档案管理培训第二部分4Word格式文档下载.doc

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水利部水办[2005]480号文件印发的《水利工程建设项目档案管理规定》附件3中把水利工程档案分成九种类别。

结合近些年水利工程档案管理实际,为了更有效的进行档案管理，本讲义把九类档案按整编单位分成5类，即建设单位工程档案，施工单位工程档案，监理机构工程档案，物资采购单位工程档案，运行管理单位工程档案。

本本份下面所讲内容基本都是针对这五类档案的。

这种划分有五种理由，一是水利部《档案管理规定》第十五条中有项目法人可结合实际进行工程档案分类的规定；

二是遵循了《档案管理规定》附件3中档案分类原则；

三是结合了近年水利工程施工中监理和施工单位整编档案资料的习惯作法；

四是便于收集、管理、整编和验收；

五是方便档案室工作人员的立卷以及日后的查阅。

各工程项目的建设单位、施工单位、监理机构及相关部门在今后的水利工程档案整编中，应遵循这种档案分类原则，使承德市水利工程档案整编工作达到全市统一化、规范化的目标。

四、水利工程档案的收集、整理、保管

要做好工程档案资料的收集、整理工作。

必须有专门组织和专业人员，专门组织指工程参建有关单位（指建设单位，施工单位或较大工程项目的监理机构）要建立工程项目资料室；

专业人员指每个资料室至少配备1-3个资料管理人员。

有了资料室，要建立工程档案管理制度，有了专业人员要确定岗位职责和任务，经过短期专业培训上岗，正常开展工作。

一个工程项目从编制项目建议书开始，到工程项目的实施、至最后竣工验收、各个阶段形成了各类别档案，项目前期阶段形成的档案需要项目法人确定专业人员负责收集、保管，避免丢失和损坏；

施工阶段工程档案形成在施工工地，施工单位必须确定专业人员管理，但是，要避免在个人手里长期存放，或丢或损在所难免。

施工单位的资料室专业人员要在完工时依据规章制度及时将形成的档案收集、集中、然后进行整理，查缺补漏，使工程档案做到齐全完善。

监理单位在小型工程项目工地设立的监理机构，要明确专人管理档案资料，要及时进行整理，补充，保证监理工程档案的齐全。

五、工程档案审核程序

水利部《档案管理规定》第十条指出：

“水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。

质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。

工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

”从上面的规定可以理解水利工程档案质量的重要性，应该履行审核程序。

工程档案责任原则：

《档案管理规定》中明确“工程各参建单位技术负责人应对提供档案的内容及质量负责。

”审核程序如下：

1、监理单位审核。

监理工程师对施工单位提交的档案资料应履行审核签字手续，施工单位填好水利部印发的《施工质量评定表及填表说明与示例》中04表后，工地监理机构应详细认真负责的审核施工单位工程档案，满足要求后履行审核签字手续。

