山东科技大学网上报销系统培训完全手册.docx
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山东科技大学网上报销系统培训完全手册
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山东科技大学网上报销系统培训手册
一、系统登录
（一）软件登陆地址
首次登陆的操作，是网上报销管理系统的系统运行的环境安装，在安装完成后，下次登陆时不需要再次安装。
内网地址：
http:
//192.168.100.73/cwbase
外网地址：
http:
//218.58.59.74/cwbase
（二）系统应用环境
1、软件配置要求
GS5.0.1是B/S架构的产品。
具有支持浏览器的客户端就可以运行。
客户机推荐使用的操作系统：
Windows2000professional/Windows2000server/Windows2003server/Windowsxp/WindowsxpSP2。
客户机推荐浏览器：
IE6.0。
2、网络相关要求
在实际应用中，用户的网络环境中可能安装有防火墙，用户又通过防火墙访问应用服务器时，需要注意。
在防火墙上开放相应端口。
在GS应用中，端口的使用也是灵活的。
用户以单例应用或集群模式灵活配置环境，并保证相关端口不被其它应用占用。
在设置防火墙端口策略时需要注意开放上述端口。
在数据库服务器和应用服务器上不要安装或启用DHCP，DNS，PROXY、WINS和防火墙等服务。
针对以Windows2003和WindowxXP作应用服务器的用户请将防火墙功能停止，保证数据库服务器和应用服务器，应用服务器和应用服务器间高速网络通信，不建议安装或设置跨网关或跨防火通信。
应用服务器的网卡正确设置很重要。
通常情况下，都要保证网卡驱动、物理连线、地址、网关、路由等被正确配置。
如果环境中有网卡被启用而未连接物理网线，可能导致系统网络操作很慢。
3、InternetExp1orer设置
首先要求客户端ie版本为6.0及以上版本，并确保在进入gs系统后，防火墙不阻止窗口弹出程序。
之后，请按如下做操作进行ie配置。
（1）打开ie浏览器中工具下面的【internet选项】
（2）在【常规】当中的操作
internet临时文件中，删除cookies，删除文件
（3）点击【设置】，设置成每次访问此页时检查
（4）在【安全】中的操作
【本地internet】—【自定义级别】，将ActiveX控件和插件目录下的所有选项都设置成为启用或者提示。
点击【受信任的站点】—【站点】，将gs系统的地址添加进来。
注意：
需要把下面的对该区域中的所有站点要求服务器验证（https：
）前面的勾去掉。
（5）在【高级】中的操作
将启用第三方浏览器扩展前面的勾去掉，不用重新启动。
（6）关掉ie，重新登陆即可
（三）登陆系统和系统简要介绍
1、系统首次登陆
（1）打开浏览器，在地址栏录入软件登陆地址，出现下面内容：
（2）点击【在线最小化安装】，出现下面提示，系统自动进行安装
（3）安装完毕，选择【点击登录】，进行下一步
（4）【点击登录】之后，等待系统出现下图，选择相应的信息就可以进入软件进行操作
应用实例：
软件的帐套选择，选择哪个实例进入哪套帐，网上报销就选择“山东科技大学”这套帐；
业务日期：
软件的业务日期，可以根据要处理哪个月份的业务选择相应的月份进入；
用户名：
每个操作员都有一个固定的操作编号，根据下发给每个人的用户号进入；
密码：
输入自己在软件中设置的登陆密码。
也可以登陆后随时修改密码，下次登陆使用新密码登陆。
如果要修改密码，见下图：
修改密码流程：
登陆软件后，选择“个人信息”，进入后选择“基本信息设置”，在“修改密码”处打钩，输入“旧密码”，在“新密码”及“密码确认”处输入要修改的新密码，点击“确定”，密码修改完毕。
（5）首次登陆完成后，系统会在桌面创建一个快捷方式
，以后登陆直接选择桌面的快捷方式。
二、业务操作
（一）报销人员
报销人员录入借款、报销等基础单据。
1、个人费用单录入
〖报销人员〗进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【个人费用单录入】，进行单据内容录入。
如图：
单据类型：
点击
选择需要录入的单据。
单位：
系统自动判断。
部门：
点击
选择报销人所在部门。
期间：
指的是当前业务月份，可以修改。
选择完成后，点击【确定】进入，如下图
点击【新增】进入费用单据填制界面。
2、个人费用单填制
根据报销单的内容填报。
单据表头项目：
报销人、所在部门都可以根据选择的信息自动填写上。
单据表体项目：
项目、起始时间、终止时间，都可以进行右键帮助选择。
如果是多个项目点击【增加行】添加行数。
3、个人费用单提交审批
【计算】：
报销人员填制完毕费用单据，点击“计算”算出报销合计；
【保存】：
然后点击“保存”进行内容保存；
【提交审批】：
最后点击“提交审批”自动提交给审批人。
【取消审批】：
