办公室管理设计题.docx
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办公室管理设计题
办公室四、设计题（每小题10分，共20分）
1．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？
答：
小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代管。
加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。
加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。
2．某中外外资公司总部德方总经理来访恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？
要考虑哪些因素？
答:
清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。
1．文秘人员如何主持会议？
应注意哪些细节？
答：
1．文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。
会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。
对发言内容加以引导，提醒时间有限。
在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。
最后作总结，统一认识。
要求与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。
以作查证。
2．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。
德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。
假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
答：
（1）接受任务
（2）了解来宾、制订计划（3）预订食宿（4）欢迎来宾、商议日程（5）礼节性拜访、宴请（6）正式会谈（7）签订协议书（8）陪同参观游览（9）互赠礼品（10）欢送来宾、接待小结
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。
小李应该怎么做？
答:
电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；
新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；
各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；
墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。
来电单位
来电号码
来电者姓名
分机
来电时间
年月日时分
BP机或手机
内容摘要：
上司批示
处理结果
记录人
1．某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。
小胡应该怎么设计？
1．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:
00到12：
00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。
这次会议由总经理办公室负责安排。
办公室主任让小付拟一个会议通知。
他应该考虑哪些问题？
答：
（1）会议的名称；
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：
（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
2．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。
公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，
办公室人员在会后应该做些什么工作？
．
答：
（1）要替搭车回去的人安排车子；
（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
1．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？
履行哪些职责？
答：
（1）准备旅行计划和旅馆信息。
旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
（2）制定约会计划。
约会计划表包括：
城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。
（3）为商务洽谈收集资料。
（4）决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。
（5）考虑行李问题。
通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。
为每件行李准备识别标签。
（6）安排差旅费。
（7）建立旅行——旅馆信息资料库。
随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。
（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。
2．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？
答;
（1）客人的选择。
确定名单，再请上司核定。
（2）确定时间。
如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。
（3）会场的选择。
要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
（4）拟订菜单。
应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（5）寄发请柬。
宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。
请柬一般要提前一至二周发出。
（6）席次的排列。
以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。
席次的排列原则是：
男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。
主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。
1．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？
文员应如何应对？
答：
（1）固执任性的来访者。
死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。
坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：
如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。
悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。
如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。
他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。
必须保护公司和上司的利益。
2．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
答：
在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；
（1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；
（2）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。
时间如何取决于当地的购物环境。
（3）还应熟知以下规则：
除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。
（4）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。
（5）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。
（6）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。
（7）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。
（8）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
答：
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。
如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续放旅行前未完的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
办公室管理三、简答题（每小题10分，共20分）
1．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？
具体做法是怎样的？
答：
有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法：
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。
2．提高会议效率可以有哪些做法？
答遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本
1．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。
2．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？
（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；
（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。
要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（7）为让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；（8）不可伤害对方的自尊心。
1．什么是受意？
受意有几种？
办公室人员应怎样运用受意方法？
（1）受意是文员接受和领会上司意图。
（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。
（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。
但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。
要做到：
备好记录本，记录下指示要点。
注意倾听，用心判断指示的用意。
必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。
如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。
接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2．公文的完全格式包括哪几项？
请写出这些项目。
1）版头、发文字号、印刷顺序号。
（2）密级、紧急程度。
（3）签发人姓名。
（4）公文标题。
（5）主送机关。
（6）正文、附件。
（7）发文机关、成文日期、机关印章。
（8）注释、阅读（发送）范围。
（9）主题词。
（10）抄送单位、印发说明。
1．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；10）下次会议预定日期。
2．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？
1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；
（2）说服时，要尽量具休客观，使对方产生了解的动机；（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。
要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；（8）不可伤害对方的自尊心。
1．单位印章主要有哪些？
印章的刻制和使用有哪些规定？
答:
（1）单位印章、套印章；
（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：
一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
2．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
答：
（1）命令（令）；
（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。
1．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。
请说明这一系列过程。
答：
（1）拟稿。
（2）核稿。
是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
（3）签发。
指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
（4）编号。
已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。
（5）缮印。
对已经签发的文件定稿进行眷清、复印或排版印刷。
（6）校对。
指将文件的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。
（8）登记。
（9）分发。
指对准备发出的文件进行分装和发送。
2．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？
决定时间、地点时要注意什么？
答：
（1）要获得上司的许可；
（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。
（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。
还应准备约会所需要的文件资料。
（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
1．什么是文员的挡驾方法？
主要的挡驾方法有哪几种？
一般应怎样做？
答:
对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。
文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
（1）电话挡驾。
上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。
上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
（2）来访挡驾。
先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
（3）会议、活动挡驾。
对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。
1．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？
哪些是不合适的？
答：
合适的话题：
（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题；
（2）一般人喜闻乐见的话题；（3）显示地方或民族色彩的话题；（4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等；（5）积极、健康的生活体验的话题。
风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。
不合适的话题包括：
（1）应当忌讳的话题；
（2）令人不快的话题。
过于敏感的话题；（3）自己不甚熟悉的话题。
夸耀自己的话题；
（4）庸俗的、色情的话题；（5）不宜谈论的保密的话题。
2．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？
具体做法是怎样的？
答：
有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法：
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。
1．文员进言是指什么?
进言具有什么作用？
方法和要求是什么？
答:
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
（2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3）适事、适时、适地、适度。
2．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。
1．来信受访的范围包括哪些?
受理与处理的程序和基本要求是什么?
答：
（1）受理的范围是：
国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
（2）及时拆封。
拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。
对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。
拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。
（3）认真阅读。
把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。
提供领导复信所需要的资料。
（4）逐项登记。
用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
（5）认真处理。
处理信伺：
应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。
（6）及时复信。
复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。
复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。
2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?
答;
（1）不要失去报告的适当时机。
报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。
有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
（2）不要弄错报告对象及顺序。
要直接向指示工作的人（上司）报告；（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：
“结果是这样，理由有三个，一是……。
”（4）一定要简短、扼要、流畅（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
3·什么是文书立卷的特征？
通常可以按照哪几类特征立卷？
（1）文秘或案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”
（2）按问题特征立卷；（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个和两个以上的特征组合每一个案卷。
案例分析题（每小题20分，共40分）办公室管理
（一）·1．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。
小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。
于是他写了如下的通知：
会议通知
经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。
小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。
过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。
会议上，听完报告后，进入小组讨论。
这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。
因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。
一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。
一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。
问题一：
小万错在哪里？
应该怎样写这份会议通知？
问题二：
作为大会组织者，小万错在哪里？
针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？
答：
问题一：
会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释。
如本人不在，应请代收人（或秘书）签字，打电话确认是否出席。
答：
问题二：
会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。
小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。
补救措施可以是：
小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语了几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。
代表们按原来小组划分展开了讨论。
此办法是其中的一种。
（二）皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。
她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。
两家都进行皮革进出口贸易。
虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。
在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。
李丽说：
“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。
我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。
如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。
我没法告诉你详细情况。
但这次谈判确实非常顺利。
”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。
过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。
后来德国某公司长驻中国的代表打来电话说:
“代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。
”皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。
令她百思不得其解的：
罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？
他们是如何抢走生意的？
问题：
（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？
（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言?
（3）企业的机密有哪些？
（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？
答：
（1）李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意。
（2）即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。
（3）企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等。
上司正在考虑、讨论而未作定论，未公开宣布的内容。
上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。
（4）应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。
（三）文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。
早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿
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