4第四章帐务审核系统使用说明Word文件下载.docx
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如图所示，“前台帐户---散客&
成员”窗口共四个标签页，显示的是四个帐户类别（散客&
成员帐务、团队主单帐务、会议主单帐务、宾馆工作帐）的帐务列表。
右上角“状态”栏显示的是主单状态，窗口的右边部分是一排功能按钮。
如下图所示，当前显示的是在住的散客&
成员帐务列表。
列表中的每条记录显示客人的帐号、房号、姓名、团体帐号、客欠、状态等信息。
其中要注意的是客欠的显示情况。
“客欠”显示为黑色正数
，表示客人欠酒店钱，即客人已付押金小于客人实际消费额；
“客欠”显示为红色负数
，表示客人已付押金大于客人实际消费额。
图1-2
注意：
团体、会议、宾馆帐主单的查询可以通过标签页的切换。
功能按钮：
查询：
用于查找客人帐户信息，单击“查询”，打开查询条件输入窗口，根据提示输入已知条件，单击“确定（O）”，即可查找到所需信息。
刷新：
单击“刷新”可及时更新报表中的数据。
打开：
用于打开当前选中客人的帐务主单。
打印：
通过打印机打印输入。
主单：
单击“主单”，打开散客（或者团体主单）工作窗口，查看客人的基本资料。
“前台帐户---散客&
成员”窗口默认以房号顺序排列。
如果想改变排序方式，只需单击项目栏中的任何一项。
如，单击“客欠”，系统按“客欠”升序排列，再次单击“客欠”，则按“客欠”降序排列。
成员”窗口，双击可以打开客人的帐务主单，查看某房间的帐务明细，如图下所示。
值得注意的是，帐务审核人员只能查询帐务主单，其他操作只能在前台收银系统中操作，具体可以参见《第三章前台收银系统使用说明》。
图1-3
1.1.2查询AR帐务
AR帐（又称应收帐）通常是指与宾馆签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款。
我们在系统中给每一个挂帐的单位设置一个AR帐号，它由7位数组成，前2位为“AR”，后5位为流水号由系统自动产生。
这样，各协议单位在酒店里所有营业点及其它费用都可以转到相应的AR帐上，以便定期进行统一结算。
AR账户分为当前AR账户和历史AR账户。
1.1.2.1当前AR账户
当前AR帐户显示所有当前活动帐户和本日结清的帐户。
执行“审核”→“当前AR帐户”，打开如下图所示“当前AR帐列表”。
系统默认显示当前所有的活动帐户，即状态为I的帐户，若想查询其他状态的AR帐户，单击窗口右上角的状态列表，切换状态。
该窗口用标签页分类显示AR帐户，这些标签页可结合酒店实际，由工程师进行定义。
每条帐户记录包含以下信息：
帐号、状态、名称、联系人、余额、地址和备注。
值得注意的是余额情况，余额红色显示如
，表示单位在酒店的消费少于已付金额，酒店欠单位4135.10元；
余额黑色显示如
，表示单位在酒店的消费超过已付金额，单位欠酒店1374元。
双击需要查看AR帐主单的记录，即可打开AR帐主单，进行修改操作。
AR帐状态列表
标签页分类
显示AR帐户
查询功能按钮
图1-4
上图功能按钮中，除“新建”、“刷新”、“退出”外，分别提供不同的查询方式。
常用的查询方法是使用单个条件查询，如使用名称、帐号等查询，同时系统也支持组合查询。
下面着重介绍窗口右边一组功能按钮。
新建：
用于打开“AR帐主单信息”窗口，新建AR帐主单。
名称：
用单位名称查询AR帐户。
单击“名称”，打开输入窗口，如图1-5所示。
系统支持模糊匹配，即输入南京，系统将显示所有名称中含“南京”两字的单位帐户，如图1-6所示。
图1-5
图1-6
帐号：
用于已知帐号或帐号前几位的查询，单击“帐号”，打开输入帐号窗口。
