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编码标准化

南联食品二期项目需求规格说明书1/19

1.业务模型描述1.1.业务场景编码标准化1.1.1.基础档案编码是企业信息化体系建设中的基础性工作，基础档案编码的一致性、完整性、易用性将直接影响ERP系统的信息交互与数据共享能力。

南联公司现在各部门对各种基础档案的叫法或者命名各不相同。

为了实现数据的无缝集成及满足未来南联公司发展的需要，有必要在公司范围内制定统一的数据规范，夯实公司统一管控的基础。

1.1.1.1.基本准则1.统一规划，集中管理，组织保障按照编码的使用范围，区分不同的管理层次。

按照公司编码使用范围，由南联公司指定部门专人负责编码规则的规划、制定、备案；组织开展编码工作；对完成的编码进行校验、更新及下发使用。

为保证编码工作的顺利实施，南联公司必须指派专人负责此项工作。

在项目持续期间协助项目成员与南联公司各对口业务部门进行工作协调；在项目结束后负责南联公司全部编码的管理，包括编码规则的备案、维护（新增、更新等），并负责督导编码规则的推广与应用。

建议成立编码委员会，负责新编码的审定、变更等决策工作。

人员由编码涉及的主要业务板块人员组成，如分管领导、总监、关键用户、骨干业务人员等。

务必包含对基层具体业务熟悉的骨干业务人员。

对于确定推广应用的编码规则，根据应用范围，建议以编码委员会以及对应的管理部门下达文件的方式推广。

2.参照国际、国家、行业标准中有关分类标准体系，考虑企业现有的编码，制定编码体系有国际、国家、行业标准的，以国际、国家、行业标准为基础，借鉴行业其他成功案例，结合考虑实际情况，制定适用于南联公司的编码规范。

若南联公司现有的编码规则成熟且能够第2页共19页

适用未来较长一段时期的发展趋势，则对现有编码进行系统梳理后可纳入到整体编码体系中。

建议编码委员会制定专人，负责收集、整理更新不同的标准，为南联公司编码制定提供标准。

3.编码的基本原则唯一性尽管编码对象可能有不同的名称或不同的描述，但代码结构必须保证一个编码对象仅赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象。

即：

一个分类代码必须与指定的类目一一对应。

可扩性代码结构必须能适应编码对象不断增加的需要，也就是说，必须为新的编码对象留有足够的备用码，从而使分类集可以进行必要的修订和补充。

简短性在不影响代码系统的容量和可扩性的情况下，代码位数应尽可能少，以减少差错率，减少计算机处理时间和存储空间。

稳定性代码不宜频繁变动，否则将造成人、财、物的浪费。

编码时，应考虑其变化的可能性，尽可能保持代码系统的相对稳定性。

识别性代码应尽量有最大可能限度的含义，较多含义的代码可以反映分类编码对象更多的属性和特征，以助记忆并便于人们了解和使用。

可操作性代码应尽可能方便事务员和操作员的工作，减少机器处理时间。

自检性具有检验差错的自身核对性能，以适应机器的处理。

上述原则中，有些原则彼此之间是互相冲突的，如：

一个编码结构为了具有一定的可扩充性，就要留有足够的备用码，而留有足够的备用码，在一定程度上就要牺牲代码的简短性，代码的含义要强、多，那么代码的简短性必然要受到一定的负面影响。

因此，设计代码时必须综合考虑以求代码设计最优化的结果。

4.通用为先，结合业务，逐步推进编码规范及应用第3页共19页

本次ERP二期项目是在一期项目基础档案的基础上新增加了20多个档案，需要将有限的时间和人员计划好，才能将编码体系的框架搭建完善。

在编码体系建设初期，在明确编码管理组织、定义数据编码分类体系的基础上。

对涉及全公司的公共数据编码进行统一编码，在编制过程中着重解决业务影响范围大、重要性强的数据编码，如组织机构、人员、部门、科目、计量单位、物料、客商等数据要先行制定规范，对于应用范围小，影响程度低的编码，可在细化应用、管理下探的前提下，逐步应用。

无论是哪种编码，使用前必须由编码规则主管部门进行审核及备案工作。

5.定期更新，及时下发，确保所有编码纳入到管理范畴在编码体系建设开始，所有的编码，无论涉及到何种业务，按照影响的层次，由各个实体指定的专人（需分不同的业务）负责编码规范、编码数据的收集、提交、应用工作。