如果单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据如果需要重新修改，就可以点击“取消审批”返回未提交审批状态，就可以对单据信息进行修改。
4、查询
单据审批状态查询：
个人报销单据提交审批完毕，报销人可以随时查询的审批状态。
有两种查询方式：
A：
个人费用单录入，看单据的审批结果
待审批：
代表单据录入完毕，提交审批，但尚未审批完毕。
不通过：
代表单据没有审批通过，可以重新修改单据，然后重新保存，重新走提交审批的流程。
B：
【基础数据】-【工作平台】-【任务】-【我的请求】
通过我的请求，根据审批业务类型，选择要查询的单据，点击相关流程，可以看到单据的动态审批流转过程，红色标注代表正在此环节进行审批。
见下图：
2、个人借款还款查询
日期范围：
默认当月，可以根据要查询的单据日期，修改日期范围，点击“确定”。
出现查询结果。
借款金额：
报销人业务单据金额。
冲还款金额：
报销人已冲销借款金额。
个人往来金额：
借款金额--冲还款金额的余额。
（二）报账员
1、费用单录入
〖报账员〗进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【录入】-【费用单录入】，进行单据内容录入。
如图：
单据类型：
点击
选择需要录入的单据。
单位：
系统自动判断。
部门：
点击
选择报销人所在部门。
期间：
指的是当前业务月份，可以修改。
2、费用单填制
根据报销单的内容填报。
单据表头项目：
报销人、所在部门都可以根据选择的信息自动填写上。
单据表体项目：
项目、起始时间、终止时间，都可以进行右键帮助选择。
如果是多个项目点击【增加行】添加行数。
3、费用单提交审批
计算：
报账员填制完毕费用单据，点击“计算”算出报销合计；
保存：
然后点击“保存”进行内容保存；
提交审批：
最后点击“提交审批”自动提交给审批人。
取消审批：
如果单据进行了提交审批，但审批人还没有审批，单据如果需要重新修改，就可以点击“取消审批”返回未提交审批状态，就可以对单据信息进行修改。
4、查询
查询方式与个人费用单查询相同，在这里不再做说明。
（三）审批人员
1、执行审批流程
〖审批人员〗进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【待办任务】，进行单据审批。
如图：
系统会显示共几条需要审批的单据，选中需要审批的单据，点击【执行工作项】如图：
关联单据：
显示的是需要审批的单据信息，审批人可以查看该单据填制内容。
执行日志：
可以通过执行日志，查看单据已经过哪些审批人审批。
详细的审批记录情况。
执行工作：
如果单据审批通过，通过审批结论选择“通过”点击流转，就审批完成；如果单据有问题，可以通过审批结论选择“不通过”点击流转，单据就退回到提交审批人处，可以对单据进行修改，重新提交审批。
2、查看已审批过的单据
〖审批人员〗进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【已办任务】，查看本人已经审批过的历史单据。
如图：
查看单据：
查询单据的填制信息。
查看日志：
查询该单据的审批日志。
相关流程：
显示该单据的动态的审批流程图。
（四）财务稽核
1、稽核单据
〖财务稽核人员〗进入系统，选择【基础管理】-【工作平台】-【代办任务】，进行单据稽核。
系统会显示共几条需要审批的单据，选中需要稽核的单据，点击【执行工作项】如图：
关联单据：
显示的是需要稽核的单据信息，财务稽核人可以查看该单据已填制内容，也可以对允许稽核人员修改的信息进行修改及补充，如出差补助等需要由稽核人员在此补充，重新计算单据合计，点击“保存”完成单据的稽核。
2、执行审批流程
执行日志：
可以通过执行日志，查看单据已经过哪些审批人审批。
详细的审批记录情况。
执行工作：
如果单据稽核通过，通过审批结论选择“通过”点击流转，就稽核完成；如果单据有问题，可以通过审批结论选择“不通过”点击流转，单据就退回给报销人，可以对单据进行调整修改，重新提交审批。
3、冲销借款
〖财务稽核人员〗进入系统，选择【财务管理】-【费用管理】-【记账】-【个人单据报销】，冲销报销人借款。
冲销流程：
A：
选择要冲借款的报销单，审批标志“已通过”，点击“单据”；
B：
调出要冲销借款的报销单之后，点击“冲借款”，系统自动取出报销单的数据，形成“报销金额”，本次还款金额，可以手工输入实际要冲销的金额，点击“保存”进行冲销。
C：
对于冲销完毕的报销单，可以点击“报销确认”，单据自动存放到“已确认”状态中，可以分状态进行查询。
报销确认状态分三种：
未确认：
指未冲借款的报销单，及还没有冲销完毕的借款单，系统默认进入为本状态；
已确认：
单据执行“报销确认”后，自动放入“已确认”类别，表示已全部处理完毕的报销单及借款单；
全部：
“未确认”及“已确认”的所有单据全部显示出来。
（五）报销单据填写说明
附件1
借款单表1
借款日期
登陆日期，系统自动生成
借款人工资号
手工录入
借款人
手工录入
