学校办公室规章制度.docx
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学校办公室规章制度
一、公文管理制度
公文是在行政管理过程中形成且具有法定效用与规范格式的文件材料，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
任何一个机关、组织在日常工作中都要使用公文这一工具，以表达意图、办理公务，实施有效的管理。
公文在我校的各项管理工作中也起着十分重要的作用。
为充分发挥好公文在各项管理工作中的作用，特对学校的公文管理作如下规定：
一、公文的管理机构
（一）学校办公室是本单位公文管理的执行机构，负责全校公文的收文、发文、办文、组织处理、情况反馈、归档等工作，并督办各相关部门的公文管理。
（二）办公室指定专人负责文件管理，并负责统一的收发、审核、呈批、用印、组织贯彻与处理、跟进与督办、归档等工作。
（三）单位负责人及办公室公文管理负责人要加强对公文的管理工作，并对全校公文的管理作指导与检查。
二、公文的办理
（一）公文办理的一般内容
公文办理分为收文和发文。
收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（二）公文办理的一般程序
需要办理的公文，相关部门（或文秘部门）要先草拟文稿，并根据发文目的及公文内容，选用合适的文种，如：
通知、通告、通报、报告、请示、函、会议纪要等，不要乱用。
拟办意见送领导审批，或将草拟文稿交办公室审稿，再送相关领导审批后付印。
（三）公文拟文的基本要求
1.符合国家法律、法规、方针、政策及有关规定。
如提出新的政策规定，要切实可行，并对相关情况加以说明。
2.情况确定，观点鲜明，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。
4.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“
（1）”。
5.文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，其余要使用阿拉伯数字。
6.必须使用国家法定计量单位。
7.用词要准确、规范。
文内若使用简称，一般第一次应先使用全称，并注明简称。
（四）公文的编号管理
公文要采取专人进行统一编号管理，学校一般用办公室公文发放的负责人给予编号，并统一管理，不能谁打文件谁编号，使公文编号错漏、重复、不规范等现象出现，影响公文的严肃性与可操作性。
（五）行政公文的标准及最新实行的公文处理办法
1.行政公文的最新处理办法。
现行行政公文的最新标准及处理办法以“国务院国发【2000】23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”为标准。
该办法是国务院办公厅颁发的最新公文处理办法，于2000年8月24日颁发、2001年1月1日起施行；同时其1993年11月21日发布、1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》废止。
2.公文的格式
公文格式以中华人民共和国国家标准GB/T9704——1999国家行政机关公文格式为准，属于国家质量技术监督局于1999年12月27日发布、2000年1月1日实施的公文标准格式。
3.拟写公文的规格要求
一般情况下，学校规定公文全部使用“A4”纸的标准格式打印（尤其是一些要求批复的请示等公文，一律用标准纸打印上报），不得五花八门，各搞一套，甚至用一张便笺纸写请示，极不规范，更难以保存。
（五）公文的签发要求
1.公文拟定稿送单位负责人签发前，必须先由办公室公文签发主要负责人进行审核，再履行报签程序。
文件正式印制前，文秘人员按文件印制程序进行复核。
2.公文印制下发前，办公室要将公文拟定稿报请单位主要负责人或由公司确定的该单位主持日常工作的负责人签发后方可正式印发。
三、收文与办文
（一）收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
（二）收到上级单位下发或交办的文件，办公室主任（或专职负责人）要认真研读，提出拟办意见，送领导批示后办理。
单位负责人批阅文件时，对有具体请示事项的，要签署明确意见、姓名和批示日期。
（三）收到上级单位下发的文件，各处（室）、系（部）要根据不同文件的传达时限与范围的要求，做好传阅、传达、贯彻落实工作。
各单位要定期检查、评估文件传达范围和效果，特别是全员知悉性的规章制度，更要及时组织宣传学习，领会文件精神，保证教职工知情。
对新入职的教职工，要定期组织重新学习。
（四）收到下级单位上报的需要办理的文件，办公室要进行审核，及时提出拟办意见送领导批示或者交有关部门办理。
需要两个以上部门办理的，要明确主办部门。
对于紧急文件，要明确办理时限。
（五）送单位负责人批阅或者有关部门办理的文件，文秘人员要负责催办、跟踪，承办部门或者承办人要及时、按质完成文件要求的承办事项，不能拖延或遗忘，否则要追究当事人责任。
四、文件的发送
（一）凡学校公文（包括红头文件及各项决定、通知、规章制度等）发至各处（室）、系（部），各处（室）、系（部）要根据学校公文精神结合本部们实际组织实施。
