ERP项目实施准备工作.docx
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ERP项目实施准备工作
ERP项目实施准备工作
——业务调研范例
1.1 调研什么
我们调研的目的是为了：
Ø 了解所有现有的业务流程。
Ø 分析现有流程存在的问题和可能的改进点。
Ø 为后续的解决方案的设计做准备，帮助企业向目标管理模式迈进。
为了完成上述目标，需要收集以下的资料：
Ø 组织的架构、岗位描述及岗位职责。
Ø 业务的描述、流程的流转关系。
Ø 业务流程涉及的单据和报表。
Ø 当前业务运作的缺陷、弊病以及改进的需求。
1.2 如何调研
业务流程调研的过程中如何安排具体的调研工作，如何获得有效的信息，如何在调研过程中显得足够专业，如何整理调研的结果，如何让客户确认调研的结论，不是一件容易的事情。
下面列出调研过程中的一些注意事项。
1．双向交流可以更快地了解现有流程
双向交流指的是一方面让顾问到现场去调研，收集资料，了解情况；另一方面要让客户的各部门的项目骨干描述现有的流程。
这两方面相结合会使项目的双方尽可能快地熟悉流程，加深对流程的理解。
调研一般由顾问首先采取调查问卷的办法，针对客户的实际情况设计一些问卷，由客户骨干填写，以初步了解现有流程。
下面列出了采购、库存、销售、生产和财务方面的调研问卷，以供读者参考。
采购调研问卷
这里给出一个采购调研问卷的范例。
采购部门
采购部门组织结构图
画出采购部门组织结构图
采购部门设置
采购部门的职责是什么？
是否包括接收物料的责任？
是否存在多个采购部门？
采购业务是否由统一的部门管理？
采购部门的内部有没有再细分成什么单位，如按采购来源地分，或按采购物料类型分？
各单位的职责是什么？
向谁负责或报告？
采购部门总人数有多少？
各单位又各有多少人？
采购部门与机构内部的其他什么部门（如销售、库存和财务）有联系？
联系的目的是什么？
采购分工
采购员是否存在分工？
分工情况如何？
是否有专门的人员负责录入采购订单？
不同的采购地点是否由不同的采购员负责？
采购件管理
采购件信息
采购件是否有分类？
是否有危险品分类？
采购件有哪些特殊计量单位？
是否存在单位转换？
采购件采购控制
企业存在哪些类型的采购？
是否有一般的采购和战略的采购的区分？
不同类型的采购是否有不同的采购流程？
不同类型的采购是否由不同采购人员负责？
是否由不同部门提出采购请求？
是否所有采购件都需要检验？
采购件是否分质量等级？
是否存在供应商托管业务？
供应商考核
供应商考核
是否对供应商进行考核？
考核的手段与流程如何？
是否有供应商合格标准？
该标准是什么？
如何选择一个新的供应商？
决定因素有哪些？
怎样取消一个现有的供应商？
有没有定期做供应商的评估报告？
怎样批准选择或取消供应商？
让谁批准选择或取消供应商？
是否采用定点供应商？
怎样跟新的或现有的供应商磋商价格和货期？
怎样跟新的或现有的供应商签订合同或建立伙伴关系？
有没有制定策略？
供应商信息
供应商信息
现有系统中供应商是否有编码？
供应商编码是否定长？
分为几段？
每段含义？
供应商是否分类？
分类规则如何？
采购物料的来源地有哪些？
是否存在国外供应商？
各来源地所占比率是多少？
是否存在采购物料代理商？
是否存在既是供应商又是客户的情况？
请购管理
请购流程
哪些部门或人员可以提出请购？
它们提出请购的物料范围是什么？
哪些物料是集中采购？
哪些物料是各自采购？
不同的采购件是否有固定的请购流程？
不同的部门是否有固定的请购流程？
请购流程分别是怎样的？
请购单
是否有请购单？
