档案管理人员岗位资格培训教材.docx
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档案管理人员岗位资格培训教材
档案管理人员
岗 位 资 格 培 训 教 材
（2014 年 5 月修订）
本钢集团档案馆编印
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前言
根据本钢集团关于加强专业系统岗位技能培训的有关要求，结合近年来国家档案
工作行业标准及本钢集团档案工作规章制度的修订变化，为保持档案岗位技能培训教
材的适用性和针对性，2012 年以来，本钢集团档案馆先后两次对原有的 2010 年版培训
教材进行了修订。
档案馆在对培训教材修订过程中，坚持与国家档案管理的新规章、新标准及本钢
集团目前档案管理规章制度保持一致，增加了对实际业务程序、方法、质量标准的专
项讲解介绍，以充分体现教材在业务技能提升和业务工作开展等方面的规范指导作用。
2012 年本钢集团档案信息正式系统上线运行后，新增了本钢综合文档管理网建设与利
用等新内容。
档案人员一册在手，基本可以了解国家和本钢现行档案管理的各方面程
序、标准和质量规定，是新上岗人员尽快熟悉岗位工作的基本教材，对其他档案人员
提升岗位技能、扩展专业知识也有较强的指导性和针对性。
2014 年 5 月版岗位资格培训教材由于胜连、赵伟、邹丽颖执笔修订。
于胜连负责
统稿。
由于水平有限，难免有疏漏和不当之处，敬请使用者提出宝贵意见。
需要指出的是，本教材作为本钢内部的档案人员岗位资格培训教材，注重对实际
工作程序和应用技能的讲解介绍，它不同于目前全省通用的档案专业任职资格考试教
材。
想要参加全省档案系列专业技术职称考试的人员，应以省档案局编印的《辽宁省
档案中初级专业技术资格考试应试必读》（2006 年版本）作为职称晋级备考的依据。
本钢集团有限公司档案馆
2014 年 5 月
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第一章企业档案工作组织管理
第一节 企业档案工作的任务、内容及管理原则…………………………………1
第二节 国家对企业档案工作的指导监督…………………………………4
第三节 企业档案管理网络建设…………………………………9
第四节 企业档案工作的制度标准建设…………………………………11
第五节 企业档案工作的指导与监督…………………………………14
第六节 本钢集团档案目标管理考核要求…………………………………18
第二章企业文件材料形成积累与归档
第一节 企业文件材料管理概述…………………………………20
第二节 企业文件材料的运转与积累…………………………………21
第三节 企业文件材料的鉴别…………………………………23
第四节 企业文件材料的归档…………………………………27
第五节本钢集团文件材料归档范围与保管期限表…………………………………31
第三章企业档案收集工作
第一节 企业档案收集工作概述…………………………………75
第二节 企业档案收集工作的主要方法…………………………………76
第四章企业档案整理工作
第一节 企业档案整理工作常规知识………………………………… 86
第二节 本钢集团档案整理著录工作实施细则………………………………… 88
第三节 企业档案的排架管理………………………………… 121
第五章企业档案保管保护与档案安全
第一节 危害档案的各种因素………………………………… 122
第二节 企业档案保管与保护的基本内容和一般要求………………………………126
第三节 维护档案实体存放和使用有序的管理要求………………………………127
第四节 企业档案保管与保护的措施………………………………131
3
第五节 特殊载体档案的保管和保护方法………………………………132
第六节 维护档案安全应遵循的基本规范………………………………133
第六章企业档案价值鉴定
第一节 企业档案价值鉴定的内容、意义及标准、原则………………………138
