采购业务管理规则的标准申请书.docx
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采购业务管理规则的标准申请书
星星电子厂
（全决规定：
决定）
标准名
采购业务管理规则
立案
审议
决议
分类号码
11DG-3001
/
/
/
适用范围
□全社 ■事业场（星星电子厂）
□事业部
申请内容 （□全社 ■事业场 □事业部）
标准 （□制定■改正 □废弃）
决定权者指示事项
起案日期
2001/12/05
实行日期
2001/12/25
起案部门
采购科
起案者
李范成TEL：
113
※标准管理部门
制定改正
废弃理由
规范采购业务，以期高效规范之采购。
起案内容
提要
各项采购业务明细内容及程序。
有关部门
合议
支援部门
电子枪
LCD
合议意见
发送处
备注
※颁布日期：
※：
表示是在标准管理部门要记录的,在起案部门不必记录。
修改履历
标准名
采购业务管理规则
分类号码
11DG-3001
修改号码
修改日期
制定、修改内容
改正范围
起案者
起案部门
0
00/08/30
新规制定
ALL
李范成
采购科
1
01/12/05
第3条（相关规定）
部分多余内容删掉
3-2
3-3
3-4
3-5
李范成
采购科
第4条（用语的定义）
保税运输：
删掉
4-10
李范成
采购科
第5条（业务分工）
修改内容
5-1
李范成
采购科
第7条（责任与权限）
内容修改及多余的条款删除
7-1
7-2
7-3
7-4
7-5
7-6
李范成
采购科
第9条、第22条、第24条
多余的内容删除：
9-3
9-6
22-1 24-1-7
24-5
24-7
李范成
采购科
第12条
修改相关用语
12-2-1
12-2-4
12-2-5
李范成
采购科
第14条
修改相关用用语
14-1-1
14-1-2
14-2-1
李范成
采购科
第15条
删除
15-1
李范成
采购科
第16条、18条、20条、21条、第24条、及附件
修改相关用语
16-1
16-2
18-3
20-1
20-2
21-1
24-2
24-4
24-6
24-9
李范成
采购科
增加一条
附件（定义为修改后的第23条）
23-1
李范成
采购科
标准名
采购业务管理规定
分类编号
改订NO
PAGE
11DG-3001
1
3/14
第一章总 则
第1条（目的）
通过规定东莞厚街星星电子厂采购科（以下简称采购科）的所有采购业务的顺序和处理方法，使采购业务趋于明确化、效率化，开展合理的采购业务。
第2条（适用范围）
本规定适用于从订立基本采购计划到材料开发,事后管理等与采购相关的所有业务。
第3条（相关规定）
采购业务裁决管理规则
第4条（用语的定义）
4-1.资材：
是用于公司生产产品所用的原辅材料的总称，指直接组成产品的材料和直接或间接用于生产活动的物品，并可如下区分：
4-1-1.原材料：
最能体现产品的核心组成因素，在产品中起最重要的功能。
4-1-2.辅材料：
除原材料外，亦属于产品的直接组成因素的零件。
4-1-3.包装材料：
为了保护产品外形，安全、方便地储藏或运输而使用的物品。
4-1-4.设备：
用于产品的生产活动的机械装置或构造物。
4-1-5.备用材料：
指为维修和保养设备而使用的机械装置或构造物的零件和维修、消耗品。
4-2.引进材料：
根据公司要求，利用供应商的技术、设备和材料等来生产交付使用的材料。
4-3.新型材料：
以前未使用过的新规格的材料。
4-4.替代材料：
目前使用中的材料中，可替代的材料。
4-5.一般内材：
从国内的供应商处简单采购的材料。
4-6.外发注加工品：
免费提供原材料、设备和模具给国内的供应商，并利用其劳动力加工并交付使用的材料。
4-7．协力公司：
向本公司提供所需材料、设备和劳动力的全部供应商。
4-8．COSTTABLE：
是核算成本价的基准资料，确定单价时作为核算内定价的基础。
4-9．成本价分析表：
根据市场价格及供应商的报价分析算出资材生产所必需的材料费、加工费及一般经费的原始成本价，作为与供应商的报价有差异时的凭据。
4-10．外资采购：
从国外供应商处采购资材，并用外汇结算的方式。
4-11．开设信用证：
