公务接待管理办法与方案.docx

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公务接待管理办法与方案

公务接待管理办法

一、制定公务接待管理办法的目的

加强公司内部公务接待工作管理，明确公务接待责任，规范公务接待行为，提高公务接待水平。

二、公务接待工作的原则

公务接待遵循“尊重、平等、节约、周到、保密”的原则，做到客人高兴而来，满意而去。

尊重:

尊重客人的民族习俗、宗教信仰和个人习惯。

平等：

对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。

一般情况下，采用级别对等的接待规格，由与来宾级别相同人员接待，特殊情况高规格接待。

节约：

招待来宾不铺张浪费，不重复宴请、在保证接待质量的前提下尽量降低接待成本。

周到：

接待程序应衔接周密，接待工作应完善周到，使客人感到热情、诚恳、细致、周到。

保密：

向来宾介绍情况或汇报工作时应注意保守公司机密。

客人提出的问题如涉及公司机密问题，应巧妙回避不宜回答的问题。

三、公务接待实行等级管理制

按照来访客人的身份或对公司的影响程度，公务接待分为一级、二级和普通级三个级别。

一级为最高级别。

公务接待等级的确定：

一级接待由公司董事长审批确定；二级接待由公司董事长或副董事长审批确定（或董事长、副董事长授权总裁审批确定）；普通级接待由公司主管领导或部门负责人审批确定。

四、重大公务接待实行归口管理

一级、二级公务接待为重大公务接待。

重大公务接待由公司领导为接待负责人，×××归口管理和实施，其他部门按分工和指令予以配合。

×××的主要任务：

负责重大公务接待工作的策划、分工、组织、指挥、协调、督促、检查、落实。

普通级公务接待工作由职能部门负责组织与实施。

五、重大公务接待的注意事项

1、×××接到一级或二级公务接待指令后，应迅速启动一级或二级公务接待工作的全部流程，包括策划、分工、组织、指挥、协调、督促、检查、落实等全部工作。

每项工作以《重大公务接待任务分配、落实责任书》的形式（格式附后）落实到部门和责任人，相关部门和责任人要在下达的指令上签字，表示已经接受此项任务。

2、相关部门或责任人接受重大公务接待工作任务后，要按照接待等级规定的要求、流程、标准做好工作，力求万无一失。

3、每一次重大公务接待工作结束后，×××要组织所有参加接待工作的全部人员进行总结评比，不断提高接待工作水平。

对出色完成接待工作的部门和个人应给予表扬和奖励，对工作消极、敷衍了事、不称职的部门和个人要给予批评教育；对接待工作中出现重大失误或重大差错的部门和个人要给予经济处罚。

重大公务接待工作任务分配、落实责任书

部门名称：

责任人：

201年月日时至时公司实施级公务接待工作，请你部门和同志负责落实和完成：

1、级公务接待方案中第条第款规定的具体工作；

2、级公务接待方案中第条第款规定的具体工作；

3、级公务接待方案中第条第款规定的具体工作。

接待工作中应听从指挥、服从安排，不得消极对待、敷衍了事。

如果出现重大失误或重大差错，将给予批评教育和经济处罚。

接受任务部门和责任人签名：

二〇一年月日

一级公务接待工作方案

接待负责人：

工作内容

工作标准与要求

一、

接待

联系

与

准备

工作

1.1同志确认来宾方的主要联系人，并将来宾人员情况制成表格交接待负责人：

包括姓名、性别、单位、职务、人数等。

1.2同志联系确认此次活动的启止时间、行程安排。

并告知我方接待负责人，并由其安排陪同人员及车辆。

1.3如需我方派人前往机场、车站或住处迎接来宾，同志事前电话或短信将我方相关人员的姓名，职务和联络方式告知对方主要联系人。

1.4我方接待负责人将来宾的姓名、职务、联络方式告知我方接机（车）人员。

1.5我方接机（车）人员同志与对方联系人保持联系，确定来宾的具体位置。

并提前10分钟到达约定地点。

接机（车）人员准备接机（车）牌。

1.6接机（车）人员同志接到客人后及快到公司时，分别告知我方接待负责人。

1.7如果来宾需由我方安排住宿、餐饮，我方联系人同志应及时告知接待负责人，由此启动住宿与餐饮接待程序。

二、

迎接

工作

2.1我方联系人确认来宾到达的准确时间后，提前10分钟告知我方接待负责人，并由其安排和同志到车辆进出收费站等候客人，并负责与收费发卡人员沟通联系好，保证交通顺畅。

