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2011年秘书资格考试秘书三级实务考点指导
（1）
要练说，先练胆。
说话胆小是幼儿语言发展的障碍。
不少幼儿当众说话时显得胆怯：
有的结巴重复，面红耳赤；有的声音极低，自讲自听；有的低头不语，扯衣服，扭身子。
总之，说话时外部表现不自然。
我抓住练胆这个关键，面向全体，偏向差生。
一是和幼儿建立和谐的语言交流关系。
每当和幼儿讲话时，我总是笑脸相迎，声音亲切，动作亲昵，消除幼儿畏惧心理，让他能主动的、无拘无束地和我交谈。
二是注重培养幼儿敢于当众说话的习惯。
或在课堂教学中，改变过去老师讲学生听的传统的教学模式，取消了先举手后发言的约束，多采取自由讨论和谈话的形式，给每个幼儿较多的当众说话的机会，培养幼儿爱说话敢说话的兴趣，对一些说话有困难的幼儿，我总是认真地耐心地听，热情地帮助和鼓励他把话说完、说好，增强其说话的勇气和把话说好的信心。
三是要提明确的说话要求，在说话训练中不断提高，我要求每个幼儿在说话时要仪态大方，口齿清楚，声音响亮，学会用眼神。
对说得好的幼儿，即使是某一方面，我都抓住教育，提出表扬，并要其他幼儿模仿。
长期坚持，不断训练，幼儿说话胆量也在不断提高。
礼宾次序常用的5种方法
观察内容的选择，我本着先静后动，由近及远的原则，有目的、有计划的先安排与幼儿生活接近的，能理解的观察内容。
随机观察也是不可少的，是相当有趣的，如蜻蜓、蚯蚓、毛毛虫等，孩子一边观察，一边提问，兴趣很浓。
我提供的观察对象，注意形象逼真，色彩鲜明，大小适中，引导幼儿多角度多层面地进行观察，保证每个幼儿看得到，看得清。
看得清才能说得正确。
在观察过程中指导。
我注意帮助幼儿学习正确的观察方法，即按顺序观察和抓住事物的不同特征重点观察，观察与说话相结合，在观察中积累词汇，理解词汇，如一次我抓住时机，引导幼儿观察雷雨，雷雨前天空急剧变化，乌云密布，我问幼儿乌云是什么样子的，有的孩子说：
乌云像大海的波浪。
有的孩子说“乌云跑得飞快。
”我加以肯定说“这是乌云滚滚。
”当幼儿看到闪电时，我告诉他“这叫电光闪闪。
”接着幼儿听到雷声惊叫起来，我抓住时机说：
“这就是雷声隆隆。
”一会儿下起了大雨，我问：
“雨下得怎样?
”幼儿说大极了，我就舀一盆水往下一倒，作比较观察，让幼儿掌握“倾盆大雨”这个词。
雨后，我又带幼儿观察晴朗的天空，朗诵自编的一首儿歌：
“蓝天高，白云飘，鸟儿飞，树儿摇，太阳公公咪咪笑。
”这样抓住特征见景生情，幼儿不仅印象深刻，对雷雨前后气象变化的词语学得快，记得牢，而且会应用。
我还在观察的基础上，引导幼儿联想，让他们与以往学的词语、生活经验联系起来，在发展想象力中发展语言。
如啄木鸟的嘴是长长的，尖尖的，硬硬的，像医生用的手术刀―样，给大树开刀治病。
通过联想，幼儿能够生动形象地描述观察对象。
1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。
死记硬背是一种传统的教学方式,在我国有悠久的历史。
但随着素质教育的开展,死记硬背被作为一种僵化的、阻碍学生能力发展的教学方式,渐渐为人们所摒弃;而另一方面,老师们又为提高学生的语文素养煞费苦心。
其实,只要应用得当,“死记硬背”与提高学生素质并不矛盾。
相反,它恰是提高学生语文水平的重要前提和基础。
2按字母顺序排列。
3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列
4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列
5不排列即不分先后
涉外礼宾的准备工作。
1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。
2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。
3.拟定来宾访问日程。
4.安排食宿
涉外会见、会谈的程序。
1.提前约定。
2.通知对方有关事项。
3.准备工作.