南联公司指定人员根据各业务部门编码需要，定期更新南联公司编码体系，完善编码数据。

南联公司编码负责人负责编码工作的应用和推广，限期完成编码应用工作，定期、不定期对编码应用工作进行检查，确保工作的顺畅性，避免出现各种偏差。

1.1.1.2.总体规范1.编码中只能使用的字符为a-z、A-Z、0-9和连接符（-），禁止使用分号、逗号、顿号、空格（），以及中文、Φ、Ⅱ等特殊字符。

2.编码以字符或者数字开头，如有可能，避免字符o与数字0相连，1与l相连，以免人员对编码识别错误。

3.编码可以采用日期+流水号、分类+流水号、分类层次+流水号等具体编码方式。

考虑到与原有编码的继承性；尽量避免采用拼音首字母缩写的编码方式，可采取通用的英文缩写等其他方式。

4.不同业态下的相同、相似编码规则要尽可能统一，如固定资产的固定资产分类与资产管理的资产分类。

5.确保编码的唯一性，禁止一物多码现象。

6.涉及到不同业务场景的编码，做到编码能够适用各个场景。

7.同一类别的编码规范，只能由一个部门负责制定。

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1.1.1.3.编码审批流程编码管理流程编码管理岗需求部门信息部开始C1查询ERP档案C1C2C3提出编码申请维护各种档案审批是（增加、修改、否是否存在是否通过启用/封存）编码申请表否C4档案使用分配是结束段阶责任部序处理活动名称活动说明门或岗输出单据号状态位当发生新业务，可能出现新编码时（如新增客户、新开发新餐谱、新供物料、新增部门、新进人员等），各需求部门应先行到ERP中查询，确保系各需求编码申请系统C1查询编码统中没有该编码，再及时收集该编码相关属性，部门表外并按规定的格式向信息部书面申报。

其它修改、启用/封存直接提出书面申请。

信息部审核并完善后，安排编码管理岗录入到ERP系统C2编码审核信息部系统.内第5页共19页

编码管基本档系统C3编码维护编码管理岗在ERP系统中维护新的编码理岗案内各需求系统C4编码使用各部门在ERP系统中使用新的编码部门内1.1.1.4.编码标准化建议本文档是编码标准化的文字说明部分，仅限于描述基础数据的准则、规范、示例等。

具体分类数据整理及按照分类标准整理的详细数据等工作将在数据准备阶段完成。

以下仅以物料分类编码及物料编码进行举例说明：

1.1.1.4.1.物料分类编码1.1.1.4.1.1.编码规则南联一期ERP系统建设过程中，已经建立了物料分类编码规则，物料分类编码包括劳保&生产用品类、化学用品类、代替类、固定资产类、机供品类、维修间配件、原材料、办公用品类、包装用品类、餐食、修车班配件等物资的分类，编码为层级方式，每级1位编码，分为3级编码，通过编码能够标示唯一性，其编码构成如下：

第三层（1位）存货三级分类码第二层（1位）存货二级分类码第一层（1位）存货一级分类码第一层：

1位，物料一级分类码——A-Z,0-9标示；A-包括劳保&生产用品类、C-化学用品类、D-代替类、E-固定资产类、F-机供品类、G-维修间配件、M-原材料、O-办公用品类、P-包装用品类、S-餐食、W-修车班配件第二层：

1位，物料二级分类码——0-9/A-Z标示；第三层：

1位，物料三级分类码——0-9/A-Z标示；第6页共19页

1.1.1.4.1.2.编码示例物料基本分类所属组织物料基本分类编码物料基本分类名称南联航空食品集团A劳保&生产用品类南联航空食品集团A1劳保用品类南联航空食品集团A2生产用品用具类南联航空食品集团A3其他零杂类南联航空食品集团A4月饼类南联航空食品集团A5饭堂南联航空食品集团C化学用品类南联航空食品集团C1清洁剂类南联航空食品集团C2消毒剂类南联航空食品集团C3化学其他类南联航空食品集团C4化学试剂类南联航空食品集团C5化学用具类南联航空食品集团C6食品添加剂类南联航空食品集团C7饭堂南联航空食品集团D代替类南联航空食品集团D1代名南联航空食品集团E固定资产类南联航空食品集团E1机器设备南联航空食品集团E2运输设备南联航空食品集团E3办公电子设备南联航空食品集团E4其他设备类南联航空食品集团F机供品类南联航空食品集团F1本公司机舱用品南联航空食品集团F11饮料&酒类南联航空食品集团F12用品类第7页共19页

