《项目部材料管理制度》.docx

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《项目部材料管理制度》

阜阳市佰庆建材有限公司

材料管理制度

编制：

审核：

审批：

生效：

2017年8月1日

总则

为了完善公司管理体制，加强项目部对材料的采购管理、库存管理及使用管理，防止资源浪费，保证生产正常开展，根据国家有关规定，结合我公司具体情况，特制定本管理制度。

本制度的管理范围包括现有和新增的与生产经营有关的材料，如低值易耗品、各类配件及土建材料。

本制度若有与国家或行业现行标准冲突之处，应以国家标准或行业标准为准。

本制度由阜阳市佰庆建材有限公司编制，有关条款的解释由项目部负责。

本制度于年月日经公司董事长批准，并自批准日起开始实施。

阜阳市佰庆建材有限公司

董事长：

年月日

一、管理机构的设置4

二、部门职责4

（一）材料物资部4

（二）工程部5

（三）使用部门5

三、管理范围5

四、材料管理相关人员职责分工6

五、采购计划7

六、请购业务8

（一）请购部门8

（二）请购单的编制及审批权限9

（三）请购申请的撤销10

七、采购业务10

（一）采购部门职责10

（二）采购作业方式10

（三）采购作业处理期限10

（四）询价、比价、议价10

（五）呈核及审批12

（六）订购与合同13

（七）进度控制及事务联系15

（八）整理付款15

（九）索赔、退货或换货16

（十）价格及质量的复核17

八、安全运输和装卸17

九、质量检验及收货17

（一）质量检验及收货要求：

（二）项目部进场材料验收规定18

十、入库程序20

十一、仓库管理22

（一）仓库设置22

（二）仓库管理要求22

（三）库位管理23

（四）存货盘点23

（五）赔偿处理24

（六）库存量管理作业细则25

十二、领用25

（一）材料领用25

（二）退料25

十三、借用26

（一）借出26

（二）归还26

（三）遗失或损坏26

十四、工具领用27

十五、报废27

十六、材料出库及库存帐目管理27

一、管理机构的设置

材料管理工作由公司负责，由综合办主管。

负责材料质量验收的和监督工作的部门为工程部。

物资部须安排相应的人员负责材料在使用场所的存放、收发管理工作。

公司将有权限进行采购的部门，划分为不同的采购组织，公司主要负责采购大宗的生产材料、维修配件等。

大宗生产材料在项目开工前由项目部提出材料需求计划，由公司选定供应商，在施工过程中按需供应。

不常用的一些材料以及备品备件由使用部门在施工过程中提出采购申请，但使用部门必须于材料需要进场前五天向公司材料物资部发出材料请购单，以防影响后续工作。

二、公司部门职责

（一）物资部

1、建立和健全公司的材料管理制度、仓库管理办法和安全技术操作规程，并对执行情况定期进行检查；

2、组织对使用部门负责材料管理的机构进行业务技术教育，组织必要的管理培训；

3、具体实施材料的采购管理工作，并监督指导采购工作。

（二）工程部

1、负责部分采购材料的质量验收；

2、制订安全监督规范；

3、组织有关部门定期对仓库的仓存和材料的使用情况进行安全检查，负责安全事故的处理。

4、负责材料计划的编制、申报

三、管理范围

本制度所指的材料主要是指公司用于工程施工耗用而持有的各项材料（不属于固定资产的），包括下列各项：

（一）原材料：

指公司用于工程施工的外购品，以及工程施工相关的辅助性材料，包括原料及主要材料、外购半成品、修理用备件、燃料和物料等，具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料，如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。

（二）低值易耗品：

指单位价值在1000元限额以下，或使用年限在一年以下的不属于固定资产的劳动资料，包括企业在库以及在用的低值易耗品。

低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量具、器具等。

易耗品是指容易破碎或消耗的材料（有的单价可能超过固定资产最低价格界限）如元器件、零配件等。

以上具体指1000元以下（不含3000元），能独立使用，耐用年限在一年以上的物品。

四、材料管理相关人员职责分工

采购人员，必须具备良好的职业道德和专业知识，懂得国家有关法律法规要求。

仓库材料的管理人员，必须由工作负责、业务熟悉的人员担任，仓管员必须明确和坚守岗位职责，仓管员要相对稳定，不得任意调换。

材料使用人员应了解所用物品的性质，掌握相关使用技术和事故处理方法。

1、采购员：

负责按照采购通知单/会签单/合同要求送货至项目部，负责复查入库手续并签字确认，负责验收入库的变更手续；

2、收料员/仓库：

收料员负责对三大材、普通地材等清点数量，办理入库手续；仓库负责对低值易耗、常用的零星材料清点数量，办理入库手续（以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关记录，同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料）。

