文件管理制度.docx

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文件管理制度

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第一节总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合我公司的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：

上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。

第三条全公司各类文件由综合管理部归口管理。

第二节收文的管理

第四条文件的签收

1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司综合管理部登记签收。

在签收和拆封时，综合管理部人员均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条文件的编号保管

1.综合管理部对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交综合管理部办理正常手续。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合管理部进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条文件的阅批与分转

1.凡正式文件均需由综合管理部经理根据文件内容和性质阅签后，由综合管理部干事分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，由综合管理部直接分转处理。

如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，综合管理部应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交发文部门，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意见”，发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交发文部门，同时由发文部门备份，原件转交综合管理部备档，切忌横传。

5.发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第三节发文的管理

第八条发文的规定

1.全公司上报下发正式文件的权力集中在综合管理部，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向综合管理部提出发文申请，并将文件底稿交综合管理部审核。

3.对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。

其余文件均由总经理批准签发。

第九条发文的范围

1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.公司下发文件主要用于：

（1）公布公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关公司的重大事项。

3.公司上行文、外发文主要用于：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同关联企业联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4.在公司日常生产、技术、经营管理工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

5.凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查，同时交由综合管理部做项目资料备档）不用公司名义发文。

第四节文件分类

1、文件分类：

（1）文件按传递对象分类，可分为：

部门内部文件、公司内部文件及公司对外往来文件；

（2）文件按性质分类，可分为：

协调性文件、指令性文件、回复性文件及通知性文件；

（3）文件按阅读权限分类，可分为：

全体员工阅读文件、部门内部员工阅读文件、经理级阅读文件及总经理级阅读文件；

（4）文件按回复时效分类，可分为：

紧急、急件及普通件；

2、文件回复时效：

对于紧急文件，收件人应于12小时内给予答复；急件，收件人应于24小时内给予答复；普通件，收件人应于48小时内给予答复；且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间；

3、文件传递机制：

对于指令性文件，全体收件人应传阅并签字确认；

4、文件存档办法：

所有文件原件应统一交由行政处保管，对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅；

5、文件保密制度：

所有涉及公司利益的文件，如合同、供应商名单、财务报表、材料采购价格、预算报价等相关文件，全部列为公司保密文件，可盖加密章，严格设定阅读权限，落实公司保密文件的相应存档制度。

第五节文件的借阅和清退

第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件，需填写文件查阅申请单，并经部门负责人签字确认，经综合管理部经理同意后方可借阅。

第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条综合管理部对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。

（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。

如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十三条各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第六节文件的立卷与归档

第十四条文件的归档范围

1.凡下列文件统一由综合管理部负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

（2）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）公司经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）有保存价值的来信来访记录及处理结果；

（5）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；

（6）上级机关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；

（7）反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品；

（8）公司日志和大事记；

（9）公司项目商务、工程合同、施工资料等；

（10）公司人事、行政档案；

（11）公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第十五条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。

6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。

（接交部门各留存一份备查）。

第七节文件的销毁

第十六条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合管理部应定期清理造册，并按公司有关规定，办理申请销毁手续。

第十七条经审核同意销毁的文件，应派由综合管理部经理统一销毁。

文件管理规定

第十八条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第十九条公司文件，实行统一管理。

文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

2.文件保密等级分为：

绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。

绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

秘密文件由阅文人妥善保管。

第二十条文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第二十一条公司发文的程序为：

拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第二十二条公司收文的处理程序为：

收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第二十三条草拟文件应注意以下事项

1.内容要符合公司制度。

2.反映情况要客观，实事求是。

3.文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

第二十四条各负责人对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。

第二十五条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第二十六条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。

有领导指示的，还应附批复件。

第二十七条收文由综合管理部统一负责。

综合管理部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。

阅示完毕后，由综合管理部收回归档。

第二十八条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

第二十九条公司发文，一定要由综合管理部统一编号

1.以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号；

2.公司总经办文，用总经办字（××年）××号；

3.财务部发文，用财字（××年）××号；

4.工程部发文，用工字（××年）××号；

5.预算合约部发文，用预字（××年）××号；

6.市场部发文，用市字（××年）××号；

7.人事行政部发文，用人行字（××年）××号；

第三十条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

文件处理实施细则

第一节总则

第三十一条为了使公司文件处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。

第三十二条各部门的文件，是传达贯彻公司制度和方针、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好文件处理工作。

