用友时空KSOA软件操作培训手册.doc

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湖北XXX医药有限公司KSOA项目

KSOA软件操作培训手册

建立日期:

2013-09-5

修改日期:

2013-09-6

文控编号:

JL-HBDCYYYXGS-SK-KSOA-04KSOA软件操作手册

版本编号:

V1.0

作者:

胡炼

一、前言

本文档中将采用如下简称方式：

湖北XXX医药有限公司简称湖北XXX

武汉时空超越有限责任公司简称武汉时空

1．1GSP首营资料操作流程

1．1．1GSP首营企业审核操作流程

1、首营企业登记

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业登记

打开登记页面，完整填写企业证照信息，带*号为必填项，点击保存存盘

2、首营企业资料审核（业务）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业审批（业务）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存

3、首营企业资料审核（质管）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业审批（质管）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存

4、首营企业资料审核（质量副总）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营企业管理à首营企业审批（质量副总）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存存盘

1.2．2GSP首营商品审核操作流程

1、首营商品登记

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种登记

完整填写商品登记信息。

带*号选择为必填项

2、首营品种审批表（业务）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（业务）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存

3、首营品种审批表（质管）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（质管）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。

4、首营品种审批表（物价）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（物价）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写财务部门意见，点击保存。

5、首营品种审批表（质量副总）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营商品管理à首营品种审批表（质量副总）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。

1．2．3GSP客户资质审核操作流程

1、客户资质登记

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户登记

完整填写客户资质信息，带*号项为必填项（如果是医疗机构，GSP、GMP及营业执照等信息）。

2、客户资质审批表（业务）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户审批表（业务）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，输入业务部门主管意见，点击保存。

3、客户资质审批表（质管）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户审批表（质管）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。

4、客户资质审批表（质量副总）

1）路径：

GSP管理中心à首营管理à首营客户管理à首营客户审批表（质量副总）

点击查询在需要的单位右键选择审批。

在弹出的审核界面，输入质量副总意见，点击保存。

2.2采购业务操作流程

2．1．1采购入库业务操作流程

KSOA采购管理流程概述：

采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。

采购订单经采购部长、质管部长、财务部长、质量副总（主要审核价格、数量、质量）审核后，仓储部开票人员开具收货单，通过质量部门GSP验收后，仓储部进行采购入库业务。

采购入库后，财务部进行发票登记，财务部以发票登记及付款天数等条件满足情况为依准进行采购结算。

采购入库流程：

采购订单（采购部、质管部、财务部、质量副总四步审核）à采购收货单à购进入库质量验收à购进入库单（打印）

操作步骤：

1、采购订单（采购员）

1）路径：

业务管理中心à采购订单à采购订单填制

详见下图：

2）操作界面：

在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。

发货地址维护（需在填写订单前设置好地址）：

信息中心à客商资料à收货地址维护à双击单位编号输入框选择单位à在收货地址栏输入地址（可填写多个地址）à填写完成点击后退

在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。

填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。

最后点击“存盘”，退出单据即可。

采购订单审核

1）路径:

