中英对照文件控制程序.doc
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DocumentNo.文件编号
Documentname名称
Rev.版本
Page页码
QAD’QP01
DocumentControlProcedure
文件控制程序
R0
6/6
CoActiveTechnologies（TianJin）ElectronicsCo.Ltd.
Doc.No.文件编号
Document名称
Rev.版本
Page页码
QAD’QP01
DocumentControlProcedure
文件管理程序
R0
1/6
DocumentControlProcedure
文件管理程序
Rev.
版本
Date
日期
Historyofcreationormodification
制订/修改说明
R0
2010-10-14
CreationofDocument生成文件
Dept.部门
Name姓名
Signature签名
Date日期
Edit编写
Quality
SnowenYang
Review
审核
CS
HopeZhang
HR
HelenYang
IT
MikeZhang
Engineering
LauraHan
Tooling
KevenWang
ME
SirhariA
Facility
StevenLi
Purchasing
JamesDeng
VBSS
NeilZhang
PMC
GraceWu
Production
BillXu
Approve
批准
Quality
DavisWang
1.0Purpose目的
DefinetherequirementsandresponsibilitiesforDocumentcontrol.
定义出文件控制的要求和权责。
2.0 Scope范围
ThisprocedureappliestoallQMSdocumentation,including:
qualitymanual,procedure,WI,externaldocumentandform.
适用于与质量管理体系有关的所有文件。
包括:
手册、程序文件、操作指导书、外来文件及表单。
3.0Definitions定义
3.1QualityManual:
AccordingtotherequirementsofInternationalandnationalstandard（such
asISO9001）,describequalitymanagementsystemdocumentationinCo-active.
3.1质量手册：
根据相关国际或国家标准（如ISO9001）要求，阐述本公司质量管理体系的文件。
3.2Procedure:
DefinethefunctionofQMSrequirementallocationbydepartment.Suchasdocumentcontrol,managementreview,internalauditprocedure.
3.2程序文件：
描述为实施质量管理体系要求所涉及的各职能部门的活动的文件。
如文件控制程序、
管理评审控制程序、内部审核控制程序。
3.3WorkingInstruction:
Operationprocedures,inspectionstandards,designdrawingandetc.
3.3操作指导书：
操作规程、检验标准、加工图纸等。
3.4Form:
Recordsofoperationresults.
3.4表单：
用于记录作业结果所用的文件。
4.0Procedure程序
4.1Responsiblefortheformulationofdocumentstofiletheproperapproval,andtimelysendtheelectronicdocumentandthepaperversiontoDCC,ensurethattherelevantdepartmentstounderstandthechange.Oncethedocumentreleased,therelevantdepartmentsmustfollowprocedures.Whenthefilechangesdonotaffectthecontentsofthefile（suchascorrectingtypos,wordingchanges）,itwillnotrequiresre-approval,butsuchchangesmustbenotifyDCCtoensuretheconsistencyofdocumentation.
4.1文件的制订者负责使文件得到适当的审批后,及时将文件的电子版本和批准后的纸张版本交给
文控,并确保相关部门理解文件。
一旦文件发放，各相关部门必须依程序执行。
当文件的修改不影响到文件内容（如纠正错别字,措辞修改）时,可以不进行版本升级,也就不需要重新审批,但是类似修改必须经过文控,以确保文件的各种形式保持一致。
4.2Classificationanddescriptionofcontrolleddocuments文件的分类及受控说明
4.2.1Documentsclassification文件的分类：
Qualitymanagementsystemdocumentschartasbelow:
质量管理体系文件分为以下几类：
A一级:
QualityManual质量手册®
B二级:
Procedure程序文件®
C三级:
WI作业指导书®
D四级:
Form记录表单®
Externaldocuments,includingthecustomerdocuments（procedure,productsstandards,
drawingandetc.,standardsorganizationdocuments（national/internationalproducts/
systemstandards.）lawsandregulations,designoperationalinstruction.
外来文件，包括来自顾客的文件（程序文件、产品规范、图纸等）、来自标准化组织的文件（国
家和国际的产品标准及体系标准）及来自法制机构的文件、设施操作说明书等。
4.2.2Documentcontrol文件的受控说明
DCCissuethepaperfileswith`controlled”stamp,issuetheelectronicfilesonSdrive,Only
DCChastheauthoritytoamendthedocument,otherusersonlyhastheauthoritytoread.
经文控中心发行的纸档文件，每页均有跨页`受控`章的为受控文件;”受控的电子版文件保存在公共盘上，仅文控中心有修改权限，其它用户仅有只读权限。
4.3Creationandreviewofdocuments文件制定及评审过程
4.3.1Creationofdocuments文件的制定:
TheauthorapplyDCCfordocumentsformulate,amendorrepeal,DCCwillreleasethe
latestelectronicversionandprovideanewnumbertotheauthor.
