劳务派遣系统简要操作说明.docx

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劳务派遣系统简要操作说明

劳务派遣管理系统简要操作说明

第一章系统管理员职责

登录系统，用户名admin口令为空；在系统管理菜单做初始设置：

1、系统管理——参数设置，设置个人所得税起征点，速算表（图1）；

保险名称；保险类型设置；保险子类型和状态设置；

比如说养老保险有企业养老和事业单位养老，那么保险类型分为：

企业和事业养老两种，再者企业养老中有城镇职工和农民工两种，这两种的缴纳比例不同，所以要设置为两个子类型。

保险子类型设置特别重要：

在人员台账中还有在计算保险中最终提取数据依据的是保险子类型（注意：

医疗保险和生育保险子类型名称完全一致。

）；

对保险专员设置所管理的保险号（注意：

保险专员可以锁定这些保险号，在保险模块描述。

）。

材料名称的设置，在人员内部流转中的员工档案管理中，做档案材料的更新时有体现；

个税速算设置：

保险名称设置：

保险类型设置：

单位保险号设置：

保险子类型设置：

图2

2、依照工作性质设置组和组权限。

参考：

组设定：

超级管理员组、人力专员、保险专员、工资专员、档案组、部门经理

组权限：

超级管理员组，设置两个操作员，具有所有的权限，设定保险类型和子类型等；

人力专员组负责和派遣企业交往，有单位管理和人员管理权限，日常工作，各项查询，可以不要保险权限；

保险专员组如果不和企业交往可以不要单位管理和人员管理菜单权限，设置上保险的各项权限；

工资专员权限是工资发放管理模块和各项查询；

档案组所做的工作在人员内部流转，再加上相关的各项查询；

部门经理需要做各项查询还有一些费用计算后的审核工作；

3、添加操作员和操作员的初始密码，操作员属于哪个组就具体有哪个组的权限，如果是保险专员，其负责哪几项保险的业务办理，就赋予哪几项保险的权限（红框中）

4、系统管理——组织机构设置，这是人力资源公司内部的部门设置。

操作员归属于某一部门。

系统参数都设置好之后可以做数据的初始化工作。

有两项：

派遣单位的信息初始化和派遣人员的信息初始化。

初始化工作应由人力专员负责。

第二章单位和人员台账管理

人力专员所做工作：

获取单位信息、导入人员台帐、预计算各项费用、打印费用报表、收取单位费用计入单位费用账户、保险专员做业务后汇总实际保险、保险费用计入单位费用账户；另外参保人员的工伤、医疗、住房公积金的到账和领取登记。

在系统初始使用，需要将之前的派遣单位和派遣员工信息录入（或导入）系统，在单位管理和员工管理中有初始化菜单。

先看单位的初始化——单位信息初始化阶段可以导入单位信息，在单位信息台账界面可以增加、修改、删除；初始化完成后，隐藏这个功能菜单，对单位信息只可以做修改。

对于人员台账信息同样有数据初始化阶段。

第一个页面是单位的基本信息，带“*”是必须录入的内容。

下面是单位信息录入的第二个页面，注意红框中的内容，单位参加的保险“√”标识，选择保险类型和单位保险编号（在系统参数设置中已经设置好）；对于代发工资的单位选择“代发工资否”。

其中工资发放日期和节日时间在预警与提醒中出现

派遣人员初始化数据导入功能

一般导入的人员信息有：

姓名、身份证号、民族、籍贯、家庭住址、了解方式；开户行、银行卡号；参工时间、派遣时间、合同起始、合同结束、工作部门；各项保险的基数和子类型（子类型参照系统管理——系统参数设置中）、各项保险的单位编号、个人编号；档案编号。

注意：

身份证号、银行卡号、了解方式等列要设置为“文本类型”