请购单如何传递？
通过纸张方式、电子方式或其他方式？
请购单上是否需要注明供应商？
请购单上是否需要注明采购价格？
报价管理
报价过程
接受供应商报价的方式有哪些？
供应商报价是否包含折扣内容？
报价是否需要进行审批？
谁来审批？
怎样从多个报价中选择最好的？
用什么标准？
是否保存有价值的报价？
报价是否有有效期限？
过期报价如何处理？
采购订单管理
订单建立
企业存在哪些采购订单类型？
（如：
采购订单、一揽子协议，或计划采购订单、从供应商直接到客户的订单）
怎样处理和发出采购订单或采购合同？
是否会签订长期供货协议？
协议上是否注明单价、数量和物品？
长期供货协议如何执行？
是否存在年度的战略采购合同？
如果有，是否在合同上注明采购价格和数量？
有哪些典型的采购业务？
各在处理流程上有什么不同？
采购订单及采购合同是否来源于请购单？
订单内容
是否会有外币订单？
采购订单价格是否含税？
采购订单可否包含几张请购单的需求？
内部采购
是否存在内部采购订单？
内部采购价格如何制定？
内部采购如何付款？
外协采购
是否存在外协采购业务？
外协件的采购价格仅为加工费还是包含材料费用？
外协件是否需要检验？
订单安全性
采购订单建立、审批、修改、查看、取消、关闭过
程与哪些人相关？
权限如何分配？
采购政策及采购计划
采购政策及采购计划制定
是否制定采购政策及计划？
采购政策及计划分别由哪些部门负责制定及维护？
采购政策及计划由谁来审批？
审批流程
审批流程
请购单如何进行传递及审批？
采购订单如何进行传递及审批？
谁负责审批流程的制定？
有哪些审批层次结构？
各层次上人员的职位情况？
审批人不在的时候，如何处理需要审批的单据？
审批权限
不同级别的主管的审批权限如何确定？
不同的采购件是否由不同的主管审批？
不同的主管是否有不同的审批金额？
采购接收
采购接收控制
怎样监控供应商是否根据采购订单提供物料或服务？
如果供应商没有正确提供物料或服务，怎样处理？
是否存在同一种物料有多个接收部门或接收地点？
采购接收类型有哪些（如：
直接接收、检验后接收、分批送货）？
采购检验结果如何表达？
采购件是否有质量代码？
是否允许采购件替代品的接收？
是否允许采购件无订单接收？
是否允许采购件接收数量有误差？
误差为多少？
超出误差如何处理？
是否允许采购件接收日期有误差？
误差为多少？
超出误差如何处理？
采购退货
采购退货控制
是否按采购订单进行退货？
是否按原采购订单进行退货？
若无法找到原采购订单如何进行退货？
在接收时发现采购件质量有问题如何退货？
直接退货或先入库再退货？
退货时是否需要检验？
采购报表
采购部门定期在准备什么财务报表（包括预算报表）？
请详细列出。
采购部门需要按特别请求准备报表吗？
在什么情况下发生？
其他
评论目前工作上和核心流程上存在的问题。
可跟随下列说明。
－主要做得最好的和不好的地方
－在改进上将会遇见的机会和障碍
－现有的系统对采购的支持有多少
－请购单的录入和发出
－采购单的录入和发出（来源于请购单或需要重新录入）
库存调研问卷
下面是一个库存调研问卷的范例。
组织结构
企业结构
企业组织结构图、库管部门组织结构图是怎样的？
库管部门的功能和职责是什么？
需要与机构内部什么单位联系？
联系的目的是什么？
有关的账户和财务报表（包括预算报表、存货出入记录、存货报损、存货时期）是什么？
请详细列出
仓库结构
企业物理仓库
企业有多少个仓库？
是如何划分的？
各仓库管理的物品品种范围？
共有多少产成品仓库？
仓库地点？
共有多少原材料仓库？
仓库地点？
是否有专门的废品，废料仓库？