在拟定公文的过程中，办公室一般要遵循以下要求：
1.不违背上级文件的本意或扩大（缩小）文件规定的使用范围。
2.文件中不得出现“根据XX领导指示”等词句及类似模糊用语。
3.上级公文只作为学校一级领导传阅的，传阅后作为学校文书存档。
4.学校制定并下发的各种公文，应在下发的同时，报送一份至公司行政办公室或相关部门，一般情况下，学校与公司的公文沟通主要与公司行政办公室联系。
（二）学校下发给各处（室）、系（部）和送给学校各领导阅存的公文（或资料），应由收文（资料）部门负责人和领导签收，不能以各种借口不签或延签。
发文签收需登记以便以后查对。
（三）学校给一定范围内的干部下发的具保密性质的文件（或资料），应登记编号并发给本人签收，在文件达到使用期限或干部离职时要按规定收缴。
（四）学校下发给下属部门的文件，一般情况只根据机构、部门的设置发文并确定发文份数，不论机构中领导数量的多少。
（五）需要转发上级单位的文件，除需要保密和注明不准翻印的之外，经本单位负责人或办公室主任批准，可以翻印。
翻印时，要登记翻印的单位、日期、份数和印发范围。
五、公文归档
（一）学校各处（室）、系（部）要重视档案管理工作。
目前就学校的基本情况来看，档案管理工作部门设在办公室，并配备兼职档案管理员，随着学校的发展，可配备具有专业素质的专职档案管理员。
（二）各下属部门在实际工作中要加强公文的保管、保密工作。
在公文办理完毕后，要及时整理、归档。
不要把资料当作私有物或随便丢弃。
应把公文（资料）的归档当作个人的一种基本办事素质，并主动、定期向档案室移交所保管的公文（资料）。
即使调离本单位，也要将工作期间暂存、借用的公文（资料）按照有关规定移交、清退或归档，不能擅自处理。
（三）单位合并或分开时，其公文（资料）要随之合并或分开处理，单位（部门）撤消时，需要归档的文件整理（立卷）后移交给学校办公室。
（四）学校要重视档案资料的管理，培养与配备业务熟练、责任心强、工作不辞烦杂的人担任学校专（兼）职档案管理员。
二、学校档案管理制度
一、总则
（一）为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》，加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化，为学校教学及各项工作服务，特制定本制度。
（二）档案是学校行政工作和教学活动的真实记录，是党和国家的宝贵财富，学校各部门在教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。
（三）档案管理是整个学校管理工作的组成部分，各部门应把档案工作提到议事日程上。
学校要认真考核，将档案管理作为评选先进单位和个人的重要内容之一。
二、机构和任务
学校档案室是学校办公室的内设机构，日常工作由校办主任领导，档案员负责统一管理全校的文书档案和科学技术档案。
档案室的基本任务是：
（一）认真贯彻《档案法》，广泛宣传档案的重要性，结合学校实际，建立和健全学校档案管理制度。
（二）收集、整理、保管和统计学校的全部档案，编制检索工具，并积极提供利用，为学校各项工作服务。
（三）负责对全校各科室的档案管理工作进行指导、监督、检查。
（四）维护档案的完整与安全，严格遵守档案保密制度，做好“六防”（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠）工作。
三、立卷归档范围
凡是反映本校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围。
（一）文书类
1.上级机关颁发的属于本校主管业务并要执行的文件，以及普发的，非本校主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
2.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
3.党和国家领导、上级机关领导视察、检查本校工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料；
4.上级机关草拟并被采用的文件草稿和印本；
5.本校教代会，党、团召开代表大会、工作会议的全套会议文件，以及种种声像材料（由召开部门收集归档）；
6.校党委、行政会议文件材料，学校召开的各种工作会议，专业会议材料；
7.学校颁发的各种正式文件和答复稿、印刷稿、重要文件的修改稿。
8.学校的请示与上级机关的批复文件；各处（室）的请示与学校的批复文件；
9.学校及其各处室在各项工作活动中形成的工作计划、总结、报告；
10.学校检查各处室工作，调查研究形成的重要文件材料；
11.学校的各种统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
12.学校党支部、团委及内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
13.内容重要的群众来信、来访材料及领导的批示；本校处理群众来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；
