声像类档案的管理方法.docx
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声像类档案的管理方法
声像类档案的管理方法
声像档案是指在社会活动中形成的,具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等专门载体的档案。
一、声像档案的特点
（一）记实性
声像档案客观记录了人们的社会活动,它不仅能如实地再现历史人物和事件,还能把当时的环境、气氛如实地录制下来,给人以真实可信的印象。
（二）直感性
声像档案可以把人类活动直观鲜明地展现在人面前,给人“身临其境”的感觉,从而弥补文字记录的缺陷,其作用是一般文字档案所不能替代的。
（三）易损性
声像档案载体材料化学成分复杂、质地脆弱,比纸张更易受光、热、湿、污染物等环境因素的影响,记录在其上的声像信息会随载体的损坏而失真、减弱甚至消失。
声像档案的易损性使得对它的保护具有特殊重要的意义,其保管费用也比纸质档案高很多。
（四）可读性差
大多数声像档案不能直接阅读,需要相应的硬件装置或设备将声像信息转换为人的感官能接收的声音、图像或文字信号后才能读取。
二、照片档案的管理
照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）对照片档案的收集、整理和保管进行了详细的规定。
（一）照片档案的收集
1.收集范围
（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
（2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
（6）其他具有保存价值的照片。
2.收集要求
（1）对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为己有。
（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
（3）对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。
主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
（4）底片、照片、说明应齐全。
（5）底片与照片影像应一致。
（6）对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。
（7）照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。
3.收集时间
（1）对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,向档案室归档,一般不应跨年度。
（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。
在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。
（二）照片档案的整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
1.底片的整理
（1）底片的编号。
底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、张号组成。
其格式如下：
全宗号—保管期限代码—张号。
全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限代码：
分别用“1、2、3”或““Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。
张号：
在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。
（2）底片号的登录。
宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时,前段可不写）,不得影响画面;也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处,不得污染胶片;底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。
（3）底片袋的标注。
底片放入底片袋内保管,一张一袋。
应在底片袋的右上方标明底片号。
对翻拍底片,应在底片袋的左上方标明“F”字样。
对拷贝底片,应在底片袋的左上方标明“K”字样。
（4）底片的入册。
底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成;应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册;芯页的插袋上应标明相同的底片号;对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片,应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后,放入专用的档案袋或档案盒中,按底片号顺序排列。
（5）册内备考表。
册内备考表项目包括：
本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。
册内备考表应放在册内最后位置。
（6）底片册的排列。
底片册的封面应印制“底片册”字样。
底片册册脊的项目包括：
全宗号、保管期限、起止张号、册号。
底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。
2.照片的整理
（1）照片的分类。
应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。
跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—问题—年度进行分类。
分类方案应保持前后一致,不应随意变动。
（2）照片的排列。
应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列。
为便于提供利用,照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
（3）照片的编号。
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。
照片号有两种格式：
格式一：
全宗号—保管期限代码—册号—张号
格式二：
全宗号—保管期限代码—张号
若采用格式二,可选用照片、底片分别编号法或合一编号法（影像相符的照片、底片编号相同）。
选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。
（4）照片的入册。
照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。
芯页以30页左右为宜,有活页式和定页式两种。
应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上,组成照片册。
对于照片册放置不下的大幅照片,可将其放入专用的档案袋或档案盒中,按照照片号顺序排列。
如竖直放置,应首先将照片固定在专用的纸板上。
