办公室人员岗位主要职责及工作常规.docx

办公室人员岗位主要职责及工作常规.docx

《办公室人员岗位主要职责及工作常规.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室人员岗位主要职责及工作常规.docx（9页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

办公室人员岗位主要职责及工作常规

办公室人员岗位主要职责及工作常规

岗位名称：

办公室主任

汇报对象：

公司总经理

主要职责：

1、贯彻集团精神；执行公司方针，安排本部门工作，配合各公司、各部门工作；

2、带领部门员工提高业务水平和市场意识；

3、全面负责办公室业务、管理、会议、接待、宣传、后勤等工作；

4、做好公司内部各部门、公司与集团各部门之间的协调工作；

5、接待来访客户安排商务谈判；

6、草拟公司文件及相关材料；保管公司档案及其他物件；

7、召集公司例会，召开办公室例会；

8、协助总经理健全公司规章制度；

9、管理车辆及后勤工作，组织卫生检查；

10、管理维护各种设备，保证水电供应正常，网络、通讯设备运行良好；

11、处理紧急事务及突发事件；

12、落实总经理俺怕具体事务及时提醒总经理办理相关事宜；

13、办理员工入职、考试、培训、面试、录用等各种人事手续；

14、参与制定公司经营考核方案，拟定员工转正定级工资标准，审核工资；

15、协助组织员工培训及考核；

16、完成集团人力资源部及公司交办的各种人事事宜；

17、完成党工团日常事务；

18、公司电脑新增、报废的登记上报；网络开通情况的登记、上报；

19、协助集团信息中心完成集团各项信息工作统一部署；

20、协助公司员工办理电信手机业务。

工作常规：

1、办公室主任日常工作常规：

时

间

具体事项

工

作

常

规

早操锻炼，督促领操、点名等；

检查车辆停放、楼层卫生、水电网络是否正常使用；

接收总经理交办的具体事务；

对办公室人员安排当日的具体工作事务；

与各分公司、各营业部或集团各部门联系落实相关事宜；

详细安排当日工作重点；

日常事务处理；

办文、办会、办事等

后勤管理方面的监督检查；

来人接待；

社会关系维护；

车辆管理使用；

总结当日工作、安排明日工作；

2、办公室主任周工作常规：

（1）每周一（08：

00-08:

30）召开办公室人员工作例会（现场或电话方式）；

（2）每周一安排本周主要重点工作任务；

（3）每周一安排办公室人员工作备忘录；

（4）每周一至周六开展正常工作并落实公司及集团交办的各项事宜。

3、办公室主任月工作常规：

（1）每月5日督促文员考勤汇总；

（2）每月1日-3日组织召集公司月度工作例会；

（3）每月22-24日对合肥本部进行月度卫生大检查并做检查通报；

4、办公室主任年度工作常规：

（1）2月召开公司年度总结及表彰大会；

（2）每月初组织公司例会；

（3）7月召开各分公司各部门半年工作总结会；

（4）12月准备公司年度工作总结及下年度工作报告。

5、办公室主任交接内容：

（1）各种印章；公司证照；

（2）公司文件及外来文件；

（3）各部及各处室批文；

（4）各种工作手册；

（5）其它各类批件（如文件、旅游申请、合同协议等）；

（6）其它在用的公共财产；

（7）公司其他档案及各种未办事宜。

岗位名称：

办公室综合文员

汇报对象：

办公室主任

主要职责：

1、熟悉公司制度，完成领导交办事宜；

2、播放广播；

3、公司日常通知，与各分公司、营业部的联络、沟通；与集团各部门的联系；

4、负责《迎驾报》、集团广播站的通讯。

公司各地稿件的征集和通报；

5、负责本部门日常接待及卫生工作；

6、收发文件，打印、复印、登记、发放、归档各种材料；

7、负责相关文件的保密，拒绝他人查阅，要求他人回避；

8、总经理和办公室主任交代的其他工作和临时性工作。

工作常规：

1、综合文员日工作常规：

时间

具体事项

工

作

常

规

早、中、晚放广播，关闭广播

打扫办公室、总经理办公室卫生

接待室卫生

打印复印，传真

卫生茶水，接待

收发文，通知

费用登记

领取包帽、旅游合同、航空保险单

办理员工入职登记、签订劳动合同、转正、参保等事宜

缴纳水电费、燃气费、固话费

安排食堂伙食费使用

总结当日工作、安排明日工作

2、办公室综合文员周工作常规

（1）每周一（8:

00—8:

30）参加办公室工作例会，上报本周工作计划，接受主任安排事宜；

（2）每周五晚总结本周工作任务完成情况，补缺补差，及时完成。

3、办公室综合文员月工作常规

（1）每月1日参加办公室月度工作会议，汇报上月计划执行情况，安排本月工作；

（2）每月5日至10日，做好定额费用登记（差旅费、电话费、水电费、办公室招待费、手机费、固定资产购置费、房租费等）工作；

（3）月底汇总办公室本月工作资料，撰写办公室工作总结；

（4）每年6月底收集上半年工作小结，每月12月底收集全年工作总结；每季度末（25-30日）收集各分公司、营业部季度工作小结。

4、综合文员交接内容

（1）公司发文、价字号文件、公司办文件原件，外来文件以及其发放回收登记表；

（2）公司各种证照、复印件及备份；

（3）公司文秘类、经营类档案资料；

（4）公司经营性合同、后勤类协议等；

（5）车辆费用登记表及相关批件；

（6）各种在用的公共财产；

（7）各种未办事宜。

标准2：

办公室日常行为规范

（1）办公电话接听规范

响铃时，在三声之内接起

接听时，要致以问候，语气要热情，标准语为：

“您好，安徽迎驾国际旅行社办公室！

”

在有必要知道对方姓名时可以说：

“请问您是什么单位，请问您贵姓？

”

并确认：

“XXX先生/小姐，您好！

”

认真倾听对方来电事由，如需要传呼他人应请对方稍等，轻轻放下电话传呼他人。

如对方通知或询问某事应按对方要求逐条记录并复述给对方听，重要事情要用书面答复并作记录，不得在电话中答复了事。

接听电话时，无论对方是何等态度，何种语气，都必要心平气和，态度和蔼。

中断时，应立即挂上电话，再次接通以表歉意。

通话结束时，应等对方挂断之后再轻轻放下电话。

对于打错的电话要耐心说明或转告相关人员，切勿生硬回绝，影响企业形象。

打出电话时，应预先将通知内容整理好，语言要简练，首先向对方致以问候并作自我介绍，标准语为：

“您好，我是安徽迎驾国际旅行社办公室XXX。

”然后按事先准备的提纲逐步简述电话内容。

如需接电话或传呼他人，语气要客气，标准语为：

“请问XX处室（公司）的XX同事在吗？

”“麻烦您，我找XX同志听电话，谢谢！

”

（2）常规接待规范

客人来访时，起身问好，面带微笑，握手或行鞠躬礼。

确认来访者姓名、身份，请其到接待室或会议室入座。

给客人送水、摆放香烟，动作要轻。

询问客人来访事由。

如客人要找的人不在，询问客人是否留下联系方式或留言转达，并做好记录。