大、中型水利工程或国债资金投入的重点工程项目，监理单位要提供对工程档案整理情况的审核报告。

竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。

没有重大变更的施工图可在施工图上加盖“竣工图章”；

有重大变更的施工图，要重新绘制竣工图，由监理审核并加盖监理单位刻制的“竣工图确认章”。

“竣工图章”和“竣工图确认章”图标样式详见附件14。

2、监督机构审核。

依据河北省水利厅《水利工程质量监督管理实施细则》中第二十一条第5款规定，质量监督站随时检查和抽验建设、施工和监理单位的质量检验、评定的原始资料技术档案。

质量监督机构在出具单位工程和工程项目的质量评定报告前，要对该工程施工阶段的工程档案资料（含监理档案）进行初步审核，提出整改意见后，档案形成单位要认真修改完善。

3、建设单位审核。

单位工程完工验收前，建设单位要认真审核施工单位、监理机构、物资采购单位、工程运行管理单位以及建设单位本身负责整编的工程档案。

在确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

　　4、专项验收组审核。

工程竣工初步验收中“档案专项验收组”审核后，给出验收意见。

六、工程档案的整编与装订

单位工程验收委员会要提前审阅工程档案资料，工程档案的整编工作是在单位工程完工验收之后进行。

中型以上工程项目，在竣工验收工程之前，要先进行工程档案专项验收，所以档案的整编工作往往时间紧、任务重，需集中人力，集中时间完成。

（一）、工程档案资料整编目录

工程档案资料整编要有整编目录，各工程项目法人的档案专职人员、施工监理和施工单位档案资料专业人员可按照整编目录中的顺序进行工程档案整编，整编后的档案再进行正式装订成册。

按常规作法，“验收文件材料”不需装订成册，因为单行材料更利于验收委员们审阅，同时也利于文字内容的修改和文件的补充完善。

本部分讲义在附件2至附件6中给出建设单位，施工单位，监理机构、运行管理单位和水利物资采购供应单位工程档案资料整编目录，相关单位在工程档案整编工作中参照执行。

（二）、各类验收工作报告装订格式及各类档案资料整编装订格式

1、各类工作报告（含质量评定报告）是工程竣工验收时相关单位必须提供的文件资料，编制内容参照《水利水电建设工程验收规程》SL223—1999中附录E竣工验收主要报告编制大纲执行。

各类工作报告和质量评定报告单独装订成册，分册可参照《水利水电建设工程验收规程》中附录E竣工验收主要报告编制大纲上“各类报告”顺序，习惯上在封面左上角长方形框内打印“某某工程竣工验收工作报告之几”。

封面样式见附件7。

2、由建设、监理、施工、运行管理单位和中标的物资采购单位负责整编与装订的五种类别档案，按附件中给定的目录分卷装订，分册按卷的顺序分，条件是每册厚不超两厘米，本教材规定在封面左上角长方形框内打印“某某单位工程档案资料整编第几册”。