4.3.1文件编写者向文控中心申请对文件进行制订、修订或废止，文控将释放最新的电子版本供其修订，对新增文件，文控将提供新的编号。
4.3.2Documentreviewandapprove文件的评审和批准：
Responsibilitiesareasfollows:
相关权责如下：
Document
文件类别
Create,amendorrepeal
制定、变更、废止
Review/Countersign
审核/会签
Approve
批准
Doc.No.
发行编号
OriginalControl
原稿管理
Manual
手册
Managementrepresentativeorauthorizedperson
管理者代表或其授权人
DepartmentManager
部门经理
GeneralMgr.
总经理
DCC
文控中心
DCC
文控中心
Procedure
程序文件
VariousDept.
各部门
RelevantdepartmentMgr.andqualitysystemengineer
相关部门经理+质量体系工程师
ResponsibleDept.Mgr.
责任部门经理
DCC
文控中心
DCC
文控中心
WI
作业指导书
VariousDept.
各部门
RelevantdepartmentMgr.
相关部门经理
ResponsibleDept.Mgr.
责任部门经理
DCC
文控中心
DCC
文控中心
Form
表单
Togetherwithrelevantdocumentsreviewedandapproved
随相关文件一同审核,批准
DCC
文控中心
DCC
文控中心
4.3DocumentNo.文件的编号：
ThedocumentconformedrevisionwithR1,R2,R3…,R10,R11….
文件编号版本采用R1,R2,R3…,R10,R11….的方式。
Codeatalllevelsofthedocuments各级文件的代码为：
Classification类别
Code代码
类别
代码
Manual手册
QM
Record记录表单
QR
Procedure程序文件
QP
WI作业指导书
WI
4.3.1ThecodeNo.ofqualitymanualisQM01.质量手册的编号用QM01。
4.3.2ThecodeNo.ofprocedureisXXX/QPXX.程序文件编号用XXX/QPXX；
XXX
QP
.
X
.
Serialnumber流水号
QualityProcedure质量程序文件
Dept.Code部门代码
4.3.3WI（Suchas：
Operationprocedures,inspectionstandards,designdrawingandetc.）
4.3.3作业指导书（如：
操作规程、检验标准、加工图纸等）：
XXX
WI
.
X
.
Serialnumber流水号
QualityWI质量作业指导书
Dept.Code部门代码
DepartmentCodeasfollowing部门代码如下：
Dept.部门
Code代码
Dept.部门
Code代码
Dept.部门
Code代码
Dept.部门
Code代码
HR
人事部
HRD
Quality
质量部
QAD
PMC
物料计划部
PMD
Engineering
工程部
PED
CS
客服部
SAD
Tooling
模具部
TLD
Production
生产部
PRD
ME
制造工程部
MED
IT
ITD
Purchasing
采购部
PUD
VBSS
VBD
Facility
设备维护部
FAD
4.3.4Recordsandform：
FollowthecodeNo.ofprocedureorWI,addtheserialNo.afterthe
codeNo.Forexample:
ThefirstformbelongstoQAD’QP01isQR-QAD’QP01-01,the
secondisQR-QAD/QP01-02;Theversionis¼A,B,C,D.
4.3.4记录表单：
以程序文件或作业指导书之编码后面再加二码流水号。
例如：
QAD/QP01所产生的第一张表单，其编号为QR-QAD/QP01-01，第二张表单其编
码为QR-QAD/QP01-02；版本采用A、B、C、D¼的方式。
4.4DocumentReleaseandreclaim文件的发放和回收
4.4.1DCCisinchargeofdocumentreleaseandreclaim,qualitymanualneedreleasetothe
departmentmanagersandgeneralmanager,proceduresarenotreleasepaperform;
workinginstructionsneedreleasetotheusingplace;recordandformcanbeprintedbytheusersthemselves.Electronicversionsofallfilesareread-onlyonS:
\QualityResource\DCC\Qualitysystemdocument.
4.4.1受控文件的发放、回收由文控中心统一进行处理，质量管理手册发放对象为部门经理及总经
理；程序文件不以纸张形式发放;作业指导书发放到各使用单位容易取阅的地方;记录表单可由
各使用者自行打印。
所有文件的电子版本均以只读形式保留在S:
\QualityResource\DCC\
Qualitysystemdocument.
