出纳新手必备知识.docx

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出纳新手必备知识

出纳新手必备知识

现金收入的主要来源有哪些？

  各单位在办理经济业务时，可按国家现金管理制度的规定，在下列范围内收取一定的现金：

（1）单位或职工交回差旅费剩余款、赔偿款、备用金退回款。

（2）收取不能转帐的单位或个人的销售收入。

  （3）不足转帐起点（起点为100元）的小额收入等。

  除上述项目可直接收入现金外，其余收款业务原则上都须通过银行转帐结算。

  怎样复核现金收款凭证？

  现金收款凭证是出纳人员办理现金收入业务的依据。

出纳人员在办理每一笔现金收入前，都必须首先复核现金收款凭证，按照《现金管理暂行条例》及《会计基础工作规范》等有关规定和要求认真复核以下内容：

（1）现金收款凭证的填写日期是否正确。

现金收款凭证的填写日期应为编制收款凭证的当天，不得提前或推后。

（2）现金收款凭证的编号是否正确。

主要是复核凭证是否按本单位规定的分类编号方法连续编号，如有重号、漏号或不按日期顺序编号等情况，应将收款凭证退回制证人员，予以更正或重新填写。

   （3）现金收款凭证记录的内容是否真实、合法、正确，其摘要栏的内容与原始凭证反映的经济业务内容是否相符。

   （4）使用的会计科目是否正确。

如果发现科目使用错误或记帐方向错误等情况，应立即退回制证人员，要求更正。

   （5）复核收款凭证的金额与原始凭证的金额是否一致。

   （6）复核收款凭证“附单据”栏的张数与所附原始凭证张数是否相符。

 （7）收款凭证的出纳、制证、稽核、记帐、会计主管栏目是否签名或盖章。

如有漏签，要补签后再收款。

 现金收入的处理程序是什么？

 现金收入的处理程序是指办理现金收入时，从复核现金收入的来源到登记现金日记帐的处理步骤和规则。

办理现金收入业务的程序一般为：

（1）复核现金收款凭证，即复核现金收入的合法性、真实性和准确性。

（2）当面清点现金。

 （3）开出现金收据，并加盖“现金收讫”印章和出纳人员名章，

  （4）根据收款凭证登记现金日记帐。

如果销售发货票上印有“代记帐凭证”字样，可据以登记现金日记帐。

  现金支出的处理程序是什么？

  办理现金支出的业务程序一般为：

（1）复核现金付款凭证。

（2）经复核无误后，在付款凭证所附的原始凭证上加盖“现金付讫”印章。

   （3）根据付款凭证所列金额付出现金；   （4）在付款凭证“出纳”栏签章。

  （5）根据付款凭证登记现金日记帐。

  怎样复核现金付款凭证？

  现金付款凭证是出纳人员办理现金支付业务的依据。

出纳人员对每一笔现金支付业务都要认真复核现金付款凭证。

其复核方法及基本要求同现金收款凭证大致相同。

出纳人员在复核现金付款凭证时，应注意以下几点：

（1）对于涉及现金和银行存款之间的收付业务，即从银行提取现金或以现金存入银行，为了避免重复，只按照收付业务涉及的贷方科目编制付款凭证。

（2）现金付款凭证如出现红字时，实际经济业务应是现金收入的增加，但在处理时，为了避免混淆，出纳人员在凭证上加盖印章时，仍应加盖现金付讫章，以表示原经济业务付出的款项已全部退回。

   （3）发生销货退回时，如数量较少，且退款金额在转帐起点以下，需用现金退款时，必须取得对方的收款收据，不得以退货发货票代替收据编制付款凭证。

  （4）从外单位取得的原始凭证如遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的名称、金额、经济内容等，经单位负责人批准，方可代替原始凭证。

如确实无法取得证明的，由当事人写出详细情况，由同行人证明，并由主管领导和财务负责人批准，方可代替原始凭证。

  （5）“原始凭证分割单”（表６－１）可作为填制付款凭证的依据。

但出纳人员需要对原始凭证分割单进行审查。

表6－1  原始凭证分割单（支付证明）  

单位：

          年  月  日  

品名或用途

摘  要

金额

百十万千百拾元角分

人民币金额（大写）

原始凭证

编号

单位名称

电话

核准（签章）  证明（签章）  验收（签章）  经手（签章）  制单（签章）  

  什么是备用金？

预借备用金时怎样处理？

  备用金是指付给单位内部各部门或工作人员用作零星开支、零星采购、售货找零或差旅费等用的款项。

实行备用金制度，有利于单位内部各部门或工作人员积极、灵活地开展业务，从而提高工作效率；同时也可以防止现金过多地占用在个人手上，有效地控制资金占用。

各单位应建立和健全备用金的领用和报销制度，加强对备用金的拨付和使用情况的管理。

  单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要预借备用金时，一般应由经办人填写借款凭证。

借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记帐依据；第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记帐凭证的附件；第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字后作为借款结算及交回借款的收据。

