公文基础与写作讲稿.docx
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公文基础与写作讲稿
秘书学
第一章秘书概念及工作特点
一秘书的含义：
国际职业秘书组织：
具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围做正确决定的经理助手。
2003年国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》：
从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员。
所谓秘书，是指辅助领导从管理工作的服务人员。
（一）秘书与领导的关系
如何理解“秘书是水，领导是容器”的含义？
（二）秘书与领导的管理工作
从管理的五个基本环节（计划、组织、指挥、协调、控制）看秘书工作的重要性。
二秘书工作的基本特点：
一是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）；
二是工作方式的被动性；
三是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）；
四是工作效果的潜隐性（活动名义的假借性，活动过程的幕后性，活动成果的潜在性）；
五工作纪律的保密性。
三秘书工作的作用
1、枢纽作用。
纵向——承上启下、上传下达；横向——联系内外、沟通左右。
2、助手作用。
直接为领导服务，是领导的得力助手。
3、参谋作用。
为领导的决策提供准确、完整、高质量的信息和决策事项的备选方案。
4、信息收集与传递作用。
是领导的耳目，把领导意图传达出去。
5、协调作用。
综合单位各方面工作情况，协调各职能部门工作，协调本单位和外单位间关系，协调单位和社区间关系，协调人际关系，协调决策工作。
6、门面、窗口作用。
秘书部门是领导机关的窗口，代表单位形象。
第二章中国古代秘书工作及机构的沿革
一先秦秘书工作
（一）秘书工作产生的条件
（二）文书《誓》
（三）太史寮机构的设置（占卜史、祭祀史、记言史、记事史）
二秦汉及魏晋南北朝秘书工作
（一）中央秘书机构
1“三公”（丞相、太尉、御史）
2丞相一职的变迁
（二）文书的统一
（三）三级管理体制
（四）人员的选拔（察举制、九品中正制）
三唐宋秘书工作
（一）选拔制度的改变（科举制）
（二）三省并立制（中枢出令，门下审议，尚书执行）
（三）翰林院机构的特点
（四）信访机构——匦使院
第三章新时期秘书工作的发展趋势
一、“三服务”——为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。
（为领导、部门、群众）
二、“四个转变”——从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策，从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为力争主动服务。
三、“四个强化”——辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化
链接：
如何发挥秘书的参谋职能？
第四章秘书礼仪
1、见面问候、介绍、握手、交换名片
2、正确展示姿态
3、适宜着装
第五章秘书的办事
一办公室事务
（一）、邮件、文件的收发与处理
（二）、接打电话
（三）、值班工作
（四）、印信管理
（五）、改进办公事务
（六）、处理突发事件
（七）、督促检查工作
（八）、评估办公室工作
•备忘录发给：
秘书钟苗发自：
行政经理苏明
日期：
2003.11.21
内容：
公司开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
谢谢。
我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。
如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果进行商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
二接待工作
链接：
有一位客人（王先生）来到蓝天公司，要求面见该公司总经理。
作为蓝天公司的前台秘书，你将如何接待这位客人？
请设计主要接待方案。
1以良好的公司形象迎候来访者，当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问候。
2了解来访者的基本情况，并了解他要面见何人。
3问清楚他是否与总经理有预约。
4如有预约，来访者若在约定时间到达，应立即通知总经理；若来访者比约定的时间来得早，则请其入座，款待饮料或轻松地与他交谈；待离约定时间前五到十分钟，再通知总经理。
正确引导客人前往总经理办公室。
5如未预约：
（1）努力为其安排一个尽可能早的预约时间；
（2）若客人要求当天见面，则应与总经理联系，看总经理是否能或愿意接见客人；（3）若当天可以接见，则按接待预约客人的工作程序进行；（4）在无法接待客人的情况下，应主动请客人留言，并向其保证尽快将留言递交给总经理；（5）再次给客人一个预定约会的机会，并耐心听取对方的要求。
6客人出门时，为客人开门，并用文明用语欢送客人。
第六章秘书的办会
一会前——拟写、发送会议通知；会议证件的制发和会议文件资料的发放；会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；接站、报到、签到工作；拟订会议筹备方案；检查会务筹备情况；审核会议文件；与领导沟通；拟订会议应急方案。
二会中——会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作；会议按计划进行；监督会议经费；处理突发事件。