14.领导人公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本校有关的未经文书处理登记的文件材料；
15.本校成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织原则、人员编制等文件材料；
16.学校制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
17.本校的历史沿革、大事记、年鉴、反映本校重要活动事件的剪报、声像材料。
荣誉、奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料；
18.学校的干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、复职、退休、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
19.学校办理的干部、工人的工资转移，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
20.本校财产、物资、档案等的交换凭证、清册；
21.本校编印的情况反映、简报、校报及有关刊物的定稿和印本；编辑出版物的定稿、样本；
22.学校与有关单位及个人签订的各种合同，协议书等文件材料；
23.学校在外事活动中形成的请示、报告、计划、条约、议定书、协定、合同、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单，工作来往文件等；
24.各种普查工作中形成的文字材料。
（二）基本建设类
1.有关本校区域变化、解决地界、征用土地等的文件材料（含红线图、批准书、契约、合同等）。
2.本校各专业对外技术服务及本校的土木建筑（含教学用房、住宅、库房等）及抗震加固工程形成的技术文件材料（具体内容请见基建档案保管期限表）。
（三）教学、科研类
1.学校制定的各种教学制度、办法、规章、条例；有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结；
2.学籍管理材料（学籍卡、新生登记表、成绩册）；学籍变更材料（升级、留级、休学、复学和退学材料）；学生奖惩材料、招生分配工作材料（招生计划、招生简章、专业介绍、代培计划与合同；招生工作总结、新生名册、毕业生计划、分配方案、分配工作总结、毕业生分配名册、毕业生合影照、毕业证书存根）；
3.课程安排表和教学进程表，教学年历；
4.专业教学计划，教学大纲各课程学期授课计划，教师任课安排，典型讲义，各课程考试题、成绩单、成绩统计表及试卷分析，教学质量调查材料，教学实习计划、总结、实习指导书、实习讲义、实习结束鉴定材料、有代表性的实习报告；优秀的毕业论文和毕业设计以及评审意见，生产实习中的优异成果；有价值的课程建设的全套材料（教学计划、教学大纲、教案、题库、试卷、优秀学生习题本、自编讲义、主编、参编、主审、参审材料、实习计划、实习讲义、实习指导书、教学总结）；
5.本校编制的电化教学录音、录像带等；
6.有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改进，教学效果的反馈，教学改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料；
7.教职工在各种报刊杂志上发表的文章，在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件；校、教研室教育研究课题的成果、报告及其审查鉴定文件；
8.教职工编译正式出版的各种学术专著、教材、教学参考资料等；
9.各种资格培训计划、考核、总结、进修等有关材料；
10.兄弟学校有参考价值的教学资料、图纸；
11.本校学生军训、入学教育等重要材料。
（四）设备、仪器类
1.各种大、中型（千元以上的）机具、设备动力机械、电子仪表、仪器、各种车辆设备、文印设备等全套图纸照片、计算书、说明书、合格证、验收记录、测定数据、性能鉴定材料、运行记录、技术操作规程、检修记录、重大事故的调查分析及处理报告、事故记录以及在养护维修和大修过程中产生的技术文件材料。
2.本校自制或改造更新各种设备的全套设计文件和图纸。
四、归档要求
（一）凡属归档的各种文字材料，要求字迹、图像必须清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。
（二）立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。
（三）根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。
凡反映学校重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是在短时间内对本校有参考利用价值的，列为短期保存。
五、档案的管理、保管和利用
（一）档案的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。