封面样式见附件8至附件12。

建设单位和监理单位负责整编的工程档案以工程项目为单位整编装订。

施工单位负责整编的工程档案“施工质量质量卷”必须以单位工程为单位整编装订；

其它卷以工程项目为单位整编装订。

运行管理单位负责整编的工程档案以工程项目为单位整编装订，如果工程项目只有一个单位工程，则以单位工程为单位整编装订。

物资采购单位负责整编的工程档案应按中标的合同标段整编装订。

（三）、相关报表、记录、日志、证明、试验报告的整编

1、报表：

⑴工序质量评定表，在给业主、运行管理单位和施工单位自身保存的工程档案中，必须附在单元工程质量评定表后面。

⑵工程款支付的报表，在给业主和施工单位自身保存的工程档案中，必须归入档案，建设单位财务必须有原件。

⑶工程计量的报表是工程档案中重要组成部分，工程档案中不可缺少。

2、记录：

①会议记录，凡是形成会议纪要的，把纪要编入档案，如建设单位、监理机构例会的记要。

②隐蔽工程检验记录，凡是施工单位自身的隐检记录或相关几方联合的检验记录，必须编入档案。

③安装完工的金属结构和机电设施的试运行记录，必须编入档案。

④灌注桩原始验收记录应编入施工单位档案，附在单元工程质量评定表后。

⑤监理旁站记录，只编入监理工程档案。

3、日志：

⑴建设单位的施工管理日志，编入档案，但可以不对其它单位公开。

⑵施工日志是施工单位工地管理日记，是工程档案中必不可少的组成部分，在给业主和施工单位自身保存的工程档案中，必须编入档案。

⑶监理日志是监理机构在工地的监理日记，是工程档案中必不可少的组成部分，在给业主和监理单位自身保存的工程档案中，必须编入档案。

4、证明：

①各类金属结构和机电设施的质量检测证明（生产厂家质量检测部门或有资质的检测单位出具）必须编入档案。

②混凝土和浆砌石结构物的质量检测证明，是否编入档案由质量监督机构决定。

这类证明出现有四种情况；

一是施工单位自身检测；

二是建设单位或施工单位委托有资质的单位检测；

三是质量监督机构的强制性检测；

四是质量监督机构委托有资质的机构检测。

③质量监督机构在施工过程中出具的中间质量核验证明，是否编入档案由质量监督机构决定。

5、试验报告：

①施工单位按相关规范正常送检的建筑材料和中间产品的试验报告，由施工单位编入档案。

②监理抽检的建筑材料和中间产品试样，应送到监理委托的（和施工单位不能同一检测单位）有资质的检测单位出具试验报告，此种报告不必编入施工单位的工程档案，应编入监理机构整编的工程档案。

③监理见证取样的由施工单位送检的建筑材料和中间产品试样，试验报告由施工单位编入档案。

此种报告不必编入监理机构整编的工程档案，在试验报告单上由见证人签字。

④所有建筑材料和中间产品的试验报告必须向质量监督站提交一份原件核备。

编入由质量监督站整编的工程档案中。

（四）关于质量评定表的填写和整编

①单元工程质量评定表

单元工程质量评定表如果涉及工序质量评定表，施工单位在档案整编中必须把工序质量评定表附在单元表后面装订；

单元和工序质量评定表检验记录、评定意见、质量等级不允许电脑打印用碳素笔手写。

，表格开头部分可以打印。

②分部工程质量评定表

施工单位在整编档案时分部工程质量评定表后必须附该分部的单元工程质量评定表，分部评定表中的开头部分和单元工程类别质量统计栏可以电脑打印，其它栏必须用碳素笔手工填写。

③单位工程质量评定表

施工单位在整编档案中单位工程质量评定表后面必须附‘单位工程施工质量检验资料核查表’，再后面附第一分部工程质量评定资料，依此类推。

‘单位工程质量评定表’的复印件可以整编在施工单位、监理单位、监督机构工作报告的附件中。

‘单位工程质量评定表’的表头部分和分部工程质量统计栏可以电脑打印，

④工程项目施工质量评定统计表，

‘工程项目施工质量评定统计表’可以做为附件，整编进施工单位、监理单位和监督机构的验收工作报告中。

施工单位在整编档案中把‘工程项目施工质量评定统计表’整编进施工质量卷的第一册第一个单位工程前装订。

‘工程项目施工质量评定统计表’除个人签名和日期外其它栏可以电脑打印。

⑤隐蔽工程质量评定表及隐蔽工程验收签证

隐蔽工程质量评定表必须在现场查验完成后，施工单位立刻用碳素笔手工填写，请监理工程师和建设单位代表签字。

隐蔽工程验收签证指重要隐蔽工程实行验收签证制，重要隐蔽工程是质量监督机构在监督计划书中确定的，施工单位在重要隐蔽工程完工后，立即填写‘验收签证’，待联合验收组验收后签证。