2.2同志负责提前准备二幅欢迎牌并在来宾到达前放置一楼大厅；同志提前制作好公司大厅屏幕和会议室屏幕的欢迎词并在来宾到达前播放。

2.3我方接待负责人提前10分钟通知公司高管到一楼大厅迎接来宾，并安排同志负责落实专用电梯，并在电梯口侯梯。

2.4来宾到达商会大厦操坪下车后，由我方同志引导来宾与迎接来宾的公司领导见面，然后引导乘坐电梯至公司。

2.5我方同志引导司机将车辆停放在预留好的车位上，然后带司机到公司指定的地方区域休息。

2.6公司其他全部人员在公司进门口列队迎接来宾。

2.7由董事长或副董事长引导来宾入会议室，开始汇报或洽谈工作。

三、

会前

准备

工作

3.1同志负责将参会人员的名字牌按座次整齐摆放于会议桌上。

3.2同志负责购买桌花并摆放在会议桌上。

3.3同志负责购买时令新鲜水果和点心，洗净切好后按例份摆放在会议桌上。

3.4同志准备好会议室电脑、投影仪、激光笔及公司介绍PPT。

3.5同志准备好《接待手册》（内容包括：

公司宣传资料、行程安排、会议议程、我方主要联系人），会议记事薄、笔、茶杯垫。

3.6同志准备好茶水：

矿泉水、绿茶/咖啡/红茶等。

3.7如需要签订合同，同志准备合同签订夹及签字笔。

3.8同志负责在客人到达公司前30分钟，将会议室空调调整到合适的温度。

四、

会议

程序

及

注意事项

4.1会议主持人同志介绍我方参会人员及议程。

4.2我方参会人员、、、、。

记录人员。

（我方接待责任人提前确定并通知参会人员和记录人员）

4.3董事长或指定人员同志致欢迎词。

4.4主持人或指定人员同志介绍公司情况PPT。

4.5听取领导指示或进行商务谈判。

4.6客人入会议室后同志负责立即奉上茶水。

在客人到达商会大楼时准备好开水，15-20分钟添加一次，进门前轻叩会议室门三声，应彬彬有礼、落落大方。

4.7同志负责会议设备的正常使用。

4.8同志负责聘请专业摄像人员拍照、摄像。

活动结束后在2天之内将修改整理好的摄像资料、照片刻制成光碟交给我方。

4.9参会人员禁止在会议时接听电话，禁止在会议室随意走动。

4.10不参加会议的公司其他人员不得在外喧哗，不得徘徊于会议室门口。

4.11参会人员在商务谈判时注意做好保密工作。

客人提出的问题如涉及公司机密问题，应巧妙回避不宜回答的问题

五、

会议

结束与

欢送工作

5.1同志负责来宾与我方相关人员合影留念。

5.2由董事长或副董事长或会议主持人带领来宾参观公司，公司高管人员陪同。

同志负责讲解公司展示的企业文化。

5.3由董事长决定是否邀请来宾至办公室叙谈。

5.4同志负责与对方联系人沟通，如来宾需要会议活动的光碟及照片，则负责将会议的光碟及照片邮寄给对方联系人。

5.5会议记录员在会议结束后1个小时内记录员将会议记录整理完毕。

5.6客人准备离开时，我方同志提前10分钟告知司机取车，将车停放在一楼大厅正门口等候。

5.7我方接待负责人提前10分钟告知同志准备电梯专用。

5:

8同志负责准备好礼品，并将礼品递交给公司领导,由公司领导赠送给客人或直接将礼品送到汽车上。

5.9我方参会人员欢送客人下电梯至一楼，并送客人上车。

六、

用餐安排

6.1用餐地点选择酒店。

餐饮标准为元/位（不含酒水香烟）

6.2依据用餐人数及档次，预定好用餐包厢；根据来宾饮食习惯确定菜单、酒水、饮料、烟等，交接待负责人审核确定。

并短信通知接待负责人用餐地点及包厢号。

提前在餐厅等候。

6.3如需乘车前往，同志负责安排好车辆。

6.4酒水：

（类别）

6.5烟：

（类别）

6.6公司董事长或副董事长确定我方陪同用餐人员。

七、

住宿

安排

7.1来宾如果需要我方安排住宿，同志负责做好客人入住的准备工作并在酒店等候（包括订房、取钥匙、结帐等）。

7.2住宿安排在酒店。

价格标准元/房左右。

7.3同志负责在客人入住酒店房间内放置献花，水果。

7.4如果来宾先行前往酒店住宿，同志应准备好来宾行程安排单。

7.5我方同志负责陪送客人至酒店

八、

礼品

根据情况确定礼品及礼品数量、价格等。

同志负责礼品采购和保管。

九、

其它参观

9.1如果来宾需要到游览参观，我方接待负责人与来宾确认参观路线、时间安排。

我方陪同人员为同志等，交通工具为车。

9.2达到参观地点后，我方陪同人员负责落实住宿、餐饮、导游、讲解人员和照相、摄像等工作。

十、

接待人员着装

男士：

1、着装：

衬衣、西服、系领带、皮鞋。

2、仪表：

头发不能过长，胡须不能留渣，应干净整洁，保持良好精神风貌。

女士：

1、着装：

西装、高跟鞋（裙子的长度应在膝盖上下3cm左右）。

2、仪表：

淡妆、干净整洁的头发（过肩长发应盘起来）面带微笑，举止大方得体。

士2

二级公务接待工作方案

接待负责人：

工作内容

工作标准与要求

一、

接待

联系

与

准备

工作

1.1同志确认来宾方的主要联系人，并将来宾人员情况制成表格交接待负责人：

包括姓名、性别、单位、职务、人数等。

1.2同志联系确认此次活动的启止时间、行程安排。

并告知我方接待负责人，并由其安排陪同人员及车辆。

1.3如需我方派人前往机场、车站或住处迎接来宾，同志事前电话或短信将我方相关人员的姓名，职务和联络方式告知对方主要联系人。

1.4我方接待负责人将来宾的姓名、职务、联络方式告知我方接机（车）人员。

1.5我方接机（车）人员同志与对方联系人保持联系，确定来宾的具体位置。

并提前10分钟到达约定地点。

接机（车）人员准备接机（车）牌。

1.6接机（车）人员同志接到客人后及快到公司时，分别告知我方接待负责人。

1.7如果来宾需由我方安排住宿、餐饮，我方联系人同志应及时告知接待负责人，由此启动住宿与餐饮接待程序。

二、

迎接

工作

2.1我方联系人同志确认来宾到达的准确时间后，提前10分钟告知我方接待负责人，并由其安排和同志到车辆进出收费站等候客人，并负责与收费发卡人员沟通联系好，保证交通顺畅。