系统支持前匹配，即若输入AR0007，如图1-7所示。
图1-7
单击“确认（O）”，系统将显示所有帐号前六位为AR0007的帐户，如下图所示：
图1-8
“联系”是指按应收单位的联系人进行查询、“地址”是指按应收单位的地址进行查询，使用方法大致同上，不再赘述。
速查：
是以上各种条件的组合查询，单击“速查”，打开如下图所示窗口。
该窗口中，灰色显示的条件项均无法使用，可以使用的是名称和帐号的组合查询。
图1-9
单击上窗口“附加”,提供更多可使用条件，如下图所示。
上、下图窗口，输入已知的帐户信息，单击“确认”即可显示查询结果。
图1-10
组合：
用于自定义组合查询，是一种强有力的查询方法，能够满足客户多方面的要求。
单击屏幕右下角“组合”按钮，打开如下图所示的通用条件生成器进行查询。
如下图所示，通用条件生成器有两个标签页，自由组合和定义组合。
列号值为红色，表示输入值时有帮助。
图1-11
自由组合查询：
可选项目、条件项目逻辑关系输入框、值输入框
通用条件生成器
定义组合查询：
自定义需要查询的条件，可由简单的SQL语句生成
操作方法如下：
（1）、选择查询的条件项目，双击所需项目即可。
在“条件项目逻辑关系输入框”中输入逻辑关系（选定查询的列号，逻辑关系条件可由与[*]、或[+]、非[-]及括号组成）。
系统默认是“并且”关系，输入完毕后，选择“确认项目”；
（2）、输入数学关系及比较值。
数学关系可用==（准确等于），=，>
=,<
=,>
<
>
（不等于），Like等，比较值按实际情况输入。
若选择的项目在左边显示区中列号是红色的，则可以按F1获得帮助。
（3）、组合条件输入完整后，单击窗口右边的“确认（O）”。
（1）、如图1.11，窗口左边列号红色显示，表示输入比较值时可以按F1获得帮助。
（2）、“重输项目”：
单击此按钮，可以再次选择、更换条件项目。
（3）、“切换”：
“列名”、“类型”的中英文切换。
（4）、“转移”：
转移到“定义组合”界面。
1.1.2.2历史AR账户
历史AR帐户收录了所有上日以及之前结清的AR帐户。
执行“审核”→“历史AR帐户”，打开如下图所示“历史AR帐户列表”。
该窗口的操作类似于当前AR帐户，请参见上节，此处不再细述。
图1-12
1.2新建帐户
新建帐户功能包括新建AR帐户和宾馆帐户。
它们的操作都比较简单，使用关键在于恰倒好处的结合实际情况进行设置，使软件更好的为酒店服务。
1.2.1AR帐主单信息
酒店和外单位往往会签定挂帐协议，平时单位到酒店消费时允许签单挂帐，到月末或季度末时单位再和酒店结算。
为了让这种单位在日常消费时帐务有地方挂，建议操作员给这种单位建立应收帐户。
执行“审核”→“新建AR帐户”，打开“AR帐主单信息”窗口，如下图所示。
为便于说明，我们将下窗口分成A、B、C、D四个区进行说明。
C区单位信息
D区相关人信息
B区帐号栏
A区菜单栏
图1-13
◆A区菜单栏
“AR帐主单信息”窗口菜单栏比较简单，依次为：
主单、记帐、帐务、相关人、刷新、退出。
主单主菜单“主单”下含子菜单，用于新建、打开其他主单，并含存盘和查看操作日志的命令。
执行“主单”→“子菜单名”，即可使用该子菜单功能。
记帐用于定义允许单位记帐的费用。
单击“记帐”，打开“定义允许记帐费用”窗口。
如何定义允许记账在其他章节中已经有说明，这里就不再赘述。
帐务含两个子菜单：
帐务处理和帐务信息。
帐务处理可以直接打开帐务处理窗口，帐务信息用于分类显示帐务信息。
类别 根据AR帐的性质选择相应的类别，可按F1帮助键查询。
级别根据AR帐的信用度进行相应的设置。
如果无消费限额的，在级别栏里选择“普通AR帐”，在“限额”栏里输“0”，则该AR帐户可无限额挂帐。