（二）案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。
（三）建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交换凭证，检查记录等材料。
（四）定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，做好记录，发现问题及时向分管领导汇报。
（五）建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续。
并严格履行查阅、借用手续。
（六）借阅档案，必须填写“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、遗失、涂改和污损，违反规定者，按有关规定予以处理。
六、鉴定、销毁和移交
（一）档案的鉴定工作在校长的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确保保管期限和密级，编制销毁清册。
（二）鉴定工作结束后，鉴定小组应该写出“档案鉴定工作报告”。
七、档案管理办法的执行
（一）学校档案管理由校长全面负责，学校办公室具体管理，校办公室主任负责检查，督促各处、室档案管理和上交工作。
（二）各处、室领导负责本处、室的档案工作，每个处、室必须由负责人指定专、兼职档案管理员，按要求做好档案管理工作并按时向学校移交应该移交的档案。
三、公章管理制度
一、公章包括学校和各部门的公章、专用章。
办公室保存所有印章的式样。
二、公章使用要谨慎。
公章代表行政权威，体现学校形象。
需要使用公章的往往是重要事项，涉及责任，关系利益。
对此必须提高认识，高度重视,严格把关。
使用公章必须经领导同意，并做好使用记录，盖印前要核实文字内容。
三、公章使用要恰当。
选用公章要正确，根据事项本身确定用印。
专用章用于专门事项，不能用作其他事项。
四、公章保管要稳当。
必须在办公场所存放和使用公章，要专人管理，专柜存放。
不得擅自在外存放和使用。
确需外出携带，必须经校长批准。
（一）学校公章对外使用，体现着学校的形象和权威。
学校公章由办公室负责人负责管理，根据校长指示使用。
制办证书、证件（学生证、毕业证、学历证等）需要成批盖印的，须经该部门领导书面同意，并确定专人负责，提供详细名单后方可借用。
（二）各部门印章，由各部门领导负责管理。
需要配置、新增公章的，必须申请，经学校同意后方可刻制，并经学校办公室留置备分后方可启用。
因管理不善造成的损失，追究当事人及部门领导的责任。
公章遗失，必须及时上报，不能隐瞒并私自刻制。
五、盖印要规范。
盖印的一般要求是：
样式端正、位置正确、完整均匀、清晰鲜艳。
印章通常须骑压在文字上，如日期、机关名称、签名、签署的意见、修改处等，而不应盖在空白处。
要使用同一型号的印油,同一批资料盖印，必须保持印色一致。
四、接待工作制度
接待工作是对外交往的重要环节，接待效果往往决定来宾对学校的评价，接待目的是给宾客留下良好印象。
为促进学校发展，特制定本接待工作制度。
一、接待工作可分为重大接待、重要接待和一般接待。
重大、重要接待一般需安排校长参加。
根据接待对象，按对等原则确定接待规格和礼仪。
一般情况下，如省级领导视察、评估团到访、涉外交流合作，属于重大接待，需要高规格对待。
媒体采访，是宣传学校的好机会，可根据具体情况灵活安排，属于重要接待。
兄弟学校的非校长带队的一般性访问，可由办公室会同有关部门进行接待。
二、接待工作要求做到精心准备、周密安排、随机应变。
事前要收集、掌握来宾资料；接待前要处理好手头工作,安排好留值人员，通知有关部门和领导做好接待准备；确定参观计划和路线，安排好礼仪、会场布置、用车、用餐、摄影、题词留言、互赠纪念品等事宜。
还要有应急方案，以提高接待质量。
三、接待时接待人员要热情有礼，不卑不亢，着装得体，言行得当。
要有保密意识，交谈中注意保守秘密。
介绍情况要统一口径，掌握保密底线。
重要文字材料，未经校长批准不得借出或赠送。
来宾提出不恰当要求时，应婉言拒绝并致歉意。
敏感问题或情况不明的，不要擅自回答，应灵活应变，或请领导来应付。
接待中若出现异常情况，必须及时汇报，尽快处理。
五、学校保密制度
为保守学校秘密，维护学校权益，特制定本制度。
一、保密的范围
学校秘密是关系学校权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
主要包括：
学校重大决策中的秘密事项；学校内部掌握的合同、协议、意见书、主要会议记录；学校各类财务报表、统计报表；学校教职工人事档案、工资；学校领导的住址、电话等资料。
二、密级的确定
学校秘密依据保密程度分为绝密、机密、秘密三级。
学校发展中，直接影响学校权益和利益的重要决策文件资料为绝密级，绝密是最重要的学校秘密，泄露会使学校权益和利益遭受特别严重的损害；学校的财务报表、统计资料、重要会议记录为机密级，机密是重要的学校秘密，泄露会使学校权益和利益遭受到严重的损害；学校人事档案、合同、协议、职员工资、奖金收入等资料为秘密级，秘密是一般的学校秘密，泄露会使学校的权益和利益受到损害。