南联航空食品集团F2客舱库机舱用品南联航空食品集团F21玻璃&陶瓷用品类南联航空食品集团F22不锈钢用品类南联航空食品集团F23服务用品类南联航空食品集团F24专包机用品类南联航空食品集团F3食品部机舱用品南联航空食品集团F31餐谱类南联航空食品集团F32不锈钢餐具类南联航空食品集团F33塑料餐具类南联航空食品集团F34瓷餐具类南联航空食品集团F35餐巾布类南联航空食品集团F4东航代管物品南联航空食品集团F41瓷餐具类南联航空食品集团G维修间配件南联航空食品集团G1维修间南联航空食品集团G2锅炉房南联航空食品集团G3电梯房南联航空食品集团G4纯水房南联航空食品集团G5空调房南联航空食品集团G6监控房南联航空食品集团G7消耗品南联航空食品集团G8维修工具南联航空食品集团G9高架库南联航空食品集团GA福阔门南联航空食品集团GB外包配件南联航空食品集团M原材料南联航空食品集团M1禽肉类南联航空食品集团M11鸡类第8页共19页

南联航空食品集团M12鸭类南联航空食品集团M13鹅类南联航空食品集团M14鸽类南联航空食品集团M15鹧鸪类南联航空食品集团M16禽肉制品类南联航空食品集团M17其他禽类南联航空食品集团M2畜肉类南联航空食品集团M21猪类南联航空食品集团M22牛类南联航空食品集团M23羊类南联航空食品集团M24畜肉制品类南联航空食品集团M3水产类南联航空食品集团M31鱼类南联航空食品集团M32软体&甲壳&棘皮类南联航空食品集团M33水产制品类南联航空食品集团M4粮食类南联航空食品集团M41谷物杂粮类南联航空食品集团M42面粉类南联航空食品集团M43粮食制品类南联航空食品集团M5蔬菜类南联航空食品集团M51鲜菜类南联航空食品集团M52冷冻蔬菜类南联航空食品集团M53干菜&蔬菜制品类南联航空食品集团M6水果类南联航空食品集团M61鲜果类南联航空食品集团M62冷冻&干果类南联航空食品集团M63果品制品类南联航空食品集团M7调辅料类第9页共19页

南联航空食品集团M71辅料南联航空食品集团M72调料南联航空食品集团M8蛋奶类南联航空食品集团M81蛋类南联航空食品集团M82奶类南联航空食品集团M83蛋奶制品类南联航空食品集团M9速食类南联航空食品集团M91饼干&副食品零食类南联航空食品集团M92咸菜&罐头类南联航空食品集团M93饮料&酒类南联航空食品集团M94包子&饺子类南联航空食品集团M95烟草类南联航空食品集团MB月饼馅料类南联航空食品集团MB1植物性馅料类南联航空食品集团MB2动物性馅料类南联航空食品集团MB3其他馅料类南联航空食品集团MB4月饼其他类南联航空食品集团MC清真类南联航空食品集团MC1禽肉类南联航空食品集团MC2畜肉类南联航空食品集团MC3海鲜类南联航空食品集团MD饭堂南联航空食品集团ME出口原材料类南联航空食品集团ME1出口蔬菜类南联航空食品集团ME2出口肉类南联航空食品集团ME3出口月饼类南联航空食品集团ME4出口原料其它类南联航空食品集团O办公用品类第10页共19页

南联航空食品集团O1办公用纸类南联航空食品集团O2文件夹&笔类南联航空食品集团O3墨盒类南联航空食品集团O4零杂类南联航空食品集团P包装用品类南联航空食品集团P1杯&盖类南联航空食品集团P2餐盒类南联航空食品集团P3刀叉&零杂类南联航空食品集团P4贴纸类南联航空食品集团P5打码纸类南联航空食品集团P6铝箔纸类南联航空食品集团P7包装膜类南联航空食品集团P8月饼类南联航空食品集团P9已停用类南联航空食品集团PA包装用品类（代管）南联航空食品集团PB饭堂南联航空食品集团PE出口包材类南联航空食品集团PE1出口内包装类南联航空食品集团PE2出口外包装类南联航空食品集团PE3出口包材其它类南联航空食品集团W修车班配件南联航空食品集团W1FVR升降车南联航空食品集团W2F-700，F-800，F-1313南联航空食品集团W3江铃TFR南联航空食品集团W4斯太尔拉臂车南联航空食品集团W5长安之星南联航空食品集团W6五十铃/农夫车第11页共19页