验收合格后，验收人员必须在验收单中签字确认，材料进场当日仓库必须开具入库单，二至三日内办理完入库签字手续，对于地材必须开具地材收据。

3、项目部门卫：

负责参与进场材料的清点，并做好进出场相关记录（如材料名称、规格型号、数量、车辆进出场时间、车牌号、入库单编号等）；

4、工程技术员：

负责对到场材料的质量验收（如黄砂的含泥量、粗细比例；混凝土的粘稠度、是否离析等）；

五、采购计划

材料的购置必须制订计划。

项目部及有关部门根据需要向公司物资部提出物质需求计划，物资部根据库存情况制定各类物品的采购计划。

1、项目部在项目之初应向公司材料物资部提出项目总体需求计划；

2、跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及经费情况制定年度采购计划；

3、月度所需物品计划必须在每月二十五日报物资部，物资部根据库存常备量制定月度采购计划；

4、项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时计划申购，或填写请购单上报物资部。

编报物品购置计划时，对名称、规格、数量、用途必须填写清楚，如因填写错误造成差错，由编报单位负责。

项目材料总计划

填报单位：

工程名称：

年月日

材料

编码

材料

名称

规格

型号及品牌

计量

单位

数量

进场时间

使用

部位

备注

材料员:

项目生产副经理:

项目总工：

审核意见：

年月日

审批意见：

年月日

注：

由综合办签审核意见，由公司总经理签审批意见。

项目月度材料需求计划

填报单位：

计划编号：

年月日

材料

编码

材料名称

规格

型号及品牌

计量

单位

数量

进场时间

质量要求

使用部位

备注

材料员:

项目生产副经理:

项目总工：

审核意见：

年月日

审批意见：

年月日

注：

由综合办签审核意见，由公司总经理签审批意见。

六、请购业务

（一）请购部门

请购由相应的使用部门提出，具体如下：

1、主管工程施工的项目部

2、公司有需求的各有关部门

阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单（公司采购）

材料

编码

材料

名称

规格型号

及品牌

单位

申购

数量

用途

进场

时间

备注

申请部门：

申请人：

材料采购员:

项目副经理：

审核意见：

年月日

审批意见：

年月日

注：

由综合办签审核意见，由公司总经理签审批意见。

阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单（项目部采购）

材料

名称

规格型号

及品牌

单位

申购

数量

用途

进场

时间

备注

申请部门：

材料采购员:

年月日

项目经理：

年月日

（二）请购单的编制及审批权限

1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核；

2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购；

3、紧急请购时，由请购部门于“请购单”的备注中注明原因，并说明“紧急采购”；

（三）请购申请的撤销

1、请购申请的撤销应立即由原申请部门通知采购部门停止采购；

2、原相应请购单无法撤回时，采购部门应通知并送回原请购部门。

七、采购业务

（一）采购部门职责

采购材料原则上由物资部负责办理，采购人员必须遵守国家有关材料政策和规定，熟悉市场供求信息，根据批准的计划进行采购工作，努力争取物优价廉，及时采购，保证供应。

（二）采购作业方式

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1、集中计划采购：

凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

2、长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

（三）采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。



（四）询价、比价、议价

1、采购经办人员接“请购单（内购）”后应依请购事件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

3、属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

4、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

产品询价单按下表形式填写：

产品询价单

编号XXXX

___________单位_________先生

一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物品，请速予报价，将作进一步联系。

物品名称_________数量________规范及品检说明

二、来函或来电请洽本公司先生电话：

并请惠示贵公司联络人员及电话

三、附件：

　　　　　　　　阜阳市佰庆建材有限公司

物资部

　　　　　　　　　　　　　　　年　　　月　　　日

（五）呈核及审批

采购经办人员询价、议价完成后，以“物资采购比价表”形式呈报主管审核，并经总经理审批通过后，方能具体实施。

材料采购比价表

采购单位：

使用单位：

工程名称：

年月日

序号

材料

名称

规格型号及品牌

计量单位

计划采购数量

采购计划编号

预算价

要求交货时间

供应商报价情况

确定供应商

填写报价单位

品牌

单价

交货时间

品牌

单价

交货时间

品牌

单价

交货时间

品牌

单价

交货时间

品牌

单价

交货时间

选定理由

采购员意见：

年月日

物资部意见：

年月日

公司主管领导审批意见：

年月日

公司总经理意见：

年月日

报价单位：

联系人：

联系电话：

报价单位：

联系人：

联系电话：

报价单位：

联系人：

联系电话：

报价单位：

联系人：

联系电话：

报价单位：

联系人：

联系电话：

（六）订购与合同

1、采购经办人员接到经核决的“采购订单”后应以此单向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“采购订单编号”及“包装方式”。

要求厂商在接到订购单后以传真或书面形式给予确认。

2、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购合同会审核决权限呈核后办理。

产品订购单按下表形式填写：

阜阳市佰庆建材有限公司

产品订购单

编号_________________

_______________________公司：

一、本公司拟向贵公司订购下列物品，其数量、价格、规范等，已经双方同意如下：

物品名称规格数量价格备注

二、双方同意上列物品在年月日以前分次/批交至本公司验收。

贵公司必须保证所交为物品为新品且质量合乎有关标准及我方要求。

三、若贵公司无法按期交货，本公司有权在约定交货期后日内取消定单，并向贵公司要求赔偿。

如贵公司所交物品品质不符规定，本公司亦有权利退货或要求赔偿，贵公司不得拒绝。

四、其他及附件

五、本单一式两份希贵公司签收后于日内将第一联送交本公司，双方并同意以此为合同。

阜阳市佰庆建材有限公司

物资部主管：

经办人：

年月日

（七）进度控制及事务联系

1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。

2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应向主管汇报情况，并及时与请购部门做好沟通工作，依请购部门意见拟订对策处理。