经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记帐凭证。

对于借用的备用金，会计上可以通过“其他应收款－一备用金”账户来核算。

  例：

大圣公司销售科12月31日领取备用金1000元，作零星采购和开支使用，经办人为王刚。

王刚在领用备用金时，应按规定填制借款凭证，有关人员编制现金付款记帐凭证，出纳员根据现金付款凭证支付现金（或现金支票），其会计分录为：

  借：

其他应收款----备用金  100O  

      贷：

现金              1000  

  定额备用金制度下报销备用金时怎样处理？

  备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。

备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。

  所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。

实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。

只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。

  实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。

有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。

出纳员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。

这样报销后有关部门或工作人员于中的现金又达到了核定的限额。

  例：

大圣公司维修科使用定额备用金制度，金额为1200元。

5月14日用现金购买零配件800元，其备用金只剩下400元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证,出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了1200元。

会计分录是:

  借:

管理费用      800  

      贷:

现金            800  

  如果5月14日维修科购买零配件实际支付了1400元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时,出纳员应付给的现金就是1400元，维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1200元。

  非定额备用金制度下报销备用金时怎样处理？

  非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。

报销时财务部门编制转帐凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。

对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金；对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。

  例:

大圣公司对行政科采用非定额备用金制度,行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：

  借：

其他应收款——备用金（行政科）  1600  

      贷：

现金                  16O0  

  行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：

  借：

管理费用              1520  

      现金                  80  

      贷：

其他应收款——备用金（行政科）    1600  

  出纳员收回多借的未用现金80元。

  如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：

  借：

管理费用          1780  

      贷：

其他应收款——备用金（行政科）  16O0  

        现金                  180  

  出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。

预借差旅费时怎样处理？

  单位工作人员因公出差需借支差旅费时，应首先到财会部门领取并填写借款单，按照借款单所列内容填写完整，然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。

各单位可以根据需要使用统一的“差旅费借款结算单”，也可以使用普通的借据或者借款凭证。

财务部门根据借款单编制现金付款凭证，其会计分录为：

  借：

其他应收款——备用金  

      贷：

现金  

  出纳员根据单位内部规定的审批权限和程序，对借款单和付款凭证进行审核，认为手续齐备并符合制度规定要求的即可予以支付。

  差旅费报销时怎样处理？

  出差人员回到单位后应及时办理差旅费的报销手续。

首先，出差人员到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，如出差事由，出发到达的时间、地点，乘坐的交通工具的车别、等级、金额等等，并将有关车票、船票、飞机票、住宿发票等有关原始凭证粘贴在报销单的背后，经所在部门和单位有关领导审查签字后，送财务部门，财务部门有关人员应审查单据是否真实、合法，按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、应发给的伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等，对差旅费进行结算，编制会计凭证后交出纳员具体办理现金收付。

  作为企业会计人员应该对差旅费的开支范围、开支标准等进行审查并编制记账凭证。

审查的内容包括：

（1）差旅费的开支范围一般包括交通费、住宿费、伙食补助费、邮电费、行李运费和杂费等。

  ①交通费是指出差人员乘坐火车、飞机、轮船以及其他交通工具所支付的各种票价、手续费及相关支出。

  ②住宿费是指出差人员因住宿需支付的房租及其他相关支出。

  ③伙食补助赞是指由于出差人员在外期间伙食费用较高等原因而按一定标准发给出差人员的补贴。

  ④邮电费是指出差人员在出差期间因工作需要而支付的各种电话费、电报费、邮寄费等费用。

  ⑤行李运费是指出差人员由于工作需要而需要携带较多行李时支付给铁路、民航、公路等运输单位的行李运输、搬运等费用。

  ⑥杂费是指出差人员由于工作需要支付的除上述费用以外的其他费用。

（2）开支管理方法。

对于差旅费的开支可以实行不同的管理方法，各行政机关、事业单位、部队等一般都要求实行总额包干办法，即出差人员的住宿费、交通费、伙食补助费等实行分项计算，总额包干，调剂使用，节约奖励，超支不补的办法，对交通费、佐宿费、伙食补助费等规定一定的包干标准，超过标准部分由出差人员自理，低于标准部分按一定比例发给出差人员作为奖励。