如果有消费限额的则在“级别”栏里选择“有消费限额”，在“金额”栏里输入相应的金额，系统会根据输入的金额控制挂帐余额，超过限额就无法进行挂帐处理。
在AR主单信息窗口下，执行“帐务”→“帐务处理”，打开帐务处理窗口，如下图所示：
图1-14
AR帐的帐务处理窗口和操作方法类似于前台收银，这里不再详细说明。
在AR主单信息窗口下，执行“审核”→“帐务信息”，打开帐务信息窗口：
图1-15
“所有账目”标签下，可通过选择窗口左面费用树中的复选框，来显示所指定的账目。
假设要显示“自动房费”，只需单击“自动房费”前的复选框即可，如上图所示。
同时系统支持多种费用一起显示。
“电话清单”标签下，可分别显示该房间所打的各类电话（国内长途、国际长途和信息费等）话单，包括呼叫时间，时长和受话号码等等。
“结账记录”标签，则用来显示某一次（多次）结账的明细。
在这个标签下，操作者还可以通过单击“账单（B）”，重新打印某一次（多次）结账的账单（发票）。
“信用情况”则用来显示所有非指定金额的定金，通常是信用卡等，包括删除，转销明细。
相关人用于录入或显示相关人信息，具体操作步骤如下：
单击“相关人”，打开“AR帐/协议单位相关人编辑”窗口，单击“增加”，光标定位在“宾客号”处，比如输入“吕晓”，回车，系统显示“系统档案查询”窗口，如图1-16所示；
之后打开“系统宾客档案”窗口，系统支持模糊匹配的功能，将显示名称中显示所有带“吕晓”两字的宾客档案，如图1-17所示。
图1-16
图1-17
若要查找的客人名为“吕晓建”，单击该记录即可；
若不是，则关闭“系统宾客档案”窗口，回到“系统档案查询”窗口，修改信息后继续查询。
单击该记录后，回到“AR帐/协议单位相关人编辑”窗口，单击“签单人”、“负责人”前的多选框，使其显示如下图所示，这样即完成了AR单位联系人的编辑。
图1-18
◆B区帐号栏
B区显示帐号、状态、应收、已收、余额信息。
其中
由第一次存盘时系统自动生成。
系统规定AR帐号为七位，前两位是固定的字母“AR”，后五位是流水号，如AR00000表示第一个AR帐号，以此类推。
状态：
AR帐号常见状态都用字母表示，其中I——表示活动帐户；
O——表示本日结清帐户；
D——表示上日结清帐户。
应收：
表示单位在酒店已发生的消费总额。
已收：
表示酒店已经收到单位的付费总额。
余额：
余额=应收-已收，余额为正数表示单位在酒店的消费大于单位已付的钱，单位还欠酒店钱；
余额为负数则表示单位付酒店的实际费用大于单位在该酒店的消费额，酒店欠单位钱。
◆C区单位信息
C区显示单位信息，主要有名称、类别、国籍、地址、电话、传真、互联网信息、限额、期限等。
类别：
系统对单位进行分类，便于相关的统计。
类别设置在前台维护系统中定义。
限额：
酒店可视单位的信用情况，限定单位的签单限额。
期限：
指协议单位和酒店协议的有效期限，以供查看。
记帐：
用于定义允许单位记帐的费用，双击记帐等可以修改。
其功能同于A区的“记账”菜单.其中不同的颜色代表不同的意思：
绿色
——表示全部营业点都允许记帐；
黄色
——表示部分营业点允许记帐；
红色
——表示禁止挂帐。
其余信息含义比较明显，不再一一解释。
◆D区相关人信息
D区用于录入、显示相关人信息、贵宾卡情况。
如果单位提供了相关人的照片、签字笔迹等，系统也可以录入并显示，便于签单时核对。
1.2.2新建宾馆帐
一般宾馆帐可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等。
每一个部门均可有一个固定帐号。
宾馆帐也可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。