单据编号
系统自动生成
所在部门
右键选择
项目编号
目前手工录入
项目名称
目前手工录入
是否出差
右键选择
汇入单位
手工录入
汇入银行帐号
手工录入
汇入银行
手工录入
是否乘飞机
右键选择
汇款用途
手工录入
汇入银行省市
手工录入
附件张数
手工录入附所有原始单据的张数
金额大写
点击计算，自动生成
借款金额
手工录入
付款方式
右键选择
借款事由
手工录入
未还款金额
系统根据冲销结果自动生成此项，不要填写
出差人数
手工录入
出差地点
手工录入
出差时间
手工录入
至
手工录入
部门负责人
执行审批流会自动签字
会计签章
执行审批流会自动签字
1、正常经费借款单
（1）以上单据如表1所示，用于正常办公经费报销。
（2）教学专项的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。
（3）学科办专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。
（4）人事处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。
（5）组织部负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。
（6）财务处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。
（7）校办负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。
（8）校领导负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。
2、专项经费借款单
博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研项目的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-部门负责人（是部门分管领导）-财务稽核。
3、纵向性科研项目经费借款单
格式和表1相同。
4、横向性科研项目经费借款单
（1）横向科研项目审批流程为：
报销人-财务稽核。
“项目负责人”需要手工签字。
（2）代管科研处分管项目的审批流程为：
报销人-报账员-科研处负责人（3个人任意一人审批通过即可）-财务稽核。
“项目负责人”需要手工签字。
5、科研基金项目经费借款单
书记负责项目的“院副书记”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-学院书记-财务稽核。
附件2
差旅费报销单表2
报销日期
登陆日期，系统自动生成
报销人
手工录入
所在部门
右键选择
报销单号
系统自动生成
出差任务
手工录入
出差人数
手工录入
项目编号
目前手工录入
项目名称
目前手工录入
汇入单位
手工录入
汇入银行
手工录入
汇入银行账号
手工录入
汇款用途
手工录入
汇入银行省市
手工录入
附件张数
手工录入附所有原始单据的张数
项目
金额
张数
车次
起始站
终止站
起始时间
终止时间
右键选择，其中订票手续费（比如：
火车票订票费连同火车票计入火车票项目）
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
小计
点计算自动计算生成
点计算自动计算生成
出差补助
会计录入
夜间补助
会计录入
借款金额
手工录入
备注
支出合计
点计算自动生成
冲销金额
系统自动生成
需要补助的，务必填写补助人姓名、人数、天数
合计大写
点计算自动生成
退\补款金额
系统自动生成
部门负责人
执行审批流会自动签字
会计签章
执行审批流会自动签字
1、正常经费差旅费报销单
（1）以上单据如表2所示，用于正常办公经费报销。
（2）教学专项的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。
（3）学科办专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。
（4）人事处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。
（5）组织部负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。
（6）财务处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。
（7）校办负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。
（8）校领导负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。
2、专项经费差旅费报销单
博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研项目的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-部门负责人（是部门分管领导）-财务稽核。
