合同档案归档表格工作范文.docx
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合同档案归档表格工作范文
合同档案归档表格
篇一：
合同档案管理办法
合同档案管理办法
兴进公司管理标准
BP/
合同档案管理办法
20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————
兴进公司发布
前言
为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。
本流程由成本管理中心负责制定、解释。
本流程主要起草人：
于卉
本流程主要审核人：
王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明
俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛
本流程批准人：
罗欣
本流程首次发布日期：
20XX年11月16日本流程发送部门：
公司各部门
更改历史
目录
1目的··········································································································································32适用范围··································································································································33职责··········································································································································34合同的保管方法·······················································································································35支持文件···································································································································66相关记录···································································································································6
1.目的
作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。
2.适用范围
本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。
3.职责
成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。
公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。
4、合同的保管方法：
合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。
合同保管的范围：
合同（包括附件）；合同审批表；
合同订立与履行过程中的所有书面材料。
上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。
合同保管部门
公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。
成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进
行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。
成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部
应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保
留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档
案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
合同的归档
经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同
其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。
与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印
件并按本条第一款的规定处理。
行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后
加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：
A.合同各方当事人须签字盖章；B.合同规定的附件应齐全；C.属于合同保管范围的其他材料。
各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档
工作。
各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执
行。
合同的使用登记
合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调
阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。
涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。
归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登
记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。
篇二：
合同档案管理制度
合同档案管理制度
第一章总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价
值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相
关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、采购合同：
指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产
等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：
指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：
指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订
的合同。
四、产品合作合同：
指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或
委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：
指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：
指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：
指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动
合同。
八、财务合同：
指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：
指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：
区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求
一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：
ST-20XX－XS－0001－HT
公司号年度号分类号顺序号部门代码
1．年度号：