收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。
这样的收银点如：
美容室、洗衣房、楼面电话等。
建立新的宾馆工作帐的操作步骤如下：
系统主窗口下，选择“审核”→“新建宾馆帐户”，打开宾馆帐工作窗口，如图。
其操作基本同“散客预订输入”，只是宾馆工作账的主单状态为“H”，房类可不输入,到达和离开日期一般相隔一年。
图1-19
第二节帐务审核
本日产生的各项交易有的已经入帐，从而产生了可供审核的电脑帐。
帐务审核的任务就是要保证所有当天的交易在当天入帐；
已入的帐必须正确、或经合法调整后是正确的，没有为了非法目的而制造假帐。
要做到这几点，对审核人员来说是容易的，因为大部分交易已经由收银点的收银员完成了。
利用各收银员的交班报表，交易明细表以及交易原始凭证，只要认真核对就能做好。
系统建议收银员入帐时把传票号正确地输入电脑，这样无论对收银员还是审核人员都有益处。
帐务审核可以分为前台收银、BOS-收银、POS-收银三个部分。
2.1审核前台帐务
前台帐务审核功能提供的是帐务信息的综合处理，它可以查询如费用、冲帐、调整帐、优惠帐、已审帐、未审帐等，也可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确。
由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。
要求夜审人员、系统维护员应该深入的了解并掌握它。
2.1.1帐务查询窗口
执行“审核”→“审核-前台收银”，打开如下图所示的“帐务查询”窗口。
此窗口的查询条件中可以选择审计状态。
“√”表示审核通过；
“x”表示审核没有通过；
“？
”表示未审核。
审计结果
图2-1
2.1.2帐务审核窗口
“帐务查询”窗口录入查询条件后，单击“确定（O）”，打开如下图所示窗口。
为便于说明，我们将该窗口分成A、B、C、D四个区。
A区显示满足查询条件的所有前台帐目，B区显示当前被选中帐目的宾客信息等，C区记录审核进度，D区是3个常用的功能按钮。
下面我们逐个进行说明。
C区审核情况
B区帐务信息
单击项目处，可排序
A区帐目列列表
D区功能按钮
图2-2
◆A区显示前台帐目
如下图所示，A区列表中的每个帐目记录分别包含“一审”、“二审”、“房号”、“帐号”、“帐次”、“相关帐”、“工号”、“帐务时间”、“电脑时间”等信息。
这些信息大多含义明确，不一一细述，其中需要注意的是“一审”、“二审”。
“一审”、“二审”中的符号√、ⅹ、？
分别表示：
“√”——审核通过；
“ⅹ”——审核没有通过；
”——未审核。
图2-3
◆B区显示帐务信息
B区显示当前帐务的具体信息，审核人员只能查看，无法修改，如图5.39所示。
◆C区记录审核情况
“一审员”、“二审员”、“一审时间”、“二审时间”只有在选择审核结果后，电脑才会自动显示。
比较下图，“一审员”处显示“HRY”，“二审员”处没有显示，原因是“结果”的不同。
当前帐务审核通过后，要在电脑上做个记录，只需单击“√”前的单选框，结果如下图所示。
已审标记
未审标记
图2-4
若有审核意见，也可在“一审记录”、“二审记录”中输入，如下图所示。
图2-5
◆D区功能按钮
单击“查询”，再次打开“帐务查询”窗口，可重新查询。
复位：
单击，光标定位到第一条记录。
单击，打开“审核用明细帐一览表”，如下图所示。
单击工具栏上打印机图标
，即可打印该表。
图2-6
2.2审核POS帐务
执行“审核”→“餐饮娱乐收银”，打开“帐务审核”窗口，该窗口用于输入查询条件。
工号：
输入要查询的操作员工号，不输，代表选择所有操作员；
审计结果：