备品备件是否有单独的仓库？
仓库名称与地点是什么？
包装物是否单独有仓库？
仓库名称与地点是什么？
低值易耗品是否有专门仓库？
仓库名称与地点是什么？
是否有燃料仓库？
是否有其他特殊仓库？
物品是否需要限制仓库存放？
财务对库存物品的划分方式
财务如何划分产成品？
即产成品的明细科目是什么？
财务如何划分原材料？
即原材料的明细科目是什么？
财务如何划分备品备件？
即备品备件的明细科目是什么？
财务如何划分包装物？
即包装物的明细科目是什么？
财务如何划分外协件？
即委外加工材料的明细科目是什么？
物品基本信息
物品编码
企业现有系统中是否有物品编码规则？
本企业物品是否有分类？
是否有专门的废品，废料仓库？
备品备件是否有单独仓库？
仓库名称与地点是什么？
包装物是否单独有仓库？
仓库名称与地点是什么？
低值易耗品是否有专门仓库？
仓库名称与地点是什么？
是否有燃料仓库？
是否有其他特殊仓库？
物品是否需要限制仓库存放？
财务对库存物品的划分方式
财务如何划分产成品？
即产成品的明细科目是什么？
财务如何划分原材料？
即原材料的明细科目是什么？
财务如何划分备品备件？
即备品备件的明细科目是什么？
财务如何划分包装物？
即包装物的明细科目是什么？
财务如何划分外协件？
即委外加工材料的明细科目是什么？
物品基本信息
物品编码
企业现有系统中是否有物品编码规则？
本企业物品是否有分类？
物品库存控制
库存控制
哪些物品需要采用库位控制？
哪些物品需要采用批号控制？
库存基本业务
基本业务
有哪些基本业务？
库存基本业务流程是什么？
目前库存数据的准确程度如何？
仓库是否严格按采购订单接收？
短缺物料和呆滞物料的反馈渠道？
退货业务流程是什么？
退货原因有哪些？
是否有仓库转移业务？
是否有内部转运业务？
库存业务单据
采购入库业务是否有入库单？
单据格式？
由谁开具？
各种发货业务是否有发货出库单？
单据格式？
由谁开具？
材料退货业务是否有单据？
单据格式？
由谁开具？
产品退货业务是否有单据？
单据格式？
由谁开具？
盘点业务
现有系统是否已有存货盘点的程序，以及容限的设定
企业是否对物品进行ABC分类？
由哪个部门进行ABC分类？
是否使用周期盘点方式？
企业是否采用全面盘点方式？
全面盘点时是否停工？
全面盘点的时间？
盘点由哪个部门驱动？
由哪个部门执行？
调整由哪个部门确认？
由哪个部门执行调整？
盘点是否按仓库、库位和批号进行？
是否允许盘点误差？
若盘点有差异是否会要求重盘？
重盘次数一般为多少？
收集单据
库存计划
计划流程
仓库是否控制物品的库存量？
不同物品是否采用不同计划流程？
（如再订货点法、最小-最大法）
库存计划一般在什么时间运行？
报表清单
现有系统中有什么库存控制报表（包括存货状况监控）？
库存与财务接口
库存与财务接口
仓库每天需要向财务部提交什么报表？
仓库每月需要向财务部提交什么报表？
仓库需要向财务部提供什么单据？
销售业务调研问卷
下面是一个销售业务调研问卷的范例。
基础资料
基础资料
本企业的行业地位、地区地位、国际地位如何？
营销管理模式采取：
直销（是否连锁经营）、代理制？
产品特点：
主营产品分几大类，每类品种、是否存在有效期问题？
产品供应模式：
①自产自销；②配货中心；③第三方直接供应？
资金、回款结算模式、回款周期和达到回款要求的所占比率如何？
销售部门的组织架构及岗位职责是什么？
目前有哪些销售订单类型？
客户文档是如何进行管理的？
有没有对客户进行分类管理？
有无客户的信用额度的管理？
开发票的依据是什么？
与其他相关部门的信息是如何流动的？
请说明信息流程。
业务流程