第二节 本钢集团对档案价值鉴定组织领导和业务程序的要求 ………………………140
第三节 本钢集团档案价值鉴定工作程序与标准…………………………141
第七章企业档案开发利用、统计
第一节 企业档案开发利用的内容和要求……………………………………148
第二节 企业档案检索工具编制……………………………………149
第三节 企业档案编研工作……………………………………152
第四节 企业档案提供服务方式……………………………………155
第五节 企业档案统计…………………………………………156
第八章本钢综合文档管理网建设与利用（待档案二期网站通过验收后再上传）
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第一章企业档案工作组织管理
第一节 企业档案工作的任务、内容及管理原则
一、企业档案的特点
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
是直
接记录企业研发、生产、经营和管理活动的一种信息材料，是企业生产经营和管理活动整体的反映
和记录，是具有查考利用价值的文件材料经整理组卷并履行归档手续转化而来的。
企业档案有以下三个主要特点：
1．综合性。
企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的综合产物。
从纵向的发展来看，
它记录了企业过去和现在的历程，是企业历史的缩影；从横向的活动来看，企业档案是企业的党群、
行政、经营、生产、科研、基本建设、设备仪器管理、财务和职工管理等各种职能活动，在实现企
业基本目标过程中形成的有价值的文件材料整体，全面反映了企业活动的各个方面，综合了企业各
项活动的全貌。
综合性是企业档案的重要特点之一，具体体现为档案门类和档案载体形态的多样性。
这个特点要求人们重视其各构成部分之间的紧密联系，不能将其随意分散割裂开来。
2．现实性。
企业档案同现实社会经济活动存在着紧密关系。
其一，企业档案在相当长的时间
里具有现行使用价值，如企业的产品、科研、基建、设备仪器等档案，当产品还在生产，科研项目
仍继续试验研究，基建工程和设备仪器还在使用时，这些产品、科研、基建、设备仪器档案等，都
必须继续保存在档案部门，发挥现行效用。
其二，企业档案体现着企业的现实利益，具有很现实的
使用价值。
比如：
有些档案记载了科技人员的创造、发明和设计成果，它是企业进行物质生产活动
的基本条件：
有些档案记录了企业营销活动、开拓市场、创造良好的企业信誉形象和推销企业产品
的丰富经验等，是企业参与市场竞争，在竞争中发展自己的有力工具。
此外，企业档案在挖掘管理
潜力，处理经济纠纷，进行技术交流和技术转让等活动中也发挥着作用。
可以说档案体现了企业及
职工的现实经济利益和合法利益，企业必须保管好、利用好档案，不能将其束之高阁甚至随便丢弃
损坏。
3．企业性。
企业对其所有的档案具有占有权。
企业作为独立法人，享有自主经营的权力。
档
案是企业自主经营活动的产物，是企业的一种信息成果。
它既作为企业资产的一部分，又是企业生
存和发展的基本条件之一。
因此，企业要对其所有的档案实行占有，特别是其中记录技术成果和专
利的档案材料。
二、企业档案的基本功能
1．依据与凭证功能。
档案是伴随着企业活动的进程而自然形成的，是第一手的材料，不是人
们按照主观意愿编写的或事后杜撰的。
因此，档案在企业活动中具有依据与凭证的功能。
企业的各
项经常性活动，有赖于利用档案进行组织和协调，作出判断和决策，如，发展产品品种，提高产品
产量和质量，保证安全生产，增强适应市场的竞争能力，节约人力、物力和财力，挖潜改造，扩大
再生产等。
当发生重要事件或突发事故时，档案又是及时处理这些事件或事故的法律凭证和经济技
术依据，是维护企业的经济利益和合权益的可靠保证。
2．条件与工具功能。
企业的新产品开发和设计，总是在前人劳动成果的基础上才会有所前进，
有所创新。
而且起点愈高，开发设计成果的水平也会愈高。
这就必须充分占有和利用已有的档案材
料，作为开发和设计新产品的必要条件。