三会后——安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理；会议经费结算工作；会议总结；会议评估。
第七章公文写作与处理
公文基础与写作
第一节公务文书的含义与制发
学习要点：
.公务文书的一般概念
.熟悉公文的制发程序
一、公务文书的概念
公务文书（以下简称公文），是机关公务文书的简称。
有时又称文书、文件。
按2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）的规定：
“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
”
（一）公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人
公文的制发者只能是合法存在的机关或组织。
特定情况下，机关领导人也可以以个人名义制发公文，那是代表领导人所在单位行使职权，仍是公事，不是私事。
除法定作者外，任何单位和个人都无权假冒机关或组织的名义擅自制发公文，对于伪造公文的人是要依法治罪的。
（二）公文必须是在管理过程中形成并使用的
管理涉及的范围很广，凡是处理公共事务的，都属于管理活动。
公文只有在管理活动中才能产生并使用，没有管理活动，也就不会产生和使用公文。
也只有在管理活动中形成并使用的公文，公文才具有法定效力。
（三）公文必须是按照统一的体式（格式），经过一定的处理程序制成的信息载体
公文的格式必须统一，任何单位都必须执行标准的公文格式。
如果一份公文格式不全，或格式不规范，就会影响公文的执行效力，甚至根本就没有法定效力。
公文的制发还必须经过一定的处理程序，各个程序之间的先后次序是固定的，不能颠倒或错乱。
随着科学技术的发展，公文的信息载体已由纸介质向电子介质过渡。
但无论载体如何变化，都要遵循规范的处理程序和统一的体式。
（四）公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具
公文是机关对外表达意图的一种重要工具，也是从外界获取有关信息的一种手段。
公文是机关工作质量和效率的综合反映，也是一个单位的门面和外在形象。
但公文只是处理公务的一种工具，而不是惟一的工具。
如果一个单位凡事都依靠制发公文来解决，势必造成公文泛滥成灾，使机关工作陷入文犊主义。
公文只是处理公务的一种工具。
除此之外，还可以通过电话联系、开会讨论、当面接洽、深人基层现场解决问题等多种形式处理公务。
在社会实践中，公文的使用范围已远远超出了机关的范畴，在各行各业的日常工作中都被经常使用。
因此，本书所称“公文”，除公文以外，还包括日常事务文书。
日常事务文书，是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体、主要有邀请信、感谢信、贺信、请柬、传真、备忘录、计划、总结、会议记录、意向书、订货单、、产品说明书、述职报告、简报、市场调查报告、合同、招标书、投标书、可行性研究报告等。
二、公文的制发程序
公文的制发程序又叫发文办理。
按《新办法》的规定：
“发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。
（一）拟稿
把领导人或单位的发文意图条理化，是发文处理的关键环节之一。
（二）审核
由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。
（三）签发
由单位领导人签写发文具体意见，签发人对文稿的内容和行政效力负责。
（四）复核
公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。
重点是看审核、签发手续是台完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。
（五）发文注册
为待发文件注册，编注发文字号，确定印制数量和发送范围等（机密文件还要确立公文份数序号）。
（六）缮印
根据《国家机关公文格式标准》，缮写或打印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对、
（七）用印
由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。
（八）发文登记
由文秘部门将待发公文登记造册，以备存查。
（九）分发
由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单位或个人
常用事务文书的制发程序，没有公文那样严格、填密。
但作为处理公务的一种工具，也应该具有草拟、审核、定稿、公布实施等制发程序。
第二节公文的格式
学习要点：
．公文的眉首、版记（文尾）格式
．公文正文的格式
．“签署”和“签发”的区别
．成文日期的确定
公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。
国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准《国家行政机关公文格式》（以下简称《新标准》），把“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分”。
新《办法》关于公义格式是这样规定的：
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”
一、公文用纸及印装格式
（一）公文用纸采用A4型
公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：
210mmx297mm.