第三十三条各部门应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高文件处理的效率和质量。

第三十四条文件处理必须做到及时、准确、安全。

文件统一由综合管理部人员收发、分办、用印、立卷。

第三十五条各部门的文件处理工作，必须实行严格的保密制度，确保公司机密。

第二节文件种类

第三十六条文件种类主要有：

1.请示

请上级部门指示和批准，用“请示”。

2.报告

向上级部门汇报工作，反映情况，用“报告”。

3.指示

对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

4.布告、公告、通告

对全公司公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。

向公司外宣布重大事件，用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

5.批复

答复请示事项，用“批复”。

6.通知

传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件，用“通知”。

7.通报

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。

8.决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

9.函

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。

10.会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第三节文件格式

第三十七条文件格式一般包括：

标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、文件字号、主题词等。

1.文件的标题应当准确、简要地概括文件的主要内容，并标明发文单位和文件种类。

除批转法规性文件外，文件标题一般不加书名号和其他标点符号。

2.向上级部门请示的文件，一般只写一个主送部门；如果需要上报另一个上级部门时，可以用抄报的形式。

3.发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

4.文件字号一般包括部门代号、年号、顺序号。

几个部门联名发文，只标明主办部门的文件编号。

5.文件如有附件，应当在正文之后、部门名称之前，注明附件的名称和件数。

6.收、发文部门应写部门全称或规范化简称。

联合发文，应将主办部门排列在前。

7.文字一律从左至右横写横排。

第三十八条文件纸一般用16开，在左侧装订。

“通告“等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。

第三十九条对上级部门组织的请示或报告，用公司名义发文。

第四十条内部行文，可按问题的种类和性质，用部门名义行文。

第四十一条各部门一般不得越级行文。

因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的部门。

第四十二条向上级部门请示的文件，应一文一事，主送一个部门，不要同时抄送下级部门，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级部门的重要行文，可以抄报直接上级部门。

第四十三条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门。

第四十四条发文应根据需要确定主、抄送部门，不得滥发。

第四节文件处理程序

第四十五条收文处理

一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

1.上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由综合管理部人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。

其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送综合管理部经理处理。

2.承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。

领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。

3.凡需办理的文件，应先送综合管理部经理签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。

综合管理部经理在签批文件时，认为无需送领导阅批的一般性文件，可根据文件内容和性质直接批有关部门阅办。

各单位收到急件时，应根据急件性质来办理，急件可分为：

对于紧急文件，收件人应于12小时内给予答复；急件，收件人应于24小时内给予答复；

普通件，收件人应于48小时内给予答复；且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间；

4.加强文件检查催办工作。

综合管理部人员对有领导批示的文件及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。

各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

5.领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交综合管理部人员立卷归档。

第四十六条发文处理

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

1.草拟文件的要求：

（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令、公司制度和公司的有关规定。

如提出新的制度规定，应尽量与原来的有关制度相衔接，并加以说明。

（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

（3）引用的文件要写明发文部门、文件编号、标题和发文时间。

（4）草拟文件必须使用统一格式的文件稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

（5）数字的写法。

正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

（6）章节序数的写法。

一般应按下列顺序排列：

第一层为：

“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四为“

（1）”。

（7）不要滥用简称。

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

2.文件审核。

公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送综合管理部核稿。

审核的重点：

（1）是否需要行文。

（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令、公司制度；与本单位发过的文件是否衔接。

（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

（4）处理程序是否完备，行文关系、文件格式是否符合规定。

（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新抄正。

3.文件签发。

公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。

4.文件拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

5.签发后的文件不得再作任何修改。

若确需修改，必须重新送签。

6.文件签发后，由综合管理部负责打印、盖章、装订、登记、分发。

打印文件要美观大方，符合文件格式。

装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

7.文件校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

第四十七条文件办理完毕后，要及时送交综合管理部人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

第五节文件的管理

第四十八条各部门要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。

严禁将秘密文件带往公共场所或家中。

文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。

第四十九条各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交综合管理部归档，各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

第五十条没有存档价值和存查必要的文件，由综合管理部鉴别、登记后销毁。

第五十一条本细则从××××年××月××日起施行，过去有关文件处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。