同理，企业的管理决策活动也是在充分占有以往各类信息
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材料，并对其深入研究的基础上进行的，信息条件越充分，决策的有效性就越高。
因此说档案是一
种重要的信息条件。
档案作为一种工具，主要是指它在生产经营或科技开发中，在协同工作、交流
信息、互通情报、传播技术、推广应用成果中所起的传媒作用。
随着改革开放的深入发展和市场经
济体制的建立，各种经济技术的合作交流将日益扩大，企业档案的这种工具功能会显得越来越重要。
3．积累与继承功能。
人们为使企业的生产经营活动具有连续性，并使之不断发展，就必须不
断地总结和积累经验，借鉴和继承企业自身以往活动的成果。
档案就是积累和继承企业活动经验的
有效手段。
企业正是在认真地研究和学习成功的经验和吸取失败的教训的基础上进行创造并取得发
展的。
三、企业档案工作的基本任务和内容
企业档案工作的基本任务是：
按照一定的原则和要求，科学管理档案，积极开发档案信息资源，
及时、准确地提供档案为企业的现实工作服务，为企业的长远发展服务，为党和国家的各项工作服
务。
为完成企业档案管理工作的基本任务，企业要建立、健全符合实际情况和行之有效的档案管理
体制；设置与档案工作相适应的机构，配备一定数量的档案管理人员和网络人员；制定一整套档案
管理规章制度、标准和规范；配备比较完善的库房和设备；切实抓好档案工作的各项业务建设。
企业档案工作内容，主要由两部分组成，一是档案行政管理工作内容，二是档案业务建设工作
内容。
档案行政管理工作内容，一般是指对企业档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督
和指导等。
各级档案行政管理部门、专业主管机关和企业本身都负有开展档案行政管理工作的责任，
这就是依据国家的法律法规和政策，研究制定企业档案工作的方针政策、行政法规性文性、规章制
度、计划和规划，并组织实施，以及进行监督和指导等。
档案业务建设工作内容，一般是指对文件材料形成、积累、整理和归档的管理、监督和指导，
档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和档案信息资源开发利用等工作。
这些属于基础性的工作内
容，必须扎实做好。
对文件材料形成、积累、整理和归档的监督与指导，是通过把文件材料工作纳入计划、程序和
岗位责任制等保证体系，使企业文件材料工作有效地服务于企业各项活动，并达到归档材料完整、
准确的要求。
档案收集，是指将那些具有保存和利用价值的档案材料，按照制度予以接收或征集，实现安全
和科学的管理。
档案整理，包括文件材料的组卷和归档后案卷的分类、排列和编目等，是实现档案有序管理的
基本措施。
档案保管，是指设置安全的库房和设备，采取妥善的措施，保护档案的齐全、完整，保守档案
机密的安全，延长档案的保管寿命。
档案鉴定，是指有组织地进行档案价值鉴别，确定其保存年限，对失去保存价值的档案剔出销
毁。
档案统计，是指对档案和档案工作的各种数据进行统计和分析，如实反映企业档案及其各项管
理的状况，为实现企业档案工作的目的服务。
档案信息资源开发利用，是指大力开发档案中各种有用的信息，为企业生产经营及各项管理工
作提供有效的信息保障服务。
抓好企业档案工作的行政管理和业务建设，通常综合运用以下几种手段：
1．行政手段。
指按照行政命令、规定，采取行政措施，贯彻国家有关企业档案工作的法律法
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规和方针政策，推行各种有效的档案管理方法措施，对档案工作实行监督、指导和检查等。
2．法律手段。
按照《档案法》及其他各种行政法规和规章制度，维护企业档案的完整与安全，
建立健全档案工作的正常秩序，使档案工作做到有法必依、执法必严、违法必究，推动档案工作的
健康发展。
3．经济手段。
将档案工作纳入经济责任制和绩效考核体系，采用经济奖惩的手段，激励和推
动档案工作的开展。
4．宣传教育手段。