企业单位可以实行实报实销办法，也可以参照行政机关实行总额包干办法。

各单位可以根据上级主管部门和本单位的具体情况，制定本单位人员的差旅费开支管理办法，便于本单位有关人员遵照执行。

  （3）开支标准。

各单位在制定本单位的差旅费开支管理办法时一般都规定有差旅费的开支标准。

比如，出差人员出差期间可以乘坐卧铺而不买卧铺票的，按硬席应位票价的一定比例发给出差人员；出差伙食补助费不分途中和住勤，每人每天补助标准，一般地区20元，特殊地区30元等。

  出纳人员应按规定对报销单据和记账凭证进行审核复算，如交通费、住宿费金额是否符合规定标准，伙食补助费、住宿费包干结余、不买卧铺补贴等的计算是否正确，记账凭证和报销单的金额是否一致等，审核无误后才办理现金收付。

对实行定额备用金的，按实际报销金额全部用现金付给报销单位或工作人员，实行非定额备用金的，将出差人员多借的现金收回，少借的部分补给出差人员。

  例：

大圣公司实行差旅费定额包干办法。

1998年12月10日公司销售科李其因公赴广州出差，向出纳员预借差旅费5200元，11日乘火车硬卧出发，票价450元，12日起在某饭店住宿，住宿费每天90元，21日从广州乘硬座返回，票价270元，22日回到公司所在地。

另外，在广州时往公司打电话、电传，支付邮电费60元。

该公司规定采购员外出可以乘坐硬卧铺，每天住宿费标准为80元，市内交通费15元，伙食补贴费每天18元。

李其在广州采购零配件专用物资支出3150元.  

  李其在出差前填写《差旅费借款结算单》（表6-2），签字后经销售科科长和公司主管领导签字后交财务科。

财务科据以编制现金付款凭证，其会计分录为：

  借：

其他应收款——备用金（李其）  5200  

      贷：

现金                5200  

  出纳员据此付给李其现金5200元。

李其出差回来后，到财务科办理报销手续。

李其按规定填写差旅费报销单（表6-3）并将有关车票、住宿发票和电话、电传收费单附在报销单后并签字，送销售科科长和公司主管领导审核签字后送财务科办理具体报销手续。

财务科按规定计算李其的报销金额：

  交通费：

450十270元＝720元  

  市内交通费：

10天（12日至21日）×15＝150元  

  伙食补助费：

11天（12日至22日）×18＝198元  

  住宿费：

9天（12日晚至20日晚）×80元（报销标准）＝720元  

  邮电费：

60元  

  不买卧铺补贴：

270元×50％＝135元  

  合计：

1983元,加上采购的零配件3150元,共计5133元  

  财务科根据采购发票（表6-4）和报销单编制现金付款凭证，其会计分录为：

表6-2    差旅费借款结算单  

日期  1998年12月10日      编号:

9812035

借款单位:

销售科

借款人:

李其

出差人员:

李其

出差事由:

商务活动

出差地点:

广州

预计天数:

12天

借款金额:

人民币（大写）伍仟贰佰元整（￥5200元）

备注:

非定额备用金

报销金额:

5133元

主管审批:

刘刚

  1998.12.10

借款人签字:

李其

    1998.12.10

交回金额:

67元

不足金额:

表      外埠旅差费报销凭单        第  页

姓名

李其

工作单位

销售科

出差事由

商务

人数

1人

旅      程

交通工具

其  他

起站

到站

起止地点

火车

汽车

轮船

飞机

项目

金额

合计金额

月

日

月

日

起

止

12

10

12

11

北京

广州

720

住宿费

720

12

21

12

22

广州

北京

市内交通费

150

行李搬运费

补助

旅途

住勤

198

其他

195

总计金额（大写）人民币:

壹仟玖佰捌拾叁元整                  ￥1983.00

预借金额

5200元

结算后应退

67元

结算后补领

主管审批:

刘刚    财务审核:

张子英  报销人:

李其  出纳:

张勇  1998年12月25日

广州中山公司销售发票（98）  NO:

3727692

发  票  联（税务专用章）

  客户名称:

大圣公司  开票日期:

1998年12月18日  支票号:

083656

编号

商品名称

商品规格

单  位

数  量

单价（元）

金额（元）

12-210

CM-S330

CC20

件

9

350.00

3150.00

合计

人民币（大写）叁仟壹佰伍拾元整

3150.00

开票单位:

广州中山公司（财务专用章）  收款员:

王玲  营业员:

张伟  提货人:

李其  

  借：

存货----零配件  3150  

      产品销售费用    1983  

      现金          67  

      贷：

其他应收款----备用金（李其）5200  

  出纳员审核原始凭证和记账凭证无误后收回现金67元，并在凭证上加盖“现金收讫”戳章。

怎样送存现金？

  按照规定，各单位在其日常现金收支业务中，除了按规定可以坐支的现金和非业务性零星收入收取的现金可以用于补足库存现金限额的不足外，其他业务活动取得的现金以及超过库存现金限额的现金都必须按规定于当日送存银行。

