行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度
总则
第一条为规范公司行政事务管理，提高办事效率，制定本指引。
第二条本指引所指行政事务管理包括接待管理、档案管理、办公用品设备管理、办公环境管理、印章管理、车辆管理、会议制度、保密制度等。
第三条本指引作为公司行政管理的基本规范，
第四条相关部门员工必须严格遵守。
第一章接待管理制度
第一条员工接待外来宾客应主动、热情、诚恳、礼貌、周到，能够即时解决的问题，不能拖延；不能即时解决的问题，应向访客说明原因，并征求其意见。
在接待过程中，不能出现置之不理，态度冷漠、盛气凌人等现象。
第二条接打电话是我们与外界交往的重要途径。
员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。
接打电话的基本要求如下：
1、在电话铃响三声之内接起电话；
2、接听外部电话时，标准用语为“您好，新同德”；接听公司内部电话，标准用语为“您好+部门+姓名”。
3、通话言简意赅，时间不宜过长。
4、态度温和有礼，使用“您、请、谢谢”等文明用语。
5、打电话过程中不能吸烟、喝茶、吃零食。
6、认真清楚的记录：
牢记5WIH技巧（指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行）。
7、尽量在工作时间打电话给对方，应避免午休或下班时间后。
8、邻座没人时，请代接电话。
需要时写留言条，并及时转告。
9、要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”。
10、尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。
第三条总经办文员应熟记本公司工作人员的姓名、职务及分机号码。
当宾客来访时，应立刻用电话通知相关接待部门职员；如果需要进入公司，应由该部门职员陪同。
对来找高层领导的客人，要问清是否有预约，及时通知领导或被找领导秘书。
第四条总经办文员上班须着职业装，化淡妆，提前做好接待工作。
第五条总经办文员应做好每天的工作日志，详细摘录近日内有哪些客人约定来访，客人姓名及来访时间、事由，找公司哪位主管、职员，并提前通知当事人以做安排。
第六条总经办文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。
会议室开会时，应事先做好准备工作，并主动做好会议服务工作。
会议结束后，应立即清理会议室。
第七条公司办公区为无烟区，总经办文员应礼貌提醒来访客人将烟灭掉，然后进入办公区。
第八条离职人员来访，一般不允许进入公司办公区。
特殊情况，须经行政部批准，方可进入指定的地点。
吸烟区的地点是有人时的经理室和无人时的会议室。
第二章档案管理实施细则
为规范企业总部及公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。
第一条档案管理范围，由行政部或计财部设置专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。
档案室保存档案原件，部门留存复印件。
公司档案包括以下文件：
1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3、财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；
4、政府、项目批文、合同；
5、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含董事长或总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
6、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
7、公司及部门月度、年中、年度工作计划及费用预算、资金计划等；
8、公司签定的各类合同（含商品房买卖、租赁合同等）；
9、公司有效证件、印章；
10、具有法律效力及保存价值的文件；
11、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12、本企业的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条部门档案管理范围，由公司部门指定专（兼）职人员进行档案管理，于每季度末交档案清单至档案室备案留底。
如工作完成后，原件移交档案室管理。
部门级档案文件如下：
1、部门报请公司经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、考核表简报；
2、部门例会会议纪要；3、部门与其相关业务单位函件管理；
4、招投标文件管理；5、人事劳资档案及信息管理；（人力资源部统一管理人事档案）
6、仪器、设备维修保养资料；7、客户、商户、特约商家资料及信息管理；
8、公司的媒体宣传资料、销售报表；
9、财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
10、固定资产增加项目或减少或报废处理凭据。
（公司报废处理物品时须由本公司行政上报其公司经理签署意见后执行）
第三条企业档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。
由总经办部负责主体档案的管理，并对其他部门（公司）的档案管理工作进行督促和指导。
行政部设立专门档案室，配备专人分管主体档案工作。
第四条根据有关档案管理规定，部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向行政部移交保管。
第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。
第六条档案管理部门及负责人
1、公司档案管理部门为行政部；
2、立档单位为部门（公司）；
3、档案管理责任人：
部门负责人与专（兼）职档案管理员。
4、部门均应指定专（兼）职档案管理员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知行政部，并办好移交手续。