现行销售业务流程是怎样的？
销售业务部门是如何对外进行报价的？
报价依据是什么？
其处理流程如何？
销售合同，销售订单的审批控制流程是怎样的？
审批内容如何？
发货及控制流程（标准及非标准发货流程）是怎样的？
退货流程是怎样的？
订单修改流程是怎样的？
销售政策及其执行（折扣）？
进行销售分析的手段有哪些？
需要哪些相关信息？
销售计划是如何指定的？
需要的信息来源有哪些？
目前对销售费用是如何进行管理的？
如何对销售人员进行销售绩效考评？
要用到哪些销售管理报表及文档？
销售业务如何与财务部门进行协调？
需求目标
贵部门对未来系统的要求和建议是什么？
生产调研问卷
下面是生产调研问卷的一个范例。
设计基础资料
基础资料
研发部门的组织架构？
有无物料编码和物料属性文档？
有无物料清单文档？
有无设备文档资料？
研究所与相关部门有哪些流传的单据、表格？
设计业务流程
流程
产品设计流程是怎样的？
更改处理流程如何？
工艺制定及其更改的处理流程是什么？
生产计划基础资料
计划
生产部门的组织架构及岗位职责？
目前各分厂的生产经营特点是什么？
生产计划种类、内容、意义及适用范围？
参与各类生产计划职能的人员分别有哪些？
属于什么生产类型？
有哪些关键资源和瓶颈工序？
车间现有哪些工作中心，工作中心是如何划分的？
主要的工序有哪些？
有无工序、加工流程及资源的相关文档？
变更加工流程或工序需要做哪些处理？
业务处理
业务流程
请描述产生生产计划的编制流程（可以利用文字、图表描述）。
生产准备的流程是怎样的，需要做哪些工作？
需要哪些人完成？
车间生产计划下达依据是什么？
计划执行率为多少？
怎样考虑车间的生产能力？
制定生产计划时是否有定期例会？
如果有的话，有哪些人参加？
生产计划的制定需要哪些人的确认通过？
对于紧急插单生产的处理流程是怎样的，流转的单据有哪些？
需哪些人审批通过？
紧急订单计划的处理与正常订单的处理有何不同？
当出现物料短缺或脱期现象时的处理流程是怎样的？
相应的处理办法是什么？
对不合格产品如何处理？
分厂下达派工单流程如何，涉及人员和流传单据有哪些？
对生产设备的维护流程如何？
车间仓库收发料是否办手续？
车间领料有哪些方式？
质量管理
基本数据
部门组织架构
有哪几类检验？
有多少种检验报告？
主要的质量控制点在哪里？
财务总账调研问卷
下面是财务总账调研问卷的一个范例。
背景资料
公司的组织机构及员工人数？
财务部的组织机构是怎样的？
共有多少人？
各个岗位的职责是什么？
公司目前正在使用的计算机系统有哪些？
管理的范围及使用程度如何？
整个财务系统及其相关系统的结账流程？
在结账之前需执行什么样的控制？
请准备并提供如下资料。
Ø目前使用的科目明细表,请提供电子文档
（Excel表格的形式）；
Ø现有凭证的样张;
Ø三栏式、多栏式账页的样张；
Ø预算报表及相关文档；
Ø所有财务报表的样张（包括其他部门提供给财务
部的报表及财务部需制作的报表）。
账务管理
·财务部账务处理的流程及会计核算与财务管理的主要内容？
在各个环节上工作量的大小？
·财务核算是采用权责发生制还是收付实现制?
·财政年度及会计周期的划分?
会计期能否随时改变？
·会计周期的命名有什么惯例?
·是否允许在已关账的会计期中进行操作？
若是，需什么样的审批流程?
·目前明细科目（二级及二级以下的科目）表能否按下列项目提供详细业务情况？
请以电子表格形式提供。
Ø附属公司
Ø部门
Ø成本中心
Ø地点
Ø项目
Ø其他（请注明）
·该明细科目表能否满足现有报表需求？
如不能，请具体指明并说明原因？
·谁负责维护会计科目？
其职责是什么?
