使用OUTLOOK进行会议安排.docx

使用OUTLOOK进行会议安排.docx

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使用OUTLOOK进行会议安排

使用OUTLOOK进行会议安排

OUTLOOKMeetingRequest

一、使用OUTLOOK组织会议的优点BenefitsofOUTLOOKMeetingRequest2

1.明确角色定义IdentifyCharacters2

2.过程跟踪和提醒KeepingtrackandReminder2

二、发送会议通知SendingMeetingRequest3

1.新建Settingup3

2.内容填写FillingContents4

3.发送Sending6

4.更新Updating6

三、阅读会议通知ReceivingMeetingRequest6

1.选择“接受”Accept7

2.选择“暂定”Tentative8

3.选择“谢绝”Decline8

四、跟进会议响应TrackResponses8

五、取消会议CancelingMeetingRequest9

六、提醒及查看ReminderandCheck9

一、使用OUTLOOK组织会议的优点BenefitsofOUTLOOKMeetingRequest

1.明确角色定义IdentifyCharacters

会议需要有三个基本元素：

会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。

OUTLOOK可以将这些元素有效地组合在一起。

在OUTLOOK会议中，每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。

Asuccessfulmeetingrequiresthreebasiccomponents:

anorganizer,participants,andalocation.InanOutlookmeetingeachpersoninvolvedhasadistinctrolethatdictateswhatthatpersondoesandtheamountofcontrolheorshehas.

i.会议组织者   任何建立会议的人员都会成为会议组织者。

组织者是唯一可以在会议建立后更改会议详细信息的人员。

Meetingorganizer   Whoeversetsupameetingbecomesthemeetingorganizer.Theorganizeristheonlypersonwhocanchangethemeetingdetailsonceithasbeensetup.

ii.与会者   受邀参加会议的任何人都被视为与会者。

与会者有两种类别：

必选的与会者和可选的与会者。

Attendee   Anyonewhoisinvitedtothemeetingisconsideredanattendee.Therearetwocategoriesofattendee:

requiredandoptional.

iii.地点/资源   会议的召开场所为地点，有时称为“资源”。

Location/Resource   Theplacethemeetingwilloccuristhelocation,sometimesreferredtoasresource.

2.过程跟踪和提醒KeepingtrackandReminder

如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用OUTLOOK2003进行安排和提醒。

会议组织者向与会者发送会议要求,要求会被发送到与会者的“收件箱”和“日历”。

响应返回给会议组织者。

OUTLOOK2003会使用“收件箱”和“日历”跟踪详细信息。

当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。

LearnhowtosetupmeetingsthroughOUTLOOK2003andbeaneffectiveandconsiderateattendeewhensomeonehasinvitedyoutoameeting.Theattendeewillgetthemeetingrequestinhis〝inbox〞and〝calendar〞afterthemeetingorganizersendingthequestandthenthefeedbacktoorganizeraccordingly.Youcanchangeanyaspectofthemeeting,atanytime,afterthemeetingrequesthasbeensent.Todothis,firstyouwouldmakeyourchangesinthemeetingrequestinyourcalendar,andthenyouwouldsendanupdatetothepeoplewhoneedtoknowaboutthechangebyclickingthe〝SendUpdate〞button.

二、发送会议通知SendingMeetingRequest

1.新建Settingup

在“文件”中单击“新建”，然后选择“会议要求”

Onthe〝File〞menu,click〝Create〞andthenchoose〝MeetingRequest〞

随即出现“未命名－会议的对话框”

Thismethodgivesyouablankslateforthemeeting

2.内容填写FillingContents

i.“收件人”栏：

填写参会人员邮件地址；为您的会议添加与会者的最佳方法是使用通讯簿，从“选择与会者及资源”对话框，可以轻松地访问通讯簿。

选择“计划”→“添加其他人”→“添加自通讯薄”。

如下：

〝Receiver〞Box:

Fillingintheattendees’emailaddress.ThebestwaytoaddattendeestoyourmeetingistousetheAddressBook,whichyoucaneasilygettofromthe〝SelectAttendeesandResourcesdialogbox〞.

ii.“主题”栏：

填写会议主题；

〝Subject〞Box:

Meetingsubject

iii.“地点”栏：

填写会议地点；

〝Location〞Box:

Meetinglocation

iv.“标签”栏：

提供了不同的会议类型供选择，如商务、个人等；

〝Label〞Box:

Providingvarioustypeofmeetingtochoose,suchasbusiness,personalandetc.

v.“开始时间”及“结束时间”栏：

填写会议的起止时间；

〝Starttime〞and〝Endtime〞Box:

Meetingtime

vi.“提醒”栏：

根据设定的时间，OUTLOOK会在会议开始前通知参会人员；

〝Reminder〞Box:

Accordingtothefixedtime,OUTLOOKwillremindtheattendeesinadvance.

vii.“联系人”栏：

填写会议的组织者；

〝Contactor〞Box:

Meetingorganizer

viii.“类别”栏：

选择会议的类别。

〝Type〞Box:

Choosethetypeofmeeting

以“CEO办公室月度例会通知”为例：

Take〝NoticeofMonthlyMeetingofCEOOffice〞forinstance:

3.发送Sending

单击“发送”，则可以将该通知发给到所有会议参加人员的收件箱中并将其识别为属于日历的内容，作为暂定条目放置在该处，直到与会者响应。

Onceyou'vesetupthemeetinginyourowncalendar,yousendthemeetingrequesttotheparticipantsbyclicking〝Send〞.

4.更新Updating

如需对已发送的会议通知进行修改，只需选择“日历”栏，并双击日期栏内的会议通知，对内容进行相应修改后，单击“发送更新”即可；

Afteryoumakeachangetothemeetingrequest,click〝SendUpdate〞andthenanupdatedmeetingrequestissenttoattendees.

三、阅读会议通知ReceivingMeetingRequest

当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时，每个人都会在自己的“收件箱”中收到会议要求。

当收件人打开会议要求时，如果该会议与其“日历”中某个现有项目冲突，Outlook会通知他们.。

他们只需单击按钮来“接受”、“暂定”或“谢绝”，OUTLOOK即将发送相应反馈信息给会议通知的发送者。

WhenameetingrequestlandsinyourInbox,itisautomaticallyaddedtoyourCalendar.Thisreducesthepotentialfordouble-bookingsandhelpsyoutoavoidmissingmeetings.Mainchoicesforreponseare〝Accept〞,〝Tentative〞or〝Decline〞.OUTLOOwillsendthefeedbacktotheorganizeraccordingly.

1.选择“接受”Accept

邮件会自动从“收件箱”中转入日历中的对应日期栏中。

如需查看，则需单击OUTLOOK左下方“日历”一栏，以上文提到的“CEO办公室月度例会通知”为例，我们可以在10月23日的一格中找到。

如下：

Whenyouacceptameeting,themeetingisscheduledinyour〝Calendar〞andyoureceiveupdatesifthemeetingorganizerchangesthedetailsofthemeeting.Youcanclickthe〝Calendar〞tocheckthemeetingrequest.Alsotake〝NoticeofMonthlyMeetingofCEOOffice〞forinstance,wecanfindthemeetingrequestintheboxofOct.23.

单击红色字体的部分，则可弹出会议通知原文。

ClickRedLettersandthenyou’llseeit.

2.选择“暂定”Tentative

邮件同样自动从“收件箱”中转入日历中的对应日期栏中。

ThemeetingisscheduledinyourCalendar.

3.选择“谢绝”Decline

邮件将从“收件箱”中删除并不在日历中出现。

DecliningameetingdeletestheitemfromyourCalendar.

四、跟进会议响应TrackResponses

点击“日历”中对应的日期栏，在“跟踪”选项卡中“响应”列可以查看到与会者的反馈情况：

“已接受”、“已谢绝”、“暂定”、“无”。

如下：

Onceyou'vesentyourrequestandstartedreceivingresponses,youcanseehowmanypeopleplantoattendbylookingintheInfobaratthetopofthemeetingrequestinyourcalendar（youneedtoopentherequesttoseethis）:

Accepted,Declined,Tentativelyacceptedornone.Justasfollows:

五、取消会议CancelingMeetingRequest

使用“动作”菜单上的“取消会议”命令。

Onthe〝Actions〞menu,click〝Cancel〞.

六、提醒及查看ReminderandCheck

1）OUTLOOK会在会议召开前，根据设定的时间，提醒参会人员（如下图）。

如果你想了解有关提醒的详细内容，可以单击下图对话框中的“打开项目”按钮。

Ifyousetareminder,theReminderdialogboxwillappearatthetimeyouspecify.（asfollowingpicture）.Ifyouwanttoknowdetailedinformation,youcanclickthe〝Open〞button.

2）单击下图“暂停”按钮右侧的下拉按钮，从中选择再次提醒的时间间隔，然后单击“暂停”按钮，将提醒对话框关闭，待再次到达提醒时间时，对话框会再次弹出提醒。

如果其中的提醒不再需要查看，单击其中的“消除”按钮即可将它从对话框中去掉（日历中的标签仍然保留）。

WhentheReminderappears,youcandismissit,oryoucanclickSnoozetoberemindedagain（Labelinthecalendarisstillthere）.