第七条部门专（兼）职档案管理员的职责
1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。
3、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件记录。
第八条部门以公司名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。
第九条部门要建立健全平时归档制度。
公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专（兼）职档案管理员集中统一归档。
第十条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。
会议文件由会议主办部门收集归档。
第四条归档时限，部门专（兼）职人员就文件归档工作应做到每日进行。
归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
应做到及时处理，切忌拖拉积压。
第十一条归档文件的整理
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2、归档材料应完整、齐全。
归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3、归档文件整理以件为单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
7、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。
不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
8、案卷整理的幅面应以A4纸为准（210mm*297mm），材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。
9、归档文件应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
10、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
11、存档文档为易褪色的材料（如热感纸传真文件），必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
12、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
第十二条归档文件的移交
1、档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。
接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。
移交清单由移交部门与档案室各自存档。
2、移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。
存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。
同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。
3、公司的所有电子资料都应该整理刻盘，全体员工应于每个季度最后几天将该季度的所有电脑资料文档整理汇总后，刻录成光盘，并在光盘上注明时间、部门、责任人等便于查找的相关信息。
所有光盘资料都必须妥善保管，每年年终，将所有电子文档光盘交由档案管理员存档保管。
第十三条档案的保管
1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2、公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。
档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。
保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
3、每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
第十四条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
第十五条档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
第十六条档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第十七条档案编号原则
1、公司内归档文件的档号结构为“类别号--年度-盒号—件号”。
2、每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。
（见附2）
3、每一档案盒上应设“归档文件目录”，文件归档时依序编号、登录。
4、档号的表示方式如下：
ab-2009-00-00
1）“ab”表示文档归属名称，即类别号。
如：
人事类、证书类、管理制度类、合同类、收文类、发文类、工程类、计划类等等。
2）“2009”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：
2009。
3）“00–00”表示文件档号。
即分级号兼盒号、件号。
5、新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。
6、档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
7、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
第十八条归档文件应逐件编目。
归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、备注.（见附件4）
第十九条档案目录以手工填写和以打印两种方式。
目录填写须使用碳素墨水书写。
第二十条装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。