·部门/客户/供应商/员工的编码方案。
有哪些外币业务（外购？
外币支付？
）？
外币种类有哪些？
·汇率类型有哪些（每日汇率、期间汇率、历史汇率、公司汇率和用户汇率等）?
每个会计期是否需要汇率重估?
每种外币的重估是否计入不同的科目？
·凭证分类？
·凭证的现行编号规则？
凭证编号是每月刷新还是每年刷新？
·平均每月的凭证数量大致有多少？
·反冲凭证的科目处理方式（借贷相反还是负借负贷）。
·每月有哪些格式较固定的凭证?
·总账账簿的打印格式有哪些（三栏式，多栏式）？
·是否允许悬账凭证？
悬账科目？
· 月结需做哪些凭证?
年结需做哪些凭证？
请详细列出。
·主要业务的凭证如何处理？
税务管理
·报税流程是什么?
·怎样收集和编辑税务资料来归档和制作报表?
·本公司需缴纳哪些税项？
各税种的税率是多少？
·怎样分析和评估税务对财务交易的影响？
·本行业业务在税务上有无特别的处理方式？
税务管理
·目前预算的制定流程是什么？
·财务预算的大致内容及依据是什么？
·每个会计年度做几次预算？
每次预算的会计期跨度？
基础资料
·请详细描述财务部（应付账）的组织结构，包括应付账款、其他应付款、预付账款及其他应收款等。
·内部各岗位职责和相应人数。
·与单位内部其他部门、上下级单位各部门的关系和职责划分。
·关键流程及管理手册。
供应商管理
·现有系统是否可提供供应商下列各项的细节：
Ø 应付余额
Ø 可用信贷
Ø 至今采购总额
Ø 未支付的发票
Ø 供应商详情及历史记录
·怎样查询订价、数量和账期？
·怎样查询已收到供应商的服务和物料？
·确定为应付款的条件是什么？
·怎样处理供应商对付款情况的查询？
·供应商退货或换货程序如何?
·供应商的定义、名称及编号规则。
·是否要求对供应商进行分组，哪些供应商需要进行分组，出于何种目的？
如：
按照付款的优先级，付款期限，信用度，付款方式或地域等。
·是否有国外供应商？
·供应商是否同时又是客户？
·是否存在供应商合并的需要（如供应商发生收购合并）。
·供应商是否有多个地点，如何处理多地点。
下面每个地点处理何种业务？
Ø付款地点
Ø采购地点
Ø询价地点
·供应商开出付款发票的地点和实际付给地点是否允许不同？
·对供应商的信用度如何考核？
·对供应商是否有付款控制？
·是否需要维护供应商联系人、电话、银行和付款方式等信息。
·供应商信息具体维护部门，其流程如何？
其他部门如何要求修改供应商信息？
您现有的供应商报表（应付账系统）有哪些，请提供样章。
发票管理
·有没有关于发票处理的管理手册？
·是否可能对一个已关闭的会计期进行调整？
·每月发票的大致数量。
·谁负责审核应付账款和购货单？
·谁负责输入已审核的账单？
频度如何（每日/每周……）？
·谁负责收集应付账款及购货单？
是否采取统一接收？
录入计算机后如何存档保管？
·是否采用批组控制方式录入发票？
·发票如何编号？
如：
采用供应商的发票编号，或按业务类型进行编号。
·发票应付账款科目是否需要明细？
程度如何？
如按供应商明细发票是否需要和采购匹配？
目前如何处理？
·发票将采用何种匹配方法？
Ø2向匹配——发票和采购单
Ø3向匹配——发票、采购单和接收单
Ø4向匹配——发票、采购单、接收单和接收入库单
Ø有几种采购税率，记账科目是否分开，采购价是
否含税？
Ø是否采用自动计算税，舍入规则如何？
Ø运费、杂项费用如何处理？
是单独开票或作为发票的一部分？
购进货物的运费能否作为进项抵扣，抵扣税率是多少？
Ø请详细描述目前管理上的发票批准流程。
·希望采用何种发票批准方式？
Ø录入前手工批准
Ø联机方式