3、纵向性科研项目经费差旅费报销单
格式和表2相同。
4、横向性科研项目经费差旅费报销单
（1）横向科研项目的审批流程为：
报销人-财务稽核。
“项目负责人”需要手工签字。
（2）代管科研处分管项目的审批流程为：
报销人-报账员-科研处负责人（3个人任意一人审批通过即可）-财务稽核。
“项目负责人”需要手工签字。
5、科研基金项目经费差旅费报销单
书记负责项目的“院副书记”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-学院书记-财务稽核。
备注：
飞机票需要校长手工签字。
所有单据正职报销需要副职签字。
附件3
医疗费报销单表3
报销日期
登录日期，系统自动生成
报销人
手工录入
所在部门
右键选择
报销单号
系统自动生成
项目编号
目前手工录入
项目名称
目前手工录入
职工性质
右键选择
汇入单位
手工录入
汇入银行账号
手工录入
汇入银行
手工录入
汇款用途
手工录入
汇入银行省市
手工录入
项目
发票金额
报销比例
报销金额
发票号
备注
右键选择
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
合计
点计算自动生成
点计算自动生成
金额大写
点计算自动生成
附件张数
手工录入附所有原始单据的张数
借款金额
系统自动生成
冲销金额
系统自动生成
退\补款金额
系统自动生成
分管校长
执行审批流自动签字
校医院院长
执行审批流自动签字
会计签章
执行审批流自动签字
审批流程：
报销人-校医院审核修改报销金额-校医院负责人-分管校长-财务稽核（发票金额大于10000元的需要分管校长签字）。
黄色阴影是校医院审核修改报销金额项。
附件4
设备及图书购置费报销单表4
报销日期
登录日期，系统自动生成
报销人
手工录入
所在部门
点右键选择
报销单号
系统自动生成
项目编号
手工录入
项目名称
手工录入
汇款用途
手工录入
汇入银行
手工录入
汇入单位
手工录入
汇入银行账号
手工录入
汇入银行省市
手工录入
项目
数量
单价
金额
发票号
资产分类
资产编号
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
按资产处作出资产单的资产分类号，点右键选择
手工录入，按资产处作出资产单标明的资产编号
合计
点计算系统自动生成
点计算系统自动生成
金额大写
点计算自动生成
附件张数
手工录入附所有原始单据的张数
借款金额
系统自动生成
冲销金额
系统自动生成
退\补款金额
系统自动生成
部门负责人
执行审批流自动签字
审计处负责人
执行审批流自动签字
资产处负责人
执行审批流自动签字
会计签章
执行审批流自动签字
1、正常经费设备及图书费用报销单
（1）以上单据如表4所示，用于正常办公经费报销。
（2）教学专项的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。
（3）学科办专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。
（4）人事处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。
（5）组织部负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。
（6）财务处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。
（7）校办负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。
（8）校领导负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。
2、专项经费设备及图书费用报销单
博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研项目的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-部门负责人（是部门分管领导）-财务稽核。
3、纵向性科研项目经费设备及图书费用报销单
格式和表4相同。
4、书记负责项目的“院副书记”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-学院书记-财务稽核。
备注：
所有流程在财务稽核前加入资产处负责人和审计处负责人进行审批。
采购计划书、立项报告、协议、会议通知仍需要手工签字。
附件5
其它费用报销单表5
报销日期
登录日期，系统自动生成
报销人
手工录入
所在部门
右键选择
报销单号
系统自动生成
项目编号
目前手工录入
项目名称
目前手工录入
汇入单位
手工录入
汇入银行
手工录入
汇款用途
手工录入
汇入银行账号
手工录入
汇入银行省市