一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。
第二十一条装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》（见附件1）。
填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。
第二十二条不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。
第二十三条档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第二十四条档案的鉴定。
从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。
第二十五条档案的保管期限。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特者之外，一般为分二年、长期两种。
一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。
介于两种保管期限的，保管期限从长。
1、长期保存：
1）公司章程；2）股东名册；
3）组织规程及办事细则；4）董事会及股东会纪录；
5）财务报表；6）政府机关核准文件；
7）不动产所有权及其他债权凭证；8）工程设计图；
9）其他经核定须永久保存的文书；10）预算、决算书类；
11）会计凭证；12）事业计划资料；
13）期满或解除之合约；
2、二年保存：
1）结案后无长期保存必要者。
2）一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件
第二十六条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。
1、“绝密”文书含：
公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。
2、“机密”文书含：
公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、“密”文件含：
公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、“普通”文件含：
部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第二十七条借阅档案资料必须办理续借手续。
第二十八条借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第二十九条档案管理部门应主动向部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第三十条档案主管应接受公司有关部门、人员咨询要求。
第三十一条依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
第三十二条政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
第三十三条对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。
该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。
第三十四条公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门。
第三十五条公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
附件1：
《档案盒封面》：
档案
贵州新同德房地产有限公司
归档部门名称（文档名）
文档的条款号：
（起-止）自年月日起至年月日止
本卷内共件，保管期限：
归档文件目录
档案编号
文件题名
文号
主要内容
页数
备注
《档案盒盒脊》：
文档编号
附件2：
归档文件封面
（例）单位：
贵州新同德房地产有限公司
类别号：
合字
年度：
2001
保管期限：
长期
盒号：
02
件号：
01
文件编号：
合字-02-2001-02-01
文件归档日期：
20091126
页数：
8页
归档单位：
行政部
密级：
密级
备注：
两份原件
附件3：
------------------见档案调用登记表
附件4：
------------------归档文件目录
档案编号
文件题名
文号
主要内容
页数
备注
附件5：
档案类别号简称明细
档案类别
包含内容
类别号
备注
人事类
人事劳资档案及信息
人字
证书类
公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；公司有效证件、印章。
证字
管理制度类
公司制度体系；固定资产增加项目或减少或报废处理凭据。
管字
合同类
企业签定的各类合同（含商品买卖、租赁合同等）、协议等。
合字
人事合同除外
收文类
政府、项目批文；部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、通知、通报、情况说明、考核表简报等。
收文字
发文类
内部发文：
各项工作流程、公司决定等、通知、通报、情况说明等；外部发文：
函、介绍信、证明等。
发文字
工程类
工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
工字
会议
会议纪录、会议记要、决议、会议简报、领导人讲话、典型发言、
纪字
财务类
财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表、税务资料、统计报表（公司财务部直接报总部计财部备案。
）；财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料
财字
其它
具有法律效力及保存价值的文件；招投标文件；仪器、设备维修保养资料；客户、特约商家资料及信息管理；公司的媒体宣传资料、销售报表；
其字
第三章办公设备（用品）管理制度