公文用纸天头（上白边）为：
37mm
公文用纸订口（左白边）为：
28mm。
版心尺寸为：
156rnmx225rrirn（不含页码）。
（二）公文印装要规范
公文排版：
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
。
公文文字从左至右横写、横排。
在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习俗书写、排版）。
公文应左侧装订，不掉页。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
二、公文眉首格式
公文眉首，又叫文头按规定由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。
（一）发文机关标识（公文版头）
发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列。
发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm：
对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm”。
“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmx15mm（高x宽）：
联合行文时应使主办机关名称在前，‘文件’二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
”
在同一机关，可有不同规格的发文机关标识，如既有以《xxx（机关名称）文件》命名的发文机关标识，也有以《xxx（机关名称）》命名的。
不同的发文机关标识，有不同的适用对象，也有不同的格式要求。
在国务院的发文机关标识中，就有《国务院文件》、《中华人民共和国国务院》等多种。
（二）公文份数序号（印刷顺序号）
公文份数序号，又叫份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。
“涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，‘绝密’、‘机密’级公文还应当标明份数序号”。
“公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行”。
过去曾规定用七位阿拉伯数字标注，一份公文一个号。
例如一份文件总印数是1000份，可按顺序从0000001号编到0001000号。
《新办法》和《新标准》都没有规定要用几位阿拉伯数字，应根据公文的份数来决定用几位阿拉伯数字。
但至少要有两位数，即从“01”至“99”。
份数序号的位置在版心左上角第1行处，顶格书写。
也就是天头下边缘，距公文上页边37rnm处下面第1行。
（三）发文字号
“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文，只标明主办机关发文字号”。
发文字号位于“发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字”。
“发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线”。
发文字号有三要素：
发文机关代字、发文年份和该年的发文顺序号。
如国务院2000年8月24日发布的《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法>的通知》一文，其发文字号是“国发〔2000）23号”。
“国”是国务院的代字，“〔2000〕”是发文年份，"23号”是国务院2000年的发文顺序号，即表明这一文件是该年度国务院发出的第23号文件。
发文字号的书写位置，按照规定，有三种标注样式：
1.在发文机关标识正下方
下行文的发文机关标识是《xxx（机关名称）文件》时，且发文机关标识与红色反线又间隔横线）之间有相当的距离，发文字号标在发文机关标识正下方空2行处，用3号仿宋字，居中排列。
这是最常见的一种标注方式。
2.发文叙关标翻与签发人左右对称
下行文需注明签发人姓名时，把发文字号放在左侧，签发人姓名放在右侧，二者对称。
3.对一些特定的公文可酌情处理
如平行文函的发文机关标识是《xx（机关名称）》，由于间隔横线紧挨着发文机关标识，发文字号可标在公文标题右上方，间隔横线的右下方。
（四）签发（会签）人
“上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中，‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。
签发人姓名“平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm”。
为了表明对公文内容负责，防止弄虚作假，便于查明责任，按规定，下级机关上报给上级机关的公文，业务主管部门上报给领导机关的公文，都应注明签发（会签）人，以示负责）
平行文、下行文可以注明签发（会签）人，也可以不注明签发（会签）人。
（五）秘密等级和保密期限
“如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‘★’隔开”。
（六）紧急程度
“如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”。
公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“限时送达”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
有的紧急公文不仅标明紧急程度，还可在标题的文种前加以限定，如《xx公司关于xx的紧急通知》，《xx公司关于xx问题的紧急请示》等。
（七）红色反线（间隔横线）
红色反线（间隔横线）的作用在于把眉首部分和主体部分隔开。
一般放在发文机关标识或发文字号之下。
党的领导机关的专用公文眉首，还要在红色反线（间隔横线）中间印一颗红五星。
三、公文主体格式
公文主体格式包括：
公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等。
（一）公文标题
“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符一号”。
公文标题位于“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称．间距恰当”。
完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。
如《xx市人民政府关于开展财务大检查的通知》。
（二）主送机关
“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称”。