业务审核中心à采购单据审核à采购订单审核（采购部长）

2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过

3）采购订单审核（质管部长）（操作同上）

4）采购订单审核（财务部长）（操作同上）

5）采购订单审核（质量副总）（操作同上）

采购计划查询

1）路径：

数据中心à采购业务数据à采购订单查询

采购订单-运输登记

若承运方式为委托第三方运输则需填写采购订单-运输登记单

1）路径：

业务管理中心à采购订单à采购订单_运输登记

2）操作界面：

辅助功能à提取采购订单

因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可

2、采购收货单（收货员）

1）路径：

业务管理中心à采购收货à采购收货单填制

详见下图：

2）操作界面：

1、提取采购订单-运输登记（辅助功能à提取采购订单-运输登记）

填写批号、有效期至、生产日期、到货时温度等信息。

核对无误后，点击“存盘”即可。

采购收货时查看印章信息

在收货单的又上角菜单中有个“印章及随货同行单式样”，点击可以图片的形式查看相应的印章信息。

图片维护

1）路径：

信息中心à业务规则à上传图片维护

点击进入后双击图上相应位置选择图形，浏览找到相应图片进行重命名，点击上传图片后进行保存即可（这里是用来维护需要上传哪些图片的，只需要维护这个图片名就可以了）。

供应商卡片里加了个“图片维护”功能

1）路径：

信息中心à客商资料à供应商资料维护à点击查找à选择单位后点击修改

进入修改界面后有“图片维护”功能

这里左边选了要上传的图片名后，在右边的图片框里双击就可以选择对应图片上传

最后在收货单里实现这个功能

到货通知单查询

1）路径：

数据中心à采购业务数据à采购收货单查询

5、购进入库质量验收

1）路径：

质量检验中心à购进入库质量验收

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

单据选择

填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容

检查数量、批号、效期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。

如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。

例如：

如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人输入人员编号，再输入密码即可。

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

若检验为不合格则生成拒收

操作方式：

右键点击记录复制à复制出相同的记录à选择合格的验收数量以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘”。

随后进入操作合格入库流程，合格入库后à质量检验中心à药品拒收报告单à辅助功能à提取验收单据à双击选择部门à点击拒收卡片à填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）à确定à存盘à拒收完成

若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。

操作方式：

右键点击记录复制à复制出相同的记录à选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作），生成三条记录点击“存盘”。

合格药品入库记账后，复查流程：

填写复查通知单（注意复查结论）：

填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：

操作步骤：

点击查询à选择需要审批的单据à点击审批à进入原复查通知单à填写审批意见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可提取出来入库）

购进入库质量验收查询

1）路径：

GSP管理中心àGSP台账à入库验收记录

6、购进入库单

1）路径：

仓储管理中心à商品入库确认à购进入库单

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

点击“记账”，并选择打印单据。

2．1．2购进退出业务操作流程

购进退出流程：

购进退出票单填制à购进退出票单审核（采购部长）à购进退出票单审核（质管部长）à购进退出质量复核à购进退出出库单

1、退出开票单填制

1）路径：

业务管理中心à购进退出à购进退出票单填制

详见下图：

2）操作界面：

退出开票单有两种操作方式：

1、手工填写

2、提取进货入库单（辅助功能à提取进货入库单）

退出开票单查询

1）路径：

数据中心à采购业务数据à退出票单查询

退出开票单审核

1）路径:

业务审核中心à采购单据审核à购进退出票单审核（采购部长）

2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过

3）购进退出审核（质管部长）（操作同上）

2、购进退出质量复核

1）路径：

质量检验中心à购进退出质量复核

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

以及填写质量意见、退货原因等。

单据选择

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。

最后，点击“存盘”即可。

药品购进退出复核查询

1）路径：

GSP管理中心àGSP台账à药品购进退出复核

3、购进退出出库单

1）路径：

仓储管理中心à商品出库确认à购进退出出库单

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“票单编号”选择需入库的单据。

点击“记账”

购进退出出库单查询

1）1）路径：

数据中心à采购业务数据à退出出库查询

3.销售业务操作流程

3．1．1销售出库业务操作流程

KSOA销售管理流程概述：

销售出库流程：

销售订单单à财务部长审核à销售出库质量复核à销售出库单

操作步骤：

1、销售开票单

1）路径：

业务管理中心à销售制单à销售订单填制

详见下图：

2）操作界面：

通过名称、编号、助记码等信息模糊选择出销售单位、部门、业务员、商品信息。

根据弹出界面，选择商品对应库房、批号信息。

填写数量、价格等信息。

系统会自动进行负库存拦截。

销售信息开完后，点击“存盘”。

销售票单查询

1）路径：

数据中心à销售业务数据à销售开票单查询

2、销售订单审核

1）路径：

业务审核中心à销售单据审核à销售订单审核（财务部长）

2）操作界面：

根据打印出的销售票单，双击“票单编号”选择需审核的单据。

3、销售出库质量复核

1）路径：

质量检验中心à销售出库质量复核

2）操作界面：

通过双击“相关单据编号”选择需复核的单据。

单据选择

填写单据明细时要注意GSP检验、质量情况、结论的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。

检查数量、批号、效期等数据填写是否正确。

如是特殊药品，必须进行第二复核人复核。

例如：

如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人处填写013，再输入密码即可。

如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。

最后，点击“存盘”即可。

4、销售出库单

1）路径：

仓储管理中心à商品出库确认à销售出库单

详见下图：

2）操作界面：

通过双击“票单编号”选择需出库的单据。

点击“记账”，退出单据即可，如果要打印，点击打印单据。

3）销售出库单查询

1）路径：

数据中心à销售业务数据à销售出库单查询

3．1．2销售退回业务操作流程

销售退回流程：

销售退回通知单（销售部，质管二步审核）à销售退回质量验收单à销售退回入库单à销售发票à销售退回结算。

1、销售退回通知单

1）路径：

业务管理中心à销售退回à销售退回通知单填制

详见下图：

2）操作界面：

1.通过手工退出2.通过辅助功能中“提取原销售出库单退回”