第一条 为更有效地管理和使用公司的计算机、打印机、纸张等办公设备及用品，坚持厉行节约原则，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公设备的工作效率及工作寿命，特制定本制度。
第二条 本制度所指办公设备及用品主要包括公司电脑及其附属设备、网络设备、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、纸张等公司所有办公设备及用品。
第三条 办公设备（用品）的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜均由总经办负责。
员工个人负责本人办公设备及用品的保管、保养工作。
第四条 公司所有办公设备（用品）必须由总经办办理登记入册手续，保证日常核查及时方便。
第五条 办公设备（用品）的申请及购买
１、各部门工作人员根据需要，提出办公用品采购个人申请，并填写《办公设备（用品）需求申请单》，报各部门负责人、总经办负责人及总经理助理批准，最后由总经理审批。
２、经公司领导审批后，申请人将《办公设备（用品）需求申请单》交回总经办，由总经办负责安排专人进行采购。
第六条 办公设备（用品）的领用
办公设备（用品）购买回来后，总经办办公用品管理人在《办公设备（用品）统计表》上进行登记编号，各设备需求人在《办公设备（用品）领用表》上签字领取。
新入职员工配笔记本一个、签字笔一支，铅笔一支。
员工在离职或调动时应先在总经办办理归还各种物品手续，由总经办相关人员确认后，人力资源部方可办理。
第七条 办公设备（用品）的使用保养
１、所有办公设备（用品）使用前必须认真阅读使用说明书，严格按照操作规范进行。
２、各类设备的保养维护都必须严格按照规范使用，厉行节约，合理利用，注意保养。
３、总经办对办公设备（用品）的使用、运行、保养情况进行监督检查，并对设备的维修、更换情况进行登记备案。
第八条 办公设备（用品）的维修管理
１、设备发生故障无法使用时，设备使用人应将情况及时报总经办，由总经办与供应商及维修员及时联系统一报修。
维修单及发票由总经办经手人报总经办主任、总经理助理、总经理逐级审核签字，最后经财务部门统一办理。
２、所有设备的维修都必须建立完善的维修登记，填写《办公设备（用品）维修情况登记表》，由总经办负责统一管理，主要内容包括维修设备名称、维修时间、故障原因、故障现象、维修内容、维修费用、维修人、使用人、使用部门等，以便针对各类产生故障的原因进行预防和克服，对各类问题加以防范。
第九条 办公设备及用品的使用监督
总经办要及时不定期的对公司办公设备及用品的使用情况进行检查监督，对违规使用办公设备及用品者有权报总经理批准进行处罚，处罚金额以具体情况而定。
第十条 办公设备（用品）的赔偿
在规定的使用年限内由于个人的原因造成办公设备（用品）损毁、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。
第十二条 办公设备（用品）的报废处理
１、员工认为办公设备（用品）以不能继续使用的，可填写《申请报废物品清单》交总经办，总经办仔细审核后，若认为该办公设备（用品）确实没有使用价值的，由总经办主任签字，报总经理助理及总经理审核后，方可作报废处理。
２、对于报废的办公设备（用品）应在《报废物品处理单》上登记，登记后报废品将不再进行留存，以免占用空间，将按规定进行丢弃、销毁等处理。
第十二条 电脑的使用管理
１、每台电脑由专人使用，负责日常操作及维护，其他人员不得随意使用；每台电脑的使用者可在电脑开机时设置密码以防他人随意乱用。
２、电脑的操作使用必须严格按照规定，严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项；不得使用未经病毒检测的Ｕ盘、硬盘等储存器，以防止病毒入侵；严禁私自拷贝、泄露公司的有关机密文件资料；任何人未经总经办同意不得私自拆卸电脑设备，必须报总经办经专人进行维修处理。
３、电脑的保养上要严格保持电脑的清洁，严禁用手或锐物触摸屏幕；使用人应定期对电脑内的资料进行整理备份，删除不需要的文件，保证电脑的运行速度和存储大小，此外使用人在离开前必须退出系统及关闭电脑。
第十三条 电话的使用管理
１、电话由总经办进行统一的管理并进行监督，总经办应于每月５日前将公司上月的电话通话清单报送总经理处进行审核。
２、公司员工打电话要尽量简明扼要，以免长时占线耗费资金，通话时要保持语速及语调，严禁通话声音过大影响其他同事正常工作，严禁用公司电话拨打私人电话。
第十四条 打印机、复印机、传真机的使用管理
１、公司全部打印机、复印机、传真机均放在公司大厅中，由总经办进行统一管理。
员工使用时必须规范使用，使用完后，必须及时取出文件，防止文件泄密，严禁打印和复印私人资料文件。
２、为确保设备的运作安全，每天下班后，总经办应负责把所有设备全部关机，防止开机时间过长。
第十五条 投影仪的使用管理
投影仪用于公司会议及培训工作，公司投影仪放于公司会议室中，需要使用的部门向总经办申请后可自行使用，使用中必须规范操作，使用过后应关机摆放整齐。
第十六条 纸张的使用管理
为节约资源公司的所有纸张均由总经办统一管理，员工使用纸张必须在《纸张使用登记本》上签字领取，登记本上具体包括使用时间、事由、领用人、使用数量、印废张数等。
对于印废及作废的纸张交由总经办统一回收，可反复利用的整理后发放给员工进行再利用，机密文件及重要资料进行销毁处理。
公司的所有打印文件均通过ＱＱ发送总经办专门负责人，统一打印，并将纸张使用情况进行登记，请使用人签字核实。
第十七条 其他办公设备（用品）的管理
公司所有办公设备（用品）都由总经办统一管理，设备具体使用人要做好办公设备（用品）的保养维护工作，保证设备安全，防止设备老化。
所有人员领用物品都必须要在物品领用登记表上签字领用，并节约合理的使用。
第四章办公环境管理制度
第一条全体工作人员要努力养成良好的卫生习惯，不乱扔杂物，不随地吐痰等。
第二条工作人员不得在办公室大声喧哗谈笑，保持办公区的安静严肃与和谐。
第三条坚持开窗通风换气，保持办公区空气清新。
第四条每周五下班以后，对个人的办公区进行清扫及整理。
第五条电脑美容管理：
1.电脑日常操作：
使用电脑要正常开机、关机，保证电脑正常运行，退出所有程序后再关机。
明细参看微机工作流程.
2.电脑日常休息：
休息期间如中午、下班，必须做到人走关机，如上班时间要外出时间超过1小时，要把机器关好。
3.电脑
升级会员 