表示需要查询的帐务是已经审计通过的，还是没有审计的，或者审计没有通过的等。
打勾表示选种这种状态。
系统默认是选择没有审计或审计没有通过的帐务；
日期：
选择帐务日期；
班别：
选择需要查询的班次，单击（兰色显示）表示选中。
条件输入完毕，点击“确认（O）”，打开pos收银列表，如下图所示：
图2-7
2.3审核BOS帐务
BOS帐务审核操作同POS帐务，请参见上节。
第三节夜间稽核
3.1夜间稽核
酒店在一天的营业过程中，进行着各种各样的营业活动，同时也在电脑中记录了各项交易。
在酒店的一天营业结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表，并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情。
具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。
3.1.1夜间稽核基本流程
下面我们来讨论在电脑上完成夜间稽核所需的步骤。
打开“审核”菜单栏中的“夜间稽核处理”，如图3-1。
图3-1
简单讲，在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步：
房租预审及入帐、夜间稽核和报表打印。
（1）、房租预审及入帐
①执行“夜间稽核”→“房租预审及入帐”，系统提示“是否确定直接入帐？
直接入帐（Y）；
只预审不入帐（N）”，如图3-2。
图3-2
②单击“否（N）”，先预审房租，弹出房租预审报表，如下图所示。
报表最后一列显示了入帐情况，“F”表示未入帐，“T”表示已入帐。
图3-3
③核对房租正确后，再次执行“夜间稽核”→“房租预审及入帐”，单击“是（Y）”，过房租，过完房租系统自动产生一房租入帐报表，类似上图所示，供操作者打印。
（2）、稽核
夜间稽核是一个自动的过程。
完成房租预审及入帐后，在如图3-3的窗口，双击“统计报表及数据更新”，系统提示如图。
图3-4
单击“是”，系统自动开始统计报表、更新数据，并显示系统进程，如图3-4所示：
图3-5
稽核完成后，系统弹出稽核完毕窗口，单击“确定”即可。
此时进行夜间稽核的电脑系统营业日期自动更新，其他电脑上的电脑系统营业日期要重新登录系统方可更新。
图3-6
●如有其它工作站正在运行，则做夜审时会有提示，如图3-7。
此时可通知其它工作站暂停运行后，再次执行夜间稽核功能即可。
图3-7
（3）、打印报表
执行“报表与分析”→“稽核报表”，打印财务所需的各种报表。
一般需要打印以下报表各一份：
换房或改房价报表、客房销售来源日报、入帐员入帐日报表（简单格式）、应收宾客帐款余额表（状态,房号,帐号序）、应收记帐款余额表（帐号序）、餐饮转帐明细、商务中心转帐明细、电话转帐明细、客房营业日报（按楼层）、商务中心营业日报表、餐饮收入及财务记录日报表、娱乐收入及财务记录日报表、现金收入表、夜间稽核工作底表（日报）、营业日报表。
（4）、新到客人房租预审及入帐
新到客人指的是夜间稽核之后，早上6：
00点（时间可根据酒店的情况具体定义，一般为早上6：
00）之前到酒店入住的客人，这些客人的房费可由系统自动收取。
一般新到客人房租入帐，由上早班的审核人员（有些酒店由前台收银员代做）操作。
执行“夜间稽核”→“房租预审及入帐”，打开如下图所示窗口，操作者应先预审，核对帐目无误后入帐，即可。
该操作与步骤
（1）类似，不再细述。
图3-8
3.1.2房租审核及入帐
由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的审核就显得比较重要，但是房租审核过程却是简单的。
房租审核基本流程：