重要隐蔽工程的验收参验单位要盖章。

“重要隐蔽工程签证”中各参验单位意见必须手工填写，验收结论必须手工填写。

⑥各类质量评定表原件保存单位和份数

各类质量评定表原件保存单位和份数明细表

评定表

保存档案单位

单元工程质量评定表

分部工程质量评定表

单位工程质量评定表

隐蔽工程质量评定表及签证

建设单位

1

施工单位

运行管理单位

监理单位

监督机构

主管部门

根据需要在施工合同中说明或建设项目开工初期向建设单位声明

流域管理机构

流域控制性枢纽工程保存整套工程档案

（五）验收签证和验收鉴定书的整编

　分部工程验收签证要有参验单位盖章，整编档案时不和其它档案合订，所有分部工程验收签证可以合订成册。

单位工程和工程项目竣工验收鉴定书习惯上参验单位不须盖章，有验收委员会所有成员个人签字即可。

整编档案时单位单独装订成册。

（六）关于小型水利工程档案的整编与装订

小型水利工程，本教材中指农村山区饮水工程、小

（二）型水库除险加固工程和小型节水灌溉工程。

小型水利工程档案的整编与装订工作不必和大、中型水利工程雷同。

工程档案不必按施工单位、建设单位、运行管理单位等分类，由县水务局整编一套档案即可，整编份数根据市主管部门要求确定。

本部分附件15、16分别给出小

（二）型水库除险加固工程，农村山区饮水工程的工程档案整编目录；

附件17、18给出了工程档案整编装订封面样式。

以前各县区水务局也进行了这两类工程档案整编，省水利厅主管处也给予了肯定和认可，请参照本教材给定的目录和封面样式进行档案资料的收集、整理、整编装订即可。

如果小型水利工程聘用监理人员，则监理单位按附件4目录进行监理档案整编。

附件15、16中的“相关资料”指照片或录像硬盘及目录中未写到的文件资料。

对较大的城乡供水工程建设，应实行招投标制、监理制和项目法人制，这种工程的工程档案整编和验收应不同于一般农村人饮工程，应按本教材档案分类原则进行工程档案管理。

七、水利工程档案验收

水利部水办[2005]480号文件第二十四条规定：

“凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；

不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

”第二十六条规定：

“大、中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。

其它工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。

档案专项验收可分为初步验收和正式验收。

初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；

正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

”

1、专项档案验收程序

①项目法人向验收主管部门报送档案自检报告和档案专项验收申请。

②组织单位成立档案专项验收组。

③组织专项验收会听取项目法人自检报告，监理审核报告，委托单位的档案检查评定意见。

④查看施工现场，了解工程建设情况。

⑤抽查档案整编情况。

⑥形成档案专项验收意见。

2、非专项档案验收程序

①项目法人写出档案自检报告。

②验收委员会中有档案管理人员参加，与工程竣工验收同步进行。

③查验工程档案的审核程序是否缺项，档案管理人员抽检档案。

④查看施工现场，了解工程建设情况

⑤验收委员会给出档案验收意见。

3、档案验收意见包括下列内容：

①工程项目简介

②工程档案管理情况

A工程档案管理组织、人员、制度建立状况

B工程档案收集、整编及质量与数量

C工程档案完整、准确、系统性评价

D竣工图的编制质量与整编情况

③存在问题及整改要求

④验收结论

⑤验收组成员签字表

八、各类水利工程档案向项目法人移交

工程档案向项目法人移交分四种情况：

1、监理工程档案向项目法人移交，每个工程项目，监理机构要整编两份工程档案，工程项目竣工初步验收前，把工程档案整编装订成册后向项目法人移交一份，另一份提交监理公司。

特殊情况是工程因某种原因推迟工程项目竣工验收，建设方认为监理合同完成且无遗留问题后，同意监理撤离工地，总监撤离工地前把工程档案整编完成，装订成册后向项目法人移交一份，另一份提交监理公司。

2、施工单位工程档案向项目法人移交，每个工程项目，施工单位均要整编四份档案，在各单位工程完工验收后，竣工初步验收前，将工程档案装订成册，全部移交项目法人。

（中型水库工程经验收委员会档案专项验收后，全部移交项目法人）

3、物资采购单位工程档案向项目法人移交，凡中标的物资采购单位要整编四份工程档案，在单位工程完工验收前，将档案资料装订成册后全部移交项目法人。

4、运行管理单位工程档案向项目法人移交。

根据主管部门规定或验收需要，工程运行管理单位须将整编装订的四份工程档案，在工程竣工初步验收前提交项目法人。

除发上四种移交情况外，还有施工单位在工地形成的工程档案资料向本部门资料室移交。

依据施工单位本部门的工程档案归档制度，在单位工程完工后，工地技术人员（或资料管理人员）应立即将工地形成的档案资料移交本施工单位的资料（档案）室，由资料室专业人员负责整理和完善补充工作及验收整编和装订工作。

