东南大学档案馆纸质档案数字化加工.docx

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东南大学档案馆纸质档案数字化加工

东南大学档案馆纸质档案数字化加工项目

验收测评材料

项目名称：

项目编号：

项目承担单位：

（盖章）

起止时间：

年月—年月

验收日期：

年月日

一、分项验收

（一）档案整理

验收内容

验收要求

是否符合要求

（√／×）

1.页数清点

清点每份档案的实际页数，对页号错编、漏编等情况进行修正

2.目录核实

根据档案数字化相关标准，核对、规范档案目录著录内容，确认目录与档案实体是否一致，对不规范、错误的档号、题名、责任者、文件起止页号和页数等进行修正

3.拆除装订

在确保档案不受损的前提下拆除档案装订物；用浆糊等使档案粘连难以拆除或拆除会造成档案损坏的，不拆除装订

4.扫描方式确认

根据档案纸张的实际情况确认采用快速扫描或平板扫描，纸张年代久远、过软、过厚、过薄、破损或字迹不清等，采用平板扫描

5.页面修整

页面破损严重、无法直接进行扫描的档案，应交有关部门技术修复后再扫描；折皱不平影响扫描质量的应先压平或用低温熨斗熨平后再进行扫描

6.装订

扫描完成后，拆除过装订物的档案应清点无遗漏，按顺序排列，恢复装订或根据业主要求改变装订

7.档案整理登记

制作并填写档案数字化整理过程登记表单，详细记录档案的目录更正、拆除装订情况以及每份文件的起始页号、页数、扫描方式等

8.适用标准、规范

《档案著录规则（DA/T18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

（二）档案扫描

验收内容

验收要求

符合性检查

（√／×）

1.扫描色彩模式选择

黑白二值

页面为黑白两色，且字迹清晰、不带插图的档案

灰度

页面为黑白，但字迹清晰度差或带有插图的档案

彩色

页面中有红头、印章或有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案

2.扫描分辨率

黑白二值、灰度、彩色≥20DPI

3.扫描登记

制作并填写数字化加工登记表单，登记扫描色彩模式、分辨率以及扫描页数，核对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致

4.适用标准、规范

《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

（三）图像处理

验收内容

验收要求

符合性检查

（√／×）

1.图像质量

图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀

2.纠偏

图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯

3.去污

对因档案破损、虫霉或扫描形成的，影响页面美观的污点、黑边等进行去污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌

4.图像拼接

对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行拼接，图像完整，拼接无误

5.裁边

对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量

6.适用标准、规范

《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

（四）图像存储

验收内容

验收要求

符合性检查

（√／×）

1.存储格式

黑白

灰度/彩色

TIFF

JPEG

2.图像文件命名

每一份文件以其对应的唯一档号（归档号）来命名扫描后的图像文件，具体为档号加上图像顺序号，之间以“—”间隔；档号（归档号）格式符合《档号编制规则（DA/T13-94）》或其他行业标准，与其目录数据的档号格式一致。

3.图像文件夹

建立及命名

传统以卷为单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其案卷级档号来命名；以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其归档号来命名。

4.适用标准、规范

《档号编制规则（DA/T13-94）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

（五）目录建库

验收

内容

验收要求

符合性检查

（√／×）

1.档案著录

著录

项目

著录项目齐全，包括档号（归档号）、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求

档号

档号（归档号）准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求

题名

题名准确、全面揭示文件内容；公文题名应有责任者、文件内容、文种等；文字通顺、规范简洁，字数不超过125个中文字或250个字符

责任者

机关、团体责任者必须用全称或规范通用简称，个人责任者只录姓名；责任者应考证准确，无法考证者以“□□□”占位代替

时间

时间以公园纪年，无时间但能够从档案内容中考证出来的，要求填注考证时间，无法考证的则以“00000000”替之

页码或页数

用阿拉伯数字录入；传统案卷卷内文件目录填写每份文件的起始页号，最后一件填写起止页号；归档文件如实填写每份文件的页数

无法识别文字

目录中有无法识别的文字，应尽量考证，如遇无法考证的用“□”表明。

2.数据格式

选择现有国家、地方标准要求的数据格式（DBF、TXT或MDB），所选定的数据格式应能直接或间接通过DARMS档案管理软件进行数据交换

3.目录数据质量检查

采用人工校对或自动校对的方式，对机读目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录

4.适用标准、规范

《档案著录规则（DA/T18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

（六）数据挂接

验收内容

验收要求

符合性检查

（√／×）

1.汇总挂接

汇总数字化完成的所有图像数据和目录数据，通过相应的软件自动搜索、加入对应的电子地址信息等功能，实现目录数据库与图像数据库批量、快速的挂接

2.挂接质量

以抽检的方式检查数据挂接的总体质量，抽检的比率不得低于数据总量的5%；检查目录数据库与图像文件是否有挂接错误，图像文件的命名与其目录数据的档号是否一致，一份文件的图像文件是否完整、顺序正确、无缺漏或多余页等

3.适用标准、规范

《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

（七）数据备份

验收内容

验收要求

符合性检查

（√／×）

1.备份范围

目录数据和全文数据

2.日常备份

每天形成的数据备份到计算机硬盘或业主指定的存储位置

3.成品备份

数据挂接并验收合格后，进行多套备份（至少3套），存储至脱机介质上

4.数据检验

备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否正确

5.备份标签

备份介质有规范的标签

6.备份登记

填写日常数据备份和成品数据备份管理工作登记表单

7.适用标准、规范

《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》、《电子文件（档案）数据光盘存储管理规范》、《电子文件（档案）数据光盘载体标注格式》等

验收小结

验收人：

（签名）

年月日

二、综合测评

档案全宗名称

数据总量

抽检量

抽检率（%）

目录（条）

全文（页）

主要技术指标

合格数

合格率

图像分辨率

彩色（≥200dpi）

黑白、灰度（≥200dpi）

图像存储格式

黑白（TIF）

灰度（JPG）

彩色（JPG）

还原效果

等于或优于复印效果

目录与图像挂接

准确性、完整性

图像处理

去污、纠偏、清晰度等

综合质量评估

符合性选项

目录结构的

规范性

□符合□基本符合□不符合

介质及存储格式的

规范性

□符合□基本符合□不符合

数据备份的

完整性

□符合□基本符合□不符合

测评结果分析与建议

汇总合格率：

%

测评人：

（签名）审定人：

（签名）

年月日

三、验收组成员名单

姓名

单位

验收组职务

职称/职务

本人签名

四、验收意见和结论

验收意见：

验收结论：

1.验收合格（）2.验收不合格（）

组长（签名）：

年月日

签

字　

承担单位：

年月日

验收单位：

年月日