主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送”。
所有上行文都必须有主送机关。
上行文的主送机关一般只能有一个，这样便于公文的办理，主送上级领导机关的请示、报告，需要另一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的需要主送其中一个，另一个可以在文尾版记处“抄送”。
必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。
受双重领导的单位向上级机关的请示，应根据内容，一般主送其中负责答复问题的上级机关，另一个在文尾“抄送”。
下行文的主送机关有两种情况：
一是针对性强的下行文，都应当有主送机关。
批复、指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是多个或所有的下属单位。
如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。
二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。
如公告、通告等须公开张贴的公文，以及起笔即列章、列条的公文，如章程、条例等，可以省去主送机关。
平行文一般都有主送机关。
主送机关可以是一个，也可以是多个。
除领导人特别交办的事项，公文一般不主送领导者个人。
当下行文主送机关不只一个时，就有个排列顺序问题，可按照以下原则进行排列：
1.按主送机关与公文内容的密切程度排列。
关系密切的排在前面，关系一般的排在后面。
2.按系统和级别高低排列。
当各主送机关与公文内容的密切程度相等时，级别高的排在前面。
3.比照有关法规和具体规定进行排列。
如主送机关中关于省一级行政区的排列，就应按宪法中的书写顺序进行排列，一律写成“各省、自治区、直辖市”而不能写成“各省、市、自治区”。
（三）公文的主体（正文）格式
公文主体是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。
公文正文位于“主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行”。
除综合性内容的公文之外，一般公文要求一文一事，以便于分送和处理。
要注意的是，为厂堵塞编造公文的漏洞，《新标准》取消了执行多年的“此页无正文”格式、
（四）附件及附件说明
附件是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。
附件说明，是指用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。
“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称”。
“在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识‘附件’，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如‘附件：
1.xxxxx’）；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‘附件’，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）”。
要注意的是：
一些批转、转发、印发类的通知，从形式上看也有附件。
这类下发或转发的公文，实际上并非本来意义上的附件，无须在文尾写上“附件”字样。
如：
《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，正文是：
“现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。
1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
”不能在其后写上：
“附件：
《国家行政机关公文处理办法》”。
这类被批转或被转发的公文，与前面的通知不能分开装订，且页码要连贯。
（五）印章（发文机关名称）
“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
”
1.印章的作用
印章的作用有三点：
一是证实公文的效力；二是证实公文的信用；三是表示对公文的负责）
2.印章的刻制
1999年10月31日《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999]25号）对印章的样式、尺寸、质地、文字排布等均有详尽的规定。
印章的刻制均由指定的刻字营业单位承担，由公安部门负责登记和监制。
对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法追究责任。
3.盖印的位置和规范
“一单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。
成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色”。
印章与成文时间要相互协调。
“当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上”。
4.联合行文印章的处理
“当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；两个印章均压成文时间，印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列弊齐两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm”。
“当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间”。
5.公文盖印注意事项
一是杜绝空白印章。
空白印章，即印章没有压盖任何文字，极易给伪造印章者提供可乘之机。
为防止联合行文时出现空白印章，《新标准》规定在格式上必须采取以下措施：
。
两个单位联合行文，将成文时间的字距拉开成一行，左右各空7字。
两个印章均压成文时间
三个或三个以上单位联合行文，所有参与联合行文的单位，都要署单位名称，印章压在单位名称上。
因为三个以上单位联合行文，如仅署成文时间，不署单位名称，就会出现至少有一个以上印章无法压在成文时间上，就会出现至少有一个以上印章是空白印章。
而要求所有行文单位都署单位名称，将印章加盖在单位名称上，就会避免这种情况。
二是印章与正文必须同处一面。
为了堵塞编造公文的漏洞，新“标准”取消了“此页无正文”格式。
“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加
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