采购进度控制表

请购日期

请购单号码

供应商

地点

代理

订购

付款条件

需要日期

交货记录

日期

数量

单价

金额

采购员台帐

供方名称：

序号

已领备用金付款

供方自收款

挂账欠款

本月入库

发票是否已开

是否已审批

备用金付款

财务上付款

实际欠款

备

注

名称规格

单

位

数

量

单

价

金

额

（八）整理付款

采购经办人员应在材料完成入库手续后，进行采购结算，与发票核对无误后再向公司财务办理付款单。

（九）索赔、退货或换货

采购部门接到收货异常报告（“联合验收单”等）时，应立即编写索赔报告，并呈上审核，核准后该报告归档，并及时向供应商要求索赔、退货或换货。

进场材料验收单（联合验收）

请购部门:

采购部门：

供应商名称:

履约代表:

（电话）:

验收内容

采购品目

规格型号或

功能技术标准

数量

单价

金额

验收

意见

验收标的状况说明:

□合格;□不合格

验收小组成员名单

单位或部门

姓名

职务/职称

本人签字

备注

采购部门意见:

经办人（签字）:

年月日

供应商意见:

经办人（签字）:

年月日

（十）价格及质量的复核

1、采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。

2、采购部门应就各部门所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。

3、采购部门应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。

4、审查作业中，若发现异常情况，采购部门审查部门应立即填制“采购事务意见反应处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。

八、安全运输和装卸

材料的运输和装卸应遵守如下规定：

1、装运时应轻装轻卸，堆置稳妥，防止撞击、重压、倾倒和磨擦，发现包装容器不牢固，破损或渗漏时，必须重装或采取其他措施后，方可启运。

2、不得同时运输性质相抵触的能引起燃烧、爆炸的物品；夏天（5月1日一11月30日）气温在30℃以上时，从上午10时到下午4时，一律停止装运易燃易爆品及氢气、液氯、乙炔等气体瓶。

九、质量检验及收货

（一）质量检验及收货要求：

（1）材料到场后，收货人员必须依“到货单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单，并通知相关的质检工程师到场检验；

（2）如发现送来的材料与“到货单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购员来处理，并通知项目部材设主管，原则上非"采购单"上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知项目部材设主管，并于单据上注明实际收料状况；

（3）为利于材料检验的实施，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量修订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购及验收的依据；

（4）检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，仓管员再将合格品入库定位；

（5）不合验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验单”上注明不良原因，经主管审核处理对策并转采购部门处理及通知请购部门，凭此以办理退货，如可降级使用时则办理收料；

（6）交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购工程师联络供应商处理；

（8）紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“到货单”时，收料人员应先咨询采购部门，确认无误后，方可办理收货手续。

（二）进场材料验收规定

为规范进场材料验收管理，明确材料进场验收各环节的职责和主责人员，特制订以下规定。

一、进场材料（配件）的分类：

为便于管理，现对进场材料（配件）分成以下类别：

1、土建类材料（A类）：

预制管、预制件,水泥、预制混凝土、钢筋、砂、石等；

2、机电类材料或配件（B类）：

各主要设备（含盾构机）用零配件、电气元件、电线电缆、各类油（气）管、各类机械电气工具等；

3、劳保用品及消防器材、高危险性化学危险品（C类）：

安全帽、安全带、安全网、劳保服、灭火器、防护罩、绝缘鞋、爆破器材。

4、临时急需材料（D类）：

本类材料是指因为特殊需要，经项目经理批准购买的其他材料或配件。

二、进场材料（配件）验收环节规定：

验收分为数量验收和质量验收两部分，材料进场时须进行数量和质量验收；材料（配件）收货单上，必须同时有负责数量和质量验收责任人员签字，才能入库处理。

1、所有材料的数量验收均由仓管员负责；

2、各进场材料质量验收责任部门及人员规定如下表：

序号

进场材料（配件）类别

典型材料或配件名称

进场材料

质量检验部门

责任

人员

土建类材料（A类）

管片

项目质量部

质检员

预制混凝土、钢筋、水泥、砂、石、粉煤灰、止水条、膨润土、管片螺栓

项目工程部

技术员

机电类材料或配件（B类）

各主要设备（含盾构机）用零配件、电气元件、电线电缆、各类油（气）管、各类机械电气工具等。

项目机电部

机电技术员师

劳保用品及消防器材、高危险性化学危险品（C类）

安全帽、安全带、安全网、劳保服、灭火器、防护罩、绝缘鞋、爆破器材。

项目安全部

安全员

临时急需材料（D类）

经项目经理批准购买的其他材料或配件。

材料申请部门