施工单位一定注意两点：

一是施工工地的档案资料不允许聘用临时工管理和保管，二是不能在个人手长期存放。

工程档案移交要履行交接手续，内部交接双方经手人要签字，工程参建各方向项目法人移交的工程档案，除双方经手人签字外，交接双方要盖单位公章。

格式见附件13。

各工程参建单位和主管部门保存工程档案份数明细表

分类档案

保存单位

整编

监理机构

运行管理单位整编

中标物资采购单位整编

可保存各类竣工验收报告及监理机构整编的工程档案

中标物资

采购单位

设计单位

可保存各类竣工验收工作报告

质量监督

机构

各类验收工作报告、单位工程和分部工程质量评定资料，单位工程和工程项目验收委员会的验收鉴定资料，工程项目各类质量检测原件资料

根据需要工程项目完工前向建设单位声明

流域机构

保存流域控制性水利枢纽工程的工程竣工图及工程档案

九、项目法人向档案室移交各类工程档案

1、工程项目竣工初步验收、竣工验收（最终验收）后，项目法人（或建设单位）将验收后的工程档案统一向行政主管部门档案室归档。

交接双方要履行交接手续，填写交接单。

（交接单格式见附件13）

2、流域控制性水利枢纽工程，工程项目竣工验收后，项目法人应负责向流域机构档案馆移交一套完整的工程竣工图及工程档案。

十、水利工程档案保存期限

水利工程档案没有短期保存的规定，保存期均属长期或永久。

水利部出台的《水利工程建设项目档案管理规定》附录3中把各类工程档案的保存期限详细列出，各档案管理单位应参照执行。

十一、水利工程档案管理流程图

水利工程档案管理流程图见附件1

本部分附件如下：

附件1：

水利工程档案管理流程图

附件2建设单位工程档案资料整编目录

附件3：

施工单位工程档案资料整编目录

附件4：

监理单位工程档案资料整编目录

附件5：

运行管理单位工程档案资料整编目录

附件6：

物资采购中标单位工程档案资料整编目录

附件7：

各类验收工作报告装订封面样式

附件8：

建设单位工程档案整编装订封面样式

附件9：

施工单位工程档案整编装订封面样式

附件10：

监理单位工程档案整编装订封面样式

附件11：

运行管理单位工程档案整编装订封面样式

附件12：

物资采购单位工程档案整编装订封面样式

附件13：

档案交接单样式

附件14：

工程档案“竣工图章”和“竣工图确认章”图标样式

附件15：

小二型水库除险加固工程档案整编目录

附件16：

农村山区饮水工程档案整编目录

附件17：

农村山区饮水工程验收资料档案装订封面样式

附件18：

小型水库除险加固工程验收资料档案装订封面样式

附件1水利工程档案管理流程图

单位工程完工验收前质量监督机构核验合格

建设单位移交档案室内业处理

工程档案移交建设单位

五种分类档案

项目前期施工前期

准备阶段形成

施工和验收

阶段形成

责任单位自检达到要求

不合

格

监理机构复检合格

需修改补充

责任单位整编装订成册

工程项目验收委员会档案专项审核验收

合格

工程项目进行竣工初步验收或竣工验收

附件2

工程项目

项目法人（或建设单位）工程档案整编目录

一、工程建设前期卷

1、勘测设计任务书、报批文件及审批文件

2、规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件

3、项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件

4、可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件

5、初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件

6、各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件

7、各阶段的评估报告

8、各阶段的鉴定、实验等专题报告

9、技术设计文件

10、施工图设计文件

11、开工报告及审批文件

二、移民工作卷

12、有关移民工作的各种合同、协议书

13、移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）

14、移民拆迁计划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件

15、相关会议纪要和有关领导重要批示（复印件）