4.4.2DCCfillallthefilesbasedon"QMSdocumentlist."Thelatestversiononthelistshouldbe
matchwiththeversionlistedinthefile
4.4.2文控中心根据对所有文件填列《质量管理体系文件一览表》。
表中的最新版本与使用文件中列
的版本号要相一致，以掌握现行版本文件状态。
4.4.3DCCshouldcopytheappropriatenumberofdocumentinaccordancewiththerequirementsfromthefile-makers,stamponthecopiesandreclaimthelastversionAskthereceiptortosignatureon“documentrelease/reclaimform”.
4.4.3文控中心根据文件制订者的要求影印相应的份数，加盖相关印章后发行，同时回收对应的旧版文件,并请收文单位于《文件分发/回收登记表》上签字确认。
4.4.4Externaldocumentsneedconfirmedbyrelevantdepartments,thensendtoDCCtostamp“ExternalDocument”onit.DCCwillreleasetheexternaldocument.Thedocumentsshouldnotbeforwardedtootherpersonnelwithoutpermission.
4.4.4外来文件须由相关部门确认其有效性后,交至文控进行登记,并加盖”外来文件”章后发放。
未经允许任何人不得将客户指定的机密性文件转发给其他无关人员。
4.5Documentupdate文件的更新
Forthedocumentwhichhasnotbeenupdatedfor3years,theresponsibilityDept.shouldreviewandevaluationforit.
4.5对于三年未进行更新的文件，必须对文件的适合性及符合性再做评估。
4.6Documentrepeal文件的作废
Ifthelastversiondocumentisconfidential,itcannotbereutilization.DCCshouldstamp"voided"or"voidreservations"ontheoriginalimmediatelyforidentification.Obsoletedocumentsnumbercannotbereused.
4.6旧版的影印文件如果涉及客户机密或公司机密，不可做二次使用。
原始文件则由文控中心即时加盖“作废”或“作废保留”以作识别。
作废的文件其编号不可重复使用。
4.7Documentmanagement文件的管理
4.7.1Thedocumentswhichconsultedonsitemustbeplacedattheworkstation.
4.7.1现场使用的文件须置于作业现场。
4.7.2Thedocumentswhichneedn’ttoconsultedonsite,shouldkeptbydocumentusers.
4.7.2非现场使用的文件须由各使用人自行集中管理。
4.7.3Nopersonshallusenon-controlleddocuments.Oncediscovered,DCCshouldrecoverthefilesimmediately.
4.7.3任何人都不得使用受控文件的复印件，一经发现立即由文控中心收回。
4.7.4DCCshouldupdatethe"QMSdocumentationlist"timely,andnotifytherelativedepartmentsbye-mail.
4.7.4文控中心视变更情况及时更新《质量管理体系文件一览表》,并以电子邮件的形式发出通知.
4.7.5Theusersshouldensurethedocumentsareremainlegible,whenthefilehasmissingpages,damaged,illegible,etc.,theusershouldapplyforareplacement.Thenewversionofthefilestillusetheoriginal,DCCshouldscrapthevoideddocument.
4.7.5文件使用和保管部门妥善保管文件以确保文件保持清晰，易于识别，当文件有缺页、破损、字迹模糊等情况时，也应向文控中心申请补发新文件。
新文件的版本号仍沿用原文件版本号，同时文控中心将破损文件销毁。
4.7.6Whenthepaperversionandtheelectronicversionareconflict,followtheelectronicversion.DiscoverershallimmediatelynotifyDCCtocorrect.
4.7.6当文件的电子版与纸张版发生冲突时,应以电子版为准。
同时发现者应立即通知文控中心进行纠正以确保同一文件的任何形式的内容保持一致。
4.8Documentconservation文件保存
4.8.1AlltheoriginalfilesshouldsaveintheDCC.Topreventthelossofdocuments,alltheelectronicversionofthefileshouldhaveabackup.
4.8.1所有的原版文件统一保存于文控中心。
为防止文件的丢失，所有电子版文件均应有备份。
4.8.2Paperfilesshouldbekeptatleastthelastversion,suchasthecurrentoperationis"Rev.C"file,DCCshouldsaveatleast"Rev.B"originalfile.ElectronicversionsofalldocumentsretainedattheDCCinordertotrace.
4.8.2保存的纸档文件版本至少为上一次版本，如目前运行的是第“C版”文件，则至少应保存第“B版”旧版原版文件。
电子版文件所有的版本都保留在DCC以便追溯。
4.8.3Alldepartmentsshouldkeeptherecordsaccordingto"recordscontrolprocedure"
4.8.3本程序所要求的相关记录由各部门按《记录管理程序》保存。
5.0ReferenceDocument引用文件
NA
6.0Records记录
文件分发/回收登记表QR-QAD/QP01-01
质量管理体系文件一览表QR-QAD/QP01-02
外来文件一览表QR-QAD/QP01-03
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