4.迎接客人
4.会见、会谈
6.送别客人
接待计划与安排
1、说明接待计划的三项内容：
（1）接待规格;
（2）日程安排;（3）经费列支。
2、人员安排中计划中应写明;
（1）主要陪同人员;
（2）主要工作人员;
（3）住宿地点、标准、房间数量;（4）宴请时间、地点、标准、人数
（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划：
（1）日期、时间、地点;
（2）活动内容;（3）陪同人员。
4、接待经费计划（列支）;
（1）工作经费;
（2）餐饮费;（3）住宿费;（4）交通费;
（5）参观费;（6）其他不可预见费用。
进行岗前培训的基本原则和要求
①.不卑不亢：
不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重
②依法办事：
国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律
③内外有别：
指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。
④了解国际交往的基本礼仪：
即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等
新闻发布会的注意事项。
1.确定新闻主题，选择发布良机。
2.挑选媒介单位、落实宴请范围。
2.确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。
庆典活动组织工作重点。
1.前期调查研究2.精心策划准备。
3.选择最佳时机。
4.邀请嘉宾光临。
5.编排活动程序。
6安排其他活动。
7.善后工作处理。
开放式和封闭式办公室优缺点。
1开放式：
有利于沟通节省办公空间办公设备共享。
难保机密干扰大无私人空间
2.封闭式：
有利于安全保密集中注意力保护隐私。
难交流费用高
选择不同办公模式的方法
1.认真分析现有工作模式存在的问题。
2.综合分析不同模式各自优缺点。
3.确定新的办公模式。
4.根据新的办公模式制定相应规章制度。
5.确定新的分配制度。
办公模式发生变化的原因
1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。
2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务
3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益
4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。
5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式
6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。
7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。
8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。
2019年秘书资格考试秘书三级实务考点指导
（2）
制定计划的作用。
1指明办公室工作所起的作用及所处的地位
2.指明组织为实现自己的目标而确定
的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据
3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致
4指明事务顺序先后安排
5是一种主要控制手段和数量化财政计划
计划工作主要内容
1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限
2.每一项任务的数量和质量要求。
1.每一项任务所需费用和其他资源
4.每一项任务所承担的人员及负责人。
5.每一项任务完成情况的检查和监督。
安全检查的主要内容及原则
1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报
2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向
3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。
4.对预测的突发事件制定应急方案
5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置
6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能
7.配备相关设备和资源
8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。
原则：
1加强领导统一指挥
2.快速反应控制事态发展
3以人为本保护公众利益
4公开透明面对公众。
突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容
必要性：
1.作为事故处理的一依据
2.作为安全教育的案例资料
3.便于应对各种赔偿案件
内容：
1.《事故情况记录表》：
事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。
证人
2.《工伤情况报告表》：
事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人
办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序
1购买：
优点：
为组织增加固定资产。
使用方便。
缺点:
一次付费过高。
设备难更新。
2租用：
优：
最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。
租用协议包括维护修理。
便于更新换代。
缺点：
常年租用费用过高。
提前终止合同会有很高赔偿。
采购程序：
提出购买申请审批落实费用选择供应商签订供货合同货物验收入库支付货款。
正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素
1.价格和费用
⑴比较不同供应商的要价：
初次洽谈的价格
⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商
⑶购买后还要考虑费用的支出，如：
占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金
2.质量和交货
⑴保证购买后能满足需求⑵选择不合格物品的供应商
⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠
3.服务和位置
⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式
⑵供应商所在地点方便联络和交货
4.安全和可靠性
⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货
⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等
⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性
2019年秘书资格考试秘书三级实务考点指导（3）
申请费用以及报销结算的步骤是:
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。
如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
制定采购预算方案的程序和内容
1程序：
确定预算基数调研确定采购的产品编写预算方案修改完善方案
2内容：
预算的项目名称目标需要的办公资源采用预算方法测算的依据支付预算标准
政府采购主要方式
公开招标邀请招标竞争性谈判单一来源询价国务院政府采购监督机构认定的其他方式
合理调配和利用办公资源
1.a制定合理的调配计划：
根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。
B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。
2.建立办公资源运行档案（购买信息维修合同操作指南所有资源情况列表基本信息日志记录和故障登记）
3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录按规定清退办公用品、设备掌握人员流动情况）
2019年秘书资格考试秘书三级实务考点指导（4）
会议筹备
1作用：
了解会务工作的全局加强协调沟通确保会议目标实现
2特点：
全面性和具体性计划性明确性
3原则：
严格时间事项明确会议必要
4内容：
会议主题于议题会议名称会议议程时间和日期地点需要设备和工具会议文件会议人员组成及人数与会人员的组成会议食宿安排确定会议经费安排会议筹备机构和完成任务的期限
会议应急方案的内容
1.会议中可能出现的意外事件：
人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题
与会者情绪问题与会者返程问题行为问题2.明确意外事件出现时工作人员的责任
3.处理会议中意外事件的方法：
同上
组织电话会议的方法
发出会议通知分发会议资料安排会场接通电话相互通报出席情况记录
组织视频会议的方法
视频会议的会场做好会场布置工作配备和检查设备设备维护为减少租用通信线路的时间节约费用
远程会议筹备方案特点
（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。
（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：
会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。
（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。
（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。
会议筹备情况检查主要内容
1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容
做好会务筹备情况检查的方法有两种：
（1）听取会议筹备人员的汇报
1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。
2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。
3）选择合适的汇报时间。
4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。
因此，汇报之后要抓紧催办和落实。
（2）会前现场检查
1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。