手工录入
项目
数量
单价
金额
发票号
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
合计
点计算自动生成
点计算自动生成
金额大写
点计算自动生成
附件张数
手工录入附所有原始单据的张数
借款金额
系统自动生成
冲销金额
系统自动生成
退\补款金额
系统自动生成
部门负责人
执行审批流自动签字
会计签章
执行审批流自动签字
1、正常经费其它费用报销单
（1）以上单据如表5所示，用于正常办公经费报销。
（2）教学专项的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。
（3）学科办专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。
（4）人事处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。
（5）组织部负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。
（6）财务处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。
（7）校办负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。
（8）校领导负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。
2、专项经费其它费用报销单
博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研项目的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-部门负责人（是部门分管领导）-财务稽核。
3、纵向性科研项目经费其它费用报销单
格式和表5相同。
4、横向性科研项目经费其它费用报销单
（1）横向科研项目的审批流程为：
报销人-财务稽核。
“项目负责人”需要手工签字。
（2）代管科研处分管项目的审批流程为：
报销人-报账员-科研处负责人（3个人任意一人审批通过即可）-财务稽核。
“项目负责人”需要手工签字。
5、科研基金项目经费其它费用报销单
书记负责项目的“院副书记”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-学院书记-财务稽核。
备注：
凡是不能在借款单、差旅费、医疗费、设备及图书购置、维修费、劳务费报销的，都采用其它费用报销单。
附件6
维修费用报销单表6
报销日期
登录日期，系统自动生成
报销人
手工录入
所在部门
右键选择
报销单号
系统自动生成
项目编号
手工录入
项目名称
手工录入
汇入单位
手工录入
汇入银行
手工录入
汇款用途
手工录入
汇入银行账号
手工录入
汇入银行省市
手工录入
项目
数量
单价
金额
发票号
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
手工录入
合计
点计算自动生成
点计算自动生成
金额大写
点计算自动生成
附件张数
附所有原始单据的张数
借款金额
系统自动生成
冲销金额
系统自动生成
退\补款金额
系统自动生成
部门负责人
执行审批流自动签字
审计处负责人
执行审批流自动签字
资产处负责人
执行审批流自动签字
会计签章
执行审批流自动签字
1、正常经费维修费用报销单
（1）以上单据如表6所示，用于正常办公经费报销。
（2）教学专项的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-教务处负责人-财务稽核。
（3）学科办专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-学科办负责人-财务稽核。
（4）人事处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-人事处负责人-财务稽核。
（5）组织部负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-组织部负责人-财务稽核。
（6）财务处负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-财务处负责人-财务稽核。
（7）校办负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校办负责人-财务稽核。
（8）校领导负责专项的审批流程为：
报销人-报账员-部门负责人-校长-财务稽核。
2、专项经费维修费用报销单
博士启动费和教育厅科研经费和纵向科研项目的“项目负责人”需要手工签字。
审批流程为：
报销人-部门负责人（是部门分管领导）-财务稽核。
3、纵向性科研项目经费
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