三、保密规定
（一）属于学校秘密的文件、资料，应当依据本规定确定密级，并确定设密期限。
设密期限届满，自行解密。
（二）属于学校秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室专人负责并采取必要的安全措施。
（三）对保密文件、资料和其他物品，非经校长批准，不得复制、摘抄和借用。
（四）保密文件、物品应在设备完善的保险装置中保存。
（五）在对外交往与合作中需要提供学校秘密事项的，应当先经校长批准。
（六）具有属于学校秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
1.选择具备保密条件的会议场所；
2.根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参会人员予以指定；
3.依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
4.确定会议内容是否传达及传达范围。
（七）不准在公共场所谈论学校秘密，不准在私人交往和通信中泄露学校秘密，不准通过其他方式传递学校秘密。
四、处罚规定
出现下列情形之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
（一）故意或过失泄露学校秘密，造成严重后果的；
（二）利用职权强制他人违反保密规定的；
（三）违反保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供学校秘密的。
六、车辆管理规定
为保证学校的各种活动的顺利进行，对学校的用车做出如下规定：
一、车辆调派由学校办公室负责管理。
二、各部门因公务需要使用车辆，须提前一天到办公室填写用车申请单（特殊情况除外），由办公室主任签批并安排车辆，通知司机出车。
三、如遇特殊情况，校领导可直接使用车辆，当班司机必须做好行车记录，事后汇报办公室。
四、凡公务用车，必须严格遵守用车时间，以免影响全面安排。
五、下列情况优先安排用车：
（一）催办呈报紧急公文，护送人事档案或机密级重要文件；
（二）财务人员到银行取急用款项；
（三）接待上级领导、客人、外宾；
（四）招生就业用车；
（五）提取数量多、重量大的公用物品；
（六）急诊、工伤等特殊情况。
六、凡公务用车到外地出差，用车申请单须填写清楚用车的天数，经办公室主任签批后，再报校长审批。
七、会议制度
为了规范我校各种会议召开的组织形式、主要内容、召起时限、召起部门或召起人等事宜，避免会议内容重复，形式雷同，议事效率低等弊端，特制定我校各种会议的制度：
一、会议类别及主要内容
（一）校务委员会会议
1.校务委员会原则上一学期召开三次，一般在每学期期初、期中、期末各召开一次，时间可定在召开会议的当月上旬，如需特殊事项需要召开校务委员会的，可根据实际酌情召开。
2.校务委员会会议由校务委员会主任负责召起并主持，学校管理班子成员参加；公司人事财务、后勤部门的主要负责人参加；学校行政部门主要负责人参加。
3.会议主要内容
（1）传达上级文件精神，研究并制定落实文件精神的措施；
（2）对学校办学的行政重大事项进行决策；
（3）研讨并制定学校学年工作计划和中长期工作规划；
（4）听取学校管理班子成员分管工作情况汇报；
（5）研究属于校务委员会会议职责范围的其他重大事宜。
（二）校长办公会议
1.校长办公会议原则上每周星期一上午9：
00召开；
2.校长办公会议由校长召集并主持，学校管理班子成员参加；
3.会议主要内容：
（1）讨论学校行政重大事项，制订决定草案；
（2）审议学校有关管理制度；
（3）研究决策学校日常行政管理工作。
（三）行政工作例会
1.行政工作例会原则上每周星期一下午2:
00召开；
2.行政工作例会由学校办公室负责召集，校长主持，学校管理班子成员、行政部门负责人、学部主要负责人参加；
3.会议主要内容：
（1）传达落实上级文件精神，贯彻学校教育教学管理思想及管理意见；
（2）根据学校工作计划布置与安排工作任务；
（3）听取各处（室）、学部工作汇报，协调与解决各处（室）、学部之间的工作。
（四）教职工大会
1.学校教职工大会原则上每月召开一次，且在每月第一个星期四下午3：
50召开，遇特殊情况可酌情召开；
2.教职工大会由校办公室召集并主持，全校教职工（含临时工）参加；
3.会议主要内容：
（1）传达上级文件精神；
（2）贯彻学校工作要点；
（3）通报学校教育教学情况，重要工作布置或召开表彰大会；
（4）组织全体教职工进行政治学习和业务学习；听取专家、学者的学术报告等。
（五）教学工作会议
1.教学工作会议原则上每月召开一次；一般定在每月最后一个星期二下午2：
10召开；
2.会议由教学副校长主持，教务处长、教育研究室主任、督导室主任、实训中心、学部主任、教研室主任、德育、体育教研室主任等参加；
3.会议主要内容：
（1）教务处、各学部汇报当月教学工作情况，及时处理相关问题；
（2）教学督导反馈教学过程中存在的问题，总结教研工作经验，并提出具体整改意见；
（3）布置与安排下阶段教学教
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