年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：
分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3．顺序号：
顺序号4位，用阿拉伯数字表示：
0001、0002……，表示
公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码:
部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领
导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并
按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写
《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部
门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同
档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文
件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合
同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申
请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。
档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的。
必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或
未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令
其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门
并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予
通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法
律责任。
第八章附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规
定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件
附件1《档案移交单》
附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4《合同登记本》
附件1：
附件2：
附件3：
篇三：
档案归档内容及排序表
房屋建筑工程档案归档内容及排序表
一、工程准备阶段文件（A类）
A1决策立项文件
项目建议书
项目建议书的批复文件
可行性研究报告
可行性报告的批复文件
关于立项的会议纪要、领导批示
专家对项目的有关建议文件
项目评估研究资料
A2建设用地文件
征占用地的批准文件和对使用国有土地的批准意见
规划选址意见书及附图
建设用地规划许可证、许可证附件及附图
土地使用权出让交易文件
土地使用证
A3勘察、测绘、设计文件
工程地质勘察报告
水文地质勘察报告
建筑用地控制点通知单
验线合格文件
规划设计方案审查意见书及附图
有关人防、环保、消防、交通、园林、市政、白蚁、审图、防雷、文物、通讯、保密、河湖、教育等部门的审查意见和有关协议
施工图审查合格证书
A4工程招投标文件及其他承包合同文件
勘察中标通知书
A设计中标通知书
施工中标通知书
监理中标通知书
勘察合同
设计合同
施工合同（含分包合同）
监理合同
A5工程开工文件
建设工程规划许可证、附件及附图
建设工程施工许可证
工程质量监督手续
建设单位工程项目负责人及现场管理人员名单
监理单位工程项目总监及监理人员名单
施工单位工程项目经理及质量管理人员名单
二、监理文件（B类）
B1监理管理资料
监理会议纪要（工地例会、专题会议、内部）
监理工作总结
监理工程师通知单
监理工程师通知回复单
监理工程师联系单
监理工程师备忘录
建设单位工程师通知单
建设单位工程师联系单
承包单位通用报审表
B2进度控制资料
工程开工报审表
B3质量控制资料
工程变更单
项目监理机构向有关主管部门质量安全通知单
质量事故报告及处理意见
B5合同管理资料
工程暂停令
工程复工报审表
延长工期报审表
B6竣工验收资料
单位/分部工程竣工报验单
工程质量评估报告
三、施工文件（C类）
土建部分
TJ1管理资料
工程概况表
工程项目施工管理人员名单及岗位证书
施工现场质量管理检查记录
开工报告
TJ2工程质量控制资料
图纸会审、设计变更、洽商记录汇总表
图纸会审、设计变更、洽商记录
设计交底记录
工程定位测量、放线验收记录
原材料进场抽样复验报告
钢材复验报告汇总表
钢筋进场复验报告
预应力钢筋进场复验报告
预应力锚具、夹具及静载锚固性能进场复验报告
金属螺旋管进场复验报告
其他
水泥、掺加剂、砂、石复验报告汇总表
水泥进场复验报告
预应力孔道灌浆水泥进场复验报告
混凝土外加剂复验报告
预应力孔道灌浆用外加剂进场复验报告
粉煤灰进场复验报告
砂、石料进场复验报告
其他
砖（砌块）试验报告汇总表
砖（砌块）检验报告
防水和保温材料及其他建筑材料复验报告汇总表
防水材料和保温材料复验报告
饰面板（砖）复验报告
人造木板甲醛含量复验报告
玻璃产品性能检测报告
室内用大理石、花岗岩、墙地砖及其他无机非金属材料放射性检测报告、天然花岗岩放射性复验报告
涂料产品性能检测报告
装修用粘结剂性能检测报告
其他
混凝土构件结构性能检验报告、门窗复验报告等汇总表
混凝土构件结构性能检验报告
门窗复验报告
施工试验报告及见证检测报告
标准养护混凝土试块试压报告汇总表
混凝土强度评定
混凝土试块试验报告
用于装配式结构拼缝、接头处混凝土强度试验报告
特种混凝土试块试验报告
同条件养护混凝土试块试压报告汇总表
结构实体混凝土强度评定
同条件养护混凝土试块试验报告
抗渗混凝土试块抗渗试验报告汇总表
抗渗混凝土试块抗渗试验报告
砂浆强度汇总评定表
砂浆试块试验报告
预应力灌浆用水泥浆试块试验报告
特种砂浆试块试验报告
钢筋连接试验报告汇总表
钢筋连接试验报告
预应力钢丝镦头强度试验报告
后置埋件现场拉拔试验报告
其他试验报告汇总表
土壤试验报告
地表土壤氡浓度检测报告
外墙饰面砖样板件粘结强度检测报告
水泥土搅拌桩取芯强度试验报告
砌体拉结筋拉拔试验报告
地基基础填方每层填筑厚度、含水量控制、压实度试验报告钢筋保护层厚度实测表
地基基础工程检测报告
结构实体检测报告（无同条件养护试件或不合格时）
其他
隐蔽工程验收记录
钢筋工程隐蔽验收记录
预应力钢筋隐蔽工程验收记录
地下防水转角处、变形缝、穿墙管道、后浇带、埋设件、施工缝等细部做法隐蔽验收记录
穿墙管止水环与主管或翼环与套管隐蔽验收记录
地下连续墙的槽段接缝及墙体与内衬结构接缝隐蔽工程验收记录屋面天沟、檐口、檐沟、水落口、泛水、变形缝和伸出屋面管道的防水构造隐蔽工程验收记录
抹灰工程隐蔽验收记录
门窗预埋件和锚固件的隐蔽工程验收记录
门窗隐蔽部位的防腐、填嵌处理隐蔽验收记录
吊顶工程隐蔽验收记录
轻质隔墙工程隐蔽验收记录
饰面板（砖）工程隐蔽验收记录
护栏与预埋件的连接节点、预埋件隐蔽验收记录
其他
施工记录
工程质量事故及事故调查处理资料
新材料、新工艺施工记录
TJ3土建工程安全和功能检验资料
幕墙及外窗气密性能、水密性能、抗风压性能检测报告（当设计对幕墙有平面位移性能要求时，应有相应平面位移性能检测报告
建筑物沉降检测报告
室内环境检测报告
TJ4地基与基础分部工程质量验收记录
土方子分部工程质量验收记录
基坑子分部工程质量验收记录
地基及基础处理子分部工程质量验收记录
混凝土基础子分部工程质量验收记录
砌体基础子分部工程质量验收记录
钢管混凝土子分部工程质量验收记录
地下防水子分部工程质量验收记录
TJ5主体结构分部工程质量验收记录混凝土结构子分部
混凝土结构子分部工程质量验收记录
砌体结构子分部工程质量验收记录
木结构子分部工程质量验收记录
钢管混凝土子分部工程质量验收记录TJ6装饰分部工程质量验收记录
地面子分部工程质量验收记录
活动地板面层分项工程检验批质量验收记录抹灰子分部工程质量验收记录
门窗子分部工程质量验收记录
吊顶子分部工程质量验收记录
轻质隔墙子分部工程质量验收记录
饰面板（砖）子分部工程质量验收记录涂饰子分部工程质量验收记录
裱糊与软包子分部工程质量验收记录细部子分部工程质量验收记录
TJ7屋面分部工程质量验收记录
卷材防水屋面子分部工程质量验收记录涂膜防水屋面子分部工程质量验收记录刚性防水屋面子分部工程质量验收记录瓦屋面子分部工程质量验收记录
隔热屋面子分部工程质量验收记录
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