进行档案法律法规宣传教育活动，教育和引导企业职工遵守《档案法》和
有关档案规章制度，用事实宣传档案的作用，增强广大职工的档案意识，这是推动企业档案工作发
展的重要条件。
5．咨询服务手段。
档案部门要加强咨询服务工作，包括为基层档案机构和档案管理人员答疑
解惑，互通情况，交流经验，给予具体帮助，提供有效服务。
四、企业档案管理工作的性质
档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的
一项工作。
（一）管理性
档案工作是企业管理基础工作之一，是企业信息管理系统中的重要组成部分，是一项条件性、
保障性的工作。
档案管理为企业的生产经营、科研试验以及其他各项管理工作提供信息条件，保障
各项活动顺利进行，有效地实现企业生产经营的总目标。
特别是现代工业生产技术活动，有大型、
复杂的设备装置，厂房设施林立，地上和地下管网密集，经济技术活动来往频繁，进行这样一些工
作并实施科学的管理，必须依据有关的档案信息，而不可能只相信管理者的个人经验和记忆。
（二）专业性
企业档案工作的专业性体现在三个方面：
其一、它有自己独立的工作对象，即企业档案。
企业
档案是生产经营、科研试验和其分各项管理工作的伴生物，是企业活动的真实历史记录，同其他信
息材料相比，在性质和作用上有所不同，因而决定了企业档案工作具有自己特定的专业性质。
其二、
企业档案工作具有特定的工作内容和专业技术方法。
档案工作已经从形成企业文件材料的各职能部
门分离出来，成为一项专业性质很强的专门工作；企业档案工作包含特定的工作内容，从监督、
指导文件材料的形成、积累、整理和归档，到进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利
用档案信息资源等；企业档案工作还有特定的专业技术方法，必须遵循企业档案形成的规律和特点，
按照一定的管理原则、方法和程序，完整、准确、系统地管理好档案，大力开发档案信息资源，及
时、有效地提供档案信息，服务于企业的生产经营、科研试验以及其他各项管理工作。
其三、企业
档案工作正在形成比较完整的专业理论。
如企业档案综合管理的理论和方法，企业档案信息资源开
发利用的理论和方法，合资企业档案管理问题等，都是档案工作中的新事物，都有其特殊的理论方
法问题。
这些理论方法既是企业档案工作实践的概括，又要回到企业档案工作实践中去，用以指导
企业档案的工作的实践，并且随着企业档案工作的发展不断完善和发展。
（三）服务性
企业档案工作的服务性，是指通过收集、保管和提供档案材料这种特定的工作内容和方式，为
企业各项工作服务，为党和国家的各项工作服务，它是属于信息服务性质的工作。
这种服务性既表
现为要为企业当前的各项工作提供可靠的档案凭证依据或借鉴参考，也表现为要为企业的历史发展
提供可靠、准确的印证材料和经验材料，为企业沿着正确的方向发展服务。
企业档案工作正是通过对企业档案的管理和提供利用，服务企业各个方面的工作，参与企业的
各项管理工作，从而确立了档案工作在企业工作中的位置，它既是企业管理工作中不可缺少的组成
部分，又是从属于和服务于整个企业各项工作的。
为此，档案部门必须明确树立服务的思想，正确
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处理好档案工作和企业其他各项工作的关系，认清自身的重要职责，努力为企业各项工作创造良好
的档案信息条件，这是衡量企业档案工作管理质量和管理水平的重要标志之一。
（四）机密性
企业档案有的涉及国家和企业的秘密事项，有的涉及企业的技术机密和商业机密。
这种机密档
案通常表现为企业产品的设计、工艺、决窍、数据和配方等技术文件和管理文件。
为了保护国家秘
密，保护企业的经济利益和合法权益，对这部分涉密档案的管理和提供利用是有利用范围限制的，
并辅之以查阅保密制度以有效地加以保护。
因此，企业档案管理工作也是具有一定的机密性。
五、企业档案工作的基本原则
一是集中统一管理原则。
在档案局、国资委等上级主管部门的监督指导下，企业档案工作实行