再放入袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超过5cm。
以竖直放置为宜。
（5）单张照片说明的填写。
说明应采用横写格式,分段书写。
其格式如下：
题名：
照片号：
底片号：
参见号：
时间：
摄影者：
文字说明：
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
其格式如下：
（相关档案种类）档号,其中,括号内为选择著录内容。
示例1：
文书档案0113-2-18,示例2：
科技档案G-J-21,照片档案由档案室移交至档案馆后,应对其参见号进行核对,对与实况不符的应及时调整。
照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示,第1～4位表示年,第5～6位表示月,第7～8位表示日。
示例：
1953年3月2日写作19530302。
摄影者一般填写个人,必要时可加写单位。
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括提示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。
其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。
密级应按GB/T7156《文献保密等级代码》所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明,使用印章亦可。
单张照片的说明,可根据照片固定的位置,在照片的右侧、左侧或正下方书写。
大幅照片的说明可另纸书写,与照片一同保存。
一组联系密切的照片中的大幅照片,应随该组照片一同在册内编号,填写单张照片说明,并注明其存放地址。
（6）组合照片说明的填写。
一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。
采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。
组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。
组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。
如册内只有一组照片和其他散片时,组联符号采用“①”。
组联符号不宜越册。
整理照片时因保管期限或密级的不同,有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内,应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。
组合照片说明可放在本组第一张照片的上方,也可放在本册所有照片之前。
（7）照片册的排列。
照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。
3.照片档案目录的编制
（1）著录项目。
照片档案目录的著录项目包括：
照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。
条目的著录单位以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录。
（2）组合照片的著录。
以一组照片为单位著录时,题名应根据题名拟写要素,简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
照片号、底片号、页号均应著录起止号;时间应著录起止时间;参见号、摄影者可以著录多个。
（3）大幅照片的标注。
对于大幅照片、底片,应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。
以一组照片为单位著录时,还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。
照片档案著录与标引的方法和要求,应按照DA/T18《档案著录规则》、GB/T15418《档案分类标引规则》、DA/T19《档案主题标引规则》执行。
（4）目录的编制。
照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
基本目录的必备项目是：
照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注,可根据需要增加项目。
基本目录的条目应按照照片号排序。
册内目录（册内照片目录）为选择性目录。
其组成项目是：
照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。
册内目录的条目应按照片号排序。
（三）照片档案的鉴定
照片档案的鉴定工作主要是划定照片档案的保管期限,并确定密级。
保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限,对照片、底片保管期限的划分按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日）执行。
密级是指照片、底片保密程序的等级。
密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《文献保密等级代码》（GB/T7156）及有关规定执行。
（四）照片档案的保管
（1）包装物与装具。
底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作,其PH值应在7.2～9.5,α-纤维素含量应高于87%。
底片袋应使用中性胶粘剂,接缝应在袋边。
底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作,其PH值应在7.2～9.5之间,化学性能稳定,且不易产生碎屑或脱落的纤维。
（2）贮存柜架。
底片、照片应在能关闭的装具中保存,如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。
贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料,避免使用木制及类似材料。
木制材料易燃烧、易腐蚀,还可能挥发出某些有害气体,促使底片、照片老化或褪色。
贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用,且对贮存的底片、照片无有害影响。
对贮存柜架进行排列时,应保证空气能在其内部循环流通。
（3）温度、湿度要求。
推荐的存贮最高温度和相对湿度见表。
表 推荐的最高温度和相对湿度
所推荐的湿度、湿度条件,应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。
底片、照片应恒温、恒湿保存。
长期贮存环境,24小时内温度的周期变化不应大于±2℃,相对湿度变化不应大于±5%。
中期贮存环境,24小时内温度的周期变化不应大于±5℃,相对湿度变化不应大于±10%。
底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房门的温、湿度若存在较大差别,应设缓冲间,在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。
