MIS电子文档管理办法.doc

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电子文档MIS管理办法

1.0目的

为了规范管理计算机及电子档文件和方便各部门阅读电子档文件，提高电子档文件的使用效率，特制定此办法

2.0适用范围

本办法适用于计算机和公司批准的可使用电子文档的文件的电子文档的管理。

3.0定义

（无）

4.0职责

行政课负责计算机资源和质量管理体系电子文档的管理规划并提供电子文档管理的相关技术支持。

5.0工作程序

5．1电子档文件管理

5.1.1流程

开始

文件原件及电子档

（各部门）

电子文档制作

（各部门）

旧版电子文档处理

（各部门）

文件发行信息传递

（各部门）

电子文档归档

（文控）

5.1.2文件原件电子档的归档

各部门制作的相关文件完成以后，经批准后，将文件的原件及相对应的电子文档传递至文控处。

文控对文件原件内容同电子文档作相应的符合性及文件制作要求审核后，符合要求的签收，不符合要求的提出不符合之处退由文件制作人处理。

5.1.3电子文档的制作5.1.3.1文档的格式：

可以根据文档内容的要求制作为Word、excel、powerpoint、PDF或CAD等文档格式，以确保其实用性及文档安全。

5.1.3.2对于一般的电子文档，由文控将相关审批内容填写后，备份在电脑中，可供公司所有人员使用。

若有特殊安全性要求的电子文档，可以根据要求设置相应的密码及开启权限，供有关使用人使用。

5.1.4文档备份

5.1.4.1文控负责对备份文件的日常管理，公司内部电脑上只允许保留最新的唯一的体系文件版本，文控应在文件生效时确保电子文档在内部电脑上能找到，同时将旧版本的电子文档删除。

5.1.4.2当文件有部分更改时须对电子文档作相应修改，以确保变更的电子文件同文件原件在版本、文字描述的一致性。

经修改后，应在《文件变更申请单》上记录控制结果。

5.1.4.3文件的版本升级或全面更改时，文控应全面更换电脑中该份文件，并做相应记录。

5.1.5文件发行信息传递

电子文档备份成功后，文控使用U盘或公司内部网络智能办公系统的形式将信息传至相关部门。

5.1.6旧版文件的处理

文控在网络上将旧版电子文档直接删除。

若是记录表单的变更应通知各部门将所使用的电子文档更换并删除旧版电子档，对已经作废的电子文档作相应标识后可以视需要保留一年。

文控应定期或不定期地查核各部门的电子文档使用情况，确保各部门使用的文件是统一的最新版本。

5.1.7电子文档的归档

文控将电子文档原件进行归档管理，并予以状态标识。

5.1.8电子文档（除记录表单可直接复制外）只便于各部门阅读，原则不接受电子文档的使用，各部门直接复制的文件是无效文件，只有盖红色“受控”章的文件才是合法文件。

4.2计算机网络资源管理细则

4.2.1.行政课全权负责统一设置公司所有计算机用户帐号、密码、硬软件配置.

4.2..2负责计算机数据传递工作，数据传递时注意防范病毒。

4.2.3为保障网络系统的安全性，预防各种病毒入侵、非法数据写入，网管员负责拆卸或屏蔽工作站上光驱、软驱，控制数据入口。

4.2.4定期备份网络系统中重要数据，备份的资料（软盘、光盘、文档等）应视为商业机密，妥善保管。

4.2.5做好计算机安全管理的宣传工作。

4.2.6配合相关部门做好信息资料，有关数据的收集、制作，整理工作。

4.2.7定期对计算机系统进行查毒、杀毒工作。

4.2.8上机时不得随意删除任何系统文件，改变系统配置（包括文件属性、软硬件的参数设置、网络参数设置等）。

4.2.9计算机操作员不得随意给系统任何软硬件加密或解密，当因工作需要或有新的安全要求时，需向行政课申请，统一部署进行。

4.2.10未经行政课同意，不得在计算机上安装任何软件，不得卸载任何已安装软件。

4.2.11系统维护以保证公司计算机、局域网络正常运行为第一工作任务。

4.2.12计算机操作员应爱护设备，操作时不得吸烟、吃零食，设备应每天用干布擦洗，非相关物品（特别是液体物品）不得搁置于设备上，保持室内及设备台面清洁、干燥。

4.2.13计算机操作员在上机操作的过程中，若出现系统死机、不能启动、不能上网、不能实现资源共享和网络通讯等故障时，应及时报告行政课处理.

4.2.14计算机操作员不得随意使用外来软盘、光盘，严禁将计算机中数据携带出公司，当确实因工作需要时，必须征得部门主管的同意。

6.0相关文件

《文件控制程序》

7.0相关记录

《文件变更申请单》

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