由进口商提供担保给银行，以出口商作为受惠者，当出口商提供与信用证的条件相一致的提单资料时，进口商保证支付其出口货物的货款的一种约定。
4-12．进口许可：
对保税货物进行检查并交纳关税后，被认可为国内货物。
4-13．船运提单：
船运公司受到货主的委托将货物运送到目的后，将货物交付给本单据的持有人的一种约定。
4-14．无偿物品：
根据交易双方之间的约定，不支付货款而进口的物品。
4-15．货物先取保证（L/G）：
进口方的银行在原本船运文件到达前，提供进口方的货款支付的保证以使进口方能够提取货物。
4-16．采购申请：
需要资材的部门正式表示请求采购资材的意愿。
4-17．采购措施及下单委托：
向采购部门提出购买申请时，采购部门以采购下单、供求调节等履行其机能为目的，确认所申请事项的具备条件、数量多少有无异常后，接收其购买申请。
4-18．采购下单：
明确采购申请内容后，向供应商正式表明其购买资材的意向；可通过书面、口头、邮信或网络来进行。
4-19．入库：
收到供应商送来的资材并经确认后，作为会社的资产接管。
4-20．委托验收：
委托查验所送来的资材是否符合申请部门的SPEC。
4-21．验收：
审定对送来的资材的数量及品质合格与否的行为。
4-22．支付货款：
以金钱支付供应商送来的货物。
第5条（业务分工）
与本业务相关的组织的业务分工如下：
部门名称
业务内容
采购组
接收申请、选择供应商，决定价格、下单及进出库
采购管理组
开发供应商、文件管理、协力会社管理等
物流组
进出口通关、批文申请、合同签定
第6条（与其他准则的关系）
6-1.本规定在采购裁决权委托规定与相互有机地结合运营。
6-2.本规定未尽事宜可适用其他规定，在其他规定中亦未定的事项可根据规定管理部门的负责人按常识性与合理性来解释，或根据全社业务规定。
第二章责任与权限
第7条（责任与权限）
有关责任与权限的业务以采购裁决权委托规定为依据。
7-1.采购管理组：
拥有采购管理与相关实务的总的责任与权限。
7-2.采购组：
拥有对执行采购、采购货款采购费用的责任与权限。
7-3.物流组：
拥有进出口实务方面的总的责任与权限、
第8条（业务处理流程图）
以本规定为依据或被规定的业务处理的流程在采购部门业务规章制度下适用。
第三章组织与机能
第9条（采购业务的区分）
采购部门的业务如下区分：
9-1.开发（变更）资材的管理
9-2.协力会社的选定及登录
9-3.价格决定及调整
9-4.市场调查及情报管理
9-5.协力会社的管理及支援
9-6.经营计划的制作及每月实绩管理
9-7.与采购先进化相关的采购计划业务
第四章组织与机能
第10条（采购目的）
根据需要者的要求在适当的时期以最适当的价格取得具有必要品质和需要数量，并维持适当的库存；完善交货的管理和缩短筹措期限，收集所有有利于筹措资材的所有情报，将其审核结果提供给有关部门，以最终对生产性的上升、降低成本和对企业盈利作出贡献为目的。
第11条（采购员的基本姿势）
11-1.采购人要认识到自己是三星SDI（株）的社员；在对外交涉时，要感到代表会社的自豪感与责任感，留意自己的言行以获得对方的尊敬与好感。
11-2.要严守采购业务上的机密，公平对待所有供应商，不背信弃义，要求自己廉洁诚实。
11-3.要使供应商认识到自己是本社的协助者，指导并培养供应商；保持冷静、合理的态度，以达到以最低廉的价格购买最好的物品的采购宗旨。
11-4.吸取资材管理的相关知识，积极、主动地进行市场调查，捕获有关技术革新的国内外的新动向，为获得良好的资材和供应商而努力。
11-5.在执行采购业务时，要时常关注各种经过统计的管理记录，推进重点管理，发挥创意以解决问题，迅速准确地处理业务，努力提出积极的改善方案。
11-6.搞好与开发部门的协助关系，根据VA，VE等科学管理技术事先把握采购品种的实况，以求低价采购、保证品质及交货期。
第12条（建立采购计划）
12-1.采购基准
12-1-1.自己生产（制作、加工）
12-1-2.从供应商（协办会社）单纯采购
12-1-3.采购W/O
12-1-4.修理及代替品
12-1-5.用新开发的品目代替
12-2.采购计划的详细内容
12-2-1采购数量的计划