由企业总部统筹规划、组织协调、统一制度并监督指导，本企业各项活动中形成的各种门类和载体
的全部档案实行集中统一管理。
二是分级负责原则。
在坚持集中统一管理的原则下，企业以资产与产权关系为纽带，分级保管
本企业的档案并指导和监督所属机构和控股企业的档案工作。
三是确保安全原则。
企业档案安全关系重大，要充分评估档案安全的风险因素，加强安全措施，
确保档案实体和信息的安全。
四是合理利用原则。
企业要在维护国家、企业和职工利益及遵守保密规定的前提下，积极开发
档案信息资源，充分发挥档案的作用。
五是信息共享原则。
企业档案应逐步实现合理、有效的整合，促进交流，实现共享。
第二节 国家对企业档案工作的指导监督
《档案法》第五条规定：
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，
便于社会各方面的利用。
”这是我国档案工作的基本原则。
根据这一基本原则，目前国家对企业档
案工作的管理体制主要有以下三个层次：
1． 国家档案局代表国务院履行对全国档案事业的管理职能，加强对包括企业在内的档案工作
的宏观管理，强化监督指导职能，搞好统筹、协调、服务工作，制定和完善有关档案工作的法规、
制度、标准，采取有力措施加强企业档案工作，使档案工作适应企业发展的需要。
2． 省、市、县档案局代表地方各级人民政府主管本地区的档案工作，根据国家制定的企业档
案工作方针政策、计划、法规、制度、标准等，结合本地区情况进行统筹规划、组织协调和服务工
作，履行监督和指导职责，管理好本地区的企业档案工作。
3． 国务院和地方政府的国资委等专业主管部门负责管理本系统或行业的企业档案工作，抓好
法规和政策性指导，制定部门（行业）的档案工作发展规划、规章制度，培训干部，加强横向联系，
开展档案信息交流工作、咨询服务等。
为做好对企业档案工作的组织领导，目前国家各级档案行政管理部门主要采取以下指导监督方
式：
一、档案法律法规的监督约束
档案作为历史的真实记录和凭证，是国家政治和经济建设的重要依据和条件；档案工作作为维
护党和国家历史真实面貌的重要事业，作为党和国家各项事业必不可少的环节，受到国家法律的保
护。
档案法律法规把国家有关档案工作的方针政策和实践经验用法律形式固定下来。
它不仅对国家
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档案的范围、档案工作的原则、档案机构及其职责、档案的管理、开放、公布，以及公民对档案的
权利和义务等方面都作了明确规定，而且从法律上明确了档案事业在国家和社会中的地位与作用，
规范了人们对档案和档案事务关系所应遵守的行为，从而保障和促进了我国档案事业的发展。
我国现行的档案法律法规体系是以《档案法》为核心，由若干档案行政法规和行政规章组成的
相互联系、相互协调的统一体。
它主要分为五个层次。
第一层次是档案法律。
是由全国人民代表大会及其常务委员会制定并审议通过，主要有《档案
法》以及《宪法》、《刑法》、《民法》、《统计法》、《会计法》、《保密法》、《著作权法》、《海关法》等
法律中涉及到的档案内容或条款，是档案法规体系中的最高层次。
第二层次是档案行政法规。
由国务院制定发布，或经国务院批准由国家档案局制定发布。
其效
力低于档案法律，高于档案行政规章。
如：
经国务院批准由国家档案局发布的《档案法实施办法》，
经国务院批准由国家经委、建委、科委和国家档案局联合发布的《科学技术档案工作条例》等。
第三层次是中央档案行政规章。
主要包括由国家档案局依据法定权限发布，或由国家档案局联
合有关部委发布，以及部分国务院其他专业主管部委制定发布的本专业系统档案行政规章三种类型。
其特点是数量多，其内容涉及档案馆工作、档案执法监督、档案处置以及会计、审计、职工、纪检
监察、科研、环保、基本建设、医药卫生档案等专业档案管理领域。
其效力低于档案法律和档案行
政法规。
第四层次是地方档案法规。
由省级人民代表大会及其常委会和国务院批准的较大的市的人民代
表大会及其常务委员会制定发布，如《辽宁省档案条例》。
其效力范围限于本行政区域内，低于档