房租入帐（6）—（7）
核对房价
（3）—（5）
核对房态
（1）—
（2）
图3-9
具体操作步骤：
核对房态
（1）、先打印或查阅本日应离店客人报表，确信无记录，否则通知前台接待员或收银员做好续住或结帐手续。
（2）、准备两份本日到店客人报表（一份按房号排序，一份按姓名排序）、一份电脑房态表、一份手工房态表（由管家部提供）、本日到店登记单（附上换房及改房价单），分别放好。
逐一比较手工房态表和电脑房态表中房间的状态。
若有错误及时处理，可能发生的错误及处理方法，请参见本章3.1.4。
房租预审
（3）、确信做好房态核对后，做入住客人当日房租预审。
入住客人当日房租预审功能对酒店的每位住客的房费进行预审。
如有新近到的客人还得用新到客人房租预审补审房费。
房租预审要在房租入帐前做好。
电脑预审完后，打出一份本日在住客人房租预审报表。
（4）、再准备好换房单、加床单及优惠通知单、优惠人员及代码对照表（注意，接待员优惠不用优惠单）、散客团队、长包房、内外宾等有关服务费及城建费的收取标准。
（5）、重点核对优惠人员及实际优惠比例或金额，检查城建肥与服务费的收取是否与住客类别相符。
如发现有误，应及时通知前台接待更正。
房租入帐
（6）、该功能给酒店的每位住客自动过房费，每天必须做一次且只允许做一次。
（7）、对于夜间稽核之后，早上6：
00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房费，系统建议在早上6：
00（具体时间可由酒店定）前，将该段时间内到的客人补做新到客人房租入帐（一般由收银员刚上早班做）。
3.1.3费用审核
帐务审核除了审核房租收入外，还要审核各营业点的帐，如餐厅、娱乐、商务中心、商场、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的营业帐。
由于所有这些审核与房租审核类似，所以不再详述。
值得注意的是：
（1）、非总台营业点帐要借贷平衡
平衡公式为：
本日收入=现金收入+支票+信用卡+……+宾客帐+AR帐，其中省略号表示还有其他的种类，如餐券、款待等。
（2）、非总台营业点明细帐应正确，即与实际相符。
如把饮料输成食品、啤酒输成可乐都会影响成本报表以及其他汇总报表；
又如把长城卡输成牡丹卡等，将导致返回银行的代理费计算错误，给总收银和核数员造成麻烦。
（3）、非总台营业点转总台帐及转AR帐贷方数应与总台及AR帐营业点应收帐借方数相等。
（4）、总台及AR帐内部转帐也应借贷相等。
（5）、检查所有退菜及退帐操作的合法性。
3.1.4房态核对状况表
核对房态时，一般通过核对电脑房态表与手工房态表，逐一比较两房态表中每一房间的状态是否一致。
常见的不一致及解决方法请参见下列表。
房态核对状况表
电脑房态
实际房态
解决方案
空房
占用房
◆查看登记单，若没有，要求补填。
即使是招待房、自用值班房也要办理电脑登记；
否则按姓名查找本日到店客人报表，查询是否漏做电脑登记。
◆若已做了登记，则通过核对电脑登记单、手工登记单、换房单，确定是登记时输错了房号，还是漏做电脑换房手续，改正即可。
首先确定电脑记录的真实性，其次和管家部检查核实是否客人未办退房手续就已离店，或前台收银没有即使做电脑退房手续。
前者产生的原因是多方面的，如客人来不及结帐、个别客人逃帐等。
后者的产生往往是手工报表与电脑报表并寸，不重视电脑报表的原因。
酒店应养成重视电脑报表的习惯。
住客不一致
核对管家部手工房态与电脑房态，校对相应信息，即可。
一般要求酒店管家部房态表中对占用房的记录应包括住客人数、性别、内
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