各部门的采购申请单及经库存管理方式算出的适量下单为基础，分析采购部门的全部采购数量与各部门进行协调，建立计划。
12-2-2采购时期的计划
订立需要时期、交货时期、下单时期的计划，使可能的需要时期与交货时期一致。
12-2-3对采购品质的计划
向实行部门提出可降低采购价格的要素，以使其定下适合于使用目的的品质标准。
12-2-4采购价格的计划
对必要的采购项目设定最有利可行的价格基准，以COSTTABLE运营，并作为核算价格的基础，其它可用多家比价做为价格基础。
12-2-5往来条件的计划
1付款方法
2议价
3交货地点
4对包装及运输方法的计划
第13条（采购调查）
采购调查分为计划调查、市场调查及协办会社的实况调查。
其各自业务如下：
13-1.计划调查业务
13-1-1.引入与采购有关的科学管理技术，进行以开发为目的的研究。
13-1-2.为决定采购方针而收集各种资料。
13-1-3.为建立采购基本计划而对采购计划各要素进行调查研究。
13-1-4.引进各种统计记录，对其进行研究，以便活用于实际业务。
13-2.市场调查业务
对价格变动、供求情况、新资材的开发、供给业体的动向及经济趋势进行调查，获取有利于采购的情报，以便对未来的市场进行预测。
13-3.协力会社实况调查业务
采购者为确保有利的采购市场，对受单业体进行调查及对已登录的协力会社指导培训并对其进行评价的实况调查。
第五章采购管理次序
第14条（资材开发、变更的计划阶段）
14-1.资材开发（变更）事由发生
14-1-1各部门根据产品的要求，需对资材进行开发或变更时制作禀议或计划，经部门副总经理签字后向采购部门提出申请。
交货期根据相互的协商确定。
14-1-2根据采购计划，对现行业体的需变更或为业体多元化而需要资材开发（变更）时，采购部门取得基本禀议及计划书的裁决（副总经理）后推进。
14-2.采购及社内制作的决定
14-2-1情报的收集和提供
1采购部门收集分析由技术部门委托的资材的信息。
尢其先了解安全规格、专利关联事项的相关信息。
2对技术部门的请求事项进行迅速的调查及收集信息后回复。
对较为有利的替代资材或替代方案进行调查并提供给技术部门以利于降低成本。
14-2-2采购及社内制作的决定
1采购担当者与技术部门、顾客品质部门、制造部门的各担当部门协商，建立计划，决定采购及社内制作与否。
2采购/社内制作审核事项
a）成本价比较
b）设备审核（社内有无可利用的设备）
c）资金状况
d）人员情况
e）原材料、部品等的采购条件
f）技术状况（本社原有技术、保密性等）
第15条（资材采购及承认）
15-1.技术部门委托资材采购时，示方书上应标明目前使用资材的尺寸规格外的其他数据。
目前使用的资材可向采购部门书面提供尺寸规格以此进行委托采购。
根据开发的紧迫性及材料采购的特殊性，可与采购部门协商后，由技术部门直接采购使用。
15-2.发到业体的示方书的拟定、合议、决定及废弃遵照厂内既定示方管理准则。
15-3.以设备模具的制作为前提的资材的开发（变更）以设备管理规定为依据并适用。
15-4.采购部门从业体收取样本、检测数据及其他相关文件，并委托给技术部门进行审核。
15-5.资材可用与否根据技术部门的技术调查报告书的结果决定，在得到承认的同时从系统中获得原副材料的编号后，与业体进行签约或下单。
15-6.在技术部门发生退货时，由技术部门保管原本，并将具有同等效力的复印件发给采购部门，由采购部门将其转给协办会社。
第16条（协力公司的登录）
资材得到认可后，被选定的业体根据协力会社的管理规定履行登录程序。
第17条（价格决定）
17-1.价格的核算要根据合理的成本价分析算出最低价格，采购担当者要尽一切可能性力求降低成本。
17-2.采购部门根据采购经营计划，自行分析并算出成本价后与报价业体的协商，盖章确认其单价；然后根据采购全决权规定制作单价决定禀议并得到裁决后方可正式确定其单价。
17-3.价格决定方案
17-3-1报价对比方法：
复式或单式报价的价格定案。
17-3-2实际价格计算方法：
根据市场价格或以前采购实绩来决定价格。
17-3-3根据COSTTALBE及成本价分析表来核算价格的方法