案法律和档案行政法规。
第五层次是地方档案行政规章。
由省、自治区、直辖市以及经国务院批准的较大的市的人民政
府或政府办公厅依法定权限和程序制定发布，其中包括地方政府批转的地方档案局制定的规范性文
件，如《辽宁省破产企业档案管理规定》等。
地方档案行政规章低于档案法律和行政法规，与中央
档案行政规章具有同等效力，但不得与之抵触。
地方档案行政规章调整范围限于本行政区域内，它
数量多，内容具体，对贯彻实施档案法律法规有积极作用。
二、开展档案行政执法活动
档案行政执法是国家通过档案行政管理部门，将档案法律法规所规定的档案权利和义务变成国
家机关、社会组织、企业事业单位和广大公民在处理档案事务中共同遵守的行为规范。
它大致有三
种情况：
一是对国家机关、社会组织、企事业单位的工作人员违反《档案法》行为给予行政处分；
二是对单位和公民违反《档案法》行为给予行政处罚；三是对情节严重的违反《档案法》行为予以
刑事制裁。
实施行政强制的目的，在于使档案行政执法活动顺利进行。
（一）档案行政执法的形式与原则
档案行政执法检查通常与档案业务工作密切结合，监督检查的内容和重点一般根据档案法规实
施和档案业务工作发展情况确定。
其主要形式有：
一是对下级档案行政规章和规范性文件的备案审
查。
二是建立档案行政执法情况报告制度。
三是开展多种形式的档案执法检查。
四是受理群众举报、
申诉。
档案行政执法活动一般遵循以下原则：
即以《档案法》和《行政处罚法》等法律、法规和规章
为依据；事实清楚，证据充分，程序合法；行使职权公正、公开、及时；坚持处罚与教育相结合。
（二）档案行政执法的范围
对违反档案法的行为均属于档案行政执法的范围，《档案法》第 24 条、《档案法实施办法》
第 28 条作了具体规定：
1. 损毁、丢失属于国家所有的档案的；
2. 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
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3. 涂改、伪造档案的；
4. 擅自出卖或者转让档案的；
5. 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
6. 不按规定归档或者不按期移交档案的；
7. 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
8. 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；
9. 私自携运禁止出境的档案或者复制件出境的。
对于违反档案法规但尚未构成犯罪的行为，《档案执法监督检查工作暂行规定》第 10 条规定的
档案执法范围有：
1. 未建立档案工作或档案管理制度的；
2.档案保管条件差，危及档案安全的；
3. 档案管理制度不健全或执行制度不严，可能造成档案损毁的
4. 发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未及时采取有效措施的；
5. 拒不向本单位档案部门移交应当立卷归档的文件材料的；
6. 不按规定向档案馆移交档案的；
7.科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目鉴定验收时，未按规定验收档案，致使档
案残缺不全的；
8. 借阅档案未按规定及时归还，且屡催不还的；
9. 在保管或利用档案中涂改、撕毁、丢失档案的；
10. 其他可能导致档案损毁的行为。
（三）档案违法案件的管辖
1．各机关、社会团体、企业事业单位和其他组织的违反《档案法》案件，由同级或上级档案
行政管理部门查处，必要时会同其上级主管机关查处；
2．公民违反《档案法》案件，由发生违法行为所在地的档案行政管理部门查处；
3．各级档案馆违反《档案法》案件，由同级档案行政管理部门或上一级档案行政管理部门查
处；
4．各级档案行政管理部门违反《档案法》案件，由上一级档案行政管理部门或上级主管机关
查处。
5．违反《
升级会员 