参工时间、合同起始时间等时间格式是：

2010-10-12，不然系统中无法识别。

做好这个excel文件（在sheeet1中）后，按照各项在excel中的列号设置系统中的excel列。

然后导入派遣人员信息，

导入有两种模式：

追加和覆盖，覆盖导入会清空之前本单位的人员数据，然后导入本次excel中的内容；追加导入适合多次导入的情况。

身份证号自动升级至18位，注意将升级后的18位身份证号吗替代其他excel文件中的该人的身份证号（包括工资表中的）。

根据基数设置是否参保：

在导入的excel表中如果某人有某一项或几项的保险基数，那么导入时系统默认该人参加这几项保险，设定这几项保险的参保标志。

所以注意不参保的人员一定不要写保险基数。

系统还提供了人员单项信息的更新功能——

初始化完成后，在权限设置中隐藏这几项菜单——图中红框内的菜单项。

然后开始每个月正常的业务。

一、单位管理：

1、新单位管理：

新签约或者即将签约的单位，录入单位信息后。

提交等待审核。

2、新单位审核：

部门经理审核提交的新签约派遣单位信息，无误后审核通过，该单位正式进入单位台账列表。

3、单位台账管理：

单位台账的列表，不可从这儿直接添加、删除单位，可以对单位的部分信息做修改。

4、单位了解人管理：

某一个单位可以调价多个了解人。

5、单位终止：

对一个单位终止服务之前，先前该单位下面所有人员或调出或离职，总之，该单位下面没有人员的情况下，才能做终止。

二、员工管理：

1、新增派遣员工（新增派遣员工导入）：

录入或者导入新签约的员工，录入信息和初始化信息相同。

新增派遣员工导入的员工信息，在新增派遣员工管理中显示，选择哪些签约成功的人员，提交去审核。

2、新增派遣员工审核：

查看提交的新员工信息，无误后审核通过，员工信息即可以在“在职派遣员工管理”中查看，并且新员工可以参与工资计算，做保险的新增（恢复）和补缴等业务。

3、合同续签：

系统根据派遣员工的合同结束时间自动搜索列出需要续签合同人员，然后输入续签的合同起始和合同结束时间，完成续签。

4、合同终止：

选择或者导入终止合同的人员，录入解除合同的原因，做合同终止。

5、人员转出登记：

合同终止离职人员，在人员转出登记中

6、人员转出确认

7、人员退休：

筛选出即将退休人员，办理退休手续。

8、人员异动登记：

新增人员的保险登记和减少人员的登记。

人员减少登记，从单位人员台账中选取人员（可以多选），在此减少的人员，其保险一并做减少。

保险增减变化：

同样从人员台账中选择人员，选择的人员如果原来参保状态，此处做保险减少，反之，原来未参保的人员，此处做保险增加处理。

保险信息（基数、类型、比例）取自人员台账中。

保险补缴：

从台账中选择人员，显示其保险类型、基数、比例、补缴区间、补缴月数。

补缴区间的格式是：

201101-201105。

9、保险基数批量变更：

输入新的基数，“确定”后所有参保人员的该项保险基数全部变更为新基数。

三、费用计算模块

对于每一个派遣企业，首先做费用计算（预算），大致顺序是：

为代发工资企业设置工资项目，导入工资表，不代发工资的企业，取人员台账中的数据，目的是计算各项保险数额和实发工资、个税等；计算的数据无误后提交，部门经理审核后；保险数据进入保险模块，为办理保险和保险费用的汇总提供依据；工资进入工资模块以待发放；服务费和单位缴纳的费用在费用管理模块中查对收费登记。