17-3-4采购担当者应事先准备COSTTABLE或成本价分析表，因为在与供应商的长期交往中，以双方认可的基准来核算，可避免日后的磨擦。
不过，根据成本价分析方法决定的价格不一定最合理，因此要选择符合现实的方法。
17-4外发注加工单价的核算遵照事业部门外发注管理标准。
第18条（价格调整及管理）
18-1.当单价发生变动时，采购部门应以迅速对应为原则，单价的有效期最长为1年。
18-2.单价未发生变动时，每年进行一次以上的核实并进行禀议。
18-3.采购担当者定期向采购部门长报告采购单价变动现况。
第19条（签约）
19-1.采购部门为协力会社的正式登录需签订以下的合约。
19-1-1基本往来协议书（长期合作时签定）
19-1-2单价约定书（长期合作时签定）
19-2.采购合约
采购部门签订基本往来协议书和相关项目的单价约定书后，两社之间的采购协议正式生效；可用直接下订单的形式代替协议。
经双方合议可更新或取消采购协议。
第20条（设备、模具的采购）
制造活动所需的设备、模具的全部业务次序以设备采购业务管理规定为依据来处理；
第21条（采购教育及训练）
为提高采购部门人员的素质，有关专门教育及训练以采购职能资格制度为根据；有关部门的采购专门教育依赖于当年度教育计划施行。
第22条（采购业务处理顺序）
22-1采购申请
22-1-1申请部门确保资材采购所需的预算后提出申请。
22-1-2原辅材料依赖SAP-R/3，并通过BOM的MRP自动下单为原则。
也可填制＜采购申请单＞。
22-1-3当不能仅以电算输入的资料来明确时，向采购担当表明其申请内容并作为普通资料向采购担当者提供图案、说明书、示方书及其他特记事项。
22-1-4经过电算输入或赶制的采购申请单需经申请部署长的裁决。
22-1-5申请者应在适当的时候申请，要尽量减少因紧急采购和早期采购而导致的损失及危险。
22-1-6 当发生紧急申请时，申请部门与采购部门应经过协商设法按期交货。
22-2.采购下单
采购部门根据采购申请内容按以下顺序履行其采购业务。
22-2-1采购认可
1市场调查
采购部门为按适当的价格购买优质的资材而进行市场调查。
2收取样本
为维持对采购候补业体的公正性接收样本。
在审核样本时，重点放在品名、规格、数量、单价和交货期。
3采购商谈及采购认可
a）选定供应商以价格最低的业体为原则。
但是，需要根据技术评价、交货期评价进行综合审定时需与申请部门协商后决定。
b）结合市场调查及采购商谈结果后，制作采购禀议书。
c）采购禀议的裁决以采购全决规定为根据；需要有关部门的意见及协议时经协商达成。
22-2-2下单通知
完成采购裁决后，向供应商通知记载了品名、数量、规格、单价、交货期及交货条件的采购订单（PurchaseOrder），可用SAP/R3或简单电算处理制作订单。
22-2-3交货期管理
1采购部门应使供应商严格遵守交货期，并有责任防止提早及迟后交货。
2因业体的或本公司内部情况，必然导致交货期变更时，需及时通知申请部门和供应商以寻找对策。
22-3.开设信用证、裁决及保险
22-3-1信用证的开设及采购资金的裁决，保险的开设由财务部门负责。
22-3-2采购及筹措部门根据电算处理的结果委托信用证的开设。
22-3-3采购部门与财务部门共享有关信用证的开设现况及裁决现况。
22-4收取装运文件、B/L登录及委托保税运输（外资）
22-4-1采购部门管理交货期以确保供应商在交货期内装运；装运后，应及时收取提单（B/L）、发票（INVOICE）、装箱单（PACKINGLIST）等装运文件。
采购部门应将上述材料转发到物流组进行通关
22-4-2物流组通关依照有关标准进行。
22-5.国内资材入库及验收
22-5-1申请部门对供应商所送来的货物进行确认、在采购部门参与的前提下详细对照货物内容（合同、订单样品示方书、图纸等）。
申请部门验收后应开具相关验收材料，需由申请部门长签字。
22-5-2对于验收时发现的不合格品，应立即通知供应商以作处理。
22-6.不合格品的处理
22-6-1采购部门停止对不合格品的货款支付，将其结果制成返品通知书通知给供应商以作退返处理。
22-6-2对于国外资材的不合格品处理应明确示出其不合格事由，并向国外供应商索赔。
22-7.采购货款的结算