南联航空食品集团W7消耗品南联航空食品集团W8东风日产南联航空食品集团W9爱丽舍南联航空食品集团WD捷达车南联航空食品集团WG设备工具南联航空食品集团WJ金杯车南联航空食品集团WKMAN（A380食品车）南联航空食品集团WS电动叉车南联航空食品集团WTUTS车厢空调配件南联航空食品集团WY依维柯冷藏车界面显示：

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1.1.1.4.2.物料档案编码1.1.1.4.2.1.编码规则南联一期ERP系统建设过程中，已经建立了物料档案编码规则，物料档案编码根据物料分类进行归类后编码，依据不同的类别进行编码：

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1.1.1.4.2.2.编码示例A-包括劳保&生产用品类C-化学用品类D-代替类E-固定资产类第14页共19页

F-机供品类G-维修间配件第15页共19页

M-原材料O-办公用品类第16页共19页

S-餐食暂时为空，待二期项目数据准备阶段进行完善；W-修车班配件1.1.1.5.配套政策与管理制度建议1.1.1.5.1.管理制度为加强编码标准化及编码使用过程中的的统一管理，确保整个南联公司的一致性，建议建立如下管理制度：

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1.编码手册。

《编码手册》是公司的编码大纲，所有与之相关的编码均应以此为依据。

编码手册由信息部负责编撰和升级，质控部负责审批。

2.责任人制度。

设立“编码管理岗”，统筹全公司的编码管理业务。

指定专门的编码负责人，负责编码的查询、申报、修改、申请停用等工作，人员名单在质控部备案。

3.编码增加。

当发生新业务，可能出现新编码时（如新增客户、新开发新餐谱、新供物料、新增部门、新进人员等），各责任单位应先行到ERP中查询，确保系统中没有该编码，再及时收集该编码相关属性，并按规定的格式向信息部书面申报，由信息部审核并完善后，安排编码管理岗录入到ERP系统。

各责任单位应仔细核对编码手册和ERP系统中的编码档案，确保没有重复申报。

4.编码修改。

当编码属性出现变化时，各使用单位应及时书面通知信息部，信息部审核后，安排编码管理岗到ERP系统中进行修改。

5.编码停用/封存。

当需要停用/封存编码时，各使用单位应及时书面通知信息部，信息部审核后，安排编码管理岗到ERP系统中进行修改/停用。

6.ERP中的编码维护。

在信息部设立编码管理岗，由编码管理岗负责在ERP中编码的增加、修改、停用/封存、分配等操作。

其他任何人不准在ERP中对编码进行增加、删除、修改、停用/封存、分配等操作。

编码管理岗负责操作的编码包括以下范围：

自定义项、库存组织、采购组织、销售组织、部门档案、人员类别、人员档案、地区分类、客商基本档案、客商管理档案、仓库档案、货位档案、计量档案、物料分类、物料基本档案、物料生产档案、开户行、账户档案、结算方式、收付款协议、财务会计科目、凭证类别、外币汇率、常用摘要、收支项目、现金流量项目、科目类型、收发类别、税目税率、等及相关ERP二期新增部分档案。

7.编码检查。

编码管理岗应定期对ERP系统中的编码进行检查，对编码有误（不符合编码手册标准）的进行修改，对重码进行清理。

8.编码备份。

编码管理岗应定期对ERP系统中的各项编码进行备份，以保证数据安全。

9.编码保密。

各类编码是企业内部重要的基础信息资源，任何单位和个人不得以任何方式对外泄漏，如因工作需要，确需部分提供的，必须经信息部批准。

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1.1.1.5.2.考核制度1.各部门单位申报新编码前，必须仔细查询编码手册和ERP系统，确保申报的是未编过码的基础档案，否则，则每条扣款50元。

2.各部门单位在申报新编码前，必须仔细核实编码的各个属性，信息要求准确，属性务必完整，不能有遗漏，否则每条扣款20元。

3.信息部要保证录入ERP系统的编码符合编码手册的要求，否则，每条扣款50元。

4.信息部负责编码相关考核，每月底交质控部执行。

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