远程会议要提前下发材料。
2）注意气味。
一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。
因此，要对所有工作人员提出要求。
3）设立入场登记台。
为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。
张贴会场平面示意图。
4）佩带徽章、名牌。
为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。
5）准备接待休息室。
应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。
此外，还应备有急救箱。
6）安排接待、服务人员。
配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。
7）远程会议要加强对设备的检查
2019年秘书资格考试秘书三级实务考点指导（5）
第五章信息与档案
多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）
1.多选：
信息开发的主要形式：
P401下
2.剪报的优点：
成本低，获得的信息量多不足的是：
缺乏时效性、可靠性P402上
3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。
P402中
4.文摘的类型：
指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘P402
5.多选题：
信息编写的类型：
5点书上第403页下面
6.信息开发的方法：
主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法）P404中
7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：
简讯、综述、述评、调查报告等P405中其考察方式是：
从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？
二次信息？
三次信息？
8.信息开发技巧：
抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色P405中
9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。
P406中
10.信息咨询服务的表现形式：
报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。
P407考题形式：
在给出别的一个，构成四个选项
11.信息反馈的形式：
正反馈和负反馈，前反馈和后反馈四选题P408
了解前反馈的定义：
在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望如来自基层和群众中的建议和呼声等后反馈的定义：
信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应P408
12.信息反馈的特点：
针对性、及时性和连续性P409中
13.选择题：
开展档案利用的方式和途径有：
（1）开设阅览室
（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）出具档案证明P411
14.开架阅览的做法是：
（1）科技档案副本
（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表”选择题P411
15.档案外借的制度：
（1）办审批手续
（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还P411
16.档案复制本分为副本和摘录两种P411
17.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。
在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。
P412中
18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种P412
20.“提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言P412下
21.档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点P413中
22.把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。
如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第415页的第八点、第九点和第十点。
因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。
23.大事记的概念P413中
秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。
在编写的时候，具体要求是：
（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要P413
大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。
23.组织机构沿革和企业年鉴可能要反过来考。
如：
选择题：
系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（）选择：
组织机构沿革同时，企业年鉴也是如此的考法P414
24.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种P414中
25.针对性地提供档案服务的人员：
计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416中的四个大标题
关于录像答题技巧：
一般：
（1）看秘书的着装，看是否着职业装
（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：
①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？
③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：
①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密
（一）关于商务活动中的签字仪式：
书上第389页
注意：
迎客:
秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：
如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：
不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：
注意OK在不同国家的意思不同。
（二）宴请
注意：
场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉
（三）有关商务旅行：
详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）
注意：
做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。
仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。
召开全体出访人员预备会，给上司提醒。
（四）有关沟通：
可能员工家属来闹事
注意：
好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。
秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。
对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。
领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。
2019年秘书资格考试秘书三级实务考点指导（6）
会议协调的内容
1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员
2协调会议相关事项
3协调会议议题
4协调会议纪要
5协调会议决定事项的落实
推进会议进程的方法
1了解会议主题和议题
2严格遵守会议时间
3主题明确4鼓励和引导与会者
5消除交流故障抵制不和谐因素
6合理安排议题
7掌握会议休息的时机
8适时结束会议
会议经费使用的方法
1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体
2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批
3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票
4支出会议经费
5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。
会议总结的目的
1检查会议目标的实现情况
2检查各小组分工执行情况
3检查个人工作情况
4表彰先进个人
5妥善解决会议遗留的问题
高效率会议的决定因素
1会议召开的必要性
2经过精心准备
3地点选择适中
4形式多样化
5严格执行了会议的各项议程
6与会者经过认真确认和专心挑选
7严格开会、散会时间
8会议作出的决定事项
9会议经费支出合理
10会议服务热情周到
2019年秘书资格考试秘书三级实务考点指导（7）
信息利用的要求
1信息利用要给组织带来效益
2信息利用要对社会环境和公众负责。
不能损害社会环境和公众利益
3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规
登记
（1）登记的含义：
登记即建立信息的完整记录。
（2）登记分为两种类型;
①总括登记，对存储信息按批分类登记;
②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：
卡片式登记、薄册式登记。
编码
（1）编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数
（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
提供档案利用的要求及方式
1要求：
依法开展利用工具主动及时开展利用工作不断完善档案服务方式和手段掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作
2方法：
开设阅览室提供利用档案外借制发档案复制本提供咨询服务印发档案目录举办档案展览
编写大事记的工作步骤和注意事项
1.接受任务后，首先收集有关
升级会员 