对于检验及检验后没有问题的资材按照事业部资材管理业务准则及货款结算处理。
检验合格，并单据齐全者，由采购部制单，SAP处理，并知会财务科进行货款结算处理。
第23条（附件）
23-1、业务审核表
标准名
采购业务管理规定
分类编号
改订NO
PAGE
11-DG-3001
1
13/14
<附件>业务审核表
区分
审核业务项目
准备文件
采购合约
1．有无签定协议书
2．协议书上有没有双方的签字盖章？
3．有无明示协议期限？
4．有无明示委托内容？
5．基本协议书上有无附上示方书及特记事项
1.采购基本协议约定书
2.部品开发禀议及协议
3.模具协议禀议书
4.工程付款申请书
5.工程竣工检验报告书
6.模具使用约定书
7.订单
决定单价
1．单价是否按正当的途径来进行协商？
2．是否明显低于普通标准？
3．有无costtable
4．有无成本分析表
5．有无单价变动？
—最终价格决定有无文件
6．对开发品的部品与模具货款有无单价协议书
7．有无遵守多家比价原则
1单价协议书
2单价禀议书
3报价单
采购订单
1．有无任意取消、变更过订单？
2．确认在取消、变更订单时有无经过双方协商？
3．交货期是否适合，运送方式有无确定
4．订单ITEM是否恰当？
5．订单是否采用书面形式？
6．订单内容有无变更？
1．采购订单
2．订单取消协议书
3．P/O余量及P/O取消
4．现况
资材入库
1．有无单方拒绝、拖延货物的接收？
2．有无单方的退货？
3．交货地点是否合理？
4．有无先入库的部门？
5．订单与交货内容是否一致？
1．往来明细书
2 送货单
进口检验
1．有无在交货后3天内进行检验？
2．检验结果是否在10天内以书面形式报告？
3．检验基准、检验方案是否客观、合理、明确？
4．有无不良原因在我方的情况？
5．不良品的事后处理（如退货等）是否妥当？
6．不良、退货的基准是否公正、妥当？
1．检验成绩书
2．检验示方或图纸
3．进口检验日报
4．退货单
5．不合格检验结果通知书
6．索赔申请书
付款
1．货款是否在最后交货后30日内支付？
2．订单、送货单、往来明细书、税金计算书上的金额是否一致？
3．以上文件之间的发行日期有无问题？
4.其他相关文件上有无异常内容
1.入库明细书
2.凭证
3.税金计算书]
4.赊帐
标准名
采购业务管理规定
分类编号
改订NO
PAGE
11-DG-3001
1
13/14
〖接上页〗
区分
审核业务项目
准备文件
5.支付货款中有无
6.相互之间有无减少货款的合议？
7.有无因早期付款、轻微过失等原因导致的不合理减额？
8.货款支付方案是否违反规定？
国内：
60日内现金支付。
5.支付
6.有关
7.货款支付现况
当地往来
1.有无在下单后15日内开设L/C？
2.有无L/C的减额或变更？
3.L/C的减额或变更理由是否妥当？
4.交货完毕后，10日内有无交付货物接收表？
5.订单、往来明细书、OFFER、L/C、接收表、检验日期、税金计算书、货物接收单的日期之间有无问题？
6.订单、L/C（或赊帐买入台帐）、税金计算书等的金额是否一致？
7．其他订单等相关文件有无异常内容？
1．OFFER
2．LOCALL/C台帐
3．P/O余量管理台帐
4．LOCALL/C接收表
5．L/COPEN内容
汇率及货币
1．根据LOCAL接收表汇率的货款减额现况。
2．清算LOCAL接收表中减额部分的现况
3．因迟付LOCAL货款发生的支付利息现况
4．因往来汇种变化而带来的汇率差额清算现况
5．滞纳汇兑损失金所发生利息支付现况
6．有无根据采购承认书的要求进行？
7．采购承认书的适用汇率是否妥当？
8．采购承认书的协议书是否正常管理？
1．对汇率及往来币种变更业体的清算禀议及协议书
2．经办凭证
3．入款凭证
4．因拖付货款而引起的利息支付内容
5．税金计算书
不公正事例
1．有无强迫采购指定设备或指定资材的情况？
2．对本社制品采购要求事例
3．有无发生其他不公正的事例？
4．有无不寻的中断往来的事实？
5．有无对往来一方不当待遇的实绩？
6．有无保管好相关文件？
1．往来中断LIST
2．往来中断事由书
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