2.2同志提前制作好公司大厅屏幕和会议室屏幕的欢迎词并在来宾到达前播放。

2.3我方接待负责人提前5分钟到一楼大厅迎接来宾，并安排同志

负责落实电梯，并在电梯口侯梯。

2.4来宾到达商会大厦操坪下车后，由我方接待负责人引导来宾乘坐电梯至公司。

2.5我方同志引导司机将车辆停放在预留好的车位上，然后带司机到公司指定的地方区域休息。

2.6我方参会人员提前5分钟进入会议室。

2.7由公司接待负责人引导来宾入会议室，开始汇报或洽谈工作。

三、

会前

准备

工作

3.1同志负责将参会人员的名字牌按座次整齐摆放于会议桌上。

3.2同志负责购买桌花并摆放在会议桌上。

3.3同志负责购买时令新鲜水果和点心，洗净切好后按例份摆放在会议桌上。

（视情况考虑董事长办公室备份）

3.4同志准备好会议室电脑、投影仪、激光笔及公司介绍PPT。

3.5同志负责将会议议程表、会议记事薄、笔、茶杯垫准备好并摆放于会议桌上。

3.6同志准备好茶水：

矿泉水、绿茶/咖啡/红茶等。

3.7如需要签订合同，同志准备合同签订夹及签字笔。

3.8同志负责在客人到达公司前30分钟，将会议室空调调整到合适的温度。

四、

会议

程序

及

注意事项

4.1会议主持人同志介绍我方参会人员及议程。

4.2我方参会人员、、、、。

记录人员。

（我方接待责任人提前确定并通知参会人员和记录人员）

4.3主持人或指定人员同志介绍公司情况PPT。

4.4听取领导指示或进行商务谈判。

4.5客人入会议室后同志负责立即奉上茶水。

在客人到达商会大楼时准备好开水，15-20分钟添加一次。

4.6同志负责会议设备的正常使用。

4.7同志负责拍照、或摄像。

活动结束后2天之内将修改整理好的摄像资料、照片发送给客人和送资料室存档。

4.8参会人员禁止在会议时接听电话，禁止在会议室随意走动。

4.9不参加会议的公司其他人员不得在外喧哗，不得徘徊于会议室门口。

4.10参会人员在商务谈判时注意做好保密工作。

客人提出的问题如涉及公司机密问题，应巧妙回避不宜回答的问题

五、

会议

结束与

欢送工作

5.1由接待负责人或会议主持人带领来宾参观公司，公司参会人员陪同。

5.2由董事长决定是否邀请来宾至办公室叙谈。

5.3会议记录员在会议结束后的第2个天将会议记录整理完毕。

5.4客人准备离开时，我方同志提前10分钟告知司机取车，将车停放在一楼大厅正门口等候。

5.5我方接待负责人提前10分钟告知同志准备电梯。

5.6同志负责准备好礼品，并将礼品递交给公司领导,由公司领导赠送给客人或直接将礼品送到汽车上。

5.7我方参会人员欢送客人下电梯至一楼，并送客人上车。

六、

用餐安排

6.1用餐地点选择酒店。

餐饮标准为元/位（不含酒水香烟）

6.2同志依据用餐人数及档次，预定好用餐包厢；根据来宾饮食习惯确定菜单、酒水、饮料、烟等，交接待负责人审核确定。

并短信通知接待负责人用餐地点及包厢号。

提前在餐厅等候。

6.3如需乘车前往，同志负责安排好车辆。

6.4酒水：

（类别）

6.5烟：

（类别）

6.6公司接待负责人或会议主持人确定我方陪同用餐人员。

七、

住宿

安排

7.1来宾如果需要我方安排住宿，同志负责做好客人入住的准备工作并在酒店等候（包括订房、取钥匙、结帐等）。

7.2住宿安排在酒店。

价格标准元/房左右。

7.3我方同志负责陪送客人至酒店

八、

礼品

根据情况确定礼品及礼品数量、价格等。

同志负责礼品采购和保管。

九、

其它参观

9.1如果来宾需要到游览参观，我方接待负责人与来宾确认参观路线、时间安排。

我方陪同人员为同志等，交通工具为车。

9.2达到参观地点后，我方陪同人员负责落实住宿、餐饮、导游、讲解人员和照相、摄像等工作。

十、

接待人员着装

男士：

1、着装：

衬衣、西服、系领带、皮鞋；2、仪表：

头发不能过长，胡须不能留渣，应干净整洁，保持良好精神风貌。

女士：

1、着装：

西装、高跟鞋（裙子的长度应在膝盖上下3cm左右）；2、仪表：

淡妆、干净整洁的头发（过肩长发应盘起来）面带微笑，举止大方得体。

士2

普通级接待工作方案

接待负责人：

公司主管领导或部门负责人

工作内容

工作标准与要求

水果

在会议室接待客人的，接待部门提前半天告知×××统一安排水

果；在办公室内接待客人的，原则上不安排水果。

茶水

在会议室接待客人的，由×××负责准备和添加茶水；在办公室

内接待客人的，原则上由各办公室主人自行准备和添加茶水。

住宿

如果来宾需由我方安排住宿，提前半天告知×××，由×××根据实际情况预定酒店（住宿标准：

不超过元/间）

餐饮

由接待部门自行安排。

餐饮标准：

每人每餐不超过元。

车辆安排

不需由公司安排住宿的客人，公司原则上不安排车辆接送；由公司安排

住宿的客人如果需要安排车辆接送，先由接待部门解决，在接待部门无法解决时，与×××协商解决。

停车卡

来公司参加重要商务活动的客人，可由接待部门到前台领取免费停车卡。

礼品

原则上不赠送礼品（如有特殊情况，提前半天通知×××准备）。