Ø批处理方式
·发票取消如何处理？
·如需退货，您如何处理，除红字发票外，您还会用到何种退货凭据？
·月末发票已到而货物未到如何处理？
·月末货物已到而发票未到如何处理？
采用何种价格暂估？
是否明细？
·暂估反冲方式如何（逐笔冲回、全部冲回）？
付款管理
·目前存在哪些付款期限（如立即付款、30天付款）？
·到期金额：
按百分比、按金额？
·到期日：
按月中的固定某天、按固定天数？
·折扣：
提前支付是否有折扣？
是否有多重折扣方法？
计算折扣时是否包含税额？
折扣的记账科目有哪些？
·每月有多少付款业务？
付款额的平均值是多少？
·使用哪些支付方式？
流程如何？
各占多大的比例？
·支票类、期票、电子资金转移、信用证……
·付款单据是否需要计算机打印？
样式如何？
是否采用套打？
·是否有部分付款、多张发票合并付款？
·是否有预付款，记账科目有哪些？
处理流程是什么？
如何核对？
·多付款项如何处理？
·付款时是否有最大、最小金额控制？
·暂停付款的规定和流程？
·取消付款的处理方式，是否同时取消发票，是否重新开票？
·票据丢失和重新使用如何处理？
·发票延期付款如何处理，是否计算利息？
·付款时是否允许更换默认的供应商银行？
·除主营业务付款外，您还有哪些付款？
分别是如何处理的？
记账科目如何？
·您通常在付款后会打印哪些报表？
在会计期的哪一个时点打印？
查询和报表
·您的应付账龄是如何划分的？
·您通常如何管理及查询供应商的应付账及付款情况？
·您通常打印哪些报表？
具体打印时间，请提供报表格式或描述报表格式。
·您通常使用哪些打印机打印报表，报表是否要套打？
财务应收账款调研问卷
下面是财务应收账款的调研问卷的一个范例。
背景资料
·请详细描述应收账系统的组织结构。
·应收账的账目设置或管理设置类别如何划分？
·是否按客户类型分类？
·是否按业务类型分类？
·是否按客户所在国家、地区分类？
·是否按业务发生地区分类？
·是否按销售员分类？
客户管理
·客户如何分类？
·是否按业务量大小分类？
·是否按所在国家、地区分类？
·是否按收款期限及付款方式分类？
·是否按信用额度和信用检查来进行分类？
·是否按催账员和催账方式进行分类？
交易管理
·怎样确认及记录收入？
·权责发生制（应计制）或现金收入制（现金制）？
·如果客户有长周期（跨会计期）的分期付款,您如何界定销售收入。
是一次性确认销售收入还是跟随每一次应收账到期时间确认销售收入？
发票（票据）管理
·您的交易有多少种类型？
请简明描述。
哪些人员有权开出发票？
·发票和库存管理的发货单的关系？
·发票和销售管理的订单的关系？
·发票的开票日期是否全部和记账日期（总账日期）一致？
税务管理
·采用销售税还是增值税？
·详列所有的税种、每种税种税率及使用范围。
·有否进口/出口业务？
进口/出口业务的税种？
·是否有减税/免税情况？
·有否退税业务?
如何进行退税业务？
运费管理
· 是否在应收发票中直接对运费进行管理（开单）？
·运费与销售额或物品的比例是否固定？
·运费与销售金额的比例是否固定？
·退货（退回/加收费用）。
·客户退货时，是否使用红字发票?
原始发票如何处理？
发票调整
·是否经常对应收账进行调整?
·是否经常对发票的应收或销售收入科目进行调整？
·谁有权限进行调整，具体的权限细节？
应收账坏账处理流程
·是否出现过坏账？
·公司如何计提坏账准备？
·坏账如何确认？
如何报批（内部及外部）？
·坏账如何进行账务处理？
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