当日送存银行确有困难的，由开户银行确定送存时间。

送存现金的基本程序为：

（1）现金的整理。

各单位出纳员在将现金送存银行之前，为了便于银行柜台清查现金，提高工作效率，应对送存现金进行分类整理，其整理的方法为：

  纸币应按照票面金额（即券别）分类整理。

纸币可分为主币和辅币，主币包括100元、50元、10元、5元、2元和1元，辅币包括5角、2角、1角、5分、2分、1分。

出纳员应将各种纸币打开铺平，然后按币别每100张为一把，用纸条和橡皮筋箍好，每10把扎成一捆，比如100元券的纸币一把即为10000元，一捆即为100000元；10元券一把即为1000元，一捆即为10000元。

不满100张的，从大到小平摊摊放。

  铸币包括1元、5角、1角、5分、2分、1分（分币也可暂不送银行，作流通用）。

铸币也应按币别整理，同一币别每100枚为一卷，用纸包紧卷好，每十卷为一捆。

例如5角的铸币每一卷即为50元，每一捆即为500元。

不满50枚的硬币，也可不送，或用纸包好另行包放。

  残缺破损的纸币和已经穿孔、裂口、破缺、压强、变形以及正面的国徽，背面的数字模糊不清的铸币，应单独剔出，另行包装，整理方法与前同。

（2）填写现金送款薄。

现金整理完后，出纳员应根据整理后的金额填写现金送款簿。

现金送款簿一般一式四联，第一联为回单，由银行签章后作为送款单位的记帐依据；第二联为银行收入传票，第三联为收帐通知，第四联由银行出纳留存作为底联备查。

其基本格式如表6－。

出纳员在填写现金收款簿时，要按格式规定如实填写有关内容，包括收款单位名称、款项来源、开户银行、送款日期、科目帐号、送款金额的大、小写及各券别的数量等。

  出纳员在填写“现金送款簿”时应注意以下几点：

  第一，出纳员必须如实填写现金送款簿的各项内容，特别是其中的款项来源等。

  第二，交款日期应当填写送存银行当日的日期。

 第三，券别的明细帐的张数和金额必须与各券别的实际数一致，１元、５角、１角等既有纸币又有铸币的，应填写纸币、铸币合计的张数和金额。

  第四，出纳员在填写“现金送款簿”时必须采用双面复写纸，字迹必须清楚、规范，不得涂改。

表6－5      中国××银行现金送款簿  

对方科目：

      交款日期  年  月  日

收款单位名称

开户银行账号

款项来源

金  额

百十万千百十元角分

人民币

（大写）

券别

数额

100元

50元

10元

5元

2元

1元

5角

2角

1角

金额合计

收款银行盖章

整把券

零把券

收款复核            收款员

  （3）送存交款。

出纳员按规定整理现金并填写“现金送款簿”后，应将现金连同“现金送款簿”一起送交银行柜台收款员。

在交款时，送款人必须同银行柜台收款员当面交接清点。

经柜台收款员清点无误后，银行按规定在“现金送款簿”上加盖印章，并将“回单联”退还给送款人，送款人在接到“回单联”后应当即进行检查，确认为本单位交款回单，而且银行有关手续已经办妥后即可离开柜台。

 有的单位因交款数额较大，或者辅币较多，银行当面点清确有困难的，可事先与银行协商，双方规定有关条件，并签定协议书，采取“封包交款”的办法交款。

 封包交款指的是交款单位把要交存银行的现金，按有关要求进行整理，并按银行的规定捆包好，在捆包上加贴封签，写明金额，加盖公章，连同填写好的“现金送款簿”一并送交银行。

银行凭封签上的金额轧清大数后收款，先在“现金送款”上加盖“收讫”章和收款员印章，将“回单联”交给交款人，事后再按规定逐包清点细数。

如发现长短款，再向交款单位办理多退少补手续。

 实行封包交款办法的单位在封包时，首先要把货币整理，其次再按银行的要求进行“封包”（捆扎）。

封包时纸币要按面额分类，每10把扎成一捆，捆扎时上下垫好衬纸，用十字型捆扎，在每捆钞票打结处要加贴封签，封签贴在衬纸上。

如不满一百张的，按零头整理的要求，整理好后加贴封签。

硬币按面额分类，每10卷扎成一捆，同样加贴封签。

不满一百枚的零头按币别打卷，并在卷上写明枚数、金额、日期，加盖经手人名章。

封包的封签必须写明金额、日期、封包经办人员姓名，并加盖单位公章。

另外，要求封包必须露封，便于