8-a，选择需要计算考勤的员工，单击“下一步”，选择统计考勤的时间段进行统计，如果直接点击“统计”按钮会默认统计上一个月份的出差数据。

图5.8-a出差明细统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“出差明细报表”界面如图5.8-b，在“出差明细报表”中可以查看到所统计时间段内所有员工的出差记录，可以选择部门和出差类型进行“过滤查询”查看相应记录，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.8-b出差明细报表窗口

5.9离职报表

操作流程：

报表处理→员工离职统计→选择需计算员工→下一步→选择计算时间→出差明细报表

功能说明：

本功能主要对员工的离职情况进行统计查询。

单击“离职报表”菜单弹出窗口如图5.9-a，选择统计员工离职的时间段进行统计，即可统计出该时间段内离职员工的资料。

图5.9-a离职员工统计窗口

选择好统计的时间段后，单击统计按钮会弹出统计的进度条，统计完毕后会出现“离职人员统计报表”界面如图5.9-b，在“离职人员统计报表”中可以查看到在统计时间段内所有员工的离职记录，可以选择部门进行“过滤查询”查看相应记录，并可以导出EXCEL、TXT、HTML三种文件和进行打印。

图5.9-b离职人员统计窗口

6系统维护

6.1初始化数据库

操作流程：

系统维护→初始化数据库→确定

功能说明：

本功能是为了方便维护本系统而进行数据库的清空。

单击“初始化数据库”菜单弹出窗口如图6.1，“确定”即可清除全部数据。

注意：

进行本项操作后会删除考勤系统的所有数据，进行本项操作时要慎重，初始化数据库前最好做个备份。

图6.1初始化数据库窗口

6.2备份数据库

操作流程：

系统维护→备份数据库→确定

功能说明：

本功能是为了方便维护本系统而进行考勤数据的备份。

单击“备份数据库”菜单弹出窗口如图6.2-a，“确定”即可备份全部数据。

备份时单击“选择”按钮可选择存放数据库的路径如图6.2-d，默认的路径为系统盘，保存数据时会有个进度条提示如图6.2-a，备份成功后会有备份成功提示信息如图6.2-c。

图6.2-a备份数据库窗口

图6.2-b备份进度条

图6.2-c备份成功提示框

图6.2-d选择备份路径窗口

6.3恢复数据库

操作流程：

系统维护→恢复数据库→确定

功能说明：

本功能是为了方便维护本系统而进行考勤数据的恢复。

单击“恢复数据库”菜单弹出窗口如图6.3-a，“确定”即可恢复全部数据。

恢复时单击“选择”按钮可选择恢复数据库的路径如图6.3-b，默认的路径为备份数据的路径，备份数据时会有个进度条提示，恢复成功后会有恢复成功提示信息。

注意：

恢复数据库时会把目前的数据全部覆盖掉，恢复时要慎重，应先备份当前数据后再恢复。

图6.3-a恢复数据库窗口

图6.3-b恢复数据库路径选择窗口

6.4系统帮助

操作流程：

系统维护→系统帮助

功能说明：

本功能是为了方便查看本系统的相关信息。

单击“系统帮助”菜单弹出窗口，在本窗口可以系统的版本号、公司信息和公司网站地址。

直接单击公司网站地址即可登录本公司的网站进行咨询。

第四章注意事项

常见错误信息提示

1、开启系统时提示“数据库连接错误”。

分析：

说明系统的SQL数据库没有连接好，请按照说明书上数据库连接方法重新连接即可。

2、开启系统时提示“未检测到通讯卡”。

分析：

说明软件狗的连接线松开或脱落，重新把软件狗连接好，就可正常使用。

3、当开启系统时提示“本软件已过期”。

分析：

说明软件狗已过期，要跟本公司的服务人员联系取得延期码进行延期，延期成功后即可使用。