做投标文件的流程.docx

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做投标文件的流程

一、做投标文件的流程

1、首先阅读购买的招标文件，通过阅读招标文件大致了解客户的需求：

A、招标文件的种类

分清招标文件是招标文件还是竞争性谈判文件。

如果是招标文件，按照招标文件中各项评分比例的不同，对占评分比例较大的部分，要详细的具体的做出。

B、投标保证金的说明

1）用途：

招标方为了确保招标的有效性，在投标时收取各个投标商的信誉保证，同时防止投标后单方面撤销投标。

2）形式：

有现金、支票、转账、支票倒存、电汇等。

3）金额：

按招标文件中要求。

4）递交：

投标截至前交至招标方，否则视同投标无效

C、投标截至日期和投标有效期

一定要在投标截止日期前将投标文件递交。

D、投标须知

项目名称、用户名称、投标书数量、投标地址、截标日期、投标保证金、投标有效期和评标的考虑因素等。

E、投标人资格规定

一般对公司规模，业绩和投标商资信有具体的要求，不能达到客户要求的则被视为没有投标资格。

2、然后再次反复仔细的阅读招标文件，对客户要求的部分和需要注意的部分做出明显的标记。

详细阅读客户的技术要求部分和其它要求部分，根据客户的要求来编写投标文件。

1）、客户要求投标文件正本和副本的数量。

2）、客户对于投标资料的要求：

是要求原件还是要求复印件，要求是每份投标文件里各一份，或者是单独密封。

要仔细的辨认清楚。

3）、客户对于合同的要求：

要求是原件或者是复印件；对合同时间的要求（自**年以后的合同）；对合同的金额要求；对合同数量的要求；对学校的要求（高等教育学校、中学、小学）要分清楚。

4）、对开标一览表的要求：

是所有项目写在同一个表格里，还是所有项目分开写，要分清楚。

（一般的招标文件后面都会给出格式，按照客户指定的格式来填写就可以了。

）

3、编写投标文件

1）、在招标文件中，都要求了哪些内容

其中包括投标须知、合同条款、技术规范要求等，正规的招标书中会要求对标书的技术规范要求进行逐条应答，所有这些内容都应逐条详细阅读并做出应答。

2）、用户对投标书的要求都有哪些

对投标文件的组成做出具体规定：

构成内容

投标文件的编制：

格式和顺序

投标报价的格式：

报价表的格式

投标文件的递交：

递交格式，密封形式

投标文件的费用：

费用分担的内容

3）、一般的招标文件后面都会给出投标文件的格式，在编写投标文件时一定要按照客户指定的格式编写。

如果招标文件后面没有给出投标文件的格式，再仔细的阅读一下招标文件，根据招标文件中的要求来编写投标文件顺序。

4）、把招标文件中所有内容编写完成后，再仔细的从头浏览一遍，检查一遍：

Ø投标文件中的日期是否一致；

Ø投标文件中公司名称是否正确；

Ø有没有其它遗漏的部分；

4、做投标文件最主要的是图书质量的承诺和售后服务：

1）、图书质量的承诺：

客户要求图书必须是正版或者正版比例要达到什么程度，要根据客户的要求给出承诺。

对其它的要求也要相应的给出回应。

2）、售后服务承诺：

在编写售后服务时要根据客户方的要求来编写，对客户方的每一个要求都要做出相应的回复。

对于客户方没有要求的服务，可以根据不同的情况给出不同的其它优惠服务。

5、最后进行整体排版，使投标文件美观化。

6、根据客户方的要求进行装订：

（需要盖章签字的地方要盖章签字）如下：

1）、封面（根据招标文件给出的格式制作）；

2）、投标函；

3）、报价一览表；

4）、法定代表人授权书；

5）、公司业绩一览表；

6）、其它需要签字的地方；

7、最后对投标文件进行密封保存。

1）、密封条的编写（一般招标文件后面给出格式）；

2）、密封条的裁剪（大小，宽度同等）；

3）、密封条的粘贴。

4）、标书密封一般的要求：

投标报价一览表和投标保证金单独密封，密封处应盖有效印章；投标书正、副本单独密封，档案袋封面上单独注明项目名称，投标商等内容。

在做投标文件时应该注意的问题:

1、客户的招标书一般包括：

Ø投标邀请函或招标公告

Ø采购项目及技术服务要求

Ø投标单位须知

a.投标单位说明

b.招标文件说明

c.投标文件的编写

d.投标文件的密封

e.投标文件的递交

f.开标和评标

g.授予合同

Ø附件—投标文件格式

2、在招标书中关于评标的描述包括什么内容

评标依据：

说明对投标书进行评审的基本原则；

评标小组构成：

形成评标小组的人员情况，一般会包括用户代表、招标公司代表、专家代表等构成；

招标人澄清：

关于中标条件的说明，一般是声明不承诺最低价中标，而且没有义务解释未中标原因。

评标因素：

声明影响评标结果的关键因素，如价格、服务、质量等，从而让投标方在这几个方面详细应答，以满足用户的需求。

3、合同条款的内容需要注意哪些方面

交货时间

付款方式

交货、运输和验收

服务

技术支持

4、在做投标项目时，时间控制点的掌握

1）发/卖标书时间：

用户正式通知开始卖标书到投标日期截止前都可以购买标书，只有购买了标书的公司才有参与投标的资格。

2）投标截止时间：

在规定的时间前递交投标书，迟到者将被拒绝投标，正规的投标项目截止时间是非常严肃的。

3）开标时间：

标书中提到的公开唱标的时间，一般都是在正式截标后不久，把各个投标商的投标价格念出来，进行一个价格的排名，让投标商了解各自价格情况，避免黑箱操作。

4）投标有效期：

各投标商投标的方案和价格的有效期，一般为90天，这个时间是留给用户评标，合同谈判和合同执行的，在这个有效期内，各个投标商的方案和价格必须保证是可以兑现的。

5）投标保证金的有效期：

投标保证金的有效期一般要求在投标截止后20天内。

二、书目清单的整理流程

1、书目的查重及客户订单的制作

1）书目的查重流程：

首先根据客户方的需求（如：

大学、中小学、专业、社科、年限等）向供应商索要书目。

将供应商发过来的书目放到同一个文件夹里，以防和其他的书目单混淆。

首先把书目中含有供应商信息的资料删除，然后把不同的供应商标记不同的编号并做好记录，各个供应商设置成不同的颜色，进行区分，以便查重；（注：

在编写序号时，要根据书目品种的多少来编写序号的位数，如书目品种有四千种则编号应为字母加位数即A0001）。

然后按客户要求进行筛选，筛选的目的是：

将不适合客户的书删除将我们所需要的书目更快的整理到一起。

最后根据“序号、书号、书名、出版社、单价、日期”的顺序，把各个供货商的书目粘贴在一起，然后按照“书名”排序。

排序的目的是：

将同类或近似的图书放到一起进行查重或根据定价的高低进行配书。

如有在“书号、书名、出版社、单价”中的任意三项相同的则为重复书目，以一个供货商的书目为准，删除其他供货商重复的书目。

2）按照以上查重方法，制作客户要求的书目，并发送给客户，让客户进行挑选。

2、针对客户发过来的订单的整理

1）首先删掉对方的客户名称、电话、联系人，核对总码洋是否一致，按照“序号、书号、书名、出版社、单价、码洋”的顺序整理，并仔细检查书目中是否有重复项，删除重复的其中一项。

2）将整理好的书目发到指定的供应商处，让供应商标记可配的书。

3）根据供应商返回的书目，确定配货方案。

三、配货流程

1、现采以后，向各个供货商索要配货清单。

把各供应商的配货清单汇总，并制定配货清单一览表。

备注：

配货清单包括：

包号、书号、书名、单价、复本、册数、总册数、码洋、折扣、实洋等。

配货清单一览表包括：

类别、供应商、包数、总册数、总码洋、总实洋、折扣、备注。

2、根据配货清单制作发货清单及发货清单一览表，发货清单包括：

包号、书号、书名、出版社、单价、复本、册数、总册数、码洋等。

发货清单一览表包括：

供应商名称、包数、发货包号等。

注：

期间有可能出现的问题

1）由于时间的原因，客户所选的图书无库存了，根据客户的实际情况重新确定配货方案。

2）供货商实际的配货数目与配货清单不一致时，要及时通知供货商，予以确认。

3）供货商实际的配货书目中出现以下情况（开胶、缺页、倒装等严重的质量问题）时，及时通知供货商，如果能退换的则退换，不能则备案、存档，放入库房。

4）第一次发货的总码洋少于客户要求的码洋值时，要进行二次或多次供货时，要整理好每次的配货、发货清单备档，修改好发货清单一览表。

5）供货商实际的配货书目中有不符的书目，而我们没有拆包发现的而导致客户退回的书目，要备案、存档，并与客户协商，补足其所需要的数目，并把补货的清单整理好备档，修改好发货清单一览表。

四、发货的流程

1、要求供货商送货到库房，并确定好时间。

2、打电话给物流中心，争取在供货商到达的时间时到达库房。

3、收货的时候仔细核对货物的件数，图书摆放应按各送货单位单独放在一起，必须做到条理摆放。

4、贴发货标签（标签包括：

收货单位、类别、包号、发货单位）按照相对应包号贴标签。

备注：

标签必须严格按照发货清单一览表填写，并在标签右下脚用铅笔标

记上各供应商的包号，以防贴错标签。

5、填写货物托运合同书，包括日期、到站、发货单位（人）、收货单位（人）、双方的电话、卸货地址、货物名称、件数、运费、付款方式、提货方式、人民币合计大写、托运人这些内容都需要我们填写。

6、货物托运合同书中的经办人是需要物流中心人填写。

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