（4）空气调节和净化要求。
进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤,以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。
过滤器宜采用干介质型,应不可燃,其捕捉率不应低于85%。
应使用洗涤或吸收等空气净化装置,祛除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾、氨和氧化氮等气体杂质。
油漆的挥发气体是一种氧化污染源,应控制使用。
若贮存环境新刷油漆,应在3个月后投入使用。
对其他存有污染源的新贮存环境,亦应搁置一段时期后再投入使用。
硝酸片基胶片会释放出有害气体,因此,不应与其他胶片同处存放,也不应与其他胶片使用同一通风系统。
（5）库房有关要求
库房条件和防火、防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求,应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的规定。
（6）保管要求和措施
贮存库房应保持整齐、清洁,应有严格的使用和存放规则。
照片档案入库前应进行检查。
对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理,防止受污染的照片、底片入库。
接触底片的人员应戴洁净的棉薄手套,轻拿底片的边缘。
底片册、照片册应立放,不应堆积平放,以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。
珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝,异地保存。
拷贝片提供利用,以便更好地保存母片。
每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查,不超过五年进行一次全面检查。
若温、湿度出现严重波动,应缩短检查的间隔期。
检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等）,亦应注意包装材料的变质问题,并做好检查记录。
若发现问题,应查明原因,及时采取补救措施。
三、录音、录像档案的管理
录音、录像档案有两种形式：
一种是采用录音机和录像机在磁带上记录单位或个人现场工作活动情况所形成的档案,需要利用音像视听设备才能收听和观看;另一种是采用数码录音、摄像技术来拍摄单位或个人工作活动情况,成像于磁盘上的数字化信息。
数码录音和录像属于电子档案,需要借助于计算机设备才能收听和阅读。
（一）录音、录像档案的收集
录音、录像档案可通过如下途径进行收集：
1.建立健全录音、录像档案的归档制度,强化常规收集
对于录音、录像档案,应按照归档范围的要求,将反映本单位主要职能活动、具有查考利用价值的材料随时收集归档。
包括如下收集的范围：
（1）反映本单位概貌的录音、录像材料。
（2）反映立档单位主要职能活动和工作成果的录音、录像材料。
（3）记录立档单位在国内外重大事件、重大事故及其他异常现象的声像材料。
（4）立档单位重要成果、发明的声像材料。
（5）其他具有保存价值的录音、录像材料。
2.扩大收集渠道,通过各种方式多方收集录音、录像档案
（1）可以到图书、文博、展览馆、史志编纂部门等有关单位收集。
（2）向个人无偿或有偿收集。
（3）复制较为珍贵的录音、录像材料。
（4）选购有代表性的录音、录像制品。
（5）开展代存录音、录像档案的业务。
3.通过自拍、自录,有计划、有步骤的积累录音、录像档案
这是收集录音、录像档案的特有方式,可配合某项重要活动,深入现场跟踪拍摄。
对于一些自然灾害、异常现象、重大事故等,应不失时机地拍摄,否则将难以补救。
（二）录音、录像档案的整理
如果立档单位保存的录音、录像档案数量不多,整理时可以不分类,直接按归档时间顺序编号即可。
如果录音、录像档案数量多,内容复杂,应进行分类与编目。
在分类时,应区分机密程度,将机密录音、录像档案与非机密的材料区分开来,将原版、复制版等不同版本的材料区分开来。
在同一全宗内部,一般使用内容分类法。
即把反映同一内容的录音、录像档案归为一类,同类材料再按归档时间编流水号,同一内容的录音带、录像带划分为一个保管单位。
归档的录音带、录像带应贴上标签,录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等标识。
录像带盒上需标注带编号、档号、片号、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。
录音、录像档案的编号与附加文字材料的编号应相一致,同一内容而分录的几盘磁带应统一编号,各盘再另编分号。
分类、编号完毕以后即可编制录音、录像档案目录。
目录著录项目与格式可参考表。
表 录音（像）档案目录
（三）录音、录像档案的保管
录音、录像档案的保管除了具有防火、防水、防尘、防虫、防潮、防盗、防光、防有害气体等保管条件以外,还有一些特殊的要求,如防磁。
录音、录像档案的载体是磁性载体,对磁场的干扰比较敏感。
如果近距离内有磁场,会导致磁记录信号的丢失,使录音、录像档案遭到破坏。
因此,录音、录像档案的保管必须防磁。
可参考行业标准DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》所规定的防磁要求：
（1）磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm。
（2）可使用软磁物质（软铁、铁淦氧、镍铁合金等）构成容器、箱柜,对磁场进行屏蔽。
（3）磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中,应距容器内壁至少26mm。
（4）使用无屏蔽的容器运输时,磁性载体档案距容器外壁至少76mm。
（5）不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房。
（6）在存有重要档案的库区,应设置测磁设备,以查出隐蔽的磁场。
大量产生和保存录音、录像档案的单位,应修建专用的防磁库房。
一般的档案室或保存录音、录像档案不多的档案馆则应用防磁装具来存放录音、录像档案。
录音、录像档案应存放在专用的柜架和装具内,竖放保存,避免磁带变形。
录音、录像档案库房还须配置温湿度测量仪和调节设备,使库房保持适宜的温湿度。
库房温度过高易使磁性介质变脆;湿度过大,则易使磁性介质受潮变形。
应在温度15℃～27℃、相对湿度40%～60%范围内选定一级值,一旦选定,在24小时内温度变化不得超过3℃,相对湿度变化不得超过±5%。
最佳环境温度是18℃,相对湿度是40%。
此外,应定期检查录音、录像档案的保管情况。
对长期保存且不常用的录音、录像带每隔半年重绕一次,以释放磁带内的压力。
对多次使用和已污损的录音、录像档案要及时修补、复制。
为了使录音、录像档案信息长久保存,还应根据磁带的保存情况,每隔5～10年时间,进行信息转录的工作。
归档保存的录音、录像档案,未经鉴定和批准,任何人不得私自清洗和消磁。
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