填写完成后，点击“存盘”

2、销售退回业务审核

1）路径：

业务审核中心à销售管理à销售退回à销售退回业务审核

2）操作界面：

双击选中要审核的单据，填写审核意见或引用意见。

点审核确定或审核不通过。

3）质管审核同上

3.销售退回收货单

1）路径：

业务管理中心à销售退回à销售退回收货单填制

2）操作界面：

辅助功能à提取销售退回通知单

确认信息填写全面无误后点击“存盘”

4、销售退回质量验收

1）路径：

GSP管理中心à药品入库质量验收à销售退回入库GSP验收

2）操作界面：

通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。

填写运输方式，运输时间，到货温度，在途温度状况以及GSP检验等信息

最后，点击“存盘”即可。

5、销售退回入库单

1）路径：

仓储管理中心à商品入库确认à销售退回入库单

详见下图：

2）操作界面：

点击辅助功能中“提取销售退回票单”。

核对相关信息无误后，点击“记账”，退出单据即可

4.1仓储业务操作流程

1.1.盘点操作流程

1.盘点票单填制

1）路径：

仓储管理中心à存货管理à存货盘点à盘点票单填制

1）操作界面：

双击盘点货位、部门等，选择填写需要盘点的库区，商品、架位号等。

最后，点击“存盘”即可。

2.实盘数据录入

1）路径：

仓储管理中心à存货管理à存货盘点à实盘数据录入

2）操作界面：

3.实盘数据审核

1）路径：

业务审核中心à库管单据审核à实盘数据审核

2）操作界面：

4.实盘数据入账

1）路径：

仓储管理中心à存货盘点à实盘数据入账

2）操作界面：

1.3.临时盘点记账操作流程

1）路径：

仓储管理中心à存货管理à存货盘点à实盘数据入账

2）操作界面：

选择部门、盘点货位、实盘金额、实盘数量等详细信息。

填写完成后记账。

4．1．2不合格药品审批流程

1、药品停售通知单

路径：

GSP管理中心à存储与养护à药品停售通知单

选择货位、商品、批号、需停售的数量、不合格药品来源和停售原因。

填写完成后存盘

2、不合格药品台账

1）路径：

GSP管理中心à存储与养护à查询报表à不合格处理à不合格药品台账

选择日期段后，点击查询，可查询出不合格药品台账。

3、商品损溢申请单

1）路径：

仓储管理中心à存货损溢单填制

选择部门、保管员、损溢货位、对应商品和报损溢数量。

4、商品损溢申请单审核（采购部长）

路径：

业务审核中心à库管单据审核à损溢单审核（采购部长）

采购部长选择对应的单据双击后，点击审核确定。

》》》损溢单审核（质管部长），损溢单审核（总经理）操作同上

5、商品损溢申请单执行

1）路径：

仓储管理中心à存货损溢数据入账

财务在辅助功能中点击“提取损溢票单”，选择对应的报损单进行报损溢，点击“记账”。

4．1．3养护流程

1、药品在库养护记录

1）路径：

GSP管理中心à存储与养护à库房养护à养护计划

填写生成计划条件，然后点击自动生成养护计划

2、药品在库养护记录

1）路径：

GSP管理中心à存储与养护à养护相关à药品在库养护记录

选择时间段，点击运行可以查看往日的养护记录。

4．1．4运输流程

1、填写运输登记单

1）路径：

运输管理中心à运输登记单

双击运输明细下面的相关单据编号选择运输单据，填写相应的内容存盘

2、运输登记单收货确认

1）路径：

运输管理中心à运输登记单收货确认

填写审核意见以及确认相关信息后双击单据选择，点击确认收货即可

3、运输记录单查询

2）路径：

运输管理中心à运输记录单查询

选择日期点击运行查询记录。

供应商资料维护

2）路径：

信息中心à客商资料à供应商资料维护à点击查找à选择单位点击修改

修改维护后需审核：

信息中心à档案修改审核à供应商à选择单位右键点击审批à保存即可

客户资料维护与商品资料维护方法同上，审核方式一样。

撰写人：

胡炼第47页，共47页