1、工资项目设置：

对于代发工资的单位设定其工资项目，（图6）。

图6

工资项目设置项目：

a、参照企业提供的工资表项目部分，可以为不通过企业设置不同的工资项目；

b、设置关键项包括身份证号（推荐为主键）、应发工资、姓名、所得税所在列（注意：

应发工资是扣除所得税、各项保险、工会会费之前的工资总和）；其中一定要有应发总额。

c、基数列的设定，如果按照台帐中设定的保险基数，此处空着不用设定。

2、费用计算与打印

图8

图8中，获取数据方式，提供了三种：

每月有工资并且变化的，用“excel导入”工资情况；工资和人员都没有变化选用“来自上月”；不代发工资选用“人员台帐”。

工资形式有四种：

普通工资每月导入一次，在普通工资中计算扣除各项保险，普通奖金一个月可以有多次，普通工资和普通奖金累计计算扣除个人所得税；

现金工资不扣除个人所得税，

年终奖计算方法：

图9

导入后，做费用计算，计算出每人的保险、个人所得税、实发工资等项。

界面的上面部分是工资列表（提交给部门经理审核，在此不再显示）；中间部分是人员费用明细，项目有工资、保险项、扣除的杂项；下面是单位费用汇总、保险变化情况。

在这个页面打印费用报表，可以为每个单位提供两个费用明细表，报表可以自由设计。

计算完成后提交。

4、费用审核管理：

上一步提交的数据，在次做最后的浏览，确认无误后“审核通过”。

通过后的保险及保险变化数据提交给各保险专员管理模块；工资数据提交到下一个工资发放模块。

同时依据单位费用总和（人员工资、单位承担保险、服务费等）向单位收取费用。

三、工资发放模块：

本模块功能：

设置各单位的工资项目，（在费用计算模块导入的人员工资，计算实发工资、保险、所得税，）做实际工资发放。

有两种发放形式：

银行代发和现金发放。

1、设置银行发放模板，设置导出工资数据为银行可以接收的格式（图11）。

图11

2、工资发放（图12）：

工资发放完成后，工资费用自动计入单位费用账户，并且在费用计算模块中该单位不允许做反审核。

图12

第三章保险业务

保险专员：

单位的各项预算保险费用提交过来后，依据变化情况办理业务，这时锁定保险号。

对于办理成功人员做成功确认，各保险号的保险费用与社保局结算单做核对，核对无误解锁保险号，然后由人力专员汇总该保险号下面的单位实际的保险费用。

四、保险模块：

保险模块也是本系统的一个重点。

保险分为：

养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险（绑定生育保险）、住房公积金。

每个险种的报表不一样，具体的操作流程类似，下面以养老保险为例介绍。

1、首先是人员保险信息：

显示单位下面的人员参保类型、基数、比例。

是一个浏览界面，数据可以导入导出。

2、人员变动浏览、补缴浏览、基数变更浏览

3、保险数据上报（图13）

图13

选择自然月份，一般来说10月份做11月的养老、失业、工伤、住房公积金险种，做12月的医疗保险。

选择一个保险号，锁定（注意：

锁定保险号后，该保险号下的人力专员在费用计算模块所做新增、补缴、基数变更不允许再提交）。

然后调入该保险号下面的正常人员和变动人员的数据，打印报表，可以形成上报数据格式（txt形式）。

到社保局办理业务。

4、人员变动确认、补缴确认、基数变更确认：

选择办理业务成功的员工，点击“变动确认”；对于不成功的人员，可以不做任何操作，下个月人力专员做人员变动是会自动生成（图14）。

在做保险费用汇总记账之前可以反确认。

图14

5、保险费用核对（图15）

图15

选择保险号，调入数据，界面下面有保险单位和个人承担费用和，与保险局结算单核对无误后，对该保险号解锁，人力专员可以对该保险号所辖的单位做保险费用汇总记账。

如果核对有误，查找原因（注意：

最大可能是变动确认的选择与社保局的实际变动情况不符）。

6、保险费用汇总记账

保险专员做保险费用核对无误并解锁后，然后做单位保险费用汇总（图16）

图16

选择一个单位，做汇总计算，单位缴费部分、个人缴费部分、补缴部分；然后记账，养老保险费用计入该单位应收应付列表，实际上缴保险后，计入单位费用往来账户。

和工资费用一样可以在往来帐中查询。

其他保险模块操作上类似。

7、保险费用对账

费用计算模块中的保险费用和做业务结算后的保险费用对比，自动列出有差额的人员情况，可以输入出现差额原因（有差额的原因是保险变动没有成功），可以导出形成excel文件。

第四章费用管理模块

和派遣单位之间的费用（包含代发工资、代收代付的保险费用以及其他的代收代付费用、收取的单位服务费）往来，都在此作登记。

1、单位费用管理

和派遣企业之间的所有费用往来。

选择一个单位，点增加，可以增加一笔收入或者支出。

包含这个单位下面的人员的费用往来。

保存后显示在费用列表中。

图18

显示收取和上缴的单位费用和各项保险、所得税、工会会费，显示单位最新余额。

服务费单独体现。

2、未付款单位列表

在收取单位费用时，有对应费用一项，收取费用界面登记单位收费界面，可以选取在费用计算模块中计算的费用列表（图19）。

而最终没有选择过的费用列表，显示在未付款单位列表中。

图19

3、单位账户余额：

显示所有单位的最新余额

4、财务收费确认：

每一项费用，“保存后自动提交给财务”。

适用的客户：

前台的人力专员收取派遣企业的支票后做费用登记，登记的情况提交给财务，财务在款项到帐后再做确认；保险费用上缴时，做费用代缴登记，实际费用划出时，财务确认。

注：

在实际费用发生时做费用登记，财务收费确认这一步可以不要。

5、工伤费用报销与领取：

选择人员，填写到账金额，填写领取人的信息，点击“领取”。

医疗、生育、公积金费用的保险领取，同样操作。

第五章人员内部流转

所管辖的派遣企业的员工的档案内部调动；档案借阅、还回；档案维护；档案交接。

1、内部流转登记：

选择人员，选择调往单位名称，填写备注。

然后“流转提交”

2、在内部流转确认中，分配新的档案号，“确认”。

内部调动完成。

可打印报表。

档案的借阅和还回，操作类似。

3人员档案管理：

员工更新档案材料。

负责该企业的人力专员，接收材料，记录并“档案保存”。

4、档案交接：

员工更新的档案材料，人力专员和档案管理员的交接手续。

按人员或者按照材料两种方式。

打印交接单，双方签字，交接完成。

第六章日常工作

1、开具证明信，可以设定证明信格式，一些空的报表格式也可以在这里设定和打印。

2、工作提醒，增加一个工作提醒，重新登录系统的时候，会有提醒，直到本项工作处理完毕。

登录系统时提醒。

3、政策法规，政策法规的录入，以备日后的查看。

4、客户关怀费用：

与企业之间的交往以及交往的费用记录。

5、工伤事件管理：

选择发生工伤人员，填写工伤情况，发生事件，工伤